Qu’est-ce qu’une Carte Kanban ? En Détails et en Exemples

Le terme Kanban nous vient à l'origine du constructeur automobile japonais Toyota et signifie littéralement 'panneau' ou 'signal visuel'. 
 
Dans les années 40, lorsque Toyota a commencé à appliquer la méthode Kanban, chaque carte se présentait sous la forme d'une note en papier, souvent punaisée sur un tableau physique (le tableau Kanban). Les employés de chez Toyota mettaient alors ce tableau à profit afin de travailler en toute transparence et de réduire le gaspillage et l'inertie de production. 
  
Environ 60 ans plus tard, David J. Anderson a repris l'idée originale et a entrepris de couler les fondations de la méthode Kanban pour le travail intellectuel. La méthode a tout d'abord été appliquée dans l'industrie du développement de logiciels, et elle a immédiatement produit des effets positifs vis à vis de la productivité des équipes. 
 
De nos jours la méthode Kanban est largement répandue et utilisée dans bon nombres d'autres secteurs d'activité : la production, les solutions informatiques, le développement de logiciels, le marketing, la finance, etc. Au final, la méthode permet à chaque équipe de l'entreprise de travailler plus intelligemment en étant conscient des défis et non plus en y faisant simplement face au moment venu et en ayant une vision globale de l'organisation. 
 
Au cœur du système, les cartes Kanban servent à traquer et à contrôler les travaux tout au long du processus. 

Qu'est-ce qu'une Carte Kanban?

La carte Kanban est une représentation visuelle d'un élément de travail. Littéralement traduit du japonais, le mot signifie 'visuel' (kan) et 'carte/panneau' (ban). C'est un élément pivot du système Kanban puisqu'elle représente le travail à réaliser et/ou celui déjà en cours de réalisation. 
 
La carte Kanban contient des informations précieuses s'agissant des tâches, de leur statut, des intervenants successifs, de la personne en étant actuellement responsable, de sa date limite, etc. 

Exemple d'une carte Kanban physique

L'application effective des cartes Kanban est de visualiser l'évolution de vos travaux depuis le moment où la tâche vous a été soumise jusqu'à ce qu'elle soit considérée comme Terminée. Au cours de ce processus, les cartes:

• Servent de pôles d'information.
• Réduisent le temps dévolu aux réunions. 
• Améliorent la transparence et la fluidité du processus de travail. 

Soulignons l'importance de limiter le nombre de cartes Kanban en statut En Cours dans le tableau, car cela permet d'éviter les commutations de tâches ainsi que les chutes de productivité. 

Nature des Cartes Kanban Digitales  

La version logicielle moderne de Kanban en ligne propose infiniment plus de fonctionnalités que le traditionnel tableau physique. L'information contenue par les cartes Kanban est beaucoup plus facile d'accès et offre des avantages décisifs pour les équipes tant sur place qu'à distance. 
 
Les cartes Kanban digitales possèdent une face avant et une face arrière. 
 
La face avant donne les informations principales de la tâche telles que sa description, son titre, la personne à laquelle elle a été assignée, son temps de cycle, sa priorité et ses sous-tâches. C'est la face visible de la carte sur le tableau Kanban et elle fournit une vue rapide des éléments de travail. 

La face arrière sert quant à elle à enregistrer des données, des mesures, des informations qui peuvent être utiles alors que la carte traverse le workflow. C'est ici que les équipes peuvent laisser des commentaires, joindre des pièces ou des liens externes ou encore vérifier l'historique de la carte. Cette face est visible lorsque la carte est ouverte. 

Configurations des Cartes Kanban 

Chaque membre d'une équipe accueille et intègre l'information de manière différente. Certains préfèrent ou ont besoin d'avoir une vision complète des données concernant telle ou telle tâche à effectuer, d'autres seront plus réceptif à l'idée de ne se voir spécifié que les informations pertinentes pour remplir leur rôle. 
 
C'est pour répondre à cet état de fait tellement humain que le logiciel Kanban propose tout un panel d'options de configuration personnelle pour ses cartes. Cela signifie que chaque membre d'un tableau donné peut configurer sa propre vue de carte en fonction de ce qui lui parle le mieux et le rend le plus efficace. 

Par exemple, une configuration de carte basique, montrant donc les informations de base et uniquement celles-ci, aura tendance à parfaitement convenir pour organiser, encadrer et parfois même se substituer aux réunions quotidiennes. Par ce biais, tous les membres de l'équipe peuvent avoir un aperçu rapide de toutes les tâches en cours sans pour autant rentrer dans le détail.

Par ailleurs, chaque collaborateur nécessite plus d'information lorsqu'il s'agit de travailler sur une tâche individuelle, ainsi, la configuration Kanban permettant de montrer un maximum d'information va simplifier le processus, améliorer la visibilité et renforcer la synergie de l'équipe. 
 
Les cartes Kanban peuvent être configurées de plein de façons différentes afin de montrer seulement les informations pertinentes et/ou importantes telles que la date limite, le temps de cycle, les pièces jointes, les sous-tâches et bien d'autres choses encore… Il va vous falloir découvrir laquelle des configurations Kanban est la plus appropriée de votre point de vue. 

Modèles de Carte Kanban 

Un des atouts majeurs des solutions logicielles Kanban en ligne c'est de pouvoir utiliser tout un éventail de modèles de cartes Kanban. Cela est extrêmement utile lorsque l'on a à traiter des tâches répétitives par exemple. 
 
Vous pouvez voir cela comme une forme de standardisation qui aide à accomplir les travaux de même nature ou de même champ dans un temps réduit et avec les mêmes prérogatives. 

Les modèles de cartes Kanban vont vous aider à éviter de dupliquer les tâches et d'avoir à en re-effectuer alors que ce n'est pas nécessaire. Les modèles montrent clairement à chaque membre de l'équipe ce qui doit être fait, sous un format familier – notez que l'objectif n'est absolument pas de limiter la créativité ou la proactivité des employés, mais au contraire, cela permet de placer l'équipe en auto-gestion efficace et de savoir reconnaître si telle ou telle tâche requiert un traitement spécifique.

L'avantage formidable de ces solutions Kanban en ligne, c'est de pouvoir créer divers modèles en fonction du type de travail à réaliser, chacun possédant ses propres spécificités. Vous pouvez par exemple créer un modèle 'Bug Client' que vous utiliserez à chaque fois que vous rencontrerez effectivement la situation d'un bug chez un client lorsque vous créerez carte dédiée. 
 
Vous pouvez aussi créer un modèle 'Fonctionnalité' à utiliser chaque fois qu'une nouvelle fonctionnalité sera développée ; vous n'aurez alors qu'à charger votre modèle à la création de la carte. 

Grâce à ce système, chaque 'Assigné' à la carte saura très exactement ce qui est attendu de lui, pas à pas, aura une vue sur ce qui a été déjà fait et sur les hypothétiques commentaires préalablement laissés par tel ou tel collaborateur pour faciliter la tâche.

In Summary

Les cartes Kanban visualisent les tâches d’un workflow et elles vous aident à : 

• Conserver des informations cruciales s’agissant de la tâche à réaliser. 
• Avoir un aperçu des détails en un coup d’œil. 
• Réduire drastiquement les pertes de temps. 
• Identifier les opportunités de collaboration/synergie.