I 5 Perché: L’ultimo Strumento di Analisi Definitivo della Radice delle Cause

Spesso possono verificarsi problemi imprevisti in qualsiasi team o processo lavorativo. Tuttavia, queste situazioni sono solo i sintomi di problematiche più profonde. Risolvere un problema rapidamente può essere una soluzione conveniente, tuttavia, non protegge il processo di lavoro da errori ricorrenti. Questo è il motivo per cui il tuo team deve concentrarsi sulla ricerca della causa principale e affrontarla correttamente.

La tecnica dei 5 Perché è uno degli strumenti più efficaci per l'analisi delle cause profonde di cui dispone l'arsenale di gestione Lean. Ogni team deve affrontare degli ostacoli nel suo lavoro quotidiano. Tuttavia, l'utilizzo dei 5 Perché ti aiuterà a risalire alla causa principale di qualsiasi problema e a proteggere il processo da errori e fallimenti ricorrenti.

L'Origine dei 5 Perché 

Il metodo dei 5 Perché fa parte del Sistema di Produzione Toyota. Sviluppato da Sakichi Toyoda, un inventore e industriale giapponese, la tecnica divenne parte integrante della filosofia Lean. 

“La base dell'approccio scientifico di Toyota è chiedersi cinque volte il perché ogni volta che incontriamo un problema... Ripetendosi perché cinque volte, la natura del problema e la sua soluzione diventa chiara.“ Taiichi Ohno 

Uno dei fattori chiave per un’implementazione di successo di questa tecnica è di prendere una decisione informata. Ciò significa che il processo decisionale dovrebbe basarsi su una profonda comprensione di ciò che sta effettivamente accadendo sul piano di lavoro. 

In altre parole, il processo di analisi delle cause principale dovrebbe includere persone con esperienza pratica. Logicamente, queste possono fornire le informazioni più preziose per quanto riguarda i problemi che appaiono nella propria area di competenza.

L’Analisi dei 5 Perché in Azione 

Quando si applica la tecnica dei 5 Perché, si vuole arrivare alla radice del problema e poi risolverlo. In realtà, i 5 Perché spesso dimostrano una fonte del problema abbastanza inaspettata. 

Spesso, le questioni che vengono considerate per lo più un problema tecnico in realtà risultano essere problemi umani e di processo. 

Ecco perché trovare ed eliminare la causa principale è fondamentale se si vogliono evitare fallimenti.

Esempio 5 Whys

Ecco un esempio di applicazione dei 5 Perché. 

Problema - Non abbiamo inviato la newsletter per gli ultimi aggiornamenti software in tempo. 

1. Perché non abbiamo inviato la newsletter in tempo? Gli aggiornamenti non sono stati implementati fino alla scadenza. 
2. Perché gli aggiornamenti non sono stati implementati in tempo? Perché gli sviluppatori stavano ancora lavorando sulle nuove funzionalità. 
3. Perché gli sviluppatori stavano ancora lavorando alle nuove funzionalità? Uno dei nuovi sviluppatori non conosceva le procedure. 
4. Perché il nuovo sviluppatore non conosceva tutte le procedure? Non è stato formato correttamente. 
5. Perché non è stato formato correttamente? Perché il CTO ritiene che i nuovi dipendenti non abbiano bisogno di una formazione approfondita e dovrebbero imparare mentre lavorano.

Si può notare che la causa principale del problema iniziale si è rivelata essere qualcosa di completamente diverso rispetto alla maggior parte delle aspettative. 

Inoltre, è ovvio che non si tratta di un problema tecnico, ma di un problema di processo. Si tratta di una situazione tipica poiché spesso ci concentriamo sul lato di produzione del problema trascurando il fattore umano. 

Pertanto, l'analisi dei 5 Perché mira a ispezionare un determinato problema in profondità fino a quando non viene fuori la causa reale. 

Tieni a mente che "5" è solo un numero. Chiediti "Perché" tutte le volte che è necessario completare il processo e prendere azioni appropriate.

Come Iniziare con i 5 Perché?

La tecnica dei 5 Perchè può aiutarti a raggiungere continui miglioramenti a qualsiasi livello della tua organizzazione. Ecco alcuni passaggi fondamentali che devi seguire.

Formare un Team

Cerca di mettere insieme un team di persone provenienti da reparti diversi. Ogni rappresentante deve avere familiarità con il processo che sta per essere analizzato.

Formando un team interfunzionale si avranno punti di vista unici.

Questo ti aiuterà a raccogliere abbastanza informazioni per prendere una decisione informata. Sii consapevoli del fatto che non si tratta di un compito individuale e che deve essere eseguito dal team.

Definire il Problema

Discuti il problema con il team, spiegandolo nel dettaglio. Ti aiuterà a individuare il problema da indagare.

Si tratta di un passaggio importante, in quanto studiare un problema di ampia portata può essere un esercizio che richiede tempo e ha dei confini non definiti. Cerca di essere il più focalizzato possibile nel trovare una soluzione efficace.

Chiedersi Perché

Responsabilizza una persona per facilitare l'intero processo. Il team leader farà le domande e cercherà di mantenere il team concentrato. Le risposte dovrebbero essere basate su fatti e dati reali, piuttosto che su opinioni emotive.

Il facilitatore dovrebbe chiedersi "Perché" tutte le volte che è necessario fino a quando il team riuscirà a identificare la causa principale del problema iniziale.

Consiglio 1. Non chiederti troppi Perché. Se ne poni troppi, potresti ricevere tonnellate di suggerimenti e lamentele irragionevoli, il che non è lo scopo a cui puntare. Concentrati sulla ricerca della causa principale.

Consiglio 2. A volte potrebbe esserci più di una causa principale. In questi casi, l'analisi dei 5 Perché apparirà più simile a un tronco con rami diversi. Questo processo può aiutarti a individuare ed eliminare i problemi organizzativi che hanno effetti negativi permanenti sulle prestazioni complessive.

Esempio 5 Whys l'analisi

Passare in Azione

Dopo che il team ha individuato la/e causa/e principale/i, è il momento di intraprendere delle azioni correttive. Tutti i membri vanno coinvolti in una discussione per trovare e applicare la soluzione migliore che proteggerà il processo da problemi ricorrenti.

Una volta presa la decisione, uno dei membri del team dovrebbe occuparsi dell'applicazione delle azioni giuste e dell'osservazione dell'intero processo.

Dopo un certo periodo di tempo, il team deve incontrarsi di nuovo e verificare se le loro azioni hanno effettivamente avuto un impatto positivo. In caso contrario, il processo va ripetuto.

Alla fine, il caso va documentato e inviato a tutta l'organizzazione. La condivisione di queste informazioni offrirà una panoramica approfondita dei diversi tipi di problemi che un team può affrontare e in che modo tali problemi possono essere eliminati.

In Summary

La tecnica dei 5 Perché è uno strumento semplice ed efficace per risolvere i problemi. Il suo obiettivo principale è quello di trovare la ragione esatta che causa un determinato problema ponendosi una serie di “Perché".

• Il metodo dei 5 Perché aiuta il tuo team a concentrarsi sulla causa principale di qualsiasi problema.
• Incoraggia ogni membro del team a condividere idee per un miglioramento continuo, piuttosto che incolpare gli altri.
• Offre al tuo team la sicurezza che si può eliminare qualsiasi problema e impedire la formazione di errori ricorrenti nel processo.