Kanban-Planung – weg mit dem Gantt-Diagramm

Der Übergang vom traditionellen Projektmanagement zum Lean-Management mit Kanban kann eine Herausforderung werden. Wir hören oft, dass die Kanban-Planung schwierig ist und sich viele Teams weigern, den Kanban-Weg zu gehen, weil sie „nicht planen können“.

Diese Aussage ist schlichtweg falsch, denn Sie können definitiv mit Kanban planen. Es gibt jedoch eine gewisse Planung, die viele Projektmanager selbst auf dem Weg zum agilen Unternehmen anstreben: die gute alte Planung mit dem Gantt-Diagramm.

Was hat das Gantt-Diagramm denn getan?

Eines vorneweg: Das Gantt-Diagramm eignet sich wunderbar, um Abhängigkeiten oder Sequenzierung zu visualisieren. Sobald Sie jedoch Anfangs- und Enddaten an die einzelnen Arbeitselemente hängen, öffnen Sie die Büchse der Pandora. Warum das? Weil:

• Weil wir Druckmittel haben: „Das Projekt hängt hinterher, Sie werden am Wochenende arbeiten“
• Weil wir schlechte Entscheidungen rechtfertigen können: „Sie wollen, dass wir es bis Freitag erledigen, also tun wir eben nicht das, sondern was wir können“
• Wir wissen, dass wir im Zeitplan sind: „Die Diagramme sind grün, aber niemand weiß, was hier eigentlich los ist“
• Wir noch Zeit haben und nicht hetzen müssen: „Die Aufgabe ist auf 3 Tage angelegt, also sorgen wir dafür, dass sie auch mindestens so lange dauert“

Gantt-Diagrammen sind für Umstände mit geringer Variabilität akzeptabel, aber bei der Wissensarbeit können sie ein echter Albtraumwerden.

Wenn wir Software entwickeln oder eine Marketingkampagne planen, wissen wir einfach nicht, wie viel Zeit die Dinge benötigen.

Wie sollen wir dann ein genaues Gantt-Diagramm erstellen? Wir brauchen definitiv eine bessere Planung, und hier kommt die Kanban-Planung ins Spiel.

Ein seltsames Phänomen

Eines der merkwürdigen Probleme, die wir bei Kanbanize erleben, ist die Tatsache, dass die Menschen nicht zwischen Planung, Schätzung und Zeitplanung unterscheiden.

Manchmal trennen selbst erfahrene Projektmanager nicht zwischen diesen Begriffen und sollten dies auch tun. Es ist sinnlos ohne eine Klärung dieser Begriffe weitere Ausführungen zu machen, also liefern wir Ihnen die Definitionen.

Planung (The Good)

Planung ist unser Versuch, die Arbeit so zu gestalten, dass sie angemessen erledigt werden kann. Dies geschieht zu Beginn eines bestimmten Zeitraums oder einer Projekt-/Programmphase.

Wenn wir zum Beispiel ein Haus bauen, überlegen wir bei der Planung, ob wir zuerst das Fundament brauchen, erst die Fenster bestellen oder zuerst das Heizsystem auswählen.

Wir sprechen über ungefähre Zeitrahmen, die wir uns für den Projektabschluss vorstellen. Außerdem haben wir eine grobe Vorstellung von den Gesamtkosten.

Wenn wir genügend Informationen haben, planen wir auch die Abhängigkeiten und versuchen, geeignete Maßnahmen zu ihrer Bewältigung zu finden.

All das ist natürlich bekannt und es ist egal, ob Sie für diesen Schritt Kanban, Lean, Scrum, Wasserfall oder etwas anderes benutzen.

Schätzung (The Bad)

Während grobe Schätzungen völlig in Ordnung sind und wir das sowieso tun, wenn wir einen allgemeinen Plan machen, ist Schätzen auf Ebene der einzelnen Arbeitselemente eine ziemlich unsinnige Angelegenheit. Es gibt viele Gründe, warum man das nicht tun sollte:

• Wir wissen nie, wie viel Zeit einzelne Aufgaben benötigen
• Wenn wir den Arbeitsaufwand schätzen, schaffen wir normalerweise unrealistische Erwartungen
• Wenn wir schätzen müssen, addieren wir normalerweise einen riesigen Puffer hinzu, „nur für den Fall“

Aus verschiedenen Gründen werden die meisten Teams gebeten, den Aufwand ihrer Arbeit einzuschätzen. Selbst Teams, die stolz behaupten, dass sie agil arbeiten, schätzen immer noch den Arbeitsaufwand. Bei Kanbanize schätzen wir nur, ob eine Aufgabe länger als zwei Wochen dauert –  das ist so ziemlich alles, was wir brauchen.

Zeitplanung (The Ugly)

Zeitplanung bedeutet, dass wir das Anfangs- und Enddatum jeder einzelnen Aufgabe festlegen. Die Zeitplanung von Wissensarbeit ist eine Verschwendung. Definitiv.

Wenn jemand behauptet, dass er die Arbeit eines Teams von Wissensarbeitern länger als eine Woche effektiv im Voraus planen kann (selbst dies ist schon unwahrscheinlich), verpassen Sie ihm eine Ohrfeige und sprechen Sie nie wieder mit ihm.

Der wahrscheinlich größte Fehler von Projektmanagern ist, wenn sie sich für Nostradamus halten. Nein, das sollten Sie wirklich nicht tun.

Von Gantt-Diagrammen zur Kanban-Planung

Es ist kein Geheimnis, dass wir unsere Arbeit planen müssen, bevor wir sie tatsächlich erledigen. Wir sollten jedoch akzeptieren, dass wir keine Kontrolle über die Zukunft haben, und wir können einfach nicht wissen, wie lange die Dinge dauern werden. Nicht einmal, wenn es in unserem Gantt-Diagramm steht.

Wenn wir dies akzeptieren, können wir unseren Planungsansatz von deterministisch auf probabilistisch umstellen. Sie haben richtig gelesen – zuerst müssen wir wissen, dass wir es nicht wissen.

Die ultimative Herausforderung besteht darin, zu akzeptieren, dass wir nur das wissen, was jetzt wichtig ist – in diesem Moment.

So entstand die Just-in-Time-Fertigung und die Firmen stellten nur das her, was der Kunde bereits bestellt hatte. So entstand Kanban – wir brauchten eine Methode zur Unterstützung bei unserer täglichen Arbeit und zum Umgang mit der unvorhersehbaren Zukunft.

Bei Kanbanize nennen wir das Kanban-Board „das neue Gantt-Diagramm“. Sie können nicht vom einen zum anderen wechseln, ohne einige Eigenschaften einzubüßen, aber die Schnittmenge reicht für die Kanban-Planung völlig aus.

Stellen Sie sich vor, dass der Bereich „Nicht begonnen“ Ihres Kanban-Boards eine umgekehrte Zeitleiste ist – die Spalte ganz rechts ist „Jetzt“ und die linke Spalte liegt irgendwann in der Zukunft:

Mit dieser grundlegenden Zeitleiste können wir problemlos mit Haftnotizen planen, wann einige Elemente am wahrscheinlichsten erledigt werden. Wenn ein Element beschleunigt oder verschoben werden muss, nehmen wir einfach die Kanban-Karte und verschieben sie in eine andere Spalte des Kanban-Boards.

Das ist ziemlich genau der Kanban-Planungsansatz – einfach die Haftnotizen in der richtigen Spalte neu ordnen. Natürlich sollten wir Kanban-Karten verwenden, wenn wir schon die Kanban-Software für diesen Zweck benutzen. Gibt es eine einfachere und flexiblere Art der Planung?

Woher wissen wir, ob die Kanban-Planung präzise ist?

Erwischt! Das wird sie nicht sein. Sie wird jedoch so genau sein, wie es überhaupt möglich ist, besonders, wenn Sie mit Technologie unterstützen.

Das Analysemodul in Kanbanize verfügt über Monte-Carlo-Simulationen, mit denen wir prognostizieren, wie viele Arbeitselemente wir zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft liefern können. Diese Simulationen basieren auf echten historischen Daten. Das ist die zuverlässigste Methode zur Beantwortung der Frage „Wann ist das fertig?“

Mit diesen Daten können Sie ganz einfach Ihr Kanban-Planungs-Board einrichten. Sie tun das nicht nur im Bruchteil der benötigten Zeit für einen detaillierten Plan, Sie arbeiten damit auch genauer als nach Bauchgefühl.

Darüber hinaus können Sie mit der Kanban-Planung nicht nur auf der Ebene des Kanban-Teams, sondern auch auf der Ebene des Portfolio-Kanbans prognostizieren.

Lassen Sie uns also das Gantt-Diagramm abschaffen und durch den einzig sinnvollen Nachfolger ersetzen – das visuelle Kanban-Planungs-Board.

In Summary

Um unsere Workflows zu organisieren, sollten wir es tunlichst vermeiden, unsere Zeitplanung und Arbeitsschätzungen ohne Praxisdaten als Grundlage durchzuführen. Stattdessen sollten wir uns darauf konzentrieren, mit Hilfe echter historischer historischer Produktivitätsdaten zu planen und jede Phase einzeln anzupassen.