Was ist Portfolio-Kanban?

Wenn Teams Kanban auf Teamebene beherrschen, schöpfen sie schneller Werte als je zuvor. Wenn jedoch alle Teile eines Projekts an Geschwindigkeit zulegen, wird es zu einer echten Herausforderung, den Überblick zu behalten und den tatsächlichen Stand der Dinge herauszufinden. Diese erhöhte Teamgeschwindigkeit erfordert eine neue Art der Projektstatusverfolgung. Hier kommt das Portfolio-Kanban-Managementkonzept zum Tragen.

Das Kanban-Portfolio ist eine ganzheitliche Methode, die darauf abzielt, die Lieferfähigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern, indem die Prinzipien der Visualisierung angewendet, die laufende Arbeit begrenzt sowie das Flow-Management auf Systemebene eingesetzt werden.

Die Portfolio-Kanban-Methode ist auf allen Hierarchieebenen anwendbar, angefangen vom Team über das Produktmanagement bis hin zum Projekt- oder Programm-Management und sogar der obersten Führungsebene. Bevor wir die Details zur Implementierung von Portfolio-Kanban-Portfolio auf einer dieser Ebenen erläutern, sollten wir zunächst klären, wie sich die Portfolio-Kanban-Methode von der Team-Kanban-Methode unterscheidet.

Der Unterschied zwischen Portfolio-Kanban und Team-Kanban

Der Hauptunterschied zwischen der Portfolio-Kanban-Methode und der Team-Kanban-Methode besteht darin, dass die Kanban-Karten auf Ihrem Portfolio-Kanban-Board einer oder mehreren Kanban-Karten übergeordnet („Eltern“) sind, die auf Ihrem Team-Kanban-Board liegen. Im Idealfall wird der Status der übergeordneten Kanban-Karte basierend auf dem Status der einzelnen Kanban-Karten automatisch aktualisiert.

Wenn beispielsweise eine untergeordnete Kanban-Karte auf Teamebene zu „In Bearbeitung“ wechselt, sollte die übergeordnete Kanban-Karte ebenfalls als „In Bearbeitung“ gelten, da das erste untergeordnete Element gestartet wurde. Wenn alle untergeordneten Kanban-Karten in den Team-Kanban-Boards in die „Fertig“-Spalte verschoben werden, sollte die Kanban-Karte auf Ihrem Portfolio-Kanban-Board ebenfalls als erledigt betrachtet werden.

Wenn wir uns das obige Bild ansehen, könnte die oberste Karte ein Arbeitselement im Portfolio-Kanban-Board des CEO des Unternehmens sein. Der CEO hat diese strategische Initiative in zwei Programme aufgeteilt und sie zwei Programm-Managern zugewiesen. Sie haben ihr(e) eigenes/n Portfolio-Kanban-Board(s).

Die Programmverantwortlichen haben ihre Programme in zwei oder mehr Projekte aufgespalten und den verantwortlichen Projekt- oder Produktmanagern zugeordnet, die auch ein oder mehrere eigene Portfolio-Kanban-Boards haben.

Die Projekt- oder Produktmanager haben ihre Projekte in Arbeitselemente aufgeteilt und sie an die Team-Kanban-Boards weitergeleitet, wo die Teams an umsetzbaren Arbeitselementen (normalerweise User-Stories) arbeiten können.

Dafür haben wir einige Team-Boards (die unterste Ebene) und ein paar verschachtelte Portfolio-Kanban-Boards.

Sie müssen nicht unbedingt beim CEO anfangen. Sie können Portfolio-Kanban je nach aktueller Situation auf jeder Ebene implementieren.

Portfolio-Kanban auf Teamebene

Nach dem Erlernen von Kanban besteht die nächste Herausforderung für die meisten Teams darin, dass sie die Übersicht verlieren. Viele Aufgaben werden erledigt, aber die Verbindung mit dem übergeordneten Projekt oder der Initiative geht leicht verloren. Der übliche Ansatz in diesen Situationen ist das Hinzufügen einer Portfolio-Kanban-Lane im Team-Kanban-Board. Dies ist eine vereinfachte Lane oben auf Ihrem Kanban-Board, wo die sogenannten Initiativen visualisiert und verfolgt werden. Im konkreten Fall von Kanbanize sieht die Portfolio-Kanban-Lane folgendermaßen aus:

Die oberste Portfolio-Kanban-Lane enthält Initiativen, die für das gesamte Team sichtbar sind. Neue untergeordnete Initiativen können einfach per Drag & Drop erstellt werden und jeder kann schnell überprüfen, wie der Stand der wichtigsten Initiativen ist. Außerdem ändern die Initiativen ihren Status basierend auf dem Status der untergeordneten Kanban-Karten automatisch.

Portfolio-Kanban auf Projekt-/Produktebene

Angenommen, Sie sind Projektmanager in einer Webagentur. Sie sind mit einem großen Web-Projekt beauftragt, das Sie in einem engen Zeitplan ausführen müssen. Wenn Sie normalerweise alles auf einem Gantt-Diagramm planen, lesen Sie zuerst diesen Artikel:
Kanban-Planung – weg mit dem Gantt-Diagramm. Die Planung in MS Project wird nicht gut funktionieren – unzählige Projekte sind auf diese Weise gescheitert und Sie müssen kein weiteres Exempel hinzufügen.

Ihre beste Option ist es, das Projekt in MMFs (Minimal Marketable  Features) zu zerlegen, sie dann in Teamaufgaben (User-Stories) zu zerlegen und Ihre Teams mit einer dauerhaft haltbaren Geschwindigkeit ans Ziel zu bringen. Sie fangen also erst mit der Arbeit an einem neuen MMF an, wenn ein anderes MMF fertiggestellt ist. Wenn Sie das tun und sicherstellen, dass keine MMFs dauerhaft stecken bleiben, sind Ihre Erfolgschancen viel besser. Aber wie verfolgen Sie all das und woher wissen Sie, ob Sie es schaffen werden?

Hier kommt die Portfolio-Kanban-Methode wieder ins Spiel. Wenn Sie in einem kleinen Team arbeiten, reicht die Portfolio-Kanban-Lane, die wir im vorherigen Abschnitt besprochen haben. Wenn Sie jedoch eine feinkörnigere Kontrolle über den MMF-Workflow benötigen, müssen Sie ein dediziertes Portfolio-Kanban-Board einsetzen. Dieses spezielle Board enthält nur MMFs, die in User-Stories aufgeteilt werden. Diese User-Stories werden in separaten Team-Kanban-Boards verwaltet.

In diesem Fall müssen Sie eine Beziehung zwischen einem MMF und seinen User-Stories pflegen, damit keine Elemente verloren gehen. Sie können das auf einer Tafel mit einigen Markern tun, aber mit Kanban Softwaretools ist es viel einfacher.

Wenn Sie beispielsweise Kanbanize verwenden, können Sie mehrere User-Stories mit dem entsprechenden MMF verknüpfen und mithilfe von Geschäftsregeln (Laufzeitregeln) Ihren Workflow automatisieren. In gewisser Weise werden Sie dasselbe tun, wie Sie es mit der Portfolio-Lane getan haben, aber statt der Portfolio-Lane haben Sie ein komplettes Kanban-Board, das als Portfolio-Kanban-Board genutzt wird.

Diese Methode wird noch wertvoller, wenn Sie mehrere Teams haben. Wenn Sie ein Portfolio-Kanban-Board einführen, kann jedes Team sein eigenes Team-Kanban-Board führen, während Sie den Flow der MMFs auf dem zentralen Board direkt überwachen.

Mit dieser „Master-Ansicht“ können Sie Ihre Teams problemlos abstimmen und ihnen helfen, viel besser koordiniert zu arbeiten. Anstatt
beispielsweise ein Team an MMF1 und ein anderes Team an MMF2 arbeiten zu lassen, können Sie sie bitten, an MMF1 zu arbeiten und es schneller abzuschließen. Dadurch verbessern Sie die Wertschöpfung für Ihre Kunden, was schließlich das Ziel ist.

Portfolio-Kanban auf Programmebene

Portfolio-Kanban kann auch auf Programmebene angewendet warden. Das Konzept ist dasselbe wie auf Projekt-/Produktebene. Sie müssen lediglich ein Kanban-Board „über“ dem MMF-Board einfügen und alle MMFs mit einem entsprechenden Projekt verknüpfen (das Projekt ist eine einzelne Kanban-Karte auf dem Programm-Board):

Wenn Sie diesen Ansatz verfolgen, ändert der Status der MMFs automatisch den Status der Projekte. Dadurch kann sich der Programm-Manager auf wesentlich wichtigere Themen konzentrieren als das Lesen von Statusberichten und es erspart den Projektmanagern und ihren Teams viel Zeit, die sonst für Berichterstattung verschwendet wird.

Portfolio-Kanban auf der strategischen Ebene (Führungsebene)

Sie haben es sicher schon vermutetet: Dasselbe Verfahren funktioniert auch auf strategischer Führungsebene. Wenn ein CEO die Strategie des Unternehmens definiert hat, kann sie in strategische Initiativen unterteilt werden. Die strategischen Initiativen können weiter in Programme/Projekte /MMFs usw. unterteilt werden (abhängig von der Größe des Unternehmens).

Bei Kanbanize werden alle strategischen Initiativen in MMFs unterteilt, und dann werden alle MMFs in User-Stories für die Teams aufgeteilt. Sobald die Teams an einer User-Story arbeiten, die Teil einer strategischen MMF ist, wird das MMF automatisch gestartet. Als Ergebnis wird die gesamte Initiative automatisch ausgeführt und jeder auf dem Board kann den Fortschritt überwachen, ohne nach Statusberichten zu fragen.

In Summary

Portfolio-Kanban-Management ist eine Möglichkeit, die Prinzipien und Praktiken von Kanban zu nutzen, um die Lieferfähigkeit des Unternehmens zu verbessern. Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten, die Portfolio-Kanban-Methode zu verwenden:

• Team-Portfolio-Kanban – Eine einzelne Portfolio-Lane wird zum Kanban-Board des Teams hinzugefügt, wo alle wichtigen Initiativen verfolgt werden.
• Portfolio-Kanban auf Projekt-/Produktebene – Ein Portfolio-Kanban-Board enthält MMFs, während das Team-Kanban-Board oder die Boards User-Stories enthalten.
• Portfolio-Kanban auf Programmebene – Eine Portfolio-Kanban-Karte enthält Projekte, während die andere(n) Kanban-Karte(n) MMFs enthält/enthalten.
• Portfolio-Kanban auf strategischer Ebene – Ein Portfolio-Kanban-Board enthält strategische Initiativen, während die anderen Kanban-Boards MMFs, Projekte oder manchmal ganze Programme enthalten.