Métricas Kanban

Establecer un flujo de trabajo estable es la clave para construir equipos exitosos y productivos. Un flujo de trabajo estable ayuda a tu organización a entregar más rápido al mercado y aporta mayor valor a tus clientes y organización.

Pero, ¿cómo puedes medir la tasa de éxito de tu flujo de trabajo y mejorarlo?

La respuesta es simple: mediante el uso de datos estadísticamente significativos. Esta es la razón por la que la mayoría de las soluciones Kanban en línea contemporáneas están equipadas con módulos de análisis, que te proporcionan datos valiosos del flujo de trabajo. Usar las métricas de Kanban es necesario para comprender cómo se está desempeñando su equipo y dónde deben mejorar.

Con las métricas de flujo Kanban, no necesitas adivinar cuándo se realizará el trabajo sobre un proyecto. Las métricas de tu flujo de trabajo te darán datos sobre la productividad, la eficiencia y la confiabilidad de tu proceso de producción.

Por eso puedes considerarlos como métricas de productividad de equipo y métricas de eficiencia de proceso.

Ahora, descubramos cuáles son las mejores métricas de informe en Kanban que necesitas conocer.

Tiempo de Entrega y Tiempo de Ciclo

El tiempo de entrega y el tiempo de ciclo son dos de las métricas Kanban más importantes y útiles. Pueden ayudarte a comprender cuánto tiempo pasan las tareas en tu flujo de trabajo hasta que se completan. El tiempo de entrega es la cantidad total de tiempo que una elemento de trabajo pasa desde se ha solicitado hasta la entrega en su sistema. El tiempo de ciclo es el período que pasas trabajando activamente en él.

La gente, a menudo confunde estos dos, pero hay una diferencia clara.

Básicamente, el tiempo de entrega comienza en el momento en que se solicita una nueva tarea y finaliza cuando se realiza. Por otro lado, el tiempo de ciclo comienza cuando alguien realmente comienza a trabajar en una tarea determinada. En otras palabras, el tiempo de ciclo comienza desde el punto de compromiso.

Ambas métricas son muy importantes, ya que pueden mostrarte cuánto tarda el trabajo cuando atraviesa por tu flujo de valor.

Puedes usar las métricas de tiempo de espera para analizar si los elementos de trabajo esperan demasiado tiempo antes de que entren En Curso.

Por otro lado, las métricas de tiempo de ciclo te ayudan a comprender la cantidad de tiempo necesario para la finalización real de una tarea determinada.

¿Cómo medir el tiempo de ciclo y el tiempo de entrega?

Para medir el tiempo de entrega y de ciclo promedio, puedes utilizar un Diagrama de Flujo Acumulativo (Cumulative flow diagram en inglés o CFD), una de las fuentes de datos para tu flujo de trabajo más avanzadas. El CFD puede mostrarte el tiempo de ciclo y de entrega promedio, así como la cantidad de elementos de trabajo en curso. De esta manera puedes ver qué tan estable es tu flujo de trabajo y dónde necesitas mejorar.

Más información sobre el CFD

Si deseas analizar el tiempo de ciclo de los elementos de trabajo individuales, puedes utilizar el gráfico de dispersión de tiempo de ciclo. Te ayudará a detectar tareas que tardaron más tiempo en completarse. Te ayudará a descubrir y analizar las posibles razones que retrasan el proceso de trabajo.

Más información sobre el Diagrama de Dispersión

Además, también puedes usar el Histograma de Tiempo de Ciclo para ver la duración más común del ciclo para tus elementos de trabajo. Esta herramienta te ayudará a monitorear y controlar el ritmo deseado de tu equipo.

Más información sobre el Histograma de Tiempo de Ciclo

Rendimiento

El rendimiento (Throughput en inglés) es el número de tareas finalizadas por unidad de tiempo. Por ejemplo, elementos de trabajo completados por día. El rendimiento se puede denominar una métrica de productividad del equipo. Representa el nivel de productividad de tu equipo en el pasado.

El rendimiento es una métrica importante para realizar un seguimiento, ya que de esta manera puedes adquirir una mejor comprensión del impacto que tu flujo de trabajo tiene sobre el rendimiento total del negocio. La visión general del total de unidades procesadas puede ayudarte a tomar decisiones comerciales importantes, como ampliar la capacidad de trabajo, acelerar la producción, etc.

Además, el rendimiento es una métrica complicada. Te muestra la cantidad de tareas que se han completado por día. Sin embargo, no muestra cuándo se iniciaron diferentes tareas. Esta es la razón por la que, para decisiones futuras más precisas, puedes combinar las métricas de rendimiento con el tiempo de ciclo y el tiempo de entrega.

¿Cómo medir el Rendimiento?

Puedes usar el Histograma de Rendimiento para ver la cantidad de días que tuvieron un rendimiento determinado o qué porcentaje de todos los días tuvo un rendimiento determinado. Te dará una comprensión mejor de la capacidad de tu equipo.

Más información sobre el Histograma de Rendimiento

Trabajo en Curso

Básicamente, el trabajo no terminado que está en curso no puede agregar valor a tus clientes. Sin embargo, desempeña un papel crucial cuando deseas supervisar y analizar la capacidad de tu flujo de trabajo. Por eso es importante hacer un seguimiento de los elementos de trabajo que están en curso, pero que aún no son terminados. Al hacerlo, no solo puede determinar la capacidad de su equipo, sino que también puede mejorar el flujo de valor.

Puedes supervisar fácilmente el trabajo en curso en tu tablero Kanban. El tablero te muestra una descripción general rápida de todas las tareas en curso y la información importante relacionada con cada tarea, como el asignado, la fecha tope, la descripción, etc.

¿Cómo medir el Trabajo en Curso?

Además, al usar un gráfico de Trabajo en Curso Envejecido, puedes ver la suma de todos los elementos de trabajo que se están procesando y cuánto tiempo ha pasado desde que se iniciaron. De esta manera puedes detectar tareas que han estado en curso durante demasiado tiempo y por qué.

Más información sobre el gráfico de Trabajo en Curso Envejecido

Colas (El coste de espera)

Las colas aparecen en tu flujo de trabajo cuando las tareas esperan más acciones. Por ejemplo, una etapa de cola puede ser "en espera de revisión". En realidad, las colas acumulan una parte importante del tiempo de ciclo de las tareas, porque los elementos de trabajo a menudo están interrelacionados y dependen de los diferentes miembros del equipo. Por eso es importante hacer un seguimiento de las colas y comprender cómo pueden afectar tu rendimiento general. Es razonable limitar el número de elementos de trabajo que están en colas y tratar de moverlos lo más rápido posible.

En Lean, la espera se considera un desperdicio grande. Por lo tanto, cuanto más tiempo pasan las tareas en colas, mayores son los costos.

¿Cómo monitorear y analizar colas?

Puedes usar el mapa de calor para monitorear y analizar las colas. Esta herramienta realmente muestra cuánto tiempo han pasado tus tareas en cada etapa de tu flujo de trabajo. De esta manera, puedes ver la cantidad total de tiempo que los elementos de trabajo pasaron en colas durante un período de tiempo predefinido.

¿Cuándo Estará Listo?

¿No sería fantástico si tu empresa pudiera responder a esta pregunta con certeza? Por supuesto que lo haría. La estimación del trabajo siempre ha sido un problema, pero ahora puedes usar pronósticos basados en datos para ver cuándo se completarán sus tareas.

Conoce las simulaciones de Monte Carlo: una herramienta estadística que puede ayudarte a tomar decisiones basadas en datos.

Basándose en los datos históricos de tu flujo de trabajo, esta herramienta realiza una gran cantidad de simulaciones aleatorias para proporcionarle un pronóstico probabilístico de cuándo se pueden terminar las tareas actuales o cuántas tareas se pueden completar durante un cierto período de tiempo.

Más información sobre las simulaciones Monte Carlo

Estas son unas de las métricas Kanban más importantes con las que puedes comenzar para que tu equipo sea más productivo y tu flujo de trabajo sea más eficiente.

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