O que é o Custo de Atraso e Como Otimizar seu Processo

Custo de atraso (CoD) é uma métrica importante na gestão Lean que representa o impacto econômico de um atraso na entrega do projeto. Ainda assim, a maioria das empresas não o compreende completamente ou sabe como ele deve ser calculado.

Este pode ser um erro muito caro, já que atrasos podem custa milhões, dependendo do tamanho das operações da empresa.

É precisamente por isso que você precisa entender o que é o custo de atraso, como calculá-lo e como otimizar seu processo para reduzir o CoD.

Exemplos de Custo de Atraso

A explicação mais básica que você encontrará é que o CoD é o impacto econômico de um atraso na entrega do projeto.

Isto pode ser usado em vários contextos como:

• Desenvolvimento de produto – a quantia de dinheiro que você perderá se você atrasar o lançamento de seu novo produto.
• Desenvolvimento de software – a quantia de dinheiro que você perderá se atrasar o lançamento de um recurso inovador que dará uma vantagem sobre a competição.
• Operações de TI – a quantia de dinheiro que você perderá se falhar na entregar da iniciativa estratégica que o CEO deseja.

O CoD combina urgência e valor – duas coisas que os humanos não conseguem fazem uma boa distinção. Para tomar decisões, você precisa entender não só o valor de algo, mas também sua urgência.

Como Calcular o Custo de Atraso?

Para calcular os custos potenciais de atraso, você precisa antecipar a receita que terá por semana depois de entregar algo para o mercado.

Por exemplo, se você está em uma empresa SaaS e planeja entregar um novo recurso add-on que você antecipa que trará $20.000 por semana, cada semana que você atrasar o lançamento custará esta soma à sua empresa.

Esta linha de abordagem para o cálculo do custo de atraso está longe de ser suficiente quando você está rodando um portfólio de projeto e precisa priorizar o trabalho. Para ter um entendimento detalhado de como a priorização afetará o CoD, você deve fazer o seguinte cálculo:

Custo de atraso dividido pela duração (também conhecido como CD3)

A divisão do custo de atraso pela duração do projeto o ajudará a obter um entendimento minucioso de como priorizar um coisa em vez de outra afetará sua organização.

Aqui está o cálculo exato:

• Calcule o lucro seminal esperado do projeto
• Calcule, aproximadamente, quanto tempo levará para implementá-lo
• Divida o lucro pela duração estimada do projeto

Quanto maior o valor de CD3, maior sua importância, já que o retorno sobre o investimento será mais rápido.

Priorização de Projetos usando o Custo de Atraso

Digamos que você possui 3 projetos planejados para o futuro próximo. Todos eles agregarão valor aos seus consumidores e trarão receita para sua empresa, e a escolha da ordem de entrega afetará ambos.

É por isso que você precisa quantificar o custo de atraso para cada projeto e escolher o plano de ação mais adequado.

Quando você como calcular o custo de atraso deles, você só precisará seguir 3 passos simples:

1. Compare os projetos
2. Visualize os cenários de conclusão
3. Analise o impacto da priorização no custo de atraso

Compare projetos

Calcule o custo de atraso para cada projeto usando o CD3 e compare os projetos para que você tenha um entendimento claro do impacto de cada um para a sua empresa.

Visualize os Cenários de Conclusão

Neste tipo de situação, você possui um total de $85.000 para a sua receita semanal esperada e algumas maneiras de lidar com o trabalho que precisa ser concluído. As quatro escolhas mais lógicas são:

• Priorizar de acordo com a duração, começando com a menor
• Priorizar de acordo com o valor do projeto, começando com o mais valioso
• Priorizar de acordo com a pontuação de CD3, começando com a maior
• Processas todos os projetos simultaneamente

Cada uma dessas opções trará diferentes custos de atraso para sua empresa e você precisa analisar o impacto da priorização antes de tomar qualquer decisão. Se você está praticando o Hoshin Kanri, esta pode ser uma oportunidade perfeita para jogar Catchball com o seu time.

Análise do impacto da priorização

Esta é uma tarefa simples para calcular quanto custaria se você escolhesse qualquer um dos mecanismos de priorização.

Continuando com nosso exemplo de projeto, se você estimou que o tempo total exigido para terminar todos os três projetos é de 8 semanas, você só precisa adicionar o custo de atraso para cada projeto semanalmente.

Após a conclusão de um projeto, você remove seu custo de atraso do CoD geral até que esteja pronto.

Portanto:

Se você priorizar por duração do projeto, você terá um CoD para as primeiras 2 semanas de $10.000. Após a conclusão do menor projeto, para as próximas 4 semanas, o custo de atraso é de $180.000. Quando você terminar o segundo, para as 8 semanas exigidas para o término do projeto, o custo é de $700.000. Tudo isso tem um total de $890.000.

Se você priorizar por valor do projeto, você terá um custo de atraso para as primeiras 8 semanas de $400.000; para as próximas 4 – $360.000; para as 2 últimas – $70.000. Tudo isso tem um total de $830.000.

Se você priorizar por pontuação de CD3, você terá um CoD para as primeiras 4 semanas de $120.000; para as próximas 8 – $600.000; para as últimas duas $70.000. Tudo isso tem um total de $790.000.

Se você não priorizar e decidir entregar todos os projetos simultaneamente para o mercado, tudo que você precisa fazer é calcular o CoD para cada projeto durante as 14 semanas exigidas para a conclusão de todos os projetos e entregá-los simultaneamente.

Como você pode ver nesses 4 cenários, cada decisão tem um impacto econômico diferente na sua empresa.

Tipos de Custo de Atraso

Antes que você possa começar a otimizar sua empresa para reduzir o custo de atraso, você precisa estar ciente de que há tipos diferentes de CoD que você precisa discutir.

Custo de atraso padrão

Até agora, nós só discutimos o tipo padrão de CoD.

Ele cresce de maneira linear com o tempo e é fácil de ser calculado, já que não é afetado pelo tempo.

Custo de atraso de data fixa

Este tipo de CoD está ligado a uma data fixa ou, em muitos casos, a um SLA. É um problema típico para times de Operações de TI. O custo de atraso é baixo ou inexistente para um período específico. Depois que ele passa, o custo cresce exponencialmente.

Por exemplo, se o time falha em responder a um problema crítico como o retorno de um site que está fora do ar, no período negociado, o fornecedor do serviço terá que compensar o cliente. Dependendo do contrato, isto pode ocorrer através de um reembolso ou renegociação da taxa.

Custo de atraso ligado à urgência

O custo de atraso que é ditado pela urgência de um projeto cresce rapidamente em um curto período de tempo e, então, permanece em uma taxa constante. Um ótimo exemplo de tal CoD é quando você está ciente de que um competidor está desenvolvendo um produto/recurso inovador que afetará drasticamente sua posição no mercado.

Se você não é capaz de competir ou derrotar o novo valor proposto, no momento do lançamento, o custo de atraso aumentará exponencialmente para você, em um curto espaço de tempo, e continuará crescendo lentamente com o tempo.

Como Reduzir o Custo de Atraso ao Implementar o Lean?

Surpreendentemente, ou não, o maior culpado pela acumulação do custo de atraso é a ineficiência da gestão de processos.

Um estudo realizado por Black Swan Farming revela que quase 80% do custo de atraso acumulado é geralmente causado pelo tempo de espera, que é um dos 7 desperdícios do Lean.

O Lean fornece uma variedade de opções que você pode implementar para reduzir este tipo de desperdícios e, portanto, diminuir seu CoD. Aqui estão algumas que trarão efeitos imediatos:

Gerenciar o fluxo de trabalho com Kanban

O método Kanban é uma ferramenta poderosa para a otimização do seu fluxo de trabalho para aumentar a taxa de transferência e a eficiência. Com a sua ajuda, você pode visualizar cada passo do seu processo no nível de portfólio global, monitorar o progresso de projetos e onde estão encontrando obstáculos.

Dentre os lados mais fortes do Kanban para a redução d custo de atraso estão os limites de WIP, que proíbem que seu time comece mais do que um número X de tarefas/projetos simultaneamente.

Fazer Gemba Walks

Gemba walks são um legado do Sistema Toyota de Produção, que transformou a fabricante de automóveis japonesa em uma das maiores produtoras de carros do mundo.

Eles encorajam os gerentes a passar mais tempo no chão de fábrica (mesmo se for digital) e monitorar como o trabalho está sendo processado. Os Gemba walks são uma ótima maneira de ver por si mesmo o que está causando atrasos, em vez de contar somente com os relatórios de progresso.

Ao fazer um Gemba, você precisa buscar por quaisquer imperfeições no fluxo de trabalho e fazer perguntas como por que o time faz algo de uma maneira específica.

Lidar com a raiz do problema do custo de atraso

Lidar com a raiz do problema de um atraso é a única maneira de garantir que isso não afetará projetos futuros.

Lean fornece 2 grandes métodos para fazer uma análise da raiz do problema:

• Os 5 Porquês
• Resolução de problemas A3

Os 5 Porquês é um método para entender afundo o que está causando qualquer problema, incluindo atrasos. É uma maneira extremamente simples de descobrir a raiz do problema. Você só precisa perguntar repetidamente a questão “por quê” para descobrir o que causou o atraso.

O modelo A3 de solução de problemasé um processo de 7 passos para a preparação de um relatório do problema de forma curta e concisa. Ele pode ser aplicado facilmente no contexto de atrasos. O nome A3 vem do tamanho de papel europeu A3 que corresponde a 11 polegadas por 17 polegadas ou 29,7cm por 42cm (o tamanho do relatório).

O relatório geralmente consiste dos seguintes passos:

• Contexto/Clarificação do problema (no nosso caso, atraso)
• Avaliação da situação atual
• Definição de objetivos
• Análise da raiz do problema
• Contramedidas
• Implementação
• Confirmação do efeito/Acompanhamento

Como a preparação do relatório envolver muitas pessoas, ele é bom não só para descobrir a raiz do problema de qualquer atraso, mas também promove a colaboração na organização.

Adoção de uma cultura de liderança compartilhada

Por último, mas não menos importante, o tempo de espera é frequentemente causado por intromissões ou microgerenciamento.

A adoção de uma cultura de liderança compartilhada permitirá que os membros da linha de frente do seu time se sintam responsáveis pela sua parte no processo.

Você deve permitir que cada pessoa tome decisões até um certo ponto e torne seu processo mais ágil. Desta maneira, você será capaz de reduzir o tempo de espera acumulado pela espera de um supervisor de gargalo que precisa aprova cada pequeno detalhe, mesmo aqueles com a menor significância para a organização.

Como resultado, os atrasos serão menos prováveis de aparecer devido a processos complicados.

In Summary

O Custo de Atraso é a perda direto da sua empresa causada pela falha da entrega de valor ao mercado no momento certo. Ao otimizar seu processo para reduzir CoD, você deve:

• Calcular o custo esperado de atraso para qualquer projeto.
• Priorizar o trabalho de acordo com a urgência e impacto econômico.
• Implementar o Lean para reduzir os danos dos desperdícios do processo.