5 Szablonów OKR do Wyrównania Zespołów z Celami Firmy

Jeśli interesuje Cię metodologia wyznaczania celów OKR i potrzebujesz punktu wyjścia, szablon OKR to świetna podstawa. W naszym przewodniku omówimy:

• Znaczenie OKR-ów
• Kluczowe elementy szablonu OKR
• Kroki do stworzenia pierwszego szablonu OKR
• Popularne i zaawansowane przykłady szablonów OKR

Przyjrzyjmy się tym tematom bardziej szczegółowo.

Dlaczego Potrzebujesz OKR-ów?

Metodologia wyznaczania celów OKR (Objectives and Key Results) zyskała popularność dzięki swojej skuteczności w łączeniu strategii organizacyjnej z jej realizacją. Przejrzystość OKR-ów sprawia, że plany strategiczne są łatwe do udostępnienia, co sprzyja wspólnemu celowi w organizacji i zwiększa ogólne dopasowanie działań.

Jednym z głównych wyzwań w realizacji strategii jest brak jej jasnego sformułowania oraz niedostateczne dopasowanie działań. Skuteczna alokacja strategiczna jest kluczowa w zarządzaniu projektami i portfelami, wymagając ciągłej oceny i dostosowywania portfela projektów do zmieniających się celów biznesowych.

Zgodnie z najnowszym raportem społeczności Agile, 32% praktyków Agile wykorzystuje OKR-y powiązane z epikami do pomiaru realizacji na poziomie zarządczym. Tworzenie strategicznej mapy drogowej pomoże zrozumieć zależność między celami, wskaźnikami pomiaru i tworzeniem wartości.

Wizualizacja OKR-ów na poziomie strategicznym i zarządzania portfelem w Businessmap

Dopasowanie planów firmy do celów pracowników zwiększa również ich zaangażowanie i motywację. Gdy cele strategiczne i zespołowe są przejrzyste, członkowie zespołu widzą, jak ich wysiłki przyczyniają się do realizacji strategii organizacji, co wzmacnia poczucie przynależności i morale.

Biorąc pod uwagę wyzwania związane z wdrażaniem OKR-ów, rozpoczęcie pracy od gotowego szablonu OKR może stanowić solidną podstawę, ułatwiając cały proces i czyniąc go bardziej efektywnym.

Czym jest Szablon OKR?

Szablon OKR to wszechstronne narzędzie, które może przybierać formę dokumentu, arkusza kalkulacyjnego lub cyfrowego pulpitu nawigacyjnego zaprojektowanego w celu wizualizacji celów i kluczowych wyników zespołu, działu lub całej organizacji. Korzystając z cyfrowego pulpitu nawigacyjnego lub szablonu OKR, firmy mogą zapewnić zgodność między celami strategicznymi a rzeczywistą realizacją pracy na wszystkich poziomach.

Uważaj szablon OKR za fundament do przyjęcia ramy celów OKR. Pozwala on ustalić początkową konfigurację OKR i ciągle ją dostosowywać, aby odpowiadała Twoim unikalnym potrzebom i scenariuszom. Ten iteracyjny proces pomaga dostosować i udoskonalić podejście do ustalania celów, zapewniając lepsze dopasowanie i realizację celów.

Szablon OKR: Format i Kluczowe Cechy

Bez względu na to, od jakiego szablonu OKR zaczynasz, ważne jest, aby wybrane rozwiązanie OKR jasno wizualizowało następujące elementy:

1. Określony właściciel: Osoba, zespół, dział lub organizacja odpowiedzialna za określone cele i kluczowe wyniki.
2. Określony przedział czasowy: Widoczna informacja o uzgodnionych ramach czasowych, w których zapisane zostały określone OKRy.
3. Cele: Konkretne, mierzalne i osiągalne cele, które zespół lub firma wyznaczyła. W zależności od kontekstu liczba celów będzie się różnić.
4. Kluczowe rezultat: Kluczowe rezultat pomogą ocenić i śledzić realizację każdego celu. Określają działania, które są zapisane w krótkich zdaniach i muszą być specyficzne, realistyczne i mierzalne.
5. Wskaźnik postępu: Pasek postępu lub procentowy wskaźnik do śledzenia realizacji każdego celu.

Przykładowy Szablon OKR dla Zespołów Operacyjnych

Oto przykład, który przedstawia szablon OKR (Cele i Kluczowe Wyniki) dla Działu IT Operations. Określa on cele działu na III kwartał, w tym główny cel "Poprawa Infrastruktury Usług" oraz kluczowe wyniki, takie jak migracja usług do chmurowej infrastruktury, redukcja przestojów usług o 30% oraz zmniejszenie czasu odpowiedzi o 20%. Postęp realizacji każdego kluczowego wyniku jest śledzony, a dla każdego z nich pokazane są procentowe wskaźniki postępu.

Szablon OKR-ów działu operacji informatycznych wykonany przy użyciu programu MS Excel

5 Szablonów OKR dla Początkujących i Zaawansowanych Użytkowników

Oto pięć przykładowych szablonów OKR, które można dostosować do różnych kontekstów, funkcji, działów lub ról organizacyjnych. Każdy szablon zawiera niezbędne dane i oferuje ogólny przegląd celu, kluczowych wyników, właściciela i ustalonego okresu.

1. Szablon OKR Dokumentu

Odwołując się do przykładu OKR dla Działu IT Operations podanego powyżej, możesz skopiować szablon i dostosować go do swojego konkretnego środowiska pracy. Możesz stworzyć ten sam szablon OKR w Google Sheets lub podstawowym dokumencie Microsoft Word.

Przykład szablonu OKR wykonanego przy użyciu MS Word i Google Docs

2. Szablon Planowania OKR

Do planowania swoich OKR możesz także wykorzystać podstawowy szablon Excel lub Google Sheets, w którym wypiszesz swoje główne cele, ich właścicieli i planowany czas ich realizacji.

Planowanie celów w oparciu o konkretne segmenty, takie jak framework „AARRR” (Pozyskiwanie, Aktywacja, Utrzymanie, Polecenia, Przychody), może prowadzić do lepszej organizacji w procesie planowania. To podejście pozwala zespołom współpracować przy ustalaniu ważnych celów na następny kwartał, zapewniając zgodność z długoterminową strategią organizacji. Konkretne segmenty, które wybierzesz, powinny zależeć od Twojej unikalnej sytuacji i funkcji w organizacji.

Przykład podstawowego szablonu planowania OKR w Google Sheets

Po wypisaniu zaplanowanych OKR, możesz przejść do tworzenia dokumentu do śledzenia i oceny swoich celów.

3. Szablon Śledzenia OKR

Aby dokładnie monitorować postęp każdego celu, możesz dostosować swój szablon OKR, wykorzystując jedną z metod oceniania OKR. Takie podejście jest odpowiednie do śledzenia poziomu realizacji każdego kluczowego rezultatu w danym okresie (np. kwartał). Możesz oceniać postęp co tydzień i uzyskać końcową ocenę realizacji swoich celów.

Tradycyjna metoda oceniania OKR stosuje skalę od 0.0 do 1.0 oraz kodowanie kolorami, aby ocenić poziom sukcesu osiągniętego w przypadku każdego kluczowego rezultatu. Aby uzyskać końcową ocenę celu, zsumuj tygodniowe oceny swoich kluczowych rezultatów i podziel je przez liczbę tygodni.

Patrząc na poniższy przykład, aby uzyskać końcową ocenę celu 1, formuła będzie wyglądała następująco:
Końcowa Ocena Celu 1 = (Ocena Kluczowego Rezultatu dla Tygodnia 1 + Ocena Kluczowego Rezultatu dla Tygodnia 2 + Ocena Kluczowego Rezultatu dla Tygodnia 3 + Ocena Kluczowego Rezultatu dla Tygodnia 4) / 4

Szablon OKR do śledzenia i oceniania realizacji

4. Szablon Inicjatyw OKR

Możesz również wizualizować inicjatywy za pomocą szablonów OKR. Inicjatywy to projekty lub inne duże zadania, które planujesz realizować w celu osiągnięcia swoich OKR. Innymi słowy, takie inicjatywy można traktować jako „wynik” z twojego szablonu OKR.

Warto zaznaczyć, że to podejście sprawdza się najlepiej, gdy wspólnie stworzyłeś początkowe plany dotyczące niektórych działań, które wspierają twoje cele. Pamiętaj jednak, że aby pozostać elastycznym, powinieneś regularnie przeglądać swoje inicjatywy i OKR, aby sprawdzić, czy wybrane działania przynoszą oczekiwane rezultaty.

Po ustaleniu swoich OKR, twój zespół może zaplanować, jak rozwijać inicjatywy pracy w miarę dostępności nowych informacji.

Łączenie OKR zespołowych z operacyjnymi wynikami przy użyciu tablicy OKR w Businessmap

5. Szablon Strategii OKR

Funkcjonalności oprogramowania OKR w Businessmap pozwalają nam wizualizować hierarchię między naszymi planami strategicznymi, celami zespołowymi i indywidualnymi wkładami. Na podstawie naszego doświadczenia, oto kluczowe wskazówki, które możemy zaoferować, aby skutecznie wykorzystywać OKR.

• Ustal cele na najwyższym poziomie.
• Umożliw zespołom tworzenie ich własnych OKR, które przyczyniają się do głównych celów.
• Powiąż OKR na poziomie zespołu z OKR na poziomie firmy, aby uzyskać przejrzysty przegląd.
• Zapewnij dostęp do postępów w jednym, dostępnym widoku dla wszystkich uczestników.

Łączenie celów firmy z celami na poziomie zespołów w Businessmap

Jakie są korzyści z korzystania z szablonów OKR?

Użycie dobrych szablonów OKR może pomóc zespołom osiągnąć sukces. Oprócz pomocy w ustalaniu celów strategicznych zgodnych z wizją firmy i zapewnianiu jasnego kierunku, jak je osiągnąć, lista szablonów OKR oferuje:

• Większa współpraca dzięki przejrzystości w całej firmie. OKR promują otwartą i efektywną komunikację w organizacji. Dzięki temu zespoły rozumieją cele strategiczne organizacji i mogą skoordynować swoje działania, aby je osiągnąć, jednocześnie uzyskując wgląd w postępy w realizacji celów i kluczowych wyników każdego zespołu.
• Podniesiona produktywność. Posiadanie szablonów OKR pomaga zespołom skupić się na realizacji kluczowych wyników, które wspierają ustalone cele. Kluczowe wyniki, definiowane jako mierzalne rezultaty, a nie wyłącznie działania, koncentrują się na pożądanych efektach, które zespół chce osiągnąć, oraz rzeczywistej wartości, jaką jego praca wnosi do klienta.
• Zaangażowane i zmotywowane zespoły. Szablony OKR zwiększają motywację pracowników, pozwalając im brać udział w ustalaniu OKR-ów i być świadomym najwyższych priorytetów organizacji. Prowadzi to do poczucia przynależności i dążenia do doskonałej wydajności.
• Szybsze podejmowanie decyzji. Przejrzysta natura OKR-ów pozwala zespołom szybko dostrzegać ryzyka, które mogą zagrozić procesowi pracy. Dzięki temu mogą szybko podjąć decyzje, rozwiązywać problemy, nie zakłócając procesu i unikając dodatkowych kosztów oraz opóźnień w projekcie.
• Zwinne OKR-y. Wdrażanie zwinnego sposobu pracy pomoże organizacjom pozostać elastycznymi w reagowaniu na zmieniające się warunki rynkowe i potrzeby klientów. Zwinne OKR-y mają krótsze cykle, umożliwiają regularne spotkania kontrolne, szybkie dostosowanie się do zmian oraz zmniejszenie ryzyka i marnotrawstwa.

In Summary

Szablon OKR może pomóc w usprawnieniu i wdrożeniu ram zarządzania celami opartych na obiektywach i kluczowych wynikach. Kluczowe elementy struktury szablonu OKR obejmują: 

• Właściciel 
• Okres czasu 
• Cel(y) 
• Kluczowe wyniki 
• Status (postęp)