Qu’est-ce que le Coût du Retard et Comment Optimiser Votre Processus ?

Exemples de coût du retard

L’explication la plus basique que vous trouverez est que le coût du retard est l’impact économique d’un retard dans la réalisation d’un projet.

Cela peut se produire dans différents contextes comme :

• Développement de produit : la somme d’argent que vous perdrez si vous retardez le lancement de votre nouveau produit.
• Développement logiciel : la somme d’argent que vous perdrez si vous retardez la publication d’une fonctionnalité révolutionnaire qui vous donnera un avantage sur la concurrence.
• Opérations informatiques : la somme d’argent que vous perdrez si vous ne parvenez pas à réaliser le projet stratégique désiré par le PDG.

Le coût du retard associe l’urgence et la valeur, deux choses que les êtres humains ont du mal à distinguer. Pour prendre des décisions, vous devez comprendre non seulement la valeur d’un élément, mais aussi l’urgence de celui-ci.

Comment calculer le coût du retard ?

Pour calculer les coûts de temps d’arrêt, vous devez anticiper les revenus hebdomadaires que vous générerez après la mise sur le marché.

Par exemple, si vous êtes une société SaaS (logiciel en tant que service), que vous prévoyez de publier une nouvelle fonctionnalité complémentaire et que vous estimer qu’elle vous rapportera 20 000 $ par semaine, chaque semaine de retard coûtera cette somme à votre société.

Cette approche basique pour calculer le coût du retard est loin d’être suffisante lorsque vous avec un portefeuille de projets et que vous avez besoin de classer les tâches par ordre de priorité. Afin d’avoir une compréhension détaillée de la façon dont la hiérarchisation des tâches affectera le coût du retard, vous devriez faire l’opération suivante :

Coût du retard divisé par la durée (aussi appelé CD3)

Diviser le coût du retard par la durée du projet vous permettra d’obtenir une compréhension approfondie de la façon dont privilégier un élément sur un autre autre affectera toute votre organisation.

Voici comment réaliser le calcul exact :

• Calculer le bénéfice hebdomadaire prévu du projet.
• Calculer, de manière approximative, combien de temps sera nécessaire pour le réaliser.
Diviser le profit par la durée estimée du projet.

Plus la valeur du CD3 est élevée, plus il est important, car le retour sur investissement sera bien plus rapide.

Hiérarchiser les projets à l’aide du coût du retard

Imaginons que vous avez 3 projets prévus à court terme. Ils apporteront tous de la valeur à vos clients et des revenus à votre société, mais choisir l’ordre dans lequel ils vont être mis sur le marché va affecter les deux.

C’est pourquoi vous devez déterminer le coût du retard pour chaque projet et choisir le plan d’action le plus approprié.

Une fois que vous savez comment calculer le coût de les retarder, vous avez simplement à suivre les 3 étapes suivantes :

1. Comparer les projets.
2. Visualiser les scénarios de réalisation.
3. Analyser l’impact de la hiérarchisation sur le coût du retard.

Comparer les projets

Calculer le coût du retard de chaque projet à l’aide du CD3 et comparer les projets afin d’avoir une compréhension claire de l’impact de chacun sur votre société.

Visualiser les scénarios de réalisation

Dans ce type de situation, le total de vos revenus hebdomadaires prévus est de 85 000 $ et vous avez différentes façons de vous attaquer au travail qui doit être réalisé. Les quatre choix les plus logiques sont :

• Établir un ordre de priorité selon la durée du projet en commençant par le plus court.
• Établir un ordre de priorité selon la valeur du projet en commençant par la valeur la plus élevée.
• Établir un ordre de priorité visant à réduire le coût du score CD3 en commençant par le plus élevé.
• Traiter tous les projets simultanément

Chacune de ces options impliquera des coûts du retard différents pour votre société et vous devez analyser l’impact de la hiérarchisation avant de prendre une décision précipitée. Si vous pratiquez la méthode Hoshin, cela peut être une occasion parfaite de jouer au catchball avec votre équipe.

Analyser l’impact de la hiérarchisation

C’est une tâche simple visant à calculer combien cela vous coûtera de choisir un mécanisme de hiérarchisation.

Poursuivons avec notre exemple, si vous estimé que le temps total nécessaire à la réalisation des trois projets à 8 semaines, vous additionnez simplement le coût du retard hebdomadaire de chaque projet.

Une fois qu’un projet arrive à son terme, vous retirez son coût du retard du coût global.

Ainsi :

Si vous hiérarchisez les projets selon leur durée, votre coût du retard global pendant les 2 premières semaines est de 10 000 $. Une fois le projet le plus court arrivé à son terme, le coût du retard total pour les 4 semaines suivantes est de 180 000 $. Une fois le second projet terminé, le coût du retard pour les 8 semaines nécessaires pour achever le dernier est de 700 000 $. Cela représente un total de 890 000 $.

Si vous hiérarchisez les projets selon leur valeur, le coût du retard pour les 8 premières semaines est de 400 000 $ ; 360 000 $ pour les 4 suivantes ; 70 000 $ pour les 2 dernières. Cela représente un total de 830 000 $.

Si vous hiérarchisez les projets selon leur score CD3, le coût du retard pour les 4 premières semaines est de 120 000 $ ; 600 000 $ pour les 8 suivantes ; 70 000 $ pour les 2 dernières. Cela représente un total de 790 000 $.

Si vous ne hiérarchisez pas et que vous décidez de mettre sur le marché les trois projets simultanément, il vous suffit de calculer le coût du retard de chacun pendant les 14 semaines nécessaires pour réaliser tous les projets et les livrer simultanément.

Comme vous pouvez le constater avec ces 4 scénarios, chaque décision a un impact économique différent sur votre société.

Types de coût du retard

Avant de commencer à optimiser votre société afin de réduire le coût du retard, vous devez être conscient qu’il existe différents types de coût du retard auxquels vous devrez remédier.

Coût du retard standard

Jusque là,, nous n’avons évoqué que le type standard de coût du retard.

Il croît de façon linéaire avec le temps et est facile à calculer, car il n’est pas affecté par le temps.

Coût du retard à date fixe

Ce type de coût du retard est lié à une date fixe ou, dans de nombreux cas, à des accords sur le niveau de service (SLA). C’est un problème typique pour les équipes d’opérations informatiques. Le coût du retard est faible ou inexistant jusqu’à une date donnée. Une fois celle-ci passée, le coût augmente de façon exponentielle.

Par exemple, si l’équipe ne parvient pas à répondre à un problème critique, comme remettre un site internet en ligne dans le délai négocié, le fournisseur de service devra compenser le client. Selon le contrat, cela peut prendre la forme d’un remboursement ou du paiement d’un montant négocié.

Coût du retard lié à l’urgence

Un coût du retard qui est dicté par l’urgence d’un projet augmente rapidement dans un très court laps de temps, puis reste constant. Un bon exemple d’un tel coût du retard est lorsque vous êtes au courant que votre principal concurrent développe un produit/une fonctionnalité révolutionnaire qui va drastiquement affecter votre place sur le marché.

Si vous êtes dans l’incapacité d’égaler ou de dépasser cette nouvelle proposition de valeur, le coût du retard augmentera de manière exponentielle pendant une courte période de temps et continuera d’augmenter lentement avec le temps.

Comment réduire le coût du retard en appliquant la méthode Lean ?

La principale cause de l’accumulation du coût du retard est un processus de gestion inefficace.

Une étude menée par Black Swan Farming a révélé que presque 80 % du coût du retard cumulé est généralement dû au temps d’attente, qui est l’un des 7 gaspillages du Lean.

Le Lean vous offre un large éventail de solutions que vous pouvez mettre en œuvre afin de réduire ce type de gaspillage et par conséquent réduire le coût du retard. En voici quelques-unes qui auront un effet immédiat :

Gérer le flux de travail à l’aide de la méthode Kanban

La méthode Kanban est un outil puissant pour optimiser votre flux de travail afin d’augmenter son rendement et son efficacité. Grâce à elle, vous pouvez visualiser toutes les étapes de votre processus, même au niveau de portefeuille mondial, surveiller la progression des projets et voir où le travail est bloqué.

Parmi les avantages de la méthode Kanban pour réduire le coût du retard, on compte les limites de travail en cours qui empêchent votre équipe de travailler simultanément sur plus de X tâches/projets.

Effectuer des marches Gemba

Les marches Gemba sont un héritage du système de production Toyota qui a permis au constructeur automobile japonais de devenir l’un des plus grands fabricants automobile du monde.

Elles incitent les responsables à passer plus de temps sur la surface de production (même si celle-ci est numérique) et d’observer la façon dont le travail est effectué. Les marches Gemba sont un excellent moyen de voir par vous-même ce qui provoque les retards, plutôt que de vous appuyer sur les rapports d’activité.

Pendant une marche Gemba, vous devez chercher la moindre imperfection dans le flux de travail et poser des questions, comme pourquoi l’équipe fait quelque chose d’une certaine manière.

S’attaquer à la cause profonde de chaque coût du retard

S’attaquer à la cause profonde d’un retard est le seul moyen de s’assurer qu’il n’affectera pas de futurs projets.

Le Lean vous fournit 2 principales méthodes pour mener une analyse des causes profondes :

• Les 5 pourquoi
• Le projet A3

Les 5 pourquoi est une méthode qui permet d’analyser en profondeur ce qui a causé un problème, dont les retards. C’est un moyen extrêmement simple de trouver les causes profondes. Vous devez simplement poser la question « pourquoi » de manière répétée afin de découvrir ce qui a provoqué un retard.

Le projet A3 est un processus en 7 étapes pour élaborer un rapport de problème dans un format court et concis. Il peut facilement être appliqué à la résolution des retards. Le nom A3 vient simplement du format de papier A3 (29,7 cm x 42 cm), qui correspond à la taille du rapport.

Le rapport est généralement composé des étapes suivantes :

• Contexte/Clarifier le problème (dans notre cas, le retard)
• Analyser la situation actuelle
• Définir des objectifs/buts
• Analyse des causes profondes
• Contre-mesures
• Mise en œuvre
• Confirmation de l’effet/Suivi

Comme la préparation du rapport implique de nombreux individus, il est intéressant, non seulement pour trouver la cause profonde des retards, mais aussi pour favoriser la collaboration dans toute l’organisation.

Adopter une culture du leadership partagé

Dernier point, mais non le moindre, le temps d’attente est souvent provoqué par un excès d’interventions et de microgestion.

Adopter une culture du leadership partagé permettra aux membres de votre équipe qui sont en première ligne de s’approprier leur partie du processus.

Vous devriez permettre à chaque individu de prendre des décisions dans une certaine mesure et de rendre votre processus plus souple. Ainsi, vous pourrez réduire le temps d’attente généré par un responsable-goulot d’étranglement qui doit approuver le moindre détail, même s’il n’a qu’une importance relativement faible pour l’organisation.

Par conséquent, les retards auront moins de chances de se produire à cause de processus trop lourds.