Kanban : Délai vs Temps de Cycle – Tous les Détails

Les termes ‘Délai’ et ‘Temps de cycle’ sont très souvent utilisés dans le monde de Kanban. Au demeurant, très souvent les gens ont du mal à définir ce qui sépare ces deux concepts et l’importance que revêt cette différence. Lorsque vous aurez parcouru ces paragraphes, vous serez capable de distinguer les termes aisément et de pouvoir les utiliser à bon escient. 

Qu’est-ce qu’un Délai ? 

Le contexte économique est dynamique et la demande client est sans cesse renouvelée. Cette demande se matérialise auprès de votre entreprise sous forme de requête de travail. 

 
Définition du Délai : 

Le délai est la période écoulée entre l’apparition d’une nouvelle tâche dans votre workflow et le moment de son ‘départ’ du système. 
 
Cependant il vaut mieux mesurer le délai depuis le moment où un membre d’équipe se voit assigner la nouvelle requête. De cette manière la mesure moyenne du délai dans un système Kanban sera infiniment plus précise. Dans le cas contraire, les nouvelles tâches peuvent passer plusieurs mois en attente avant que quelqu’un soit en mesure de les traiter et le délai augmente de manière dramatique. 

Qu’est-ce qu’un Temps de Cycle ?

Lorsqu’une nouvelle tâche apparaît sur votre tableau Kanban, la plupart du temps elle doit être ‘révisée’ (Review) et discutée avant d’en arriver au processus exécutif. La nouvelle tâche passe donc quelques temps en attente avant qu’un membre de votre équipe soit en capacité de commencer à travailler dessus. 
 

Définition du Temps de Cycle : 

Le temps de cycle commence au moment où la nouvelle tâche entre dans la colonne ‘En Cours’ et que quelqu’un travaille donc effectivement dessus. 
 
Au terme de plusieurs études, la conclusion du professeur John Little (MIT) est que plus il y a de Travaux en Cours, plus le temps de cycle est long. 

L’équation est devenue célèbre, la fameuse loi de Little, et la formule du temps de cycle se présente ainsi : 

Temps de Cycle = Travail en Cours / Cadence 

Comment mesurez-vous le Délai et le Temps de Cycle Kanban ? 

Pour retirer le profit maximum de l’information, vous aurez besoin du logiciel Kanban qui récolte les données historiques de votre workflow automatiquement. Kanbanize est une solution logicielle dotée de puissants outils et panneaux d’analyse, qui vous offrent toute l’information requise. 

Diagramme de flow cumulatif 

Un des outils les plus utiles pour mesurer le délai et le temps de cycle est le diagramme de flow cumulatif. Ce graphique surveille le montant total d’éléments de travail qui entrent dans votre workflow et cumule les tâches complétées au fil du temps. 

• Afin de mesurer le délai, il faut paramétrer le logiciel pour prendre les mesures des données depuis le moment où une nouvelle tâche pénètre la colonne ‘Demandé(e)’ (colonne d’attente). 
• Afin de mesurer le temps de cycle, il faut paramétrer le logiciel pour prendre les mesures des données depuis le moment où une nouvelle tâche pénètre une colonne ‘En Cours’ (colonne d’activité). 

Le diagramme de flow cumulatif vous donne une vision globale d’un seul coup d’œil du délai et du temps de cycle moyen sur une période donnée.  

Comment réduire le fossé entre Délai et Temps de Cycle ? 

Parfois une tâche peut passer beaucoup de temps dans une colonne ‘En Attente’ parce qu’aucun collaborateur n’est en mesure de la traiter. Cela peut causer un véritable fossé entre délai et temps de cycle, et l’ensemble des tâches sera complété plus lentement. 
 
Afin de trouver d’où vient le problème, vous pouvez utiliser deux des outils d’analyses les plus pertinents pour ce faire (tous deux faisant partie du Panneau d’analyse Kanban) : le graphique de Dispersion des Temps de Cycle et la Carte Thermique. 
Le premier vous donne une information détaillée s’agissant des temps de cycle de toutes les tâches sur un temps donné. Ainsi vous pouvez localiser les tâches qui ont pris le plus de temps pour être complétées. 

Le second vous montre le temps total passé par les tâches dans chacune des phases ou des étapes de votre workflow. Cela vous aidera à comprendre où les tâches ont perdu ou passé le plus de temps au cours de leur progression dans le workflow. Souvenez-vous que le travail est un processus continu qui varie constamment. 
 
Vous devrez donc surveiller votre workflow régulièrement et utiliser les outils d’analyse appropriés.  Ils seront d’une aide précieuse pour ajuster votre workflow et améliorer l’efficacité de votre équipe.