Cos’è la Mappatura del Flusso di Valore? Vantaggi e Implementazione

"La mappatura del flusso di valore è un metodo di gestione Lean che consente di visualizzare, analizzare e migliorare tutte le fasi di un processo di consegna dei prodotti".

Poiché il mercato è sempre più saturo di giorno in giorno, i clienti stanno diventando sempre più pretenziosi e difficili da accontentare nonostante la garanzia che fornirai il valore che stanno cercando. 

Per fortuna, Lean riuscirà a farti emergere alla concorrenza mostrando e migliorando il flusso di valore che offrirai ai tuoi clienti.

Definizione di Mappatura del Flusso di Valore (VSM) 

Il processo di mappatura del flusso di valore consente di creare una visualizzazione dettagliata di tutte le fasi del processo di lavoro. È una rappresentazione del flusso di merci dal fornitore al cliente in tutte le fasi dell'organizzazione. 

Ad esempio, il valore che un'azienda di software offre ai propri clienti sono le soluzioni software e tutte le funzionalità presenti al suo interno. 

Una mappa del flusso di valore mostra tutte le fasi importanti del processo di lavoro necessarie per fornire valore dall'inizio alla fine. Inoltre, ti consente di visualizzare ogni attività su cui il tuo team lavora e fornisce report di stato a colpo d'occhio sui progressi di ogni assegnazione. 

È essenziale chiarire che il valore nella gestione Lean è tutto ciò che desidera il cliente. Tuttavia, quando si tratta di mappare un flusso di valore, alcuni passaggi potrebbero non portare valore diretto al cliente, ma garantire semplicemente che si consegnerà il prodotto finale/servizio. 

Un chiaro esempio di tali passaggi sono i controlli di qualità che sono insostituibili in ogni processo di produzione. Naturalmente, il cliente non ti paga per eseguire questi controlli, ma se consegni un prodotto finale che non soddisfa il suo standard di qualità o le sue aspettative, sarà meno disposti a tornare da te. 

Storia della Mappatura del Flusso di Valore 

La mappatura del flusso di valore divenne una pratica popolare con la diffusione di Lean nella seconda metà del XX secolo. È stato uno degli elementi fondamentali che hanno reso il Toyota Production System sensazionale a livello di produzione, anche se, a quel tempo, il termine VSM non era presente. 

Il sistema Kanban originale, Fonte: TOYOTA Global Website

Tuttavia, è un comune malinteso che Toyota abbia inventato la pratica associata alla mappatura visiva di un flusso di lavoro. Ci sono registrazioni di diagrammi che mostrano il flusso di materiali e informazioni in un libro del 1918 chiamato Installing Efficiency Methods di Charles E. Knoeppel. 

Negli anni novanta, il processo di mappatura del flusso di valore divenne parte integrante della vita di molti manager occidentali. La sua popolarità ha iniziato a superare la produzione e alla fine si è diffusa nelle industrie del lavoro conoscitivo come sviluppo di software, operazioni informatiche, marketing e molti altri. 

Perché Mappare il Flusso di Valore? Scopo e Vantaggi 

Lo scopo principale della creazione di una mappa del flusso di valore è quello di mostrare dove è possibile migliorare il processo visualizzando sia il valore aggiunto che gli step dispendiosi. 

Devi semplicemente mostrare ogni fase necessaria del tuo flusso di lavoro e valutare come apporta valore al cliente. Ciò ti consente di analizzare il tuo processo in modo approfondito fornendoti informazioni precise su dove apportare modifiche per migliorare il tuo modo di lavorare. 

Per riassumere i vantaggi della mappatura del flusso di valore: 

• Con l'aiuto del VSM, è possibile identificare le attività dispendiose. 
• VSM fornisce una chiara visione del processo di lavoro, dove si formano le fasi di valore aggiunto e non. Una buona pratica è anche quella di visualizzare quanto tempo ci vuole affinché gli elementi di lavoro si muovano nei vari step. 
• Il VSM evidenzia il flusso di lavoro attuale e pone l'accento sui miglioramenti futuri.

Mappatura del Flusso di Valore nel Lavoro Conoscitivo 

La mappatura del flusso di valore sta guadagnando sempre più popolarità nel lavoro conoscitivo poiché consente ai team che lavorano in un ambiente isolato di visualizzare meglio il proprio lavoro e collaborare meglio. 

Anche i singoli collaboratori possono avere una panoramica completa di come sta progredendo il lavoro del team. 

Di conseguenza, i team possono aumentare l'efficienza dei passaggi di lavoro, che è il principale colpevole dell’accumulo dei tempi di attesa nel sistema. L'attesa rappresenta uno dei 7 sprechi di Lean, e quindi dovrebbe essere priorità di tutti ridurla al minimo. 

La mappatura del processo può aiutarti a mostrare dove si verificano i passaggi, quindi scoprire anche dove si trovano i colli di bottiglia (code) del tuo processo e trovare un modo per ridurre al minimo i danni alla produttività del team. 

Come Mappare il Flusso di Valore con Kanban? 

Kanban è probabilmente uno degli strumenti di mappatura del flusso di valore più affidabile soprattutto se si desidera visualizzare il processo di un lavoro conoscitivo. È uno strumento molto intuitivo con cui lavorare e permette di apportare facili modifiche. 

Kanban board di base

Per mappare il tuo processo con Kanban hai bisogno solo di due elementi: una Kanban board e delle Kanban card per tutte le assegnazioni al tuo team. Ecco gli step per iniziare a mappare il tuo flusso di valore con un paio di esempi. 

1. Scegli una Kanban Board 

Se sei nuovo in questo ambito, è meglio iniziare in piccolo, preferibilmente con un unico team o reparto. Assicurati di selezionare il modo più conveniente per mappare il tuo flusso di lavoro su Kanban. Ti consigliamo di scegliere una scheda fisica o una soluzione software di Kanban. 

2. Definisci lo Scopo della Mappa e le Aspettative 

Successivamente, riunisci il team e spiega chiaramente lo scopo della mappatura del flusso di valore e cosa ti aspetti di ottenere dalla sua implementazione. 

3. Visualizza le Fasi Chiave del Tuo Flusso di Lavoro 

Quindi, unisci il processo. Verrà fornita una Kanban board con tre fasi di lavoro predefinite: 

1. Da fare 
2. In corso 
3. Fatto 

Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di suddividere la fase In corso in più colonne per rappresentare i passaggi più cruciali del flusso di valore del tuo processo di lavoro. Ad esempio, un processo di sviluppo software di solito contiene i seguenti passaggi: 

• Design tecnologico 
• Programmazione 
• Test 
• Revisione del codice 

Puoi aggiungere tutte le colonne necessarie alla tua Kanban board. A sua volta, l'area "In corso" di un processo del team di approvvigionamento, per esempio, potrebbe includere le seguenti fasi: 

• Richiesta di preventivo 
• Attesa 
• Ordine di acquisto 

Processo di approvvigionamento mappato su una Kanban board

Una mappatura più precisa ti offrirà logicamente una visione più completa e, quindi, più indicazioni su dove migliorare le tue prestazioni.

Sistema Kanban

Presta particolare attenzione alle fasi di coda del processo (es. "Pronto per revisione") in cui si verificano passaggi di lavoro. 

4. Eseguire Analisi della Mappatura del Flusso di Valore 

Quando hai un processo vincolato, assicurati di selezionare un certo numero di metriche di prestazioni da monitorare. Un semplice insieme di indicatori sulle prestazioni chiavi del flusso di lavoro è: 

• Lead time VS tempo di ciclo delle assegnazioni 
• Throughput del sistema
• Quantità di work in progess 

Si dovrebbe sempre mirare a mantenere vicini i tempi di consegna e il tempo di ciclo. Quindi, anche se sei super efficiente nell’elaborazione, ma hai un lungo backlog ciò si traduce in clienti che attendono troppo per ricevere il loro ordine, e quindi la tua efficienza non avrà più importanza. 

Per quanto riguarda il throughput, è necessario mantenerlo il più alto possibile senza sacrificare la qualità del valore che si consegna al cliente. 

Il work in progress è un indicatore chiave in Lean e Kanban in particolare, perché più ce ne sono, più tempo di attesa accumulerai. Quindi assicurati di regolare il numero di assegnazioni che il tuo team può tenere in corso contemporaneamente e regolale in base ai dati sul tuo flusso di lavoro. 

Ispeziona spesso questi KPI e mira a una consegna più frequente ai tuoi clienti senza rinunciare alla qualità del tuo lavoro. Non avere paura di applicare l'aggiunta/rimozione di fasi di processo al fine di progredire nel flusso di lavoro. 

In Summary

In Lean, la mappatura del flusso di valore è uno strumento di notevole importanza per il miglioramento continuo del modo di lavorare. I principali vantaggi della mappatura del flusso di valore sono: 

• Permette di visualizzare e vincolare il processo. 
• Aiuta a ottimizzare il modo di fornire valore ai clienti. 
• Aiuta a identificare in modo significativo le fasi del processo.