24 praktyczne przykłady tablic Kanban

Nie ma wątpliwości, że tablica Kanban jest doskonałym narzędziem dla poprawienia efektywności procesu, gdyż wizualizuje ona wszystkie zadania w trakcie realizacji i zapewnia transparentność całego procesu. 

Dzięki temu zespoły mogą mieć klarowny przegląd wszystkich elementów pracy i kontrolować je w różnych fazach procesu.

Przygotowując się do budowy tablicy Kanban trzeba przede wszystkim mieć na uwadze potrzeby zespołu. Dlatego też zastosowanie Kanban w poszczególnych zespołach może być różne.

Poniżej zebraliśmy niektóre najlepsze praktyki Kanban.

Przyjrzyjmy się im dokładniej.

Przykład podstawowej tablicy Kanban

Podstawowa tablica Kanban z kolumnami: To-do, In Progress, Done

Podstawowa tablica Kanban stanowi świetny punkt startu dla zespołów oraz pracowników, którzy nie znają koncepcji Kanban. Zwykle zawiera ona 3-4 proste kolumny. 

Ta uproszczona tablica Kanban jest doskonałą metodą dla początkujących na zwizualizowanie ich pracy i stworzenia podstaw dla bardzo efektywnego procesu. Jest to najbardziej organiczne zastosowanie metody Kanban. 

Przykład tablicy Kanban działu IT

Tablica Kanban dla działu IT

Dział IT ma często problemy z priorytetyzacją swojej pracy w optymalny sposób. Wynika to z olbrzymiej liczby zadań realizowanych przez dział IT. Dlatego też wykorzystanie tablicy Kanban do wizualizacji procesów przynosi znaczne korzyści poszczególnym zespołom w dziale IT.

Obok wykorzystania kolumn do opisania faz procesu, zespół może wykorzystać wiersze tablicy do eliminacji konfliktu priorytetów i do lepszego zrozumienia ważności poszczególnych prac. Tablica Kanban pomaga zespołom IT lepiej planować, umożliwia koncentrację i przyśpiesza dostarczenie produktu.

Poznajmy teraz różne tablice stosowane przez zespoły IT, zarówno te znające jedynie podstawy, jak i zespoły zaawansowane w metodzie Kanban.

• Tablica początkującego zespołu IT

Podstawowa struktura tablicy Kanban dla zespołu IT

Jeśli zespół dopiero poznaje Kanban, to może zacząć od stosowania tego prostego podejścia. Po prostu: odwzoruj bez żadnych komplikacji swój proces na tablicy.

Zacznij od kolumny "Ready to Start", a następnie po prostu zwizualizuj ważne kroki procesu, przez które element pracy musi przejść w drodze do kolumny „Done”.  Dobrym pomysłem jest także wykorzystanie wierszy tablicy do priorytetyzacji prac i do radzenia sobie z pilnymi zagadnieniami.

• Tablica zaawansowanego zespołu IT

Tablica Kanban dla złożonych zespołów IT 

W zależności od wielkości Twojej organizacji, zespół IT może realizować szerokie spektrum działań. Może istnieć na przykład kilka podzespołów, takich jak: administratorzy systemowi, inżynierowie sieciowi, bazodanowcy i inne.

W takiej sytuacji warto stosować odrębne wiersze tablicy dla tych podzespołów. W ten sposób bardzo łatwo można zorientować się co dzieje się w dziale IT.

Z drugiej zaś strony, w sytuacji, gdy dział IT szybko się rozwija, trudno będzie trzymać wszystkie rodzaje prac w jednym miejscu - na jednej tablicy. Dlatego też lepszym rozwiązaniem będzie w takiej sytuacji zbudowanie oddzielnych tablic dla każdego z zespołów IT.

• Tablica głównych procesów działu IT

Tablica Kanban zawierająca różne procesy działu IT 

Działy IT zwykle próbują wykonać więcej pracy niż ich moce realizacyjne na to pozwalają. Większość tej pracy pozostaje niewidzialna, a jak wiemy niewidzialna praca powoduje dłuższe czasy realizacji i czasy wykonania. Może to prowadzić do chaotycznych procesów, niezadowolonych klientów i menedżerów.

Dlatego też w takiej sytuacji można zastosować ten przykład, pokazujący jak skonstruować tablicę działu IT, by pomagała uzyskać lepszy wgląd w różne procesy realizowane w IT.

Można na niej błyskawicznie zobaczyć zarówno wszystkie regularnie realizowane działania (rozwiązywanie błędów, bieżąca obsługa, itp.), jak i wewnętrzne oraz biznesowe projekty o dużym znaczeniu strategicznym.

W tym przypadku kolumny tablicy reprezentują ustalone fazy procesu realizowanego przez zespół IT. Kanban umożliwia elastyczne skonfigurowanie tablicy w dowolny, odpowiadający potrzebom zespołu, sposób.

Jak Kanban pomaga zespołom IT?

• Pozwala na uniknięcie przeciążenia części zespołu 
• Odróżnia typy prac i ich priorytety 
• Identyfikuje obszary/zasoby powodujące blokady  
• Definiuje czas potrzebny do ukończenia zadań w każdym z procesów

Przykłady tablic Kanban zespołu deweloperskiego

Tablica Kanban dla zespołów deweloperskich 

Proces realizowany przez zespoły deweloperskie składa się zwykle z wielu funkcjonalnych kroków. Dlatego też tablica Kanban dla zespołu deweloperskiego może być bardzo złożona.

Szablon tablicy Kanban dla zespołu deweloperskiego będzie miał oczywiście wiele kolumn, takich jak: wymagania biznesowe, tworzenie oprogramowania, weryfikacja, etc. Często jednak istota pracy jest różna.

Na przykład niektóre zadania mogą wymagać pracy nad defektami/błędami, a inne mogą dotyczyć tworzenia funkcjonalności nowego produktu. Taka sytuacja daje możliwość wykorzystania wierszy tablicy, tak by można było zwizualizować różne klasy pracy.

Przyjrzyjmy się teraz kilku przykładom tablic Kanban, jakie mogą być odpowiednie dla różnych zespołów deweloperskich.

• Tablica małego zespołu deweloperskiego

Tablica Kanban małego zespołu deweloperskiego – dla początkujących

Ta tablica jest odpowiednia dla małych zespołów lub takich, które dopiero poznają metodę Kanban.

Jak można zauważyć, proces obejmuje podstawowe fazy prac realizowane przez typowy zespół deweloperski, jak: projektowanie, tworzenie oprogramowania, przegląd kodu, testowanie i wdrożenie.

Jest powszechnie akceptowane, że takie zespoły powinny mieć, dla zapewnienia standardów wysokiej jakości, kolumnę „Przegląd”. 

Powszechną praktyką jest także wprowadzenie wiersza Pilne, pozwalającego na odróżnienie pilnych zadań od zaplanowanej pracy.

• Tablica zespołu deweloperskiego zawierająca QA

Tablica Kanban łącząca procesy wytwarzania oprogramowania i zapewnienia jakości 

Zespół deweloperski może oczywiście pracować na tej samej tablicy co zespół zapewnienia jakości. W takim przypadku możliwe jest stworzenie wspólnej tablicy, tak, jak na tablicy powyżej.

Można także - w zależności od złożoności procesu - stworzyć dwie lub więcej kolumn dla zespołu zapewnienia jakości.

Typowe rozwiązanie to umieszczenie tych kolumn bezpośrednio po fazie pracy zespołu deweloperskiego „W realizacji”. Będą one służyć jako filtry zapewniające standardy wysokiej jakości zanim element pracy trafi do systemu produkcyjnego.

W tego typu scenariuszach wiersze tablicy są wykorzystywane do odróżniania poszczególnych klas prac, takich, jak: defekty/błędy, funkcjonalności, itp.

• Tablica Kanban zaawansowanego zespołu deweloperskiego

Tablica Kanban ilustrująca złożony proces wytwarzania oprogramowania * 

Tablice Kanban dają nieograniczone możliwości kształtowania i organizowania procesów realizowanych przez zespoły. Można – w zależności od złożoności procesu – rozbudować tablicę Kanban do systemu obejmującego złożony proces, tak jak powyżej.

W tym przypadku widać wiele różnych faz procesu, takie jak projekt techniczny, kodowanie, testowanie, etc. Jednocześnie wiersze tablicy są wykorzystywane do odróżniania poszczególnych typów prac.

W bardziej skomplikowanych scenariuszach wiersze mogą być także wykorzystane do wizualizacji pracy wielu zespołów, których zadania są blisko powiązane z działaniami zespołu deweloperskiego. W tym przypadku z zespołami wsparcia klienta oraz zespołem zapewnienia jakości.

Jeśli dopiero zaczynasz poznawać metodę Kanban, rekomendujemy rozpoczęcie od prostej tablicy i jej stopniową rozbudowę wraz z coraz większą, zdobywaną wiedzą o metodzie Kanban.

Jak Kanban pomaga zespołom deweloperskim?

• Organizuje i priorytetyzuje różne typy prac 
• Identyfikuje wąskie gardła w procesach  
• Wykrywa blokery i poprawia współpracę  
• Ogranicza zbędne działania oraz przyśpiesza czas dostarczania produktów

* Harmonogram (ang. Timeline Workflow) jest unikalną cechą platformy Kanbanize

Przykłady tablic dla prac projektowych & rozwoju produktu

Tablica Kanban dla prac projektowych, montażu oraz procesu Inicjatyw zespołów projektowych* 

Panuje powszechna opinia, że Kanban znajduje zastosowanie głównie w IT i w wytwarzaniu oprogramowania. Ostatnio jednak coraz więcej firm stosuje tablice Kanban do zarządzania procesami projektowania i rozwoju produktu.

Kanban umożliwia bowiem firmom łatwe uzyskanie pełnej transparentności „od góry do dołu”, zarządzanie wieloma projektami, inicjatywami oraz innymi pracami, a także połączenie strategii z realizacją.

• Prosta tablica dla projektowania

Struktura podstawowej tablicy stosowanej w przemyśle samochodowym 

Powyżej pokazana jest prosta tablica Kanban zastosowana w przemyśle samochodowym, jaką można wykorzystać także w innych branżach. Widać na niej czytelnie zdefiniowane kroki procesu, ułatwiające różnym członkom zespołu efektywną współpracę, a także zwiększanie przepustowości procesu. Definicja ukończenia jest precyzyjnie sformułowana, podobnie jak kolejne kroki do wykonania.

• Projektowanie + montaż + tablica projektu

Tablica Kanban wizualizująca proces Inicjatyw * 

Dzięki stworzeniu procesu na najwyższym poziomie, takiego jak proces Inicjatyw, można zwizualizować projekty/inicjatywy, zdekomponować je na produkty i łatwo monitorować stan ich realizacji.

• Tablica zamówień

Proces zamówień przedstawiony na tablicy Kanban 

Zaopatrzenie jest specyficzną działalnością każdej firmy zajmującej się rozwojem produktów. Dlatego też można rozpocząć stosowanie podejścia Kanban w tym obszarze przez proste odwzorowanie procesu zamówień na tablicy Kanban, tak jak pokazano w powyższym przykładzie. Jak widać – dzięki procesowi Inicjatywy (opisanemu wcześniej) można zdekomponować projekty wszystkich działów firmy i łatwo je monitorować. Dla zwiększenia widzialności, można także wykorzystać poszczególne wiersze tablicy dla różnych typów produktów.

• Tablica rozwoju produktu + zaopatrzenia

Tablica Kanban ilustrująca procesy zaopatrzenia i montażu dla zespołu rozwoju produktu* 

Po osiągnięciu przez firmę odpowiedniego poziomu dojrzałości, można tworzyć bardzo rozbudowane tablice. Nie martw się. Stosując platformę Kanbanize będziesz w stanie mapować na jednej tablicy różne procesy (pokazane powyżej).

Powyższa tablica jest połączeniem procesu związanego z zamówieniami i dodatkowych zależności. Ilustruje sposób w jaki logiczne kroki skomplikowanego procesu, takiego, jak w przemyśle lotniczym, mogą być połączone i zwizualizowane jako całość. Dzięki temu nie trzeba przełączać się między różnymi tablicami. Gdy zadanie znajdujące się w procesie w górnym wierszu tablicy osiągnie kolumnę „Done”, inny zespół może przejąć je do swojego procesu i rozpocząć jego realizację. 

Jak Kanban pomaga zespołom rozwoju produktu i projektowania?

• Umożliwia uzyskanie transparentności wszystkich projektów i działów firmy  
• Dostarcza w czasie rzeczywistym aktualny stan zaawansowania prac  
• Organizuje i monitoruje wszystkie elementy pracy i projekty lub inne duże przedsięwzięcia

Przykłady tablic zespołu wsparcia

Tablica Kanban zespołów wsparcia 

Zespoły wsparcia mają zwykle bardzo dynamiczne procesy. Zadania (na przykład zgłoszenia wsparcia) przychodzą i odchodzą szybciej niż dzieje się w innych zespołach. Ponadto, jeśli masz znaczną liczbę klientów, kluczowe staje się - wcześniej lub później - posiadanie scentralizowanego rozwiązania, pozwalającego na monitorowanie wszystkich klientów lub zgłoszeń wewnętrznych. Wtedy właśnie sprawdza się zastosowanie Kanban. 

Tablica Kanban dla zespołów wsparcia może wyglądać różnie, w zależności od charakteru prowadzonej działalności.  Konieczne jest w tej sytuacji wykorzystanie wierszy tablicy. Zespół może je wykorzystać do kategoryzacji prac wg priorytetu lub wg czasu potrzebnego na rozwiązanie problemu.

Co więcej członkowie zespołu mogą dołączać wszelkie dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i monitorować status realizacji każdego z nich. Dzięki temu zarówno komunikacja, jak i proces monitorowania stają się bardziej efektywne i niezawodne. 

Zobaczmy kilka przykładów, ułatwiających tworzenie tablicy Kanban dla Twojego zespołu wsparcia.

• Tablica 1-szej linii wsparcia

Tablica Kanban dla 1-szej linii wsparcia 

Zespoły wsparcia zwykle dzielone są na 1-szą i 2-gą linię wsparcia. 1-sza linia wsparcia jest odpowiedzialna za podstawowe problemy klienta. Zespół 1-szej linii wsparcia zbiera zwykle jak najwięcej informacji od klienta w celu rozwiązania jego problemu.

Klienci mogą być także wewnętrznymi użytkownikami, więc dobrą ideą jest wykorzystanie wierszy tablicy Kanban w celu oddzielenia zewnętrznych zgłoszeń od wewnętrznych (tak, jak pokazano powyżej).

Gdy zgłoszenie przechodzi przez kolejne fazy procesu, można wykorzystać typowe kolumny, takie jak "Feedback od klienta ", "Czekanie na B+R" lub inne, odpowiadające konkretnym potrzebom zespołu.

• Tablica 2-giej linii wsparcia

Tablica Kanban dla 2-giej linii wsparcia 

Druga linia to bardziej szczegółowy poziom wsparcia, którego członkowie są bardziej doświadczeni i mają olbrzymią wiedzę na temat konkretnego produktu lub usługi. Z tego też powodu zgłoszenia przez nich obsługiwane mają większe znaczenie biznesowe.

Dlatego też wiersze tablicy mogą być wykorzystane do odróżnienia zgłoszeń o dużej wartości biznesowej od standardowych zgłoszeń. Ponadto wiersz Incydenty/Pilne, zawierający pilne zgłoszenia, może być wprowadzony jako górny wiersz tablicy.

• Zbiorcza tablica wsparcia

Procesy 1-szej i 2-giej linii wsparcia na tablicy Kanban 

Jak widać ta tablica jest połączeniem procesów 1-szej i 2-giej linii wsparcia. Wiersze tablicy mogą być tu wykorzystane dla precyzyjnej priorytetyzacji zgłoszeń oraz dla zarządzania czasem wykonania.

Generalnie ta tablica może pomóc w efektywnej współpracy tych różnych linii wsparcia i zapewnić kontrolę nad rozmaitymi zgłoszeniami klientów, bez względu na ich złożoność. 

Jak Kanban pomaga zespołom wsparcia?

• Organizuje dużą ilość pracy i wizualnie ją priorytetyzuje, w oparciu o różne klasy usług 
• Monitoruje każde zgłoszenie wsparcia 
• Umożliwia lepszą kontrolę nad procesem 
• Utrzymuje krótkie czasy rozwiązywania problemów Klienta

Przykład tablicy Kanban zespołu zapewnienia jakości

Proces testowania oprogramowania przedstawiony na tablicy Kanban 

Zespoły zapewnienia jakości są ściśle powiązane z zespołami deweloperskimi. W tym sensie oba są niezwykle ważne dla powodzenia dowolnego procesu rozwoju produktu. Są one współzależne, więc dlatego ich tablice wyglądają podobnie. Co więcej: rozpowszechnioną praktyką jest praca zespołu deweloperskiego i zespołu zapewnienia jakości na tej samej tablicy. 

Także w tym przypadku wiersze tablicy znajdują swoje zastosowanie. Mogą być one przykładowo wykorzystane jak narzędzie do priorytetyzacji. Z ich pomocą problemy krytyczne mogą być łatwo zlokalizowane i monitorowane.

Dlatego też tablica Kanban zespołu zapewnienia jakości może mieć wiersze, takie jak: „Niski priorytet”, „Normalny priorytet” oraz „Pilne”. Ponadto zespół zapewnienia jakości może stosować różne typy kart, co umożliwia mu określenie typu problemu nad jakim pracuje (błąd, nowa funkcjonalność, etc.).

Oto dwie tablice Kanban odpowiednie dla zespołów zapewnienia jakości.

• Tablica zespołu zapewnienia jakości zawierająca typy zgłoszeń

Tablica zespołu zapewnienia jakości wizualizująca typy zgłoszeń 

Ponieważ inżynierowie jakości są odpowiedzialni za utrzymanie wysokiego standardu każdej funkcjonalności/produktu, muszą zapewnić jakość dostarczania produktu w każdym wydaniu oprogramowania.

Dla odróżnienia różnych typów prac zespołów zapewnienia jakości można wykorzystać wiersze tablicy, takie jak: Błędy, Funkcjonalności, Pilne, etc. Dzięki temu zespół ma jasny ogląd realizowanych prac.  

Kolumny mogą być nazwane tak, jak na powyższym ekranie lub mogą być bardziej szczegółowe dla procesu, tak, jak pokazuje to ekran poniżej.

• Tablica dla specyficznego procesu zapewnienia jakości

Tablica zespołu zapewnienia jakości dla specyficznego procesu 

W tym przypadku karty reprezentują funkcjonalności jakie należy przetestować. Wiersze są wykorzystywane do oddzielenia elementów pracy dotyczących różnych produktów.

Jeśli przeprowadzenie testów regresji jest ostatecznym krokiem zapewnienia, że funkcjonalność jest gotowa do wdrożenia, należy taki test uczynić ostatnim krokiem procesu.

Można też dodać kolumnę nazwaną „Finalna regresja” bezpośrednio przed kolumną „Zrobione” („Done”) dla podkreślenia różnicy między elementem pracy w testowaniu, a pracą, która została przetestowana, lecz wymaga jeszcze finalnej regresji.

Jak Kanban pomaga zespołom zapewnienia jakości?

• Eliminuje nierealistyczne oczekiwania 
• Monitoruje zadania 
• Definiuje aktualne możliwości realizacyjne zespołu 
• Priorytetyzuje prace

Przykłady tablic Portfolio Kanban

Tablica Kanban na poziomie portfela 

Często poszczególne zespoły koncentrują się na codziennych zadaniach, więc gdy procesy zaczynają być realizowane szybciej, coraz trudniejsze staje się uzyskania całościowego spojrzenia na poziomie strategicznym. To właśnie wtedy znajduje zastosowanie Portfolio Kanban. 

Szablon tablicy Portfolio Kanban służy do planowania długoterminowych działań oraz całościowych strategii. Na przykład jest to świetna metodą wizualizacji strategicznego rozwoju firmy, działu lub zespołu.

W zależności od wielkości firmy/działu lub charakteru działalności, tablice portfolio mogą przybierać różną postać. Poniżej przedstawiono kilka przykładów, które mogą być wykorzystane w zależności od sytuacji.

• Tablica portfolio rozwoju produktów

Tablica Kanban pokazująca proces rozwoju produktu 

Jak widać powyższa tablica ta pomaga zwizualizować, zarządzać i monitorować wszystkie najważniejsze aspekty procesu rozwoju produktu.

Można – jak pokazano powyżej - prosto określić priorytety inicjatyw wykorzystując dwa wiersze tablicy, a następnie realizować proces.

Wiersz górny zawiera prace, które muszą być dostarczone, co oznacza, że są one kluczowe dla sukcesu produktu. Wiersz dolny zawiera prace opcjonalne, które mogą być dostarczone, ale nie dostarczają dużej wartości dodanej do produktu.

• Tablica portfela strategicznego

Tablica Kanban strategicznego portfela

Tablica Kanban jest doskonałą metodą umożliwiającą każdemu pracownikowi obserwowanie w jakim strategicznym kierunku rozwija się firma.

Można – stosując kilku poziomowy proces Kanban - prosto zwizualizować cele firmy, połączyć wszystkie powiązane z nimi projekty lub inicjatywy oraz zdekomponować je na elementy prac.

Jak można zobaczyć, proces w górnym wierszu dotyczy celów firmy, czyli kierunków rozwoju firmy. Drugi proces dotyczy projektów/eksperymentów, pozwalających osiągnąć cele. To na tym poziomie następuje konceptualizacja projektów/eksperymentów. Ostatni proces dotyczy zadań, mających kluczowe znaczenie dla projektów.

• Zarządzanie portfelem projektów z Kanbanize

Zarządzanie portfelem projektów przedstawione na tablicy Kanban 

Stosując platformę Kanbanize można zwizualizować inicjatywy w postaci kart, a następnie zdekomponować je na mniejsze prace (projekty, inicjatywy, funkcjonalności, etc.). Dzięki temu można uzyskać olbrzymią transparentność działań firmy. Poszczególne elementy prac są wizualizowane w postaci małych kolorowych kwadratów, pokazanych wewnątrz głównej inicjatywy. W ten sposób można monitorować wszystkie projekty lub zadania powiązane z konkretnym celem strategicznym. Elementy przedstawione na takiej tablicy mogą być następnie zdekomponowane na najmniejszy element pracy na tablicach różnych zespołów, dzięki czemu widać, jak najmniejsza praca przyczynia się do realizacji głównego celu strategicznego. Ten właśnie scenariusz pokazany jest powyżej.

Jak Kanban pomaga firmom na poziomie portfela? 

• Pomaga osiągnąć wysoki stopień transparentności   
• Organizuje i monitoruje cele strategiczne, strategiczne inicjatywy i projekty 
• Dostarcza w czasie rzeczywistym aktualne raporty statusu prac  
• Prognozuje wykorzystując dane historyczne

Wskazówki

Można budować tablice Kanban na wiele różnych sposobów, w zależności od charakteru działalności, funkcjonalności zespołu, czynników zewnętrznych, etc. Budowanie optymalnej wersji tablicy to proces ciągły, odzwierciedlający dynamikę środowiska.

1. Zacznij z tym, co robisz teraz. Odwzoruj swój aktualny proces. Niech nie kusi Ciebie dokonanie fundamentalnej rekonstrukcji procesu. Jest ona czasochłonna i kosztowna. Twój proces może wymagać jedynie kilku drobnych usprawnień. 

2. Bądź ostrożny stosując gotowe szablony. Wszystkie przykłady tablic Kanban zostały stworzone dla spełnienia potrzeb konkretnych zespołów. Zidentyfikuj więc potrzeby swoich zespołów i zbuduj tablice wokół nich. 

3. Dokonuj ewolucyjnych zmian. Powinieneś stale doskonalić swoje tablice Kanban, tak by znaleźć najlepszą ich strukturę, pasującą do procesów Twoich zespołów. Ale nawet, gdy ją znajdziesz, nie powinieneś się zatrzymywać, gdyż zawsze jest miejsce na doskonalenie. 

In Summary

• Rozpoczęcie od podstawowego szablonu tablicy Kanban to dobry pomysł. Dostosuj ją później pod swoje potrzeby. 
• Tablice Kanban są różne w zależności od wielkości zespołu i jego procesu. 
• Tablice Kanban niesamowicie poprawiają transparentność na poziomie zespołów i całej organizacji.