Portfolio Kanban - Implementando una Hoja de Ruta Kanban

Las hojas de ruta de proyectos y productos son unos de los artefactos más importantes que cada gerente de proyecto/producto debe proporcionar para que las partes interesadas clave sean informadas. Sin embargo, la forma en que la mayoría de los profesionales construyen hojas de ruta hoy en día está rota.

En el momento en que alguien cree que puede predecir el futuro y proporcionar una estimación detallada, a nivel del elemento de trabajo individual, se hace mucho daño. Si planeamos que algo comience en una fecha determinada y termine en una fecha determinada, comenzamos a engañar a todos, incluso a nosotros mismos.

Si alguna vez tienes que prever el futuro, se puede emplear el concepto Portfolio Kanban para que puedas entregar una hoja de ruta Kanban flexible y ágil, que realmente ayude.

Desafíos con las Implementaciones de Hojas de Ruta Tradicionales

El problema con las hojas de ruta tradicionales es que son determinísticos, a menudo comunican fechas y alcance fijos, mientras que deberían ser probabilísticos, comunicando que existe un X por ciento de probabilidad de entregar cierto alcance antes de una fecha determinada.

¿Alguna vez has visto una hoja de ruta de producto con hitos fijos en una fecha determinada? ¿Con qué frecuencia ves alguna probabilidad adjunta a esta fecha? Bueno, casi nunca. Este es un verdadero desafío para muchas empresas porque los gerentes de proyectos y programas trabajan con fechas fijas.

Sin embargo, en el negocio del trabajo de conocimiento cuando hablamos del futuro, nadie sabe cuánto pueden tardar las tareas. Por lo tanto, nunca debemos comunicar fechas e hitos fijos, a menos que estemos 100% seguros de que podemos hacerlo.

Si debes trabajar con fechas fijas, para que consideren tu oferta para un proyecto, entonces haz lo que tienes que hacer para ganarlo. Es muy probable que esto requiera que te comprometas a entregar una cierta cantidad de trabajo durante un cierto período de tiempo.

Bueno o malo, así es como funciona el mundo hoy en dia y eso es normal. Sin embargo, el hecho de que te comprometas con una fecha fija no requiere que ejecutas tu proyecto de una manera en cascada. Todavía puedes tener una hoja de ruta flexible dentro de los límites especificados.

¿Cuál es la Salida? Portfolio Kanban y una Hoja de Ruta Kanban.

Antes de profundizar en la aplicación de Portfolio Kanban en implementaciones de hojas de ruta, veamos el tema de Upstream Kanban, también conocido como Kanban del Cliente.

Upstream Kanban / Kanban del Cliente

Como Patrick Steyaert lo excplica en el artículo “Customer Kanban – from customer push to customer pull”, Upstream Kanban (Kanban del Cliente) es:

Upstream Kanban visualiza la demanda en términos de opciones que se exploran para definir y seleccionar los elementos de trabajo que se confirmarán.

Pensar en términos de opciones es fundamental para comprender mejor cómo funciona una hoja de ruta Kanban. Todos los proyectos no iniciados son opciones visualizadas como tarjetas Kanban en el área “Solicitado” de tu tablero Kanban. Incluso si se confirma un proyecto, a menos que se haya iniciado, sigue siendo una opción que puedes elegir ejecutar o no.

Tratar el trabajo no iniciado como opciones es, de hecho, aplazar el compromiso hasta el último momento posible. Este es uno de los principios de Desarrollo de Software Lean que Tom y Mary Poppendieck discuten en uno de sus libros populares. Este principio es válido no solo para el desarrollo de software, sino para cualquier trabajo de conocimiento.

Si difieres el compromiso, puedes elejir de descontinuar un elemento de trabajo, si las circunstancias lo requieren. Si la organización trabaja en base a un plan maestro predefinido, pierde esta flexibilidad. Por otro lado, puedes aprender cosas nuevas a lo largo del progreso del proyecto. Puedes utilizar este nuevo conocimiento para posponer algunas de las tareas y acelerar otras. Por lo tanto, la capacidad de reorganizar el plan de una manera rápida y discreta puede llevar a grandes beneficios económicos.

Portfolio Kanban y la Hoja de Ruta Kanban

Si no estás familiarizado con el término Portfolio Kanban, lee este artículo antes de continuar leyendo: ¿Qué es Portfolio Kanban?. Para realizar una hoja de ruta Kanban, primero, debes tener un tablero Kanban Portfolio. Este tablero usualmente contiene las CMC (Características Mínimas Comercializables) o proyectos. Las CMC o los proyectos se desglosarán en historias de usuarios (tareas).

Con el tablero Kanban en su lugar, debes concentrarse en la parte más a la izquierda del tablero: el área Solicitado/ Requested (la que tiene la línea gris en su parte superior en la imagen de abajo). El área Solicitado contiene elementos que aún no se han iniciado (opciones). Dependiendo del alcance y la línea de tiempo del proyecto, puedes agregar un número ilimitado de columnas al área Solicitado, que, en este escenario, representa una línea de tiempo invertida.

Como se muestra en la imagen de arriba, la columna más a la derecha en el área Solicitado es la más cercana al momento presente (este mes). Cuanto más se aleje a la izquierda, más se adentra en el futuro: “Próximos 3 meses”, “No planificado”. Naturalmente, los elementos que pones en estas columnas deberían planificarse para el período correspondiente.

Por ejemplo, se espera que todos las tareas que se encuentran en la columna “Este mes” terminen antes el final del mes. Se espera que todos los elementos de trabajo en “próximos tres meses” se completen en los próximos tres meses, etc.

Cuando se trata de prioridad, cuanto más alto es un elemento dentro de la columna, mayor su prioridad. Si deseas a re-prioritizar, simplemente arrastra y suelta el elemento a su nueva posición.

Los nombres de las columnas pueden variar, siempre que indiquen una línea de tiempo invertida. En el ejemplo anterior, usamos meses, pero en tu caso, podrían ser días, semanas, meses, trimestres o incluso años. Los carriles horizontales se pueden usar para diferentes equipos, productos o cualquier otra cosa que tenga sentido en tu contexto.

Por simple que parezca, así es como se ve una simple hoja de ruta de Portfolio Kanban.

¿Cuáles son los beneficios de una hoja de ruta Kanban Portfolio?

1. Es visual – La naturaleza visual de la hoja de ruta de Kanban te permite obtener fácilmente mucha información. Por ejemplo, si algunos de los CMC están bloqueados, debido a un problema en algunos de los equipos, verás esto inmediatamente en la hoja de ruta en tiempo real. La hoja de ruta Kanban es un excelente radiador de información porque todos pueden verla y responder instantáneamente a sí mismos la pregunta “¿Cuándo se realizará X?” sin la necesidad de informes de estado.
2. Fácil de re-priorizar – Como hemos mencionado anteriormente, cambiar la prioridad es tan simple como arrastrar y soltar la tarjeta a una nueva posición. Así se asegura que los equipos trabajarán primero en los elementos más importantes.
3. Fácil de cambiar fechas topes – ¿Qué debes hacer si las fechas topes cambian? Bueno, en lugar de actualizar un plan de tres años, todo lo que necesitas hacer es cambiar la columna de algunos de los elementos. Por supuesto, esta actividad requiere un análisis cuidadoso de la capacidad y el rendimiento, pero también tenemos algo para ayudarte: Portfolio Kanban – Cómo Pronosticar a Nivel de Portfolio.
4. Apoya el flujo a nivel global – Probablemente lo más importante es que tu hoja de ruta Kanban no es una presentación estática de PowerPoint que nadie ve. Por el contrario, es una entidad viviente que transmite información constantemente y habilita el flujo a través de la organización. Con este enfoque de planear el trabajo, no solo sabes cuándo se harán las cosas, sino que puedes monitorear activamente su progreso y lo que aún queda por hacer.

¿Cuáles son las desventajas de una hoja de ruta Kanban Portfolio?

La única desventaja real del enfoque Kanban es la falta de fechas fijas. En términos técnicos, podrías etiquetar una columna con una fecha determinada y tratarla como un hito, pero esto es más o menos violando el enfoque basado en el flujo, que describimos anteriormente.

Este concepto representa un paradigma diferente y algunos cambios en la perspectiva son necsarios para comenzar y acostumbrarse. Sin embargo, una vez que hayas gestionado tu primer proyecto de esta manera, no te volveras a mirar a las formas antiguas.

En resumen

Hay cinco ventajas principales en la implementación de una hoja de ruta Kanban utilizando un tablero de Kanban Portfolio:

• Pensar y trabajar en opciones - podemos cancelar una opción en cualquier momento, si no se ha iniciado. Ten en cuenta que todavía podemos cancelar una opción si se ejecuta (ha iniciciado), pero eso sería una pérdida de tiempo y recursos, por lo que debemos abstenernos de hacerlo frecuentemente.
• El compromiso se difiere hasta el último momento posible - podemos ejecutar una opción cuando tenemos capacidad libre (equipos, personas, recursos, etc.). Hasta entonces podemos repriorizar cuando sea necesario, según la nueva información disponible.
• Pensando en flujo - cuando tenemos una hoja de ruta Kanban, nuestras opciones "fluyen" a través del tablero Kanban Portfolio. Esto nos da la libertad de escapar de los informes en rojo / verde / amarillo y abrazar las métricas de flujo de Lean Kanban, como el tiempo de ciclo y la eficiencia de flujo.
• Detección y resolución de bloqueos - cuando las opciones fluyen a través del tablero Kanban Portfolio, podemos detectar cuándo una opción se ha atascado en un estado determinado. Esto nos permite controlar la situación y desbloquearla antes de que sea demasiado tarde.
• Extiender y cambiar fácilmente - dada la estructura de un tablero Kanban, siempre podemos agregar columnas a la izquierda y etiquetarlas "Próximos 3 meses", "Próximos 6 meses", "Próximo año", etc. Esto nos da una gran representación visual de lo que viene, sin que nosotros profundicemos en estimaciones y detalles.