BMWC Constructors ist ein US-amerikanisches Unternehmen im industriellen Anlagenbau, das seit mehr als sechs Jahrzehnten anspruchsvolle Projekte umsetzt. Es ist auf die Vorfertigung und Installation von Rohrleitungen für Kunden aus Luft- und Raumfahrt, Biotechnologie, Pharma, Energieerzeugung, Halbleiterindustrie, Öl und Gas, Raffinerie und Chemie spezialisiert. BMWC ist ein Lean- und prozessorientiertes Unternehmen, und die meisten Projektmanager sind zugleich Miteigentümer. Die Region West war die erste, die Businessmap einführte.
Die Herausforderung: Telefonate, E-Mails und Aussage gegen Aussage
An einem typischen BMWC-Auftrag sind viele Personen beteiligt – in der Vorfertigung und auf Baustellen, die über mehrere Städte und Bundesstaaten verteilt sind. Die Kommunikation lief über Telefonate und E-Mails, und die Arbeitshistorie wurde in Excel festgehalten. Das führte zu ständigen Problemen:
- Probleme landeten bei der falschen Person: Fehlte an einer Baugruppe ein Teil, rief jemand beim Einkauf an oder schrieb eine E-Mail. Da es jedoch keinen zentralen Einkauf gab, war der richtige Ansprechpartner bei jedem Auftrag ein anderer.
- Wenig Transparenz: In jeder Phase entstand Verwirrung – von den Werkstattzeichnungen über Vorfertigung und Installation bis zur Qualitätskontrolle.
- Isolierte Baustellen: Jede Baustelle wusste kaum, was auf den anderen geschah.
„Unser wichtigstes Ziel bei der Einführung von Businessmap war es, Transparenz zu schaffen und die visuelle Kommunikation in unserer gesamten Region zu verbessern.“
Was sich verändert hat
Von einem Projekt zu fünf Abteilungen
Ein Designpartner machte BMWC bei einem großen Projekt mit engem Zeitplan auf Businessmap aufmerksam – die Teams konnten es sich nicht leisten, auf klassische Übergaben zu warten. Nachdem sich der Nutzen in der Planung gezeigt hatte, setzte der Projektmanager von BMWC die Plattform auch für die Bauphase ein. Als das funktionierte, weitete das Team den Einsatz auf vor- und nachgelagerte Bereiche aus: Kalkulation, BIM/CAD-Konstruktion, Vorfertigung, Installation und Qualitätskontrolle.
Neun Monate später nutzten fünf Abteilungen Businessmap:
- Board für die Vorfertigung: Die gesamte Region West verfolgt damit jedes Rohrleitungs-Spool – von den für die Fertigung freigegebenen Zeichnungen („issued for fabrication“) bis zur Auslieferung an die Baustelle.
- Kalkulations-Board: Angebote und Kalkulationen für jeden Leistungsumfang.
- Baustellen-Board: Bau, Prüfung und Inbetriebnahme.
- BIM/CAD-Board: Isometrien für die Fertigung, die jetzt nach Auftragsnummer archiviert werden – so liegt die vollständige Historie jedes Auftrags an einem Ort statt in Excel.
Da die Boards webbasiert sind, sieht jede Baustelle dieselben Daten in Echtzeit – mit physischen Boards über mehrere Bundesstaaten hinweg wäre das unmöglich.
Board der Vorfertigung mit Stickern und Blockern
Automatisierungen, die Probleme an die richtige Person leiten
Die Automatisierung wurde zur wichtigsten Funktion für BMWC. Auf dem Board der Vorfertigung hat jede Produktionsstufe klare Rollen und Zuständigkeiten, und für jede häufige Ursache von Verzögerungen gibt es einen Sticker oder Blocker, etwa „Missing Material“ oder „Documentation Issue“. BMWC hat 15 Business Rules eingerichtet, darunter:
- Fehlendes Material: Ein Sticker „Missing Material“ benachrichtigt automatisch die verantwortliche Person.
- Benachrichtigungen für Baustellen: Jede Karte ist mit ihrer Baustelle gekennzeichnet, sodass jeder Sticker und jeder Blocker das Projektteam der jeweiligen Baustelle informiert.
- Fälligkeitstermine: Karten wandern in eine Prioritäts-Swimlane, wenn die Fertigstellung in weniger als sieben Tagen fällig ist, und die beteiligten Teams werden benachrichtigt, wenn es weniger als zwei Tage sind.
- Verknüpfte Blocker: Ist eine Unteraufgabe blockiert, wird auch die übergeordnete Karte blockiert.
- Checklisten: Ist eine Checkliste für die Begehung (Walk-down) abgeschlossen, wird eine Benachrichtigung verschickt.
Außerdem verbinden Regeln das Baustellen-Board mit dem Board der Vorfertigung: Erreicht die Arbeit an einem Standort eine bestimmte Phase, weiß das Team am anderen Standort sofort Bescheid.
Benutzerdefinierte Felder für Prognosen
Benutzerdefinierte Felder erfassen Details, die für die Arbeit von BMWC spezifisch sind, etwa die Materialart (hochreine Rohre, hochreine Kunststoffe, Kohlenstoffstahl) und die Schweißnahtlänge in Zoll (Weld Inches). Die Vorfertigung wertet ihre Daten nach Produktionsbereichen aus, um ihren Auftragsbestand zu sehen und den Personaleinsatz zu planen, und exportiert die Daten für Kapazitätsprognosen. Kartenvorlagen mit vordefinierten Feldern sorgen dafür, dass kein Detail vergessen wird.
Ein 15-minütiges Daily Stand-up über alle Standorte
Ein Vertreter jeder Baustelle nimmt an einem 15-minütigen Daily Stand-up teil – vor Ort oder per Video. Das Team bespricht Blocker, Fragen und Bedenken, sodass Überraschungen und wiederkehrende Probleme früh erkannt werden.
Die Wirkung: Mehr erledigte Arbeit, schneller
Ein Manager bezeichnete die Einführung als „das Produktivste, was in unserem Geschäftsbereich seit vielen Jahren passiert ist“. Die Daten bestätigen das:
- Mehr erledigte Arbeit pro Woche. Nach den ersten Wochen der Einrichtung kamen jede Woche 40–60 neue Karten ins System, und die Zahl der abgeschlossenen Karten stieg stetig – unabhängig davon, wie viel neue Arbeit hinzukam.
- Kürzeste Durchlaufzeit aller Zeiten. Die Durchlaufzeit stieg zunächst kurz an, während sich alle in das Tool einarbeiteten, doch jeder Spitzenwert fiel niedriger aus als der vorherige. Mitte Februar, etwa vier Monate nach dem Start, erreichte BMWC seine bis dahin kürzeste Durchlaufzeit.
- Schnellere Problemlösung über alle Standorte hinweg – dank Blockern, Kommentaren und automatischen Benachrichtigungen.
- Bessere Entscheidungen beim Personaleinsatz auf Basis der Auftragsbestände je Produktionsbereich.
- Eine vollständige Historie für jeden Auftrag.
Erstellte und abgeschlossene Karten im Vergleich, visualisiert mit dem Widget „Boards Flow Metrics“ in Businessmap
All das wurde erreicht, indem die Arbeit sichtbar gemacht und die Kommunikation verbessert wurde – ohne größere organisatorische Veränderungen. Als Nächstes möchte BMWC seine Analysen nutzen, um Engpässe zu finden, Kapazitäten zu vergleichen und mit Monte-Carlo-Simulationen genauer zu prognostizieren und zu schätzen.
