Les 5 Pourquoi : l’Outil Ultime d’Analyse des Causes Profondes

L’origine des 5 Pourquoi

La méthode des 5 pourquoi fait partie du système de production Toyota. Développée par Sakichi Toyoda, un inventeur et industriel japonais, la technique est devenue une partie intégrante de la philosophie lean.

« La base de l’approche scientifique de Toyota est de demander pourquoi cinq fois, chaque fois que nous découvrons un problème... En répétant “pourquoi” à cinq reprises, la nature du problème, ainsi que sa solution, devient évidente. » Taiichi Ohno

L’un des facteurs clés de la bonne exécution de la technique est de prendre une décision informée. Cela signifie que le processus de prise de décision doit être basé sur une compréhension approfondie de ce qui se passe réellement sur le lieu de travail.

En d’autres termes, le processus d’analyse des causes profondes devrait inclure les individus disposant d’une expérience pratique. Logiquement, ils peuvent vous apporter les informations les plus précieuses sur tout problème survenant dans leur domaine d’expertise.

Les 5 Pourquoi en action

Lors de l’application de la technique des 5 pourquoi, vous souhaitez parvenir à l’essence du problème et le corriger. En, réalité, les 5 pourquoi peuvent vous montrer que la source du problème est assez inattendue.

Souvent, des problèmes considérés comme techniques, s’avèrent être imputables à des humains ou au processus.

C’est pourquoi trouver et éliminer la cause profonde est cruciale si vous souhaitez éviter la répétition des défaillances.

Voici un exemple de l’application des 5 pourquoi.

Problème : nous n’avons pas envoyé la lettre d’information pour les dernières mises à jour du logiciel à temps.

1. Pourquoi n’avons-nous pas envoyé la lettre d’information à temps ? Des mises à jours n’étaient pas intégrées avant l’échéance.
2. Pourquoi les mises à jour n’étaient pas intégrées à temps ? Car les développeurs travaillaient encore sur les nouvelles fonctionnalités.
3. Pourquoi les développeurs travaillaient-ils encore sur les nouvelles fonctionnalités ? L’un des nouveaux développeurs ne connaissait pas les procédures.
4. Pourquoi le nouveau développeur ne maitrisait-il pas toutes les procédures ? Il n’a pas été correctement formé.
5. Pourquoi n’était pas correctement formé ? Car le directeur technique pense que les nouveaux employés n’ont pas besoin d’une formation approfondie et qu’ils devraient apprendre pendant qu’ils travaillent.

Vous pouvez constater que la cause profonde du problème initial s’est avéré complètement différente de la plupart des attentes.

En outre, il est évident que le problème n’est pas technologique, mais vient bien du processus. C’est caractéristique, car nous nous concentrons souvent sur la partie technique du problème et négligeons le facteur humain.

L’analyse des 5 pourquoi a donc pour objectif d’inspecter un certain problème en profondeur jusqu’à trouver la véritable cause.

Gardez à l’esprit que « 5 » n’est qu’un chiffre. Demandez « Pourquoi ? » autant de fois que nécessaire pour terminer le processus et prendre les mesures appropriées.

Comment commencer avec les 5 pourquoi

La technique des 5 pourquoi peut vous permettre d’atteindre l’amélioration continue à n’importe quel niveau de votre organisation. Voici quelques étapes basiques que vous devez suivre.

Former une équipe

Essayez de réunir une équipe d’individus de différents services. Chaque agent doit connaître le processus qui doit être examiné.

En formant une équipe transversale, vous profiterez de points de vue uniques.

Cela peut vous permettre de recueillir suffisamment d’informations pour prendre une décision éclairée. Soyez conscient que ce n’est pas une tâche individuelle et qu’elle doit être exécutée par une équipe.

Définir le problème

Discutez du problème avec l’équipe et énoncez-le clairement. Cela vous permettra de définir l’ampleur du problème que vous allez examiner.

C’est très important, car étudier un problème trop vaste peut être un exercice long et avec des limites floues. Essayez d’être aussi précis que possible afin de trouver une solution efficace.

Demander pourquoi

Désignez un individu pour animer tout le processus. Ce meneur posera les questions et tâchera de garder l’équipe concentrée. Les réponses doivent être basées sur des faits et des données réelles, plutôt que sur des opinions et des réactions émotionnelles.

L’animateur doit demander « Pourquoi » autant de fois que nécessaire, jusqu’à ce que l’équipe soit capable d’identifier la cause profonde du problème initial.

Conseil no 1. Ne posez pas trop de questions « Pourquoi ». Si vous continuez, vous pourriez recevoir des tonnes de suggestions déraisonnables et de plaintes, ce qui n’est pas le but. Concentrez-vous sur le fait de trouver la cause profonde.

Conseil no 2. Parfois, il peut y avoir plus d’une cause profonde. Dans ces cas, l’analyse des 5 pourquoi ressemblera davantage à une matrice avec différentes branches. Cela peut même vous aider à détecter et éliminer des problèmes organisationnels qui ont des effets négatifs permanents sur les performances globales.

Prendre des mesures

Une fois que l’équipe a détecté la ou les causes profondes, il est temps de prendre des mesures correctives. Tous les membres devraient participés à la discussion afin de trouver et d’appliquer la meilleure solution, qui protégera votre processus des problèmes récurrents.

Une fois la décision prise, l’un des membres de l’équipe doit être responsable de l’application des bonnes mesures et observer le processus complet.

Après un certain délai, l’équipe doit à nouveau se réunir et vérifier que les mesures ont eu un impact positif. Si ce n’est pas le cas, le processus doit être répété.

Finalement, le cas devrait être documenté et envoyé dans toute l’organisation. Partager cette information donnera un aperçu instructif des différents types de problèmes qu’une équipe peut rencontrer et de la façon dont ces problèmes peuvent être éliminés.