Cos’è Muri e Come Affrontarlo?

Uno degli scopi principali della gestione Lean è quello di eliminare le attività dispendiose nel processo di produzione e ottimizzare le risorse. 

Sorprendentemente, molti professionisti Lean pensano solo ad affrontare i 7 sprechi, noti come Muda, dimenticando le altre due M che sono cruciali per mantenere un flusso di lavoro regolare e ben organizzato: Mura e Muri. 

In realtà, individuare e rimuovere Mura (irregolarità) è estremamente importante se si desidera creare un ritmo di lavoro costante. Tuttavia, in un primo momento, è necessario identificare i passaggi del processo che sovraccaricano il sistema di lavoro dell'organizzazione. 

In altre parole, è necessario individuare Muri. Dopodiché, sarà possibile analizzare e ottimizzare la capacità della tua forza lavoro. 

Scopriamo cos'è Muri in dettaglio. 

Cos’è Muri? 

Muri è un termine giapponese che significa "sovraccarico o irragionevole". È uno dei tre tipi di sprechi (Muda, Mura, Muri) nonché un concetto chiave nel Toyota Production System. 

In altre parole, si crea Muri ogni volta che metti il tuo team è sotto stress chiedendo lavoro irragionevole o inutile che supera la loro capacità.

Muri può ridurre drasticamente la produttività e l'efficienza del tuo team. Mettere troppa pressione spesso si traduce in ore di lavoro extra, che porterà al burnout professionale. 

Sovraccaricare può danneggiare il morale del tuo team e danneggiare la "salute" dell'intero processo di lavoro. 

È come in una squadra di calcio: se imponi tutta la pressione su 3 giocatori perché sono i migliori, a un certo punto si infortuneranno, e ne soffrirà l'intera squadra. Quindi è necessario fare attenzione durante il tentativo di utilizzare la piena capacità del tuo team. 

Dovresti cercare di bilanciare la capacità ottimale; un livello a cui tutte le parti del sistema sono in grado di fornire risultati senza la necessità di lavoro supplementare. 

È facile dirlo, ma scopriamo cosa può causare Muri.

Cosa Può Causare Muri? 

Spesso potresti sovraccaricare il tuo team senza nemmeno rendertene conto. Ad esempio, impostare scadenze irrealistiche può forzare diversi membri del team ad affrettare il lavoro. Questo porterà spesso a una scarsa qualità e a una minore soddisfazione del cliente. 

Dimostriamolo con un esempio. 

Se dici al tuo designer di realizzare il doppio delle immagini che è in grado di produrre per un certo periodo di tempo, probabilmente lo farà, ma non tutte saranno della massima qualità. 

Più o meno, è come una catena di montaggio. Immagina di avere i lavoratori che controllano la qualità dei prodotti, quindi più velocemente si esegue la catena di montaggio, maggiore sarà la possibilità di far uscire prodotti di bassa qualità che andranno consegnati ai tuoi clienti. 

Esistono molti motivi che possono causare Muri.

Sovradomanda 

Il primo e il più ovvio è la sovradomanda. Nel mondo degli affari di oggi, è abbastanza sorprendente vedere come la gestione superiore spinge più lavoro sui loro team, sperando che più input si tradurrà in più uscite. 

Infatti, questo porta ad un numero sempre più alto di task in attesa, che spesso si traduce in caos e burnout. 

Mancanza di Formazione 

Le aziende spesso trascurano la necessità di offrire utili sessioni di formazione. Ecco perché, ad un certo punto, un membro del team può arrivare a lavorare su un task molto più a lungo del necessario. 

Supponiamo che lavori come copywriter. Tuttavia, il manager decide di usarti come designer. Probabilmente avrai bisogno del doppio del tempo per fornire immagini di qualità come un vero designer. 

Mancanza di Comunicazione 

Una buona comunicazione è fondamentale per il successo di qualsiasi team. È necessario stabilire chiari canali di comunicazione e pratiche corrette per evitare sovraccarichi. 

Immagina di avere un incontro con 3 dei membri del team, e si decide di fare 10 nuove pagine di destinazione per il tuo sito web. 

Tutti nella riunione sono d'accordo e il team inizia a lavorare sul progetto. Tuttavia, si trattava solo di un accordo verbale, e il designer non era stato informato del progetto fino all'ultimo giorno prima della scadenza prevista. 

Rispettivamente, il designer sarà sovraccaricato di lavoro e sentirà l'effetto negativo di Muri a causa della cattiva comunicazione. 

Mancanza di Strumenti e Attrezzatura Adeguati 

Quando mancano gli strumenti adeguati, Muri sarà inevitabile. Se ad esempio offri dei nuovi computer ad alcuni dei tuoi sviluppatori, ma il resto del team lavora su macchine vecchie di 5 anni, il secondo gruppo si sentirà sicuramente più sovraccarico perché avrà bisogno di molto più tempo per completare le loro attività utilizzando le vecchie attrezzature. 

Ci potrebbero essere molte altre ragioni che causano Muri. È bene ricordare che una corretta gestione di tutte queste impedirà il collasso dell'intero processo di lavoro. 

Ora, vediamo come si può affrontare Muri. 

Modi per Affrontare Muri 

Lean offre vari strumenti e pratiche che possono aiutarti a rimuovere l'effetto negativo del sovraccarico o ridurlo ai minimi livelli. 

Mappa il Flusso di Lavoro del Tuo Team 

In primo luogo, iniziare mappando il flusso di lavoro del team. Per farlo, è possibile utilizzare una Kanban board in cui si mostrano le diverse fasi del flusso di lavoro. In questo modo, sarai in grado di avere una chiara comprensione della capacità del tuo team e vedere dove viene creato valore. 

Dopodiché, è possibile impostare i limiti di avanzamento del lavoro per ogni fase del flusso. In questo modo, ti assicurerai che i diversi membri del team non lavoreranno caoticamente su più task, ma saranno concentrati sul completamento delle attività attuali prima di iniziarne di nuove. 

Semplicemente, l'applicazione dei limiti WIP crea da parte di Kanban un sistema pull efficiente che ti aiuterà a organizzare meglio il lavoro e impedire ai membri del team di sovraccaricarsi. 

Questo però diventa un po' più complicato a livello globale. Molto spesso, ci sono due o più team il cui lavoro è interdipendente. 

Ad esempio, supponiamo che abbiamo il team A per lo sviluppo di nuove funzionalità per il servizio software e il team B per la distribuzione di queste caratteristiche. 

Tuttavia, il team A offre nuove funzionalità più velocemente rispetto alla distribuzione del team B. In questo caso, il team B avrà sempre una coda enorme di lavoro in attesa e il loro flusso di lavoro sarà sovraccaricato per tutto il tempo. 

Per cui, è importante impostare limiti WIP a livello globale. Quindi, ogni volta che il team A inizia a lavorare su una nuova funzionalità, deve essere sicuro che il team B abbia capacità libera. 

Portfolio Kanban dipendenze del team

Sì, il team A può rimanere bloccato per un po', ma può reindirizzare parte della sua capacità per aiutare il team B invece di sovraccaricarlo. Nel mondo degli affari, è meglio avere uno dei tuoi team bloccati piuttosto che tutta l’azienda. 

Standardizza il Tuo Processo 

Un altro modo di affrontare il Muri è la standardizzazione. Avere tutti i processi documentati e i membri del team ben addestrati assicurerà lo svolgimento del lavoro corretto e nel modo migliore da parte di tutti. 
Le procedure standard supporteranno una buona comunicazione e aiuteranno i tuoi team a evitare idee sbagliate. 

Pratica Jidoka 

Un altro strumento di gestione Lean che può aiutare ad affrontare il Muri è Jidoka. Si tratta di una pratica semplice che consente a qualsiasi membro del team di interrompere il processo di lavoro se si verifica un problema. Per cui, il team deve risolvere il problema prima che il processo di lavoro continui. In questo modo, si creano standard di qualità integrati e si eviteranno rilavorazioni. 

Inoltre, periodicamente si possono fare delle Gemba Walk, che sono semplicemente un "andare a vedere". Questo metodo aiuterà ad avere una chiara comprensione di ciò che sta effettivamente accadendo e dove si verifica Muri. 

In Summary

Molte aziende sovraccaricano i loro dipendenti senza nemmeno rendersene conto. Questo è ciò che i giapponesi chiamano Muri. Il sovraccarico porta inevitabilmente all'inefficienza, che può costare risorse preziose e la mancanza di buoni risultati in termini di redditività. Per affrontare Muri: 

• Addestra correttamente i team e fornisci loro strumenti e attrezzature adeguati. 
• Crea canali e pratiche di comunicazione chiari. 
• Crea procedure standardizzate.