Planjamento Kanban - Eliminando o Gráfico de Gantt

A transição da Gestão de Projeto tradicional para a Gestão Lean Kanban pode ser desafiadora. Nós ouvimos com frequência que o Planejamento Kanban é difícil e vários times se recusam a utilizar o método Kanban, porque “eles não conseguem planejar”.

Esta afirmação está errada, porque você pode, certamente, planejar com o Kanban. No entanto, há uma certa maneira de planejamento que vários gerentes de projeto buscam, mesmo se estiverem no caminho do “Ágil”. Não é nada mais que o bom e velho gráfico de planejamento de Gantt.

Por Que Eliminar o Gráfico de Gantt?

Primeiro, vamos clarificar algo. Não há nada de errado com o gráfico de Gantt, se você o utiliza para visualizar dependências ou sequências. No entanto, no momento em que você coloca datas de início e conclusão para itens de trabalho individuais, você se torna a raiz de todo o mal. Por que isso? Porque:

• Nós temos os meios de forçar a mão, ou seja, “o projeto está atrasado, você terá que trabalhar no final de semana”
• Nós temos os meios de justificar decisões ruins, ou seja, “Eles querem que nós façamos até sexta-feira, não vamos fazer o que devemos, mas sim o que podemos”.
• Nós sabemos quando estamos indo bem, ou seja, “Os gráficos estão verdes, mas ninguém sabe o que está acontecendo aqui”.
• Nós temos tempo, não precisamos nos apressar, ou seja, “A tarefa está planejada para daqui 3 dias, vamos nos certificar de levar, pelo menos, este tempo para conclui-la”.

A construção de gráficos de Gantt é aceitável em contextos com baixa variabilidade, mas eles podem se tornar um verdadeiro pesadelo em trabalhos de conhecimento.

Quando nós construímos um software ou uma campanha de marketing, nós não sabemos quanto tempo as coisas tomarão.

Como é possível construir um gráfico de Gantt preciso? É óbvio que nós precisamos de uma maneira melhor de planejamento e é aqui que o planejamento Kanban entra em cena.

Um Fenômeno Estranho

Um dos problemas estranhos, que nós vemos aqui no Kanbanize, é que as pessoas não fazem nenhuma distinção entre planejamento, estimação e agendamento.

Algumas vezes, até mesmo os gerentes de projeto mais experientes não diferenciam entre essas palavras, o que eles deveriam. Seguir adiante sem clarificar esses termos não faz sentido, então vamos primeiro ver suas definições.

Planejamento (O Bom)

Planejamento é a nossa tentativa de sequenciar o trabalho em uma maneira razoável para concluí-lo. Ele ocorre no começo de um dado período de tempo ou de uma fase de um projeto/programa.

Se nós estamos construindo uma casa, por exemplo, nós planejamos se primeiro construímos a fundação ou se primeiro encomendamos as janelas ou se primeiro escolhemos o sistema de aquecimento, e assim por diante.

Nós falamos sobre prazos aproximados nos quais vemos a conclusão do projeto. Além disso, nós construímos um custo estimado.

Se possuímos informações suficientes, nós também planejamos quais dependências teremos e tentamos encontrar as medidas adequadas para elas.

Tudo isso faz parte do senso comum e não há problema em fazê-lo, não importa se você está utilizando Kanban, Lean, Scrum, Waterfall ou qualquer outra coisa.

Estimativa (O Mau)

Embora estimativas aproximadas sejam totalmente aceitáveis, e é o que fazemos de qualquer jeito, quando nós tentamos criar um plano geral, estimar a nível de item de trabalho individual é uma perda de tempo. Há várias razões para não fazer isso:

• Nós nunca sabemos quanto tempo as tarefas individuais tomarão
• Quando nós estimamos o trabalho, nós geralmente criamos expectativas irreais
• Se temos que estimar, geralmente adicionamos um grande tempo extra na nossa estimativa, “só por segurança”

Por um motivo ou outro, no entanto, uma estimativa do trabalho é requisitada para a maioria dos times. Até mesmo times que dizem ser “Ágil” com orgulho, ainda estimam seu trabalho. No Kanbanize, nós somente estimamos se uma tarefa é maior que duas semanas ou não – isso é tudo que precisamos.

Agendamento (O Feio)

Agendar seu trabalho significa que você fixará uma data de início e término para cada tarefa individual. O agendamento em um trabalho de conhecimento é uma perda de tempo. Ponto final.

Se alguém diz que eles precisam agendar efetivamente o trabalho de um time de funcionário de conhecimento, mais do que uma semana no futuro (até isto é questionável), dê um tapa na cara desta pessoa e nunca mais fale com ela.

Brincar de Nostradamus é provavelmente o maior erro que você pode fazer como gerente de projeto. Sério, não faça isso.

Dos Gráficos de Gantt ao Planejamento Kanban

Sem dúvidas, nós precisamos planejar nosso trabalho antes de executá-lo. No entanto, nós devemos aceitar o fato de que não controlamos o futuro e não podemos saber quanto tempo as coisas levarão. Nem mesmo se estiver em nosso gráfico de Gantt.

Aceitar isso permitirá que nós alteremos a maneira com que planejamos de uma abordagem determinista para uma probabilística. Está certo, o primeiro passo é saber que nós não sabemos.

O maior desafio é aceitar que nós somente sabemos o que é importante agora – neste exato momento.

Foi assim que a produção Just in Time surgiu e as empresas começaram a construir somente o que os clientes já haviam encomendado. E assim surgiu o Kanban – nós precisávamos de um método para nos ajudar com nosso trabalho diário e lidar com o futuro imprevisível.

No Kanbanize, nós chamamos o quadro Kanban de “O novo Gráfico de Gantt”. Você não pode traduzir um para outro sem perder algumas de suas características, mas há uma boa correlação, que torna o Planejamento Kanban possível.

Imagina que a área “Não Iniciado” do seu quadro Kanban é uma linha de tempo revertida, a coluna mais à direita é o “agora” e a coluna mais à esquerda é algo no futuro:

Com esta linha de tempo básica, nós podemos utilizar stickies para planejar quando alguns itens serão, provavelmente, entregues. Se um item precisa ser acelerado ou adiado, nós só precisamos pegar o cartão Kanban e movê-lo para outra coluna do quadro Kanban.

Esta é basicamente a abordagem do Planejamento Kanban – reorganize os stickies para estarem na coluna da direita. Claramente, nós devemos utilizar os cartões Kanban se estivermos usando um software Kanban para este propósito. Qual seria uma maneira mais fácil e flexível?

Como Podemos Saber se o Planejamento Kanban é Preciso?

Pegadinha! Ele não será. No entanto, será o mais preciso possível, especialmente se você utilizar a tecnologia como apoio.

Como parte do módulo de Análise no Kanbanize, nós temos as simulações Monte Carlo, que utilizamos para prever quantos itens de trabalho podemos entregar em uma certa data no futuro. Essas simulações são baseadas em dados históricos reais, que o tornam a maneira mais confiável de responder a questão: “Quando será concluído?

Pode haver vários exemplos de quadros Kanban diferentes, mas com estes dados, é sempre fácil criar um bom quadro de planejamento. Você não só fará isso em uma fração do tempo que utilizaria para um planejamento detalhado, mas este tipo de planejamento é provavelmente mais preciso que sua intuição.

Além disso, você pode utilizar a técnica de Planejamento Kanban para prever não só a nível de time Kanban, mas também a nível do Portfólio Kanban.

Então, vamos eliminar o gráfico de Gantt e substituí-lo pela única opção razoável – o quadro visual de Planejamento Kanban.

In Summary

Em um esforço de organizar nossos fluxos de trabalho, a última coisa que devemos estar fazendo é tentar agendar e estimar nosso trabalho, sem nenhum dado real por trás deste plano.

Em vez disso, nós devemos nos concentrar em avançar nosso progresso com o planejamento, com base em dados de produtividade históricos e ajustá-lo em cada etapa.