Estabelecer um fluxo de trabalho estável é a chave para construir equipes bem-sucedidas e produtivas. Um fluxo de trabalho estável ajuda sua organização a entregar mais rapidamente ao mercado e agrega maior valor aos seus clientes.
Mas como você pode medir e melhorar a taxa de sucesso do seu fluxo de trabalho?
A resposta é simples – com dados estatisticamente significativos. Usar métricas Kanban é necessário para entender como sua equipe está se saindo e onde precisam melhorar. É por isso que a maioria das soluções Kanban online contemporâneas vem equipada com poderosos módulos de análise que fornecem métricas valiosas sobre o fluxo de trabalho.
Com as métricas Kanban, você não precisa adivinhar quando o trabalho do projeto será concluído, pois elas fornecem dados concretos sobre a produtividade, eficiência e confiabilidade do seu processo de produção.
É por isso que você pode considerar essas métricas como indicadores de produtividade da equipe e relatórios de eficiência de processos.
Agora, vamos descobrir quais são as métricas essenciais de relatórios Kanban que você precisa conhecer.
Lead Time e Cycle Time
Lead time e cycle time são duas das métricas Kanban mais importantes e úteis. Elas podem ajudar você a entender quanto tempo os itens de trabalho permanecem no seu fluxo de trabalho até serem concluídos. Lead time é o tempo total que uma tarefa leva desde o pedido até a entrega no seu sistema. Cycle time é o tempo que você gasta trabalhando ativamente nela.
Muitas vezes as pessoas confundem essas duas métricas de fluxo de trabalho, mas há uma diferença clara. O lead time começa no momento em que uma nova tarefa é solicitada e termina quando está concluída. Por outro lado, o cycle time começa quando alguém de fato começa a trabalhar em uma determinada tarefa. Em outras palavras, o cycle time começa no ponto de compromisso.
Ambas as métricas são essenciais porque podem mostrar quanto tempo leva para o trabalho fluir pelo seu fluxo de valor.
Você pode usar dados de lead time para analisar se os itens de trabalho ficam esperando por muito tempo antes de entrarem em progresso. Por outro lado, as métricas de cycle time ajudam você a entender o tempo necessário para a conclusão real de uma tarefa.
Como medir o Cycle Time e o Lead Time?
Para medir o cycle time e o lead time médios, você pode usar um Diagrama de Fluxo Cumulativo (CFD) – uma das fontes de dados mais avançadas para o seu fluxo de trabalho. O CFD pode mostrar o cycle time e o lead time médios, assim como o número de itens de trabalho em andamento. Dessa forma, você pode ver quão estável é o seu fluxo de trabalho e onde precisa melhorar.
Se você quiser analisar o tempo de ciclo de itens de trabalho individuais, pode usar o Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo. Ele ajudará você a identificar tarefas que levaram mais tempo para serem concluídas e a descobrir e analisar possíveis razões que retardam o processo de trabalho.
Saiba mais sobre o Gráfico de Dispersão
Além disso, você pode usar o Histograma de Tempo de Ciclo para ver o tempo de ciclo mais comum das suas tarefas de trabalho. Esse gráfico ajudará você a monitorar e controlar o ritmo desejado da sua equipe.
Saiba mais sobre o Histograma de Tempo de Ciclo
Throughput
Throughput é o número de tarefas concluídas por unidade de tempo, como itens de trabalho concluídos por dia. Pode ser considerado uma métrica de produtividade da equipe. Ele representa o nível de produtividade da sua equipe no passado.
Throughput é uma métrica importante para acompanhar, pois mostra o impacto do seu fluxo de trabalho no desempenho geral dos negócios. Uma visão geral do total de unidades processadas pode ajudar você a tomar decisões importantes de negócios, como expandir a capacidade de trabalho, acelerar a produção, entre outras.
No entanto, o throughput pode ser uma métrica complicada. Ele mostra o número de tarefas que foram concluídas por dia, mas não mostra quando diferentes tarefas foram iniciadas. Por isso, para decisões futuras mais precisas, você pode combinar as métricas de throughput com os relatórios de tempo de ciclo e tempo de lead.
Como medir o Throughput?
Você pode usar o Histograma de Throughput para ver o throughput médio por dia ou a porcentagem de todos os dias com um determinado throughput. Isso lhe dará uma melhor compreensão da capacidade da sua equipe.
Saiba mais sobre o Histograma de Throughput
Trabalho em Progresso
Trabalho inacabado não pode entregar valor aos seus clientes. No entanto, o "Trabalho em Progresso" desempenha um papel crucial no monitoramento e análise da capacidade do seu fluxo de trabalho. Por isso, é importante acompanhar os itens de trabalho que estão em progresso, mas ainda não foram concluídos. Ao fazer isso, você não só determina a capacidade da sua equipe, como também melhora o fluxo de valor.
Seu quadro Kanban permite monitorar facilmente o trabalho em progresso. O quadro oferece uma visão geral rápida de todas as tarefas em andamento e informações vitais relacionadas a cada tarefa, como responsável, prazo, descrição, entre outros.
Como medir o Trabalho em Progresso?
Além disso, usando um gráfico de "Aging Work in Progress", você pode ver o total de todos os itens de trabalho que estão sendo processados e quanto tempo se passou desde que foram iniciados. Dessa forma, você pode identificar tarefas que estão em andamento por muito tempo e descobrir o motivo.
Saiba mais sobre Aging Work in Progress
Filas (O Custo da Espera)
As filas aparecem no seu fluxo de trabalho enquanto as tarefas aguardam uma nova ação. Por exemplo, uma etapa de fila pode ser "esperando por revisão". Muitas vezes, as filas acumulam uma parte significativa do tempo de ciclo das tarefas, pois os itens de trabalho são interdependentes e dependem de diferentes membros da equipe. Por isso, é importante monitorar as filas e entender como elas podem impactar o desempenho geral. É recomendável limitar o número de itens de trabalho nas filas e tentar movê-los o mais rápido possível.
No Lean, a espera é considerada um grande desperdício. Portanto, quanto mais tempo as tarefas ficam nas filas, maiores são os custos.
Como acompanhar e analisar Filas?
Você pode usar o Mapa de Calor para monitorar e analisar filas. Esta ferramenta mostra quanto tempo suas tarefas permanecem em cada estágio do seu fluxo de trabalho. Dessa forma, você pode ver o tempo total que os itens de trabalho em filas permanecem em um intervalo de tempo pré-definido.
Quando Será Concluído?
Não seria ótimo se sua empresa pudesse responder a essa pergunta com certeza? Claro que sim. A estimativa de trabalho sempre foi um problema, mas com as métricas Kanban, você pode usar previsões baseadas em dados para ver quando suas tarefas serão concluídas.
Conheça as simulações de Monte Carlo – uma ferramenta estatística que pode ajudar você a tomar decisões baseadas em dados.
Com base nos dados históricos do seu fluxo de trabalho, esta ferramenta realiza um grande número de simulações aleatórias para fornecer uma previsão probabilística de quando as tarefas atuais podem ser concluídas ou quantas tarefas podem ser concluídas em um determinado período de tempo.
Saiba mais sobre as Simulações Monte Carlo
Essas são algumas das métricas Kanban mais importantes com as quais você pode começar para tornar sua equipe mais produtiva e seu fluxo de trabalho mais eficiente.
Se você está interessado em mais informações, confira nossos artigos dedicados.
Como as Métricas Kanban Ajudam as Equipes a Melhorar na Vida Real?
“Se for apenas uma questão de visibilidade, você pode usar qualquer rastreador de tarefas, mas se você quiser levar a sério, fechar o ciclo de feedback e ajudar as equipes a tomar decisões informadas baseadas em dados, então a plataforma de software Businessmap é a solução óbvia”, diz Nils Wloka – Diretor de Engenharia da Instana.
Nenhuma equipe Ágil discordará que analisar dados é fundamental para um fluxo de trabalho mais estável, decisões mais informadas e, em última análise, melhor entrega de resultados de projetos. Quando essas métricas são combinadas em uma plataforma abrangente que oferece vários gráficos e diagramas, elas se tornam cruciais para o sucesso da equipe.
Confiada por muitas equipes diversas, a Businessmap (anteriormente Kanbanize), com seu extenso e poderoso módulo de análises, provou que as equipes podem analisar o desempenho de seus fluxos de trabalho, otimizar a eficiência dos processos e abraçar a melhoria contínua. Vamos explorar alguns exemplos para mostrar os resultados reais.
Tornando-se 50% Mais Eficiente com Businessmap
Impulsionar a melhoria requer medição constante. Reconhecendo isso, o departamento de TI da AK Gida adota a suíte de análises abrangente da Businessmap para avaliar a eficiência de seus processos após implementar novas práticas Ágeis.
O foco está nas métricas de fluxo, como tempo de lead, tempo de ciclo e throughput, que fornecem insights valiosos sobre o desempenho de entrega do departamento de TI.
Por exemplo, o Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo permite que os engenheiros de TI analisem os tempos de lead e ciclo. A ferramenta os ajuda a estimar quanto tempo a maioria das tarefas (por exemplo, 85% ou 95%) leva para passar pelo fluxo de trabalho. Esses dados são então usados para estabelecer Expectativas de Nível de Serviço (SLEs) para itens de trabalho que chegam.
A análise dos dados de métricas de fluxo permite que a equipe obtenha resultados notáveis, incluindo uma melhoria de 54% no tempo de ciclo e uma redução de 23% no tempo de lead.
Fonte: Estudo de Caso AK Gida
Dobrando a Eficiência do Fluxo
A Encoparts, uma empresa de logística de distribuição, transformou sua Área de Compras Internacionais implementando métricas de fluxo como tempo de lead e tempo de ciclo. Essas métricas forneceram aos líderes de equipe insights valiosos sobre o processo de compras, revelando a velocidade de entrega, identificando gargalos e detalhando o tempo gasto em diversas atividades.
Como resultado, a equipe alcançou um tempo de ciclo e throughput consistentes para o cumprimento de pedidos. Em apenas dois meses, processaram uma média de 152 itens de trabalho em um período de 12 dias. Além disso, ao analisar tarefas que agregam valor versus tarefas que não agregam, eles quase dobraram a eficiência do fluxo de 34% para impressionantes 67%.
Fonte: Estudo de Caso Encoparts
Reduzindo o Tempo de Ciclo em Mais de Metade
A SCHLENK adotou métricas Kanban como tempo de ciclo, throughput e eficiência do fluxo para entender melhor e melhorar seus processos de trabalho em projetos inovadores. Eles usavam regularmente o Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo e o Diagrama de Fluxo Cumulativo para identificar áreas de otimização.
Ao analisar os pontos fora da curva através do exame detalhado do Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo, eles identificaram as causas dos atrasos em tarefas específicas e definiram etapas de otimização com base em suas descobertas. Essa abordagem permitiu que enfrentassem sistematicamente gargalos no processo e eliminassem bloqueadores do sistema, levando a fluxos de trabalho mais eficientes e melhor gerenciamento de projetos.
Além disso, ao analisar o Diagrama de Fluxo Cumulativo, eles descobriram ineficiências e introduziram limites de Trabalho em Progresso (WIP). Essa mudança reduziu dramaticamente os tempos de ciclo, de 110 dias para 44 dias no percentil de 85%.
Fonte: Estudo de Caso Schlenk
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