Una gran parte de nuestra rutina de trabajo diaria está relacionada con la resolución de problemas. Sean pequeños o grandes, los problemas son una parte inevitable de nuestra jornada laboral. Sin embargo, si decides actuar rápido y eliminar un problema antes posible, puede ser que termines enfrentando el mismo problema una y otra vez.
Debes profundizar y encontrar la causa raíz en lugar de combatir solo los síntomas. Al hacerlo, podrás proteger el proceso de trabajo de problemas recurrentes. Aquí es donde entra en juego la metodología A3.
¿Qué es el Pensamiento A3?
Primero analicemos brevemente la mentalidad que el pensamiento A3 busca desarrollar. Se puede resumir en 7 elementos:
- Pensamiento Lógico - A3 representa un proceso de pensamiento basado en pasos.
- Presentación de la información de manera objetiva - aquí no hay planes o agendas ocultas.
- Resultados y Procesos - compartir los resultados que se lograron y los medios usados para lograrlos.
- Compartir únicamente información esencial y mostrarla en formato visual siempre que sea posible.
- Cualesquiera que sean las acciones que se tomen, estas deben estar alineadas con la estrategia y los objetivos de la empresa.
- El objetivo está en desarrollar una perspectiva coherente que pueda adaptarse a lo largo de toda la organización.
- Desarrollo de un enfoque estructurado para la resolución de problemas.
Origen de la Herramienta de Resolución de Problemas A3
El informe A3 es una de las muchas herramientas de gestión Lean, desarrollada como parte del Sistema de Producción de Toyota (TPS por sus siglas en inglés).
No hay un solo inventor del método de informes A3. De hecho, Isao Kato (ex gerente de Toyota) lo describe como un híbrido entre el ciclo PDCA y la filosofía de Toyota para hacer las cosas visibles.
También hay una leyenda que dice que Taiichi Ohno a menudo se negaba a leer más allá de la primera página de cualquier informe escrito.
Es por eso que el A3 es un informe de una página.
El nombre A3 proviene del tamaño de papel A3 europeo que corresponde a 11 pulgadas por 17 pulgadas o 29.7 cm x 42 cm.
El Pensamiento A3 jugó un papel importante en el éxito comercial de Toyota. En consecuencia, este se convirtió en una herramienta de amplio uso, actualmente utilizada en varias industrias.
Exploremos en detalle la herramienta de resolución de problemas A3.
Fundamentos del Modelo A3
En realidad, A3 es solamente un informe y este no te ayudará a resolver problemas de forma mágica. Es mucho más importante que todas las partes involucradas estén dedicadas al proceso y que se comuniquen activamente.
Antes de que comiences a formar tu propio método de informes A3, debes conocer que hay 3 roles principales en el proceso:
- Propietario
- Respondedores
- Mentor/coach
El propietario es responsable de administrar el proceso y mantener el documento. Por otro lado, el propietario debe ser asesorado y supervisado por un mentor que tenga experiencia en la resolución de problemas. El papel del mentor es dar instrucciones y motivar al propietario del problema a encontrar la solución, pero no dar respuestas ni propuestas.
Por último, pero no menos importante, están los respondedores o las partes interesadas (stakeholders en inglés). Estos vendrían a ser los terceros, quienes están directamente interesados por los resultados finales del proyecto A3. Aquí está el reto. Por lo general, están involucradas una gran variedad de partes interesadas. El propietario del problema debe tener acceso a todas ellas si es necesario.
Sin embargo, todos sabemos que es un poco difícil llegar a la alta gerencia en las organizaciones que poseen una jerarquía estricta.
Es por ello que toda la organización debe estar familiarizada con el concepto de pensamiento lean y preparada para ayudar en cualquier momento. A veces esto es un desafío, pero puede mostrar cuán flexible es realmente una organización.
Al final del día, la comunicación activa entre todas las partes involucradas es crucial para el éxito de cualquier proyecto A3.
El Informe A3
El informe A3 es un documento de una sola página que refleja los resultados de todo el proceso. Por lo general contiene siete pasos pero también puede tener otras variaciones. A continuación, encontrarás un ejemplo de informe A3 que a menudo incluirá los siguientes pasos:
- Antecedentes/Define el problema
- Situación actual
- Establece objetivos/metas
- Análisis de causa raíz
- Contramedidas
- Implementación
- Confirmación del efecto/Seguimiento
El Proceso A3
La metodología A3 es un proceso de pensamiento lean en donde el propietario del problema debe seguir los distintos pasos del modelo hasta que se llegue a la implementación de una solución adecuada. El propietario debe comunicarse activamente con sus colegas y el mentor del proyecto.
Examinemos ahora los diferentes pasos que forman el proceso A3.
Antecedentes
En primer lugar debes clarificar el problema y describirlo brevemente. Este es un punto de partida en donde el propietario puede dar contexto y base a los siguientes pasos.
Situación actual
Antes de que un problema pueda ser abordado de forma adecuada, el propietario del problema debe describir la situación actual en el área donde este aparece. En esta etapa puedes mapear los diferentes procesos que existen en el área del problema. Esto te permitirá tener una perspectiva más amplia e identificar la causa raíz.
Establece objetivos/metas
Una vez que la situación actual es clara, debes establecer objetivos. Ten en cuenta que en esta etapa aún no tienes la perspectiva completa. Entonces, después de pasar por los pasos restantes y haber llegado a la etapa de "confirmación del efecto", puedes volver a este paso y agregar más detalles a los objetivos iniciales.
Análisis de causa raíz
Este es un paso muy importante para la implementación exitosa del proceso A3. Intentar combatir el problema inmediatamente significa que solo estás tratando los síntomas y dejando la causa raíz intacta. De ser así, un problema puede aparecer regularmente y con proporciones mayores.
Por lo tanto, una vez que entiendes bien cómo funcionan los procesos y cuál es el objetivo inicial, debes descubrir la causa raíz del problema. Para ello puedes usar diferentes técnicas como por ejemplo los 5 Porqués.
Contramedidas
Una vez que estás familiarizado con la causa raíz puedes comenzar a ofrecer soluciones. A partir de aquí puedes volver al objetivo inicial y agregar más detalles. En todos los casos, las contramedidas deben llevar a un claro entendimiento de cómo se logrará el objetivo inicial.
Plan de Implementación
Después de haber establecido las contramedidas debes presentar un plan de implementación que incluya una lista de las acciones que se aplicarán para implementar las contramedidas. También es útil asignar responsables a cada tarea y una fecha de vencimiento.
Confirmación de Efecto & Seguimiento
El último paso es crucial para establecer una cultura de mejora continua. Es muy importante medir los resultados y confirmar el efecto de tus contramedidas.
Debes tomar medidas aunque hayan resultados positivos o negativos. Si los resultados difieren de los pronosticados debes modificar el plan, volver a implementarlo y hacer su seguimiento. Si hay un efecto positivo, debes comunicar las mejoras al resto de la organización y en última instancia convertirlas en un estándar.
Beneficios de la resolución de problemas A3
El modelo A3 es coherente y fomenta el mentoring y la colaboración general.
Además, promueve el intercambio de información entre organizaciones así como el aprendizaje y la mejora continua en todos los niveles de la organización. La metodología A3 fomenta el compromiso con los objetivos comunes y fortalece los niveles de responsabilidad.
Por último, pero no menos importante, puedes usar un informe A3 no solo para la resolución de problemas sino también para proponer mejoras, informar, asesorar y más.
Ofrecemos la plataforma de software
más flexible para agilidad empresarial orientada a resultados.
