Czym jest oprogramowanie Kanban?
Rozwiązania software’owe Kanban mogą pomóc uzyskać lepszą widzialność realizowanych prac oraz poprawić współpracę w zespole. Dzięki funkcjonalnościom takim jak monitorowanie, ograniczanie prac w toku, raportowanie oraz wielu innym pomogą one także w ciągłym doskonaleniu procesów.
Tablice fizyczne są doskonałą metodą na rozpoczęcie pracy zgodnie z podejściem Kanban i jego poznanie. Jednak stosowanie cyfrowych narzędzi Kanban jest - dzięki różnorodnym dostępnym funkcjonalnościom - znacznie dogodniejszym i efektywniejszym czasowo rozwiązaniem.
Narzędzia software’owe Kanban pozwalają bowiem na wizualizowanie, organizowanie oraz zarządzanie pracą w najbardziej efektywny sposób. Z pomocą narzędzia Kanban można łatwo:
- ograniczyć działania będące marnotrawstwem,
- zautomatyzować procesy pracy,
- prognozować na podstawie danych historycznych,
- i koncentrować się na pracy przynoszącej wartość klientom.
Ponadto można także łatwo zarządzać pracą rozproszonych zespołów oraz monitorować i analizować ich procesy pracy.
Przewodnik krok po kroku: jak wybrać właściwe narzędzie Kanban
Odpowiedzi na poniższe pytania, pozwolą Tobie zorientować się co do wymagań, dotyczących rozwiązania software’owego Kanban najlepiej dopasowanego do potrzeb Twojej organizacji.
- Czy oprogramowanie umożliwia zwizualizowanie Twojego procesu w jasny, odpowiadający Twoim potrzebom sposób?
- Czy jest na tyle elastyczne, że możesz skonfigurować swój proces, tak by odpowiadał Twoim potrzebom?
- Czy narzędzie oferuje różne metody ograniczania prac w toku, takie jak limity osobiste, limity dla komórki, tzw. constant limit (CONWIP).
- Jakie możliwości zarządzania przepływem ma narzędzie? Wizualizacja różnych typów prac, blokery, terminy, zależności
- Czy narzędzie umożliwia bezpośrednią wizualizację zasad dotyczących procesów?
- W jaki sposób narzędzie wspiera implementację informacji zwrotnych? Komentarze, integracja e-mail, wzmianki @
- Czy narzędzie umożliwia tworzenie konfigurowalnych paneli informacyjnych oraz raportów zawierających kluczowe wskaźniki przepływu oraz realizacji, zbierające informacje z wielu tablic?
- Czy narzędzie oferuje możliwości analiz procesów, tak by można było analizować i optymalizować efektywność procesu oraz ciągle go doskonalić? Na przykład: skumulowany diagram przepływu, wykresy, histogramy, symulacje Monte Carlo.
Teraz, gdy już wiadomo jak dokonać wyboru, zobaczmy jakie narzędzia są dostępne na rynku.
Niektóre z najlepszych rozwiązań software’owych Kanban
Poniżej znajdziesz przegląd najbardziej pożądanych funkcjonalności niektórych aktualnie dostępnych na rynku, najlepszych rozwiązań software’owych Kanban do zarządzania projektami. Zwróć uwagę, że niektóre z nich nadają się do zastosowań indywidualnych, podczas gdy inne mogą być zastosowane na poziomie zespołu, a także na poziomie portfela.
Businessmap (formerly Kanbanize)
Businessmap jest zaawansowaną platformą do zarządzania projektem i portfelem projektów oraz pracą. Ma ona wiele funkcjonalności pozwalających na planowanie, organizowanie oraz monitorowanie pracy na poziomie zespołu i portfela. Ma także potężny moduł analityczny i możliwość automatyzacji procesów dzięki regułom biznesowym. Oprogramowanie jest nadzwyczaj elastyczne: wspiera niemal wszystkie możliwe sytuacje biznesowe, a ponadto integruje się z niektórymi przydatnymi narzędziami, takimi jak: Power BI, Microsoft Teams, Slack, Google Drive, GitHub, Gitlab i inne.
Najważniejsze funkcjonalności
- Harmonogram projektu
- Tablice Kanban
- Monitorowanie czasu
- Automatyzacja procesu
- Prognozowanie projektu
- Automatyczne raportowanie statusu projektu
- Zarządzanie zależnościami
- Potężny moduł analityczny
Jira
Jira pozwala na łatwe organizowanie i monitorowanie zadań. Oprogramowanie może być zastosowane do rejestrowania problemów, przypisywania pracy oraz monitorowania aktywności zespołu. Umożliwia także generowanie różnych raportów. Większość z nich jest jednak zorientowana na Scrum, jak na przykład wykres wypalania, wykres spalania, raport sprintu, etc. Można nawet, choć w ograniczonym zakresie, zastosować kilka reguł umożliwiających udoskonalenie procesu realizowanego przez zespół oraz automatyzację niektórych działań.
Najważniejsze funkcjonalności
- Tablice Scrum
- Mapy drogowe (ang. Roadmaps)
- Raportowanie Agile
- Konfigurowalne filtry
- Automatyzacja procesu
- Zarządzanie błędami i defektami
- Wyszukiwania i filtrowania
Click Up
ClickUp umożliwia tworzenie rozwiązań dostosowanych do potrzeb użytkownika i znacznie więcej. Widok tablic uwzględnia kolumny statusu, dzięki czemu można zwizualizować położenie każdego zadania w ramach procesu. Możliwe jest także – dzięki grupowaniu i sortowaniu - minimalizowanie liczby kliknięć, pozwalające skupić całą swoją uwagę na wykonawcach zadań, terminach realizacji oraz priorytetach. Aktywowanie funkcjonalności ograniczenia prac w toku umożliwia identyfikację tych kolumn, które wymagają natychmiastowej uwagi ze strony zespołu. Tworzenie nowych zadań, zmiana opcji filtrowania lub modyfikacja terminów są dokonywane łatwo w jednym miejscu.
Najważniejsze funkcjonalności
- Automatyzacja
- Tablice z konfigurowalnymi grupowaniami
- Synchronizacja kalendarza
- Dokumenty
- Wykres Gantta
- Cele i kamienie milowe
- Ponad 1000 integracji
- Śledzenie czasu i szacowanie
Asana
Jest elastycznym rozwiązaniem software’owym dla zarządzania procesem. Można skonfigurować proces na tablicy Kanban, dopasowując go do specyficznych potrzeb zespołu oraz monitorować jego najważniejsze elementy. Zespół może widzieć w czasie rzeczywistym także aktualizację danych; można też tworzyć zależności między zadaniami. Ponadto Asana integruje się z różnymi przydatnymi narzędziami.
Najważniejsze funkcjonalności
- Strumień aktywności
- Automatyczne aktualizacje przesyłane do skrzynki odbiorczej
- Tworzenie konfigurowalnych kalendarzy i widoków
- Sekcje projektów i widoki wyszukiwania
- Lista moich zadań oraz tryb koncentracji
- Śledzenie zadań i dodawanie obserwujących
- Podgląd zadań i priorytetów członków zespołu
Trello
Trello jest znane ze względu na swoją przyjazność dla użytkownika, umożliwiającą bardzo szybkie poznanie i zrozumienie funkcjonalności narzędzia. Zespoły mogą skonfigurować Trello pod kątem swoich wymagań i procesów. Jedną z najważniejszych zalet Trello jest możliwość integracji z ponad 100 narzędziami. Oprogramowanie nadaje się dla indywidualnych użytkowników oraz małych zespołów, którzy nie znają jeszcze podejścia Kanban.
Najważniejsze funkcjonalności
- Tablice Kanban
- Rejestr działań
- Wbudowana automatyzacja
- Panele informacyjne, widok harmonogramu
- Przestrzenie robocze, widok kalendarza
- Użytkownik-gość na pojedynczej tablicy
- Logowanie do aplikacji przez konto Google
Smartsheet
Wiele firm wykorzystuje arkusze kalkulacyjne do monitorowania swoich planów, finansów oraz zapasów. Oprogramowanie Smartsheet obejmujące tablice Kanban to nowatorska metoda współpracy przy realizacji projektów i procesów. W efektywny sposób łączy ono funkcjonalności arkusza kalkulacyjnego z wizualnym zarządzaniem harmonogramem oraz współdzieleniem plików, umożliwiając efektywną współpracę. Platforma została zaprojektowana dla ożywienia współpracy. Przyśpiesza podejmowanie decyzji, zwracając uwagę na informacje bazujące na danych.
Najważniejsze funkcjonalności
- Jeden panel
- Wiele widoków
- Raporty
- Alerty i zautomatyzowane działania
- Rejestr działań
- Integracja z G Suite i Office 365
ProofHub
ProofHub jest wartościowym narzędziem wspomagającym zarządzanie projektem dzięki swoim bogatym funkcjonalnościom dotyczącym zarządzania zadaniami. Można w nim dodawać informacje szczegółowe, planowane terminy ukończenia zadań oraz dołączać dokumenty do zadań. W obszarze współpracy można dodawać komentarze do każdego zadania, wykorzystywać sekcję Dyskusja lub wykorzystywać okienka chatu.
Najważniejsze funkcjonalności
- Zarządzanie zadaniami
- Widok tablicy
- Widok kalendarza
- Konfigurowalne raporty
- Śledzenie czasu
- Dyskusje
Azure DevOps
Jeśli chcesz zaimplementować metodę Kanban do zarządzania procesami, tablice Azure oferują różnorodne funkcjonalności. Azure to silne narzędzie do zarządzania projektami, oferujące funkcjonalności od śledzenia postępu prac na tablicach Kanban do tworzenia raportów z różnymi wskaźnikami umożliwiającymi monitorowanie i doskonalenie procesów.
Najważniejsze funkcjonalności
- Zarządzanie zadaniami
- Widok rejestru produktu
- Aktualizacja statusu prac
- Priorytetyzacja prac
- Monitorowanie wskaźników
- Raporty analityczne
Flow-e
To narzędzie nowej generacji wspomagające zarządzanie projektem, idealne do zastosowania indywidualnego lub dla małych zespołów. Idea narzędzia Flow-e to planowanie i realizacja projektu bez opuszczania skrzynki odbiorczej. Aplikacja konwertuje skrzynkę odbiorczą Outlook’a w tablicę Kanban i pomaga zarządzać e-mail’ami oraz zadaniami w bardziej efektywny sposób. Można ponadto delegować zadania, tworzyć i monitorować projekty i dużo więcej.
*Dowiedz się więcej o Flow-e
To tylko kilka przykładów narzędzi, które mogą pomóc stworzyć perfekcyjną tablicę Kanban. Dzięki tym narzędziom można stworzyć różne tablice, odpowiadające potrzebom różnych zespołów. Odkryjmy teraz najistotniejsze zalety narzędzi Kanban dostępnych on-line, ułatwiające podjęcie decyzji o wyborze między tablicą fizyczną a elektroniczną.
Korzyści tablic Kanban dostępnych on-line w stosunku do tablic fizycznych
Rozwiązania software’owe Kanban mogą pomóc w stosowaniu metody Kanban w zupełnie inny sposób i umożliwić jej dalsze rozwijanie. Odkryjmy przyczyny powodujące, że Kanban kwitnie w cyfrowym świecie.
Wszystkie informacje zgromadzone w jednym miejscu
Jedną z najważniejszych korzyści stosowania tablic Kanban dostępnych on-line jest gromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu. Nie jest to możliwe do osiągniecia w przypadku tablic fizycznych. Każdy opis karty lub załączone pliki będą zmagazynowane i dostępne do odczytu w dowolnym momencie.
Aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym
Jeśli karta jest tworzona, przesunięta lub ukończona, to każda z tych akcji zachodzi na wszystkich tablicach w czasie rzeczywistym, bez zwłoki i bez konieczności jakiekolwiek synchronizacji. Wszelkie informacje dotyczące różnych zadań są dostępne jednym kliknięciem; nie ma też potrzeby raportowania statusu, co pomaga zmniejszyć liczbę i czas trwania niepotrzebnych spotkań.
Łatwy dostęp zespołów rozproszonych do cyfrowej tablicy Kanban
Stosowanie tablicy Kanban dostępnej on-line pozwala na łatwy dostęp do niej z dowolnego urządzenia poprzez autoryzowane logowanie. Umożliwia to monitorowanie naglących sytuacji także spoza fizycznego biura oraz synchronizację zespołu.
Większy poziom bezpieczeństwa
Wadą tablic fizycznych jest możliwość utraty kart. W sytuacji, gdy zespół pracuje na projekcie z wrażliwymi danymi lub poufnymi informacjami, tablica fizyczna nie zapewnia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.
Tablice Kanban dostępne on-line mają natomiast opcje ograniczania dostępu do konkretnych ról, a konkretny użytkownik może mieć określone uprawnienia i ograniczenia dostępu do tablicy. Większość rozwiązań on-line ma dodatkowe funkcjonalności pojedynczego logowania (SSO) oraz dwukrokowego potwierdzania (2FA), gwarantujące bezpieczeństwo nawet na poziomie firmy.
Analityki przepływu
Cyfrowa tablica Kanban umożliwia dokonywanie złożonych analiz procesu pracy. Możliwe jest m.in. śledzenie kilku ważnych metryk, które nie są widoczne na tablicy fizycznej. Jedną z najbardziej przydatnych jest skumulowany diagram przepływu, pozwalający na monitorowanie stabilności procesu.
Diagram XY (punktowy) oraz histogram czasu wykonania pomagają efektywnie mierzyć czasy wykonania. Jeśli zaś potrzebne są bardziej szczegółowe analityki, to symulacja Monte Carlo może nawet oszacować, kiedy oraz ile elementów pracy zespół może dostarczyć.
Integracja z innymi narzędziami
Inną ważną zaletą tablic Kanban dostępnych on-line jest łatwa integracja z innymi używanymi systemami. Tablica może być zintegrowana z pocztą elektroniczną, dzięki czemu zadania pojawią się w niej automatycznie, nie wymagając ręcznego tworzenia. Konsolidacja z systemem CRM oraz innymi narzędziami software’owymi może zaoszczędzić wiele czasu.
Automatyzacja dzięki regułom biznesowym
Możliwości automatyzacji procesów zdecydowanie warto stosować. Zasady pracy zdefiniowane w postaci formuły: jeśli to, to wtedy (ang. x(ITTT)) dają możliwość wyboru najbardziej użytecznych kombinacji automatycznych działań.
Można także uruchamiać przypomnienia, przesuwać karty między kolumnami, gdy zbliża się termin realizacji lub gdy przychodzi e-mail, blokować karty, jeśli podzadanie nie jest ukończone i wykonywać wiele innych działań.
Jeśli zespół napotkał różne problemy podczas pracy z fizyczną tablicą Kanban, to teraz ma argumenty do przejścia na rozwiązania cyfrowe, czyli na on-line’ową tablicę Kanban.
Korzyści oprogramowania Kanban do zarządzania projektami
Wymieńmy także kilka korzyści, jakie cyfrowy system Kanban może przynieść w obszarze zarządzania projektami.
- Dostęp z dowolnego miejsca
- Natychmiastowa aktualizacja statusu projektu i zadania
- Możliwość wykorzystania przez zespoły zdalne
- Połączenie planowania z realizacją
- Monitorowanie pracy wielu zespołów
- Zbieranie i mierzenie danych dotyczących przepływu
- Wspólne załączniki
Znalezienie najlepszego narzędzia Kanban, odpowiadającego Twoim potrzebom może być zadaniem pracochłonnym. Stąd poniższa lista funkcjonalności, na którą warto spojrzeć próbując zidentyfikować najlepszą aplikację Kanban:
- Możliwość dodawania wierszy do tablicy, ograniczania prac w toku, edycji kolumn, sortowania kart, stosowania filtrów
- Załączanie plików, przypisywanie zadań, tworzenie powiązań między kartami
- Analiza danych dotyczących procesu, wizualizacja metryk, tworzenie raportów
- Automatyzacja procesów, tworzenie powiadomień, definiowania terminu realizacji projektu/zadania
- Integracja z innymi narzędziami
- Funkcjonalności skalowania – tworzenie wielu tablic Kanban oraz wizualizacja pracy większej liczby zespołów
Oferujemy najbardziej elastyczną platformę
oprogramowania dla agility przedsiębiorstwa opartego na wynikach.
