Kanban Projektmanagement-Tools – Argumente und Einstieg

Die Zeiten, da Kanban im Projektmanagement etwas Exotisches und Unbekanntes anhaftete, sind lange vorbei. Kanban-Projektmanagement-Tools entwickeln sich weiter und lassen nun für praktisch jedes Projektszenario einsetzen.

Diese Tools sind herkömmlichen Whiteboards überlegen und räumen mit vielen ihrer Einschränkungen auf. Die Einführung eines digitalen Kanban-Tools ist einfach und Sie werden die Vorteile sofort bermerken.

Vorteile des Kanban-Projektmanagements mit einem digitalen Tool

Wenn Sie bereits wissen, wie Sie Kanban im Projektmanagement einsetzen, sollten Sie nun dazu übergehen, das maximale Potenzial der Methode zu erschließen. Wenn Sie jemals versucht haben, einen Flow auf einem physischen Kanban-Board bei der Ausführung zu visualiseren, wissen Sie, wie das ausgeht: Am Anfang ist alles fantastisch, aber mit der Zeit fällt alles auseinander.

Obwohl physische Boards hervorragend für den Einstieg in Kanban geeignet sind, erfüllen sie nicht die Anforderungen erfahren Projektteams, die maximale Effizienz erreichen möchten. Falls Sie die Vorteile der Verwendung von digitalen Kanban-Boards gegenüber physischen noch nicht kennen, finden Sie hier einige spezifische Beispiele für das Projektmanagement:

• Mit Kanban-Tools müssen Sie keine Statusberichte mehr erstellen

Dafür sorgen 3 Schlüsselkomponenten, die in den meisten Lösungen auf dem Markt enthalten sind: Kanban-Boards, Suchmaschinen und Berichtsmechanismus.

Kanban-Boards dienen als Informationsknoten und machen jede Aufgabe im Flow transparent.

Jede Kanban-Plattform ist mit einer Art Suchmaschine ausgestattet. Mit dieser finden Sie schnell Informationen zu Aufgaben, die sich im Flow befinden oder befanden, ohne Ihre Teammitglieder belästigen zu müssen.

Wenn Sie Daten an Stakeholder ohne Zugriff auf das Tool präsentieren wollen, müssen Sie nur die relevanten Informationen filtern und in einem passenden Format exportieren.

• Kanban Projektmanagement-Tools führen WIP-Limits für Sie ein

Multitasking ist eine hartnäckige Gewohnheit,  wenn sie nicht ständig blockiert wird.

Durch die Einführung einer digitalen Lösung müssen Sie die Limits für die laufende Arbeit nicht manuell erzwingen und verfolgen, ob Ihr Team diese Anforderungen einhält. Sie müssen nur die gewünschten Limits einstellen und das System blockiert entweder jeden Versuch, diese zu überschreiten, oder benachrichtigt Sie in einem solchen Fall.

• Mit Kanban Projektmanagement-Tools können Sie die Warteschlangen Ihres Prozesses leicht handhaben

Warteschlangen haben mit den größten Anteil an der Senkung der Teameffizienz. Wenn Sie ein Kanban Projektmanagement-Tool nutzen, können Sie leichter für Bewegung sorgen. Sie können die Stabilität Ihres Flows mithilfe von Analysen wie dem kumulativen Flussdiagramm überwachen und Ihr Projekt-Board bei Bedarf mit nur wenigen Klicks neu strukturieren.

Wie steige ich mit meinem Kanban-Tool ein?

1. Wählen Sie das richtige Kanban Projekt-Layout

Wenn Sie eine Kanban-Software einführen möchten, sollten Sie eine auswählen, die auf Ihren Anwendungsfall passt. Beim Einstieg mit Businessmap werden Sie zum Beispiel gefragt, welche Art von Projekt Sie bearbeiten möchten.

So kann Ihnen das System helfen, die passende Art von Kanban-Projekt einzurichten. Sie können zwischen 2 verschiedenen Szenarien wählen: Team Kanban und Portfolio Kanban.

2. Gestalten Sie Ihr Kanban-Board individuell

Wenn Sie ein Layout auswählen, wird eine empfohlene Projektvorlage geladen, die Richtlinien zur Strukturierung Ihres Workflows enthält. Die Vorlagen sind in allen Punkten anpassbar und können natürlich auch entfernt werden, sodass Sie Ihren Prozess auf die bequemste Art und Weise abbilden können.

Mit der Portfolio-Vorlage können Sie beispielsweise ein Master-Board erstellen, mit dem Sie große Aufgaben und beliebig viele Team-Boards verfolgen können. Während Sie Ihre Boards einrichten, können Sie Karten auf jedem davon erstellen und die kleineren Aufgaben auf dem Team-Board mit den großen Aufträgen auf dem Master-Board verknüpfen.

Das Setup zeigt Ihnen, wie Sie komplexe Projekte einfach bearbeiten können, ohne den Fokus zu verlieren und dabei maximale Prozesstransparenz zu bewahren.

3. Mit Automatisierung zur Effizienz

Wenn Sie mit dem Einrichten Ihres Workflows fertig sind, können Sie Routineaufgaben automatisieren, die vom Team praktisch mechanisch ausgeführt werden und nicht viel Denkarbeit erfordern. Dabei hilft Ihnen eine Vielzahl von Laufzeitregeln.

Diese funktionieren nach dem „Wenn-Dann“-Prinzip und ermöglichen Ihnen die Einrichtung automatischer Aktionen in Ihrem Kanban Projektmanagement-Tool, die durch vordefinierte Ereignisse ausgelöst werden.

Dies ist eine perfekte Möglichkeit zur Veranschaulichung der Anwendung von WIP-Limits. Sie können die Automatisierung so einrichten, dass eine Karte, die das Limit einer Spalte überschreitet, sofort gesperrt wird und eine Benachrichtigung an den Projektmanager gesendet wird.

Digitale Kanban-Tools bringen einen weiteren ernsten Vorteil für Projektteams. Sie können in eine große Anzahl anderer Softwarelösungen integriert werden, die Ihr Team verwendet. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Tools verbinden und deren maximalen Wert erschließen.

4. Analysieren & verbessern

Nachdem Ihr Team mit dem Projektmanagement mit dem Kanban-Tool begonnen hat, können Sie die Leistung mit Hilfe einer Vielzahl von Analysen überwachen. Mit deren Hilfe können Sie die Stabilität Ihres Prozesses beobachten, die Zyklusdauer von Aufgaben verfolgen und sogar den zukünftigen Durchsatz Ihres Teams vorhersagen.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass Kanban-Projektmanagement-Tools eindeutig die beste Wahl für erfahrene Teams sind, die bei der Arbeit neue Rekorde aufstellen möchten.

Sie sorgen für mehr Flexibilität und Transparenz im Workflow. Sie können den Fortschritt Ihres Projekts transparenter sehen und die Leistung mit nur wenigen Klicks überwachen.