Co to jest karta Kanban? Szczegóły i przykład

Termin "Kanban" został pierwotnie stworzony przez japońskiego producenta samochodów, firmę Toyota. Oznacza on dosłownie "znak wizualny" lub "kartę wizualną".

W latach 40. XX wieku, kiedy Toyota po raz pierwszy zastosowała system Kanban, karty miały formę papierowych notatek przypinanych do fizycznej tablicy (Kanban Board). Pracownicy Toyoty stosowali system kart kanban, aby stworzyć przejrzysty proces pracy i ograniczyć marnotrawstwo w obszarze produkcyji.

Około 60 lat później David J. Anderson wykorzystał pierwotny pomysł i stworzył podstawy metody Kanban dla pracy opartej na wiedzy. Początkowo metoda ta została wdrożona w branży rozwoju oprogramowania i od razu wywarła pozytywny wpływ na produktywność zespołów.

Obecnie metoda Kanban jest szeroko rozpowszechniona w różnych branżach: produkcji, IT, rozwoju oprogramowania, marketingu, finansach itp. Dzieje się tak dlatego, że każdy zespół będzie pracował lepiej i mądrzej, gdy będzie świadomy swoich wyzwań oraz wyzwań całej organizacji.

Sercem systemu są karty Kanban, które służą do śledzenia i monitorowania elementów pracy w całym procesie.

Co to jest karta Kanban?

Karta Kanban to graficzna reprezentacja elementu pracy. W dosłownym tłumaczeniu z języka japońskiego oznacza ona wizualną (kan) kartę (ban). Jest to podstawowy element systemu Kanban, ponieważ przedstawia pracę, która została zamówiona lub jest już w toku.

Karta Kanban zawiera ważne informacje na temat zadania i jego statusu, takie jak podsumowanie zadania, osoba odpowiedzialna, termin realizacji itp.

Przykład fizycznej karty Kanban.

Karty Kanban służą głównie do wizualizacji postępu zadań od momentu ich zgłoszenia do momentu uznania ich za wykonane. Mają one na celu  " rozpowszechnianie" informacji o pojedynczym elemencie pracy, dzięki czemu zespoły mogą się porozumiewać i szybko wykrywać problemy. Za pomocą kart Kanban można:

• Zbudować centrum informacyjne zadań 
• Ograniczyć konieczność spotkań dotyczących statusu prac
• Zwiększyć ogólną transparentność procesów pracy

Istotnym aspektem jest ograniczenie liczby kart Kanban w toku. W ten sposób można uniknąć przełączania kontekstu i problemów z produktywnością.

Właściwości cyfrowych kart Kanban

Za pomocą cyfrowego rozwiązania Kanban na kartach Kanban można wizualizować różne rodzaje informacji o pracy. Zasadniczo karty cyfrowe mają awers i rewers, w których zespoły mogą wprowadzać szczegóły związane z pracą. Daje to ogromne korzyści zarówno zespołom pracującym w biurze, jak i zdalnym, ponieważ mogą one łatwiej zrozumieć, na czym polega praca i efektywnie współpracować przy jej wykonywaniu.

Zasadniczo cyfrowe karty Kanban mają awers i rewers.

Na awersie znajdują się podstawowe informacje o zadaniu, takie jak opis, tytuł, osoba odpowiedzialna, czas wykonania, priorytet i podzadania. Jest to widoczna część karty na tablicy Kanban, która umożliwia szybki przegląd elementów pracy.

Rewers karty może być wykorzystywany do rejestrowania metryk i informacji dotyczących procesu pracy. W tym miejscu Twój zespół może zostawiać komentarze, załączać pliki i linki zewnętrzne oraz analizować dane historyczne karty. Ta strona karty jest widoczna, wtedy gdy jest ona otwarta.

Konfiguracje kart Kanban

Poszczególni członkowie zespołu obserwują i przetwarzają informacje w różny sposób. Niektórzy wolą lub muszą widzieć jednocześnie wszystkie dane dotyczące danego zadania, podczas gdy inni wolą dostrzegać tylko informacje najbardziej istotne dla ich roli.

Dobre oprogramowanie Kanban oferuje opcje własnej konfiguracji kart. Oznacza to, że każda osoba przypisana do danej tablicy może skonfigurować widok karty, który odpowiada wyłącznie jej preferencjom.

Na przykład, prosta konfiguracja kart Kanban, która pokazuje podstawowe informacje o zadaniu, może być odpowiednia do codziennych spotkań zespołu. W ten sposób wszyscy członkowie zespołu mogą szybko przejrzeć wszystkie bieżące zadania bez zagłębiania się w szczegóły.

Z drugiej strony, każdy członek zespołu potrzebuje więcej informacji, gdy pracuje nad pojedynczym zadaniem. Dlatego własna konfiguracja kart Kanban, pokazująca maksymalną ilość informacji, może uprościć proces pracy, poprawić widzialność i zachęcić do współpracy w zespole.

Karty Kanban można skonfigurować na wiele różnych sposobów, aby pokazywały ważne informacje, takie jak termin, czas wykonania, załączone pliki, podzadania i wiele innych elementów. Należy znaleźć taką konfigurację kart Kanban, która najlepiej pasuje do własnych nawyków pracy.

Szablony kart Kanban

Wielką zaletą oprogramowania Kanban jest możliwość tworzenia różnych szablonów kart Kanban. Jest to niezwykle pomocne, gdy w procesie pracy występują powtarzające się zadania.

Można uznać, że jest to standaryzacja, dzięki której prace tego samego typu i zakresu są wykonywane szybciej i zgodnie z podobnymi wytycznymi.

Szablony kart Kanban pomagają uniknąć powielania działań i zmniejszają potrzebę powtórnej pracy. Szablony zapewniają wszystkim członkom zespołu jasne zrozumienie tego, co należy zrobić, oraz znajomy format realizacji zadań - w żaden sposób nie ma to na celu ograniczania kreatywności członków zespołu. Pozwala to raczej zespołowi efektywnie zarządzać sobą i szybko rozpoznawać, czy przydzielone zadania mogą wymagać specjalnego podejścia.

Korzystając z rozwiązań Kanban online, można tworzyć rozmaite szablony odpowiadające różnym rodzajom pracy, posiadające unikalny charakter. Na przykład można utworzyć szablon " błędy klienta", a za każdym razem, gdy pojawi się błąd klienta, można, podczas tworzenia karty, wczytać odpowiedni szablon.

Na przykład można utworzyć szablon " Funkcjonalność" i za każdym razem, gdy trzeba opracować jakąś funkcjonalność, można wczytać taki szablon podczas tworzenia karty.

W ten sposób osoba, której przydzielono kartę, będzie znała dokładne kroki, które należy wykonać, ich kolejność oraz wszelkie inne wskazówki, które mogą być pomocne w danym sposobie pracy.

Niektóre rozwiązania informatyczne, takie jak Kanbanize, umożliwiają nawet stosowanie domyślnych szablonów kart Kanban na tablicach. Oznacza to, że można ustawić predefiniowane szablony dla określonych obszarów tablicy Kanban (takich jak wiersze lub procesy pracy). W rezultacie zespoły mogą zautomatyzować tworzenie kart wg określonych szablonów w różnych obszarach tablicy. 

In Summary

Karty Kanban wizualizują zadania w ramach procesu pracy i pomagają:

• Rejestrować niezbędną dokumentację dla danego zadania
• Błyskawiczne przeglądać szczegóły
• Ograniczać do minimum straty czasu
• Identyfikować możliwości współpracy