Qu’est-ce qu’un Portfolio Kanban ?

Lorsque les équipes maîtrisent totalement Kanban au niveau collectif, elles commencent à apporter de la valorisation plus vite que jamais. Néanmoins lorsque tous les éléments d’un projet commencent à bouger plus vite, cela tourne au défi de se faire une idée globale de l’avancement et de l’état des opérations. Cette vitesse accrue dans votre équipe nécessitera  une nouvelle manière de surveiller le statut du projet, et c’est précisément à ce stade que le concept de Portfolio entre en scène. 

Le Portfolio Kanban est une méthode holistique qui vise à améliorer la capacité de votre organisation à tenir ses engagements en appliquant les principes de visualisation, de limitation de travail en cours et de flow management au niveau du système. 

La méthode du Portfolio Kanban est applicable à tous les niveaux hiérarchiques, en commençant par l’équipe, le product management et le project management, jusqu’au plus hautes sphères stratégiques de l’exécutif. Avant d’entrer dans les détails de l’implémentation du Portfolio Kanban dans chacune de ces strates hiérarchiques, laissez-nous tout d’abord clarifier en quoi la méthode Portfolio Kanban diffère de la méthode Team Kanban (Kanban d’Équipe). 

Différence entre Portfolio Kanban et Team Kanban 

La principale différence entre les deux méthodes, c’est que les cartes Kanban de votre tableau Portfolio Kanban sont ‘Parents’ d’au moins une carte Kanban présente sur votre tableau Kanban d’équipe. Idéalement, le statut des cartes Kanban parents est automatiquement mis à jour sur la base du statut de chacune de ses cartes Kanban enfants. 

Par exemple, lorsqu’une carte Kanban au niveau de l’équipe est déplacée dans ‘En Cours’, la carte Kanban ‘parent’ devra elle aussi être considérée comme ‘En Cours’, car la première carte ‘enfant’ aura été entamée. Une fois que toutes les cartes Kanban sont déplacées vers ‘Terminé(e)’ sur les tableaux des équipes, la carte Kanban de votre Portfolio Kanban devra elle aussi être considérée Terminée. 

Portfolio Kanban schème

Si on regarde le schéma ci-dessous, la carte du haut doit être un élément de travail dans le tableau Portfolio Kanban du PDG de la compagnie. Le PDG a séparé cette initiative stratégique en deux programmes et assigné à deux program-managers différents. Chacun d’entre-eux possède son ou ses tableaux Portfolio Kanban. 

Les program-managers ont eux-même scindé leurs programmes en deux projets ou plus, qu’ils ont assigné à un project-manager ou un product-manager dédié, qui lui aussi possédera son propre ou ses propres tableaux Kanban. 

Les Product ou Project-managers vont quant à eux fragmenter leurs projets en éléments de travail qu’ils vont ensuite envoyer vers les tableaux de Team Kanban. A partir de là, les équipes pourront effectivement travailler sur les éléments de travail en direct (généralement ‘stories’ de l’utilisateur). 

Dans ce contexte, il y a une paire de tableaux d’équipe (le plus bas niveau) et une paire de tableaux Portfolio Kanban intégrés. 

Il est important de signaler qu’il n’est pas nécessaire de commencer par le PDG. Vous pouvez tout à fait implémenter le Portfolio Kanban à chaque niveau, en fonction du contexte dans lequel vous vous trouvez. 

Le Portfolio Kanban au Niveau de l’Équipe 

Une fois qu’elles ont appris à maîtriser Kanban, pour toutes les équipes, le premier des défis est de ne pas trop perdre de visibilité quant au contexte global. Une foule de tâches est traitée et complétée, mais le lien existant avec le projet ou l’initiative ‘parent’ est facilement oublié. Dans une situation telle, généralement on préconise l’ajout d’une ligne Portfolio Kanban dans le tableau Kanban d’équipe. C’est une ligne simplifiée tout en haut de votre tableau Kanban, où les ‘Initiatives’ sont visualisées et surveillées. Dans le cas spécifique de Kanbanize, la ligne Portfolio Kanban ressemble à ceci : 

Portfolio Kanban au Niveau de l’Équipe

La ligne du haut du Portfolio Kanban contient les Initiatives, visibles par toutes l’équipe. De nouveaux ‘enfants’ de ces Initiatives peuvent être créés avec un simple ‘Glisser-Déposer’ et tout le monde pourra rapidement et facilement accéder aux Initiatives-clefs. Ces dernières changent de statut automatiquement en fonction du statut de leurs cartes Kanban ‘enfants’. 

Connecter les initiatives aux tâches individuelles sur un tableau Kanban

Le Portfolio Kanban au Niveau Projet/Produit 

Supposez que vous êtes un project-manager dans une agence web. Un grand projet vous est confié et vous devez le réaliser dans un calendrier très serré. Si votre habitude consiste à mécaniquement tout planifier via un graphique Gantt, prenez le temps de parcourir cet article : Planification Kanban – la Mort du Graphique de Gantt. Tout planifier en MS Project ne fonctionnera pas forcément très bien – d’innombrables projets ont échoué avec cette méthode, alors ne tombez pas dans le même travers. 

La meilleure des solutions est de fragmenter le projet en MMF (Minimal Marketable Feature : Caractéristique Marketing Minimale), puis de diviser ces dernières en tâches d’équipe et de laisser ensuite le travail se faire par système ‘PULL’ à un rythme soutenu. Cela signifie que les collaborateurs ne vont commencer à travailler sur une nouvelle MMF que lorsqu’une autre aura été terminée. Si vous suivez ce précepte et que vous vous assurez qu’aucun MMF ne reste bloqué trop longtemps, vos chances de réussite sont bien supérieures. Mais comment surveiller tout cela et comment savoir si tout va bien se passer ? 

Encore une fois, c’est le moment où la méthode Portfolio Kanban entre en scène. Si vous êtes dans une équipe réduite, la ligne Portfolio Kanban, dont nous avons parlé dans la section précédente, fera l’affaire. Au demeurant, si vous souhaitez avoir un contrôle extrêmement précis du workflow des MMFs, il vous faudra utiliser un Tableau Portfolio Kanban dédié, qui sera divisé en plusieurs ‘Stories’ d’utilisateurs. Ces dernières auront leur propre vie dans des tableaux d’Équipe Kanban distincts. 

Dans ce cas là, il est nécessaire d’entretenir un lien entre MMF et ses ‘stories’ d’utilisateurs, afin de ne perdre aucun élément de vue. Cela est faisable sur un tableau physique en utilisant des indicateurs visuels, mais c’est beaucoup plus facile via les outils logiciels Kanban. 

Si vous utilisez Kanbanize par exemple, vous pourrez relier plusieurs ‘Stories’ d’Utilisateurs à leurs MMFs correspondantes et utiliser les Règles Stratégiques (stratégie exécutive) afin d’automatiser votre workflow. Il faut s’y prendre sensiblement de la même manière que pour la ligne Portfolio, mais en lieu et place de cette dernière, il vous faudra convertir un tableau Kanban complet en tableau Portfolio Kanban. 

Cette approche est encore plus fructueuse pour peu que vous ayez à gérer plusieurs équipes et non pas une seule. Si vous implémentez un tableau Portfolio Kanban, chaque équipe peut avoir son propre tableau Team Kanban, alors que vous pourrez surveiller le flow des MMFs directement depuis le tableau central. 

Grâce à cette vision d’ensemble vous pourrez facilement synchroniser vos équipe et les aider à travailler d’une manière plus ordonnée. Par exemple, au lieu d’avoir une équipe qui travaille sur MMF1 tandis qu’une autre travaille sur MMF2, vous pouvez demander à la 2ème équipe de soutenir la 1ère afin de terminer MMF1 beaucoup plus vite. Cette pratique permet d’améliorer le flow de valorisation pour vos clients, ce qui est le but ultime. 

Le Portfolio Kanban au Niveau Programme 

Le Portfolio Kanban peut également être dimensionné au niveau Programme. Le concept est le même que pour celui valant pour le projet ou le produit. La seule chose à faire est d’ajouter un tableau Kanban au-dessus du tableau MMF et de linker toutes les MMFs au projet qui leur correspond (le projet est représenté par une simple carte Kanban sur le tableau Programme) : 

En suivant cette approche, le statut des MMFs changera automatiquement le statut des projets. Cela permettra au program-manager de se focaliser sur d’autres choses plus importantes que la lecture de rapports de statut et lui fera gagner énormément de temps à lui ainsi qu’à toutes ses équipes. 

Le Portfolio Kanban au Niveau Stratégique (C-Level) 

Vous l’aurez deviné, le même schéma s’applique au niveau Stratégique. Lorsque le PDG a défini une stratégie pour la compagnie, cette dernière peut être fragmentée en Initiatives stratégiques. Ces dernières peuvent elles-mêmes être divisées en Programmes/Projets/MMFs, etc. (en fonction de la taille de la société). 

Avec Kanbanize, toutes les initiatives stratégiques sont fragmentées en MMFs, qui sont elles-mêmes divisées en ‘Stories’ d’utilisateurs à destination des équipes. 

Aussitôt qu’une équipe commence à travailler sur une ‘story’ d’utilisateur faisant partie d’une MMF stratégique, la MMF en question est automatiquement reversée dans ‘En Cours’. En conséquence, c’est l’Initiative entière qui se déplace dans ‘En Cours’ automatiquement et tout le monde peut voir sa progression sur le tableau, sans avoir à demander de rapport de statut.

In Summary

La gestion de Portfolio Kanban est une manière d’utiliser les principes et les méthodes Kanban afin d’améliorer les capacités de production/complétion/livraison de l’organisation. Il existe 4 façons différentes d’utiliser la méthode Portfolio Kanban : 

• Portfolio Kanban d’Équipe – Une seule ligne portfolio est ajoutée au tableau d’équipe Kanban et toutes les Initiatives-clefs y sont répertoriées et suivies.
• Portfolio Kanban au Niveau Projet/Produit – Un tableau Portfolio Kanban contient toutes les MMFs alors que le tableau Kanban d’Équipe contient les ‘Stories’ d’utilisateurs.
• Portfolio Kanban au Niveau Programme – Un tableau Portfolio Kanban contient les Projets alors que le ou les autres contient ou contiennent les MMFs.
• Portfolio Kanban au Niveau Stratégique – Un tableau Portfolio Kanban contient les Initiatives stratégiques alors que le ou les autres contient ou contiennent les MMFs, les projets et même parfois des programmes entiers.