El equilibrio entre la oferta y la demanda se encuentra en un estado constante de flujo. Sin embargo, no estará lejos de la verdad decir que la oferta ha estado creciendo constantemente en muchas industrias más rápidamente que la demanda.
A medida que el mercado se satura más, los clientes se vuelven cada vez más pretenciosos y difíciles de convencer de que se les proporcionará el valor que están buscando.
Afortunadamente, el Lean tiene una manera de ponerte por delante de la competencia a través de la visualización y la mejora del flujo de valor que estás entregando a tus clientes.
¿Qué es el Mapeo de Flujo de Valor (MFV)?
El proceso de mapeo de flujo de valor te permite crear una visualización detallada de todos los pasos en tu proceso de trabajo. Es una representación del flujo de bienes desde proveedor hasta el cliente a través de tu organización.
Por ejemplo, el valor que una empresa de software entrega a sus clientes son las soluciones de software y todas las funciones que contiene.
Un mapa de flujo de valor muestra todos los pasos importantes de tu proceso de trabajo que son necesarios para entregar valor de principio a fin.
Te permite visualizar cada tarea en la que tu equipo trabaja y proporciona reportes de estado “de un solo vistazo” sobre el progreso de cada tarea.
Es importante aclarar que, según Lean, el valor es todo lo que el cliente pagaría. Sin embargo, cuando se trata de mapear un flujo de valor, hay pasos que pueden no aportar valor directo a tu cliente, pero ayudan a garantizar que puedas entregar el producto/servicio final.
Un claro ejemplo de dichos pasos son las inspecciones de calidad que son un paso irremplazable en cada proceso de producción. Tu cliente no te paga para que realices estos chequeos, pero si entregas un producto final que no cumple con sus estándares de calidad o expectativas, poco querrán nuevamente comprarte algo.
¿Cuál es el Propósito del Mapeo de Flujo de Valor?
El objetivo principal de crear un mapa de flujo de valor es mostrarte los lugares donde puedes mejorar tu proceso a través de la visualización de tanto los pasos que agregan valor como aquellos que crean desperdicio. Simplemente debes mostrar cada paso importante de tu flujo de trabajo y evaluar cómo este aporta valor a tu cliente. Esto te permite analizar tu proceso a profundidad y te dará pistas sobre dónde debes realizar cambios para mejorar tu manera de trabajar.
Historia del Mapeo de Flujo de Valor
El mapeo de flujo de valor se volvió una práctica popular con el surgimiento de Lean en la segunda mitad del siglo XX. Este fue una de las bases que hicieron del Sistema de Producción de Toyota una sensación en el mundo de la manufactura, aunque para ese momento, el término MFV no estaba presente.
Sin embargo, es un error común pensar que Toyota inventó la práctica del mapeo de flujo de trabajo de forma visual. En realidad, hay registros de diagramas que muestran el flujo de materiales e información contenidos en un libro de 1918 llamado “Instalación de Métodos de Eficiencia”, de Charles E. Knoeppel.
En la década de los 90s, el proceso de mapeo de flujo de valor se convirtió en parte de la vida de muchos managers de occidente. Su popularidad comenzó a ir más allá de la manufactura y finalmente se extendió a las industrias de trabajo del conocimiento como el desarrollo de software, operaciones de TI, marketing y muchos otros.
Cómo Hacer un Mapeo de Flujo de Valor en el Trabajo del Conocimiento?
El mapeo de flujo de valor está ganando popularidad en el trabajo del conocimiento porque permite a los equipos que trabajan en un entorno de silo visualizar su trabajo y mejorar la colaboración.
Incluso los colaboradores individuales pueden tener una visión general de cómo progresa el trabajo del equipo.
Como resultado, los equipos pueden aumentar la eficiencia de las transferencias de trabajo, que son las principales culpables de la acumulación de tiempo de espera en tu sistema.
La espera es uno de los 7 desperdicios Lean y, por lo tanto, minimizarla debería ser una prioridad para todos.
El mapeo de tu proceso puede ayudarte a visualizar dónde ocurren las transferencias para que también puedas descubrir dónde están los cuellos de botella (colas o queues) de tu proceso y encontrar una forma de minimizar el daño que causan a la productividad de tu equipo.
Cómo Mapear tu Flujo de Valor con Kanban?
Kanban es probablemente una de las herramientas de mapeo de flujo de valor más confiables. En especial, si quieres visualizar un proceso de trabajo del conocimiento. Es fácil de entender y te permite hacer cambios fácilmente.
Solo necesitas dos elementos para mapear tu proceso con Kanban – un tablero Kanban y tarjetas para todas las tareas en las que tu equipo trabaja. Si la visualización de flujo de trabajo es algo nuevo para ti, es mejor comenzar con poco, preferiblemente con un solo equipo o departamento. Asegúrate de seleccionar la forma más conveniente de mapear tu flujo de trabajo Kanban.
Debes elegir un tablero físico o una solución de software Kanban. Luego, reúne al equipo y explícales de forma clara el propósito del mapeo de flujo de valor, así como lo que esperas lograr al implementarlo.
Luego, une tu proceso. Por defecto, un tablero Kanban viene con 3 estados de trabajo:
- Pendiente (To do)
- En Proceso (In Progress)
- Terminado (Done)
Deberías enfocarte en dividir “En Proceso” en varias columnas que representen los pasos del flujo de valor más importantes de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, un proceso de desarrollo de software contiene generalmente los siguientes pasos:
- Diseño técnico
- Coding
- Pruebas
- Revisión de Código
Puedes agregar tantas columnas a tu tablero Kanban como sea necesario. Lógicamente, un mapeo más preciso te dará una visión más completa y, por lo tanto, más indicaciones sobre dónde puedes mejorar tu rendimiento.
Presta especial atención a las etapas de la cola/queue de tu proceso que es donde ocurren las transferencias de trabajo. Cuando tengas un proceso vinculado, asegúrate de seleccionar un rango de métricas de rendimiento a monitorear. Un grupo simple de indicadores clave de rendimiento de flujo de trabajo es:
- Tiempo de entrega vs tiempo de ciclo de tus tareas
- Tasa de trasferencia efectiva de tu sistema (throughput)
- Cantidad de trabajo en proceso
Debes tratar siempre de mantener el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo cerca. No importa si eres sumamente eficiente en procesar trabajo y tienes una larga cola de pedidos (backlog) que hace que los clientes esperen demasiado para recibir su pedido. Con respecto a la tasa de transferencia efectiva, debes mantenerla lo más alto posible sin sacrificar la calidad del valor que entregas al cliente.
El trabajo en proceso es un indicador clave en Lean y Kanban, principalmente porque cuanto más tengas, más tiempo de espera acumularás. Asegúrate de regular el número de tareas que tu equipo puede tener en proceso de forma simultánea y ajustarlas de acuerdo con los datos de tu flujo de trabajo. Monitorea estos KPI con regularidad y busca entregas más frecuentes a tus clientes sin renunciar a la calidad de tu trabajo.
No tengas miedo de experimentar agregando/quitando pasos del proceso y avanzando con tu flujo de trabajo.
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