Wie GROB-WERKE die Effizienz in der Entwicklung um 90 % steigerte

Christian Lisiecki, Leiter des Geschäftsbereichs Batteriesysteme, über den Einsatz von Businessmap bei GROB-WERKE (auf Deutsch mit englischen Untertiteln)

Die Herausforderung: Besprechungen endeten, bevor die wichtigsten Themen zur Sprache kamen

GROB-WERKE entwickelt und fertigt Werkzeugmaschinen und Montageanlagen, darunter automatisierte Anlagen für die Batterieproduktion. An den Projekten sind viele Abteilungen gleichzeitig beteiligt – von Entwicklung und Logistik bis zu Produktion und Einkauf. Jahrelang wurden diese Projekte so koordiniert, wie es bei vielen Herstellern üblich ist: anhand von Listen offener Punkte, die in regelmäßigen Statusbesprechungen durchgegangen wurden.

2012 leitete Christian Lisiecki den Bau einer neuen Logistikhalle bei GROB-WERKE. Dabei beobachtete er dasselbe Muster, das ihm bereits in zahlreichen Projekten begegnet war. Jede Besprechung begann am Anfang einer langen Liste und arbeitete sich Punkt für Punkt nach unten vor, bis die Zeit abgelaufen war. Die Teams versuchten, das Problem durch zusätzliche Spalten oder eine andere Sortierung zu lösen. Doch eine einfache Liste behandelt alle Punkte als gleich wichtig – und genauso verliefen die Besprechungen. Kleinere Fragen beanspruchten Zeit, während echte Risiken weiter unten auf der Liste warteten. Die Teams verloren den Fokus.

Das Problem betraf nicht nur ein einzelnes Projekt. Die Entwicklung plante ihre Arbeit in umfangreichen SAP-Netzplänen, in denen sich einzelne Ingenieure nur schwer zurechtfanden. Die Aufgaben waren bekannt, aber es war unklar, welche davon gerade am wichtigsten waren. Christian machte sich auf die Suche nach einer besseren Methode.

Was sich änderte: Vollständige Transparenz über die Entwicklungsarbeit

Christian entdeckte Flow Management und die Kanban-Methode, verglich vier Tools und entschied sich für Businessmap.

Der erste Schritt bestand darin, die Arbeit sichtbar zu machen. Statt einer Zeile in einer Liste wurde jede Aufgabe zu einer Karte, die auf einem Businessmap-Board die Phasen eines Workflows durchläuft. Verknüpfte Boards verbinden die Arbeit verschiedener Teams. So lässt sich der gesamte Arbeitsfluss von der Planung bis zum Abschluss an einem Ort verfolgen. Blockierte oder wartende Karten fallen sofort auf. Dadurch wird deutlich, wo Probleme liegen und was zuerst Aufmerksamkeit benötigt.

Diese Transparenz veränderte den Ablauf der Planungsbesprechungen. Die Teams besprechen nun nur die Karten, die für den jeweiligen Termin relevant sind, und beginnen mit den Themen, die eine Entscheidung erfordern. Die wichtigen Punkte werden behandelt, weil sie gezielt auf der Tagesordnung stehen.

Einheitliches Portfoliomanagement für Verbesserungsprojekte

Ausgehend von diesem ersten Bauprojekt verbreitete sich Businessmap im gesamten Unternehmen. Heute werden alle Innovations- und Verbesserungsprojekte von GROB-WERKE in Businessmap nach einer einheitlichen Struktur gesteuert.

Jedes Projekt verfügt über einen klaren Projektstrukturplan. Hierarchische Boards zeigen das Projekt auf der obersten Ebene und die zugehörigen Arbeitspakete darunter. Jedes Arbeitspaket wird der verantwortlichen Abteilung zugeordnet. Führungskräfte sehen den Status aller Verbesserungsprojekte an einem Ort, und jedes Team erkennt genau, für welchen Teil der Arbeit es zuständig ist.

SAP-Netzpläne werden automatisch zu persönlichen Aufgabenlisten

Die größte Effizienzsteigerung wurde in der Entwicklung erzielt. GROB-WERKE verband SAP über die Businessmap-API mit Businessmap. Seitdem läuft der Workflow wie folgt ab:

1. Aufgaben werden wie bisher in SAP-Netzplänen definiert.
2. Businessmap erstellt für jede Aufgabe automatisch eine Karte auf dem entsprechenden Board.
3. Jeder Ingenieur filtert das Board, um nur die eigenen Aufgaben zu sehen.
4. Aktualisierungen werden an SAP zurückgemeldet, sodass beide Systeme auf dem aktuellen Stand bleiben.

Inzwischen werden mehr als 30 Boards mit SAP synchronisiert. Dabei werden täglich rund 16.000 Datensätze in beide Richtungen ausgetauscht. SAP bleibt das führende System für die Planung, während die Ingenieure ihre Arbeit in Businessmap überblicken und steuern.

SAP-Arbeitsaufträge automatisch in nachverfolgbare Karten auf Businessmap-Boards umwandeln

Die Ergebnisse: Von einem Bauprojekt zu mehr als 1.000 Boards

GROB-WERKE ermittelte deutliche Zeitersparnisse in jedem Schritt des Entwicklungsworkflows. Gleichzeitig weitete sich der Einsatz weit über das erste Projekt hinaus aus:

• Über 90 % weniger Zeit für das Anlegen von Aufgaben. Karten werden automatisch aus SAP-Netzplänen erstellt statt manuell angelegt.
• Über 30 % weniger Zeit für die Rückmeldung von Aufgaben. Ingenieure melden ihre Arbeit in Businessmap statt in SAP zurück.
• Etwa 20 % weniger Zeit für die Bearbeitung von Aufgaben. Teams arbeiten mit einem Board statt mit einer Liste.
• Mehr als 1.000 Boards mit 1,6 Millionen Karten. Dieser Umfang entwickelte sich aus einem einzigen Bauprojekt im Jahr 2012.
• Ein einheitlicher Standard für Verbesserungsprojekte. Jedes Innovations- und Verbesserungsprojekt folgt derselben Struktur mit klaren Zuständigkeiten der Abteilungen.
• Zwei synchronisierte Systeme. Mehr als 30 Boards tauschen täglich rund 16.000 Datensätze mit SAP aus.

Was als Lösung für die Besprechungen eines einzelnen Projekts begann, prägt heute die Entwicklungsarbeit und Verbesserungsprojekte eines Herstellers mit rund 6.000 Mitarbeitenden.