Cos’è Lean Six Sigma? Definizione e Benefici

Lean Six Sigma rappresenta una metodologia per il cambiamento complessivo della visione organizzativa. Si tratta di un approccio di miglioramento dei processi per eliminare le inefficienze e ottimizzare i processi di lavoro identificando le cause alla radice dei problemi.

Lean Six Sigma è la combinazione intelligente della metodologia Lean incentrata sulla rimozione degli sprechi e sull'ottimizzazione del flusso, mentre il metodo Six Sigma cerca di identificare e rimuovere i problemi che stanno alla radice.

Scopriamo meglio i due approcci singolarmente.

Una Breve Storia di Lean e Six Sigma

Cos’è Lean?

La metodologia della Gestione Lean nasce dalla Produzione Lean, fondata da Toyota alla fine degli anni '40 per ridurre tutte le attività non a valore aggiunto dal processo di lavoro.

Pilastri di Lean

Al centro della metodologia di Gestione Lean si trovano tre valori chiari: consegnare il lavoro dal punto di vista del cliente, eliminare tutti gli sprechi del flusso di lavoro e migliorare continuamente. Inoltre, per costruire una visione organizzativa, il concetto suggerisce di lasciare che siano i membri a guidare il cambiamento. Quindi, questi sono i due pilastri di Lean: il rispetto per tutti i membri e l'apprendimento e il miglioramento continuo.

“La chiave per il modello Toyota e ciò che rende Toyota così unica non sono i singoli elementi, ma l’unione di ognuno di essi che costituiscono il sistema.”

Taiichi Ohno, ingegnere industriale e uomo d'affari, considerato il padre del Sistema di Produzione Toyota

Cos’è Six Sigma?

Il metodo di miglioramento dei processi Six Sigma risale agli anni '80. Motorola utilizzò per la prima volta questa strategia per identificare e ridurre i difetti del processo e mantenere una bassa variabilità dei suoi processi di produzione.

I principi fondamentali di Six Sigma sono:

• Concentrazione su risultati finanziari quantificabili e misurabili
• Leadership e supporto di gestione cruciali per il successo
• Decisioni prese su dati basati su dati statistici, piuttosto che su ipotesi.

Lean Six Sigma fasi

Il metodo utilizza la strategia DMAIC (definire, misurare, analizzare, migliorare, controllare), che include 5 step per migliorare un processo esistente, e la strategia DMADV (definire, misurare, analizzare, progettare, verificare) per crearne un altro.

“Six Sigma è un programma di qualità in cui, una volta definito e implementato, migliora l'esperienza del cliente, riduce i costi, e costruisce leader migliori."

Jack Welch, Ex CEO e Presidente di GE

Quali Sono le Fasi di Lean Six Sigma?

Le 5 fasi di Lean Six Sigma sono le seguenti: Definire, Misurare, Analizzare, Migliorare e Controllare. Esaminiamole tutte e spieghiamo cosa succede in ognuna di esse.

1. Definire il problema dal punto di vista del cliente e dell’azienda. Durante questa fase, è necessario rispondere alle domande: Quali sono le principali aspettative di qualità dei clienti? In che modo le parti interessate determinano il problema? Di conseguenza, è necessario individuare chiaramente il problema da una prospettiva aziendale, la sua portata e le aspettative dei clienti.
2. Misurare l'attuale prestazione di processo/prodotto/servizio e rispondere alla domanda: soddisfa le aspettative di qualità individuate nella fase precedente? Questa fase dovrebbe determinare ogni fase del processo del flusso e abbinarle con i criteri di qualità specificati. Di conseguenza, è necessario valutare il problema individuato nella prima fase e supportarne le misurazioni con i dati sulle prestazioni effettive.
3. Analizzare tutti i dati raccolti per determinare la causa principale del problema individuato nella prima fase. Quindi, è il momento di utilizzare strumenti di analisi Lean come Value Stream Mapping, Just-In-Time (JIT), Pan-Do-Check-Act (PDCA) e tecniche di risoluzione dei problemi Six Sigma per identificare la causa principale del problema. A fine fase, tutti i soggetti coinvolti dovrebbero trovarsi sullo stesso piano, ovvero: qual è il problema da affrontare, la sua origine, la sua portata e i suoi confini.
4. Migliorare una volta compresa chiaramente la causa principale del problema. Tramite gli sforzi di collaborazione, in questa fase si dovrebbe lavorare su una soluzione affidabile che eliminerà il problema e la sua causa, impedendo così che si ripeta in futuro. Tali dati sono fondamentali per determinare se la soluzione suggerita risolve adeguatamente il problema individuato. A fine fase, si dovrebbe avere una soluzione sviluppata e testata insieme ai dati sulle prestazioni.
5. Controllare la soluzione applicata attraverso il monitoraggio. In questa fase, è necessario stabilire criteri di prestazione accettabili e sviluppare un piano per correggere eventuali variazioni. Tale piano svolge un ruolo cruciale nel sostenere i miglioramenti finora condotti e prevenire un’involuzione.

Quali Sono le Tecniche Lean Six Sigma?

Per procedere con fiducia nell'implementazione del Lean Six Sigma è necessario innanzitutto comprendere i principi fondamentali che stanno alla base della mentalità Lean e la logica del processo Six Sigma. Dopodiché, per sostenere gli sforzi, è possibile scegliere fra varie tecniche di Lean Six Sigma, tra cui:

• Approccio Kanban per la gestione del flusso di lavoro in cui le pratiche come la visualizzazione del lavoro e la limitazione del work in progress consentano di massimizzare l'efficienza e migliorare continuamente;
• Kaizen per una visione improntata all’auto-sviluppo e al miglioramento continuo;
• Mappatura dei flussi di valore per analizzare e ottimizzare le fasi di consegna dei processi;
• Modello delle 5 S per ottimizzare il posto di lavoro in cinque fasi.

Benefici dell’Utilizzo di Lean Six Sigma

Prima di attuare il cambiamento organizzativo nella tua azienda, probabilmente vorrai conoscere i benefici previsti. Possiamo dividerli in due gruppi: organizzativi e personali. Quindi, perché è importante Lean Six Sigma?

Benefici Organizzativi

Se applicato con successo, Lean Six Sigma migliorerà le prestazioni e i processi aziendali.

• Processi semplificati - Identificando ed eliminando tutti gli sprechi e le inefficienze dei processi, avrai un flusso di lavoro più semplice, più facile da mantenere e controllare. Quindi, diventerai più veloce, lasciando poco o nessun spazio per i difetti grazie alla semplicità dell'intero processo.

• Prestazioni prevedibili - Da un lato, eliminando tutte le attività e i processi dispendiosi dal tuo flusso di lavoro, lo renderai più semplice ed efficiente. Dall'altro, limitare la variabilità dei difetti ricorrenti identificando le loro cause alla radice stabilirà un processo più rapido e più facile. Di conseguenza, senza sprechi e con meno variazioni, potrai prevedere meglio le prestazioni e cercare di migliorarle.

• Maggiori profitti/Meno costi - La semplificazione del lavoro in cui le fasi di processo sono facili e tutti gli sprechi vengono eliminati accelererà la consegna del lavoro e ne migliorerà la qualità. Questo creerà un potenziale aumento delle entrate. Inoltre, identificando e risolvendo le cause alla radice dei problemi, si diminuiranno i potenziali costi aggiuntivi. Tutto questo aiuterà ad aumentare la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.

Benefici Personali

I benefici e le caratteristiche dei membri sviluppati grazie all'approccio Lean Six Sigma sono legati a un cambiamento di mentalità verso il miglioramento continuo, l'auto-sviluppo e l'aumento delle prestazioni.

• Pensiero analitico - I membri diventano più analitici quando scompongono elementi complessi in task più gestibili attraverso l'approccio Lean e Six Sigma. Questo aiuta a individuare le cause alla radice e crea una chiara comprensione di dove è necessario migliorare.

• Efficacia - Attraverso l’individuazione dei problemi, le loro cause principali, l'analisi delle prestazioni, la proposta e l'applicazione di una soluzione pratica, i membri diventano più efficienti nel loro ruolo. Inoltre, cosa ancora più importante, la loro disponibilità ad agire in qualsiasi situazione, processo o problema crea un atteggiamento di problem-solving condiviso, un prerequisito fondamentale per il miglioramento continuo.

• Capacità di gestione dei progetti - Poiché i compiti dei manager Lean Six Sigma richiedono la comunicazione su tutti i livelli organizzativi, dalle operazioni alla gestione strategica, i membri avranno l'opportunità di migliorare le loro capacità di gestione dei progetti e ampliare la loro comprensione dell’attività.

Quali Sono i Ruoli e le Responsabilità di Lean Six Sigma?

Un progetto Lean Six Sigma impiega quattro ruoli generali da ricoprire. I livelli e la definizione delle responsabilità possono variare a seconda del contesto aziendale. Coloro che decidono di assumere tali ruoli ricevono una formazione approfondita prima di acquisire il livello di certificazione designato:

• Cintura gialla - Questo livello di certificazione fornisce una comprensione della metodologia strutturata, degli strumenti e delle tecniche. Un progetto Lean Six Sigma può comprendere molte "Cinture Gialle”.

• Cintura Verde - Questa certificazione fornisce una comprensione dettagliata della struttura Lean Six Sigma. Di solito le "Cinture Verdi" sono i leader di piccoli progetti che ruotano nella loro area di competenza.

• Cintura Nera - In qualità di esperti in materia, le "Cinture Nere" sono spesso impegnate in progetti interfunzionali. Agiscono anche come formatori delle "Cinture Verdi" e possono applicare gli strumenti analitici Lean. In un’organizzazione si possono avere molte "Cinture Nere".

• Cintura Nera Master - Normalmente, una sola persona ricopre il livello di certificazione più alto in un'organizzazione. Tale membro è responsabile dell'iniziativa Lean Six Sigma (composta da più progetti) a livello globale e si rifà alla gestione a livello C.

Conclusioni

Intraprendere un cambiamento organizzativo verso il miglioramento continuo può essere un compito arduo se tale cambiamento non è abbracciato in tutta l'azienda. Tale approccio richiede un cambiamento da parte di tutti i membri e in tutti i processi lavorativi. Dovrebbe esserci quindi una comprensione comune a ogni livello dell’organizzazione in merito agli obiettivi e alle regole di base dei due approcci.

Avendo compreso meglio quali sono i principi Lean Six Sigma, i benefici che apporta e come funziona, è il momento di iniziare il cambiamento!

Sebbene le metodologie ti aiuteranno a stabilire determinati standard nella tua organizzazione e sviluppare un piano per mantenerli con il minimo scostamento possibile, affinché abbia successo, il cambiamento dovrebbe essere apportato a livello globale all’interno di un’azienda.