O que são Swimlanes no Kanban? Como Usá-los na Prática?

O que são Swimlanes no Kanban?

As swimlanes no Kanban são linhas horizontais que dividem um quadro Kanban em seções. As equipes frequentemente as utilizam para separar visualmente diferentes tipos de trabalho em um único quadro e organizar tarefas homogêneas. 

Para que Você Pode Usar Swimlanes no Kanban?

Um exemplo simples de swimlane (faixa) no Kanban seria a separação de diferentes tipos de produtos ('Hardware' e 'Serviços') no quadro da equipe de compras. Nesse caso, swimlanes separadas oferecem uma visão melhor da carga de trabalho por tipo de produto e ajudam a melhorar o fluxo.

Ao falar sobre fluxo, devemos também mencionar a limitação de trabalho em andamento (WIP). Como você provavelmente já sabe, as diferentes etapas do seu fluxo de trabalho devem ter limites para que os membros da equipe se concentrem em concluir tarefas em vez de iniciar constantemente novos trabalhos.

O mesmo se aplica às swimlanes no Kanban. No exemplo de compras acima, você deve definir limites de WIP separados para as swimlanes de Hardware e Serviços, que estejam de acordo com o limite geral da etapa "Em Progresso" no quadro Kanban.

De modo geral, as swimlanes no Kanban são usadas para separar diferentes tipos de trabalho. A forma como você deve aplicá-las depende das especificidades do seu fluxo de trabalho. Existem, contudo, alguns tipos principais de swimlanes (faixas) que vale a pena conhecer. Confira abaixo.

Diferentes Tipos de Swimlanes no Kanban

Os tipos mais comuns de swimlanes em um quadro Kanban são:

• Indivíduos/Equipes/Clientes
• Tarefas repetitivas
• Classes de Serviço (Expedite, Data de Entrega Fixa, Padrão, Intangível)
• Swimlanes em nível empresarial
• Opções Descartadas

Vamos abordar brevemente cada um deles.

Indivíduos/Equipes/Clientes

Você pode criar swimlanes dedicadas no Kanban para visualizar o trabalho de diferentes equipes ou indivíduos. Aqui você vê as três unidades de "Aplicação e Montagem" (Subsidiária Fly Engine, Flow Air, e Subsidiária Wings LTD) com swimlanes dedicadas. Embora todas compartilhem o mesmo fluxo de trabalho, isso oferece uma visão melhor de quais tarefas de cada unidade estão se acumulando ou onde é necessário maior capacidade.

Além disso, você pode usar swimlanes no Kanban para separar o trabalho de diferentes clientes e visualizar melhor o que você está preparando para eles. Este cenário não é muito comum, mas é muito eficaz para clientes de longo prazo.

Por exemplo, digamos que você seja uma empresa de entrega de projetos de engenharia e construção, trabalhando com diferentes clientes em suas novas sedes corporativas ou novas instalações de produção. Separar as tarefas dos diferentes projetos em swimlanes dedicadas nos quadros de equipe tornará o gerenciamento de projetos grandes e de longo prazo muito mais fácil. Dessa forma, você garantirá que o status do projeto e a carga de trabalho sejam fáceis de monitorar e acompanhar.

Tarefas Repetitivas

Às vezes, as equipes têm muitas tarefas recorrentes. Por exemplo, uma equipe de operações de TI pode ter tarefas de manutenção que exigem o backup regular de arquivos empresariais importantes em um sistema de rede.

Esses são itens de trabalho que fornecem maior segurança para a organização. Devido à sua natureza recorrente, uma boa prática é utilizar swimlanes (faixas) no Kanban para visualizá-los e organizá-los separadamente. Dessa forma, você poderá organizar melhor o seu quadro Kanban, especialmente se tiver um volume grande de tarefas pontuais e recorrentes.

Classes de Serviço

Visualizar diferentes classes de serviço é uma das opções mais amplamente utilizadas para swimlanes no Kanban. Essas swimlanes oferecem às equipes uma solução para priorizar tarefas de forma eficaz e reduzir riscos.

Como você pode imaginar, diferentes tipos de itens de trabalho não terão o mesmo nível de "urgência" associado a eles. É por isso que existem 4 classes de serviço para gerenciamento de prioridades no Kanban, que você pode separar e visualizar com a ajuda das swimlanes Kanban. Estamos listando elas abaixo:

• Data de Entrega Fixa
• Padrão
• Intangível
• Expedite

Expedite

Essa classe de serviço é reservada para itens de trabalho com a mais alta prioridade, o que significa que requerem total dedicação da equipe. É possível criar uma swimlane (faixa) específica para Expedite no quadro Kanban correspondente a essa classe de serviço e processar os itens que são críticos, de alto risco e que podem estar bloqueando suas outras tarefas de avançarem. 

Data de Entrega Fixa

A classe de Data de Entrega Fixa é reservada para itens de trabalho que precisam ser concluídos até um determinado momento. Você pode usar uma swimlane Kanban dedicada para visualizar e separar itens que possam acumular um alto custo de atraso (CoD) se não forem concluídos dentro de um prazo específico.

Padrão

A classe de serviço padrão representa as atividades normais no seu fluxo de trabalho, que não vêm acompanhadas de muito risco ou custo de atraso. É por isso que, no caso de os itens de trabalho no seu projeto não serem homogêneos, uma boa prática é usar uma swimlane Kanban para separar as tarefas padrão daquelas com maior prioridade.

Intangível

A última classe de serviço no Kanban é Intangível. Ela é reservada para as tarefas que não são urgentes no momento e, portanto, têm o menor risco e custo de atraso. Como você provavelmente já imaginou, você pode visualizar e separar esses itens de trabalho do restante com a ajuda de uma swimlane Kanban dedicada.

Opções Descartadas

Ao trabalhar em projetos, as equipes frequentemente apresentam várias ideias sobre como executar o trabalho e desenvolver aspectos específicos. Contudo, muitas dessas ideias não são implementadas e acabam sendo abandonadas no processo de refinamento. Um problema surge quando essas opções são descartadas e nunca mais consideradas, já que pode acontecer de suas alternativas não serem a melhor escolha.

No Kanban, uma boa prática é manter as opções descartadas por um tempo em uma swimlane dedicada antes de rejeitá-las completamente. Isso lhe dará maior flexibilidade para refletir sobre a decisão de escolher uma certa opção em detrimento de outra e determinar se algo foi corretamente descartado.

Swimlanes em Nível Empresarial

Além de separar e visualizar diferentes tipos de trabalho no nível da equipe, é possível aplicar swimlanes (faixas) Kanban em nível organizacional. Isso faz parte do Kanban de Portfólio e funciona melhor quando você está escalando o Kanban em toda a organização.

Por exemplo, você pode usar uma swimlane dedicada para visualizar os objetivos mais amplos da empresa em um quadro Kanban de Portfólio. Depois disso, você pode dividir esses grandes objetivos estratégicos em resultados-chave menores que são visualizados e separados com suas próprias swimlanes Kanban. Esses resultados-chave podem ser ainda mais divididos em épicos/projetos alocados às respectivas equipes e ficar visíveis tanto no quadro Kanban principal quanto nos quadros das equipes individuais dentro da empresa.

Swimlanes no Kanban na Businessmap

Esperamos que, até agora, você tenha uma boa compreensão das swimlanes Kanban e de como elas podem ser usadas. Embora sejam uma solução eficaz para organização e priorização do trabalho, na Businessmap seguimos o princípio da 'melhoria contínua', que agora aplicamos também às swimlanes do nosso software.

Até agora, a abordagem padrão tem sido usar um quadro Kanban por fluxo de trabalho e aplicar diferentes swimlanes dentro dele. No entanto, quando identificamos mais de um fluxo de itens de trabalho em nossas equipes, nossa melhor prática é usar Múltiplos Fluxos de Trabalho em um único quadro Kanban e, em seguida, aplicar swimlanes dentro deles. O conceito é simples. Por exemplo, uma equipe de Customer Success pode usar dois fluxos de trabalho no seu quadro Kanban – Pedidos de Clientes Existentes e Atividades Internas.

No primeiro caso – Pedidos de Clientes Existentes, eles podem ter diferentes swimlanes Kanban para separar tickets de clientes prioritários (maior prioridade), pequenas e médias empresas, grandes empresas, clientes interessados em uma integração específica, etc. O segundo fluxo de trabalho – Atividades Internas, pode servir como um lugar onde eles visualizam tarefas, não relacionadas ao trabalho de clientes, que precisam ser realizadas internamente para a empresa.

Esse modelo de quadro Kanban ajudará a equipe a organizar melhor suas atividades, centralizar informações, minimizar trocas de contexto e aumentar a produtividade. 

In Summary

As swimlanes no Kanban representam linhas que dividem um quadro horizontalmente. Elas têm vários casos de uso, com os principais tipos resumidos abaixo. Você pode criar swimlanes para:

• Indivíduos/Equipes/Clientes
• Tarefas Repetitivas
• Swimlanes em Nível Empresarial
• Classes de Serviço (Expedite, Data de Entrega Fixa, Padrão, Intangível)
• Opções Descartadas