Planejamento Kanban: Como Otimizar a Entrega de Valor?

Tradicionalmente focadas em aumentar a receita, reduzir custos ou minimizar riscos, as organizações agora estão priorizando resiliência, agilidade e a capacidade de entregar resultados de forma rápida e previsível.

De acordo com o Relatório State of Agile, os principais indicadores de sucesso para equipes ágeis incluem o valor entregue (29%) e a razão entre o planejado e o concluído (25%). Essa mudança evidencia a necessidade de métodos de planejamento que promovam flexibilidade e inovação, afastando-se de prazos fixos e adotando decisões orientadas por dados. É aqui que o planejamento Kanban se torna uma resposta estratégica a essas mudanças.

O planejamento Kanban é uma abordagem enxuta que auxilia as organizações no aprimoramento do gerenciamento de projetos por meio da visualização de fluxos de trabalho em quadros Kanban, dividindo projetos em itens de trabalho gerenciáveis e coletando dados históricos para orientar e informar as decisões. 

Vamos discutir como o planejamento Kanban transforma o gerenciamento de projetos tradicional, enfatizando a melhoria contínua e a eficiência operacional.

Como o Planejamento Kanban Ajuda a Construir Resiliência?

• Aprimorando a Transparência do Projeto: No centro de todo fluxo de trabalho Kanban está a visualização de cada etapa do processo de trabalho e das tarefas individuais. Isso não só promove transparência entre os membros da equipe sobre o progresso do trabalho em tempo real, mas também destaca a contribuição de cada pessoa para o projeto como um todo. Além disso, o sistema identifica e eleva rapidamente os gargalos, fornecendo uma base para a melhoria contínua.

• Prevenindo Desperdícios: Considere o gerenciamento de um projeto de desenvolvimento de site. Você começaria a definir datas de início e término para cada tarefa individual? Em nossa experiência, essa abordagem muitas vezes se mostra irrealista e pode levar a desperdícios significativos. A pressão por cumprir prazos pode levar sua equipe a tomar decisões ruins e a práticas ineficientes.

• Enfatizando a Flexibilidade: O planejamento Kanban prioriza resultados e analisa datas de entrega e tempos de ciclo, reconhecendo a natureza imprevisível dos eventos futuros. Ao mudar de uma abordagem determinística para uma abordagem probabilística, ele se concentra em trabalhar com intervalos e probabilidades, em vez de prazos fixos, promovendo assim a flexibilidade.

Planejamento em um Quadro Kanban

Vamos explorar como um quadro Kanban facilita o planejamento de projetos em bases semanais, mensais, trimestrais e além

Usando a Linha do Tempo Reversa

Depois de criar seu quadro Kanban e mapear todo o processo de trabalho, desde o backlog até a área de trabalho em andamento e concluído, você pode começar a usar a forma mais básica de planejamento Kanban. Imagine que a área "Não Iniciado" do seu quadro Kanban é uma linha do tempo reversa – a coluna mais à direita representa o "agora" e a coluna mais à esquerda representa algum momento no futuro.

Com essa linha do tempo básica, é possível utilizar cartões Kanban como post-its para planejar quando certos itens provavelmente serão entregues. Por exemplo, suponha que um item precise ser agilizado ou adiado. Nesse caso, você pega o cartão Kanban e o move para outra coluna do quadro, alterando sua prioridade.

Organizando Itens de Trabalho

A ordem dos itens de trabalho em um quadro Kanban pode ser usada como um indicador para planejar as atividades diárias e semanais. Seguindo o princípio de que quanto mais alto um cartão é colocado no quadro, maior é sua prioridade, as equipes podem se concentrar em concluir as tarefas mais importantes primeiro. Dessa forma, quando houver capacidade disponível, as pessoas terão todas as informações necessárias para continuar com a tarefa mais importante na fila.

Usando Workflows de Linha do Tempo

Os workflows de linha do tempo disponíveis na Businessmap são uma solução ideal para o planejamento de projetos no nível da equipe. As equipes podem dividir os projetos em tarefas gerenciáveis e acompanhar seu progresso em um só lugar. A visualização do calendário oferece uma visão sempre atualizada do status de todos os itens de trabalho no pipeline, incluindo projetos atuais, passados e futuros.

Usando a Visualização de Gráfico de Gantt

Caso esteja habituado ao uso de gráficos de Gantt para planejamento de projetos, a visualização do gráfico de Gantt no Businessmap permite observar as dependências entre tarefas ou projetos inteiros. Ela oferece uma visão clara e unificada do progresso planejado e real dos projetos. Além disso, simplifica o planejamento do trabalho futuro com base na capacidade da equipe e permite ajustar facilmente os cronogramas das suas iniciativas.

A funcionalidade de planejamento, especialmente quando usada em conjunto com o fluxo de trabalho de Iniciativas, oferece uma poderosa ferramenta para o planejamento estratégico. Essa combinação permite visualizar e gerenciar um portfólio de projetos e iniciativas de maneira abrangente. Ao organizar os projetos no gráfico de Gantt, os stakeholders podem ver como diferentes iniciativas se alinham com os objetivos estratégicos, entender cronogramas e avaliar dependências e sobreposições entre projetos.

Como Sabemos se o Planejamento Kanban é Preciso?

No Kanban, as métricas desempenham um papel central, e os aspectos de planejamento e estimativa do método não são exceção. Focado na estabilidade do fluxo, medição do tempo de ciclo e throughput, as análises Kanban podem ajudar você a coletar dados sobre o desempenho de suas equipes e da empresa.

Por exemplo, quando você tem um fluxo de trabalho estável, pode esperar que itens de trabalho semelhantes tenham tempos de ciclo semelhantes. Então, você também pode usar o tempo de ciclo médio e os números de throughput para calcular e prever, com alta probabilidade, quando os projetos futuros devem ser concluídos.

Embora possa parecer um cálculo simples, a análise de diferentes números e cenários ao gerenciar diversos projetos pode demandar tempo considerável. Para facilitar, o módulo de Análise da Businessmap oferece simulações de Monte Carlo. Esta poderosa ferramenta de análise faz os cálculos e previsões para você, fornecendo uma estimativa precisa ao analisar seu diagrama. Essa abordagem não apenas economiza uma quantidade significativa de tempo em comparação à criação de um plano detalhado, mas também baseia as estimativas em dados de desempenho históricos, em vez de intuição.

Previsão de Projetos de Próxima Geração

Para estruturar e gerenciar projetos de forma eficiente na Businessmap, você pode usar os workflows de Linha do Tempo ou Iniciativas. Essas funcionalidades permitem dividir os projetos em componentes fundamentais e visualizá-los em quadros Kanban para um gerenciamento detalhado do trabalho.

O grande diferencial, no entanto, é a capacidade de previsão de projetos. Todo projeto configurado na Businessmap pode ser submetido a uma previsão detalhada, fornecendo uma gama de cenários, do melhor ao pior caso para a conclusão do projeto. Quer esteja buscando um cronograma otimista ou se preparando para possíveis atrasos, terá os insights necessários para lidar com as complexidades da execução de projetos.

É importante saber que a função de previsão será tão boa quanto os seus dados históricos. Se você tiver um processo estável e previsível, suas previsões serão muito precisas.

In Summary

Ao visualizar os processos de trabalho, utilizar métricas de fluxo e coletar dados, a abordagem Kanban desloca o planejamento de estimativas pesadas para a tomada de decisões informada. Isso viabiliza ajustes oportunos, aumentando a resiliência e adaptabilidade das organizações. O planejamento Kanban enfatiza:

• Visualização detalhada dos processos de trabalho em quadros Kanban.
• Coleta de dados de desempenho históricos.
• Previsões precisas de tempo de ciclo de projetos usando simulações de Monte Carlo.