Portfolio-Kanban – eine Kanban-Roadmap implementieren

Projekt- und Produkt-Roadmaps gehören zu den wichtigsten Liefergegenständen, die alle Projekt- oder Produktmanager bereitstellen müssen, um wichtige Projektbeteiligte zu informieren. Allerdings ist die Methode, die viele Fachleute heute zur Erstellung von Roadmaps verwenden, einfach nicht mehr zeitgemäß.

In dem Moment, in dem jemand glaubt, dass er die Zukunft vorhersagen und eine detaillierte Schätzung abgeben kann, wird auf der Ebene einzelner Arbeitselemente viel Schaden angerichtet. Wenn wir planen, dass etwas an einem bestimmten Datum beginnt und an einem bestimmten Datum endet, täuschen wir alle, auch uns selbst.

Wenn Sie jemals die Zukunft vorhersagen müssen, können Sie mit dem Portfolio-Kanban-Konzept eine flexible Kanban-Roadmap nach der Lean-Philosophie erstellen, die Ihnen dabei wirklich hilft.

Herausforderungen traditioneller Roadmap-Implementierungen

Das eigentliche Problem bei herkömmlichen Roadmaps ist, dass sie deterministisch sind und oft feste Daten und Umfänge angeben. Eigentlich sollten sie aber mit Wahrscheinlichkeiten arbeiten und z. B. X Prozent Wahrscheinlichkeit dafür angeben, einen bestimmten Umfang zu einem bestimmten Datum zu liefern.

Haben Sie schon einmal eine Produkt-Roadmap gesehen, die Meilensteine zu einem bestimmten Zeitpunkt festgelegt hat? Wie oft sehen Sie neben diesem Datum eine Wahrscheinlichkeit? Richtig, so gut wie nie. Dies ist für viele Unternehmen eine echte Herausforderung, da Projekt- und Programmmanager mit festen Terminen arbeiten.

Wenn Sie jedoch über die Zukunft sprechen und in der Wissensarbeit tätig sind, weiß niemand, wie lange die Dinge dauern werden. Daher sollten Sie niemals mit festen Daten und Meilensteinen kommunizieren, es sei denn, Sie sind 100 % sicher, dass Sie es schaffen können.

Wenn Sie mit festen Terminen kommunizieren müssen, nur weil niemand Ihr Angebot für das Projekt in Erwägung ziehen würde, dann tun Sie, was Sie tun müssen, um den Zuschlag zu erhalten. Wahrscheinlich müssen Sie sich dafür verpflichten, eine bestimmte Menge an Arbeit innerhalb einer bestimmten Zeit zu liefern.

Das können Sie gut oder schlecht finden, aber so funktioniert die Welt heute nun einmal. Dass Sie sich an einen festen Termin binden, erfordert jedoch keine schlagartige Projektausführung Ihrerseits. Sie können immer noch eine flexible Roadmap innerhalb der angegebenen Grenzen verwenden.

Der Ausweg? Portfolio-Kanban und eine Kanban-Roadmap.

Bevor wir uns im Detail mit der Anwendung von Portfolio-Kanban für die Implementierung von Kanban-Roadmaps befassen, sollten wir uns das Thema Upstream-Kanban, das auch als Kunden-Kanban bekannt ist, vornehmen.

Upstream-Kanban/Kunden-Kanban

Wie Patrick Steyaert im Artikel „Kunden-Kanban – Vom Kunden-Push zum Kunden-Pull“ erläutert, ist Upstream-Kanban (Kunden-Kanban) Folgendes:

Upstream-Kanban visualisiert den Bedarf in Form von Optionen, die zum Definieren und Auswählen der Arbeitselemente verwendet werden, die festgeschrieben werden sollen.

Immens wichtig ist das Denken in Optionen, um besser zu verstehen, wie eine Kanban-Roadmap funktioniert. Alle nicht gestarteten Projekte werden als Kanban-Karten im Bereich „Angefordert“ Ihres Kanban-Boards angezeigt. Selbst wenn ein bestimmtes Projekt zugesagt wurde, ist es immer noch eine Option, ob Sie es ausführen oder nicht – es sei denn, es wurde bereits gestartet.

Wenn man nicht gestarteten Aufgaben als Optionen betrachtet, verschiebt man de facto die Zusage auf den letzten möglichen Moment. Dies ist eins der Prinzipien der Lean-Softwareentwicklung, die Tom und Mary Poppendieck in einem ihrer beliebten Bücher besprechen. Dieser Grundsatz gilt nicht nur für die Softwareentwicklung, sondern für jede Wissensarbeit.

Wenn Sie die Zusage aufschieben, können Sie bestimmte Aufgaben streichen, wenn die Umstände dies erfordern. Wenn Sie mit einem vordefinierten Masterplan arbeiten, verlieren Sie diese Flexibilität. Auch wenn Sie die Flexibilität nicht benötigen, kann sie nützlich sein, denn Sie im Laufe des Projekts ändert sich Ihr Kenntnisstand. Sie können dieses neue Wissen verwenden, um einige der Features nach hinten zu verschieben und andere zu beschleunigen. So können Sie sich mit einer schnellen und schlanken Reorganisation Ihres Plans große wirtschaftliche Vorteile sichern.

Portfolio-Kanban und die Kanban-Roadmap

Wenn Sie mit dem Begriff Kanban-Portfolio nicht vertraut sind, lesen Sie diesen Artikel, bevor Sie fortfahren: Was ist Portfolio-Kanban? Um eine Kanban Roadmap zu realisieren, müssen Sie zuerst ein Portfolio-Kanban-Board einrichten. Dieses Board enthält normalerweise MMFs (Minimal Marketable Feature) oder Projekte. Die MMFs oder Projekte werden in User-Stories – oder einfach gesagt Aufgaben – unterteilt.

Wenn das Kanban-Board bereitsteht, müssen Sie sich auf den Bereich ganz links konzentrieren – den Bereich „Angefordert“ (den Bereich mit der blauen Linie am oberen Rand). Der Angefordert-Bereich enthält Aufgaben, die noch nicht gestartet wurden (Optionen). Basierend auf dem Projektumfang und der Zeitachse können Sie dem Bereich „Angefordert“ eine unbegrenzte Anzahl von Spalten hinzufügen, der in diesem Szenario eine umgekehrte Zeitleiste darstellt.

Sehen Sie sich dieses Beispielbild an:

Wie oben gezeigt, ist die Spalte ganz rechts im Bereich „Angefordert“ dem aktuellen Moment am nächsten. Je weiter Sie nach links gehen, desto mehr gehen Sie in die Zukunft – „Nächste 3 Monate“, „Nicht geplant“. Natürlich sollten die Aufgaben, die Sie in diese Spalten eingeben, für den entsprechenden Zeitraum geplant werden.

Zum Beispiel sollten Sie davon ausgehen können, dass alle Aufgaben in der Spalte „Dieser Monat“ befinden, vor dem Ende des Monats abgeschlossen werden. Alle Arbeitsaufgaben in „Nächste drei Monate“ sollten in den nächsten drei Monaten abgeschlossen sein usw.

Wenn es um die Priorität geht, gilt: Je höher ein Element innerhalb der Spalte ist, desto höher ist seine Priorität. Wenn Sie die Priorität ändern möchten, ziehen Sie das Element einfach an die neue Position.

Die Namen der Spalten können Sie nach Belieben auswählen, solange sie eine umgekehrte Zeitlinie anzeigen. Im obigen Beispiel haben wir Monate verwendet, aber in Ihrem Fall könnten es Tage, Wochen, Monate, Quartale oder sogar Jahre sein. Die horizontalen Lanes können für verschiedene Teams, Produkte oder sonstige für Sie sinnvolle Bezeichnungen verwendet werden.

So einfach das auch sein mag: So sieht eine einfache Portfolio-Kanban-Roadmap aus.

Welche Vorteile bietet eine Portfolio-Kanban-Roadmap?

1. Sie ist visuell – Durch ihre visuelle Art ermöglicht Ihnen die Kanban-Roadmap, viele Informationen leicht zu erfassen. Wenn beispielsweise einige der MMFs aufgrund eines Problems in einigen Teams blockiert sind, sehen Sie dies sofort in Echtzeit in unserer Roadmap. Die Kanban-Roadmap ist ein exzellenter Informationsknoten, weil jeder sie sehen kann und sofort die Frage „Wann ist X erledigt?“ beantworten kann, ohne Statusberichte anzufordern.
2. Einfache Priorisierung – Wie bereits erwähnt, ist das Ändern der Priorität ganz einfach: Ziehen Sie die Karte und legen Sie sie an einer neuen Position wieder ab. So stellen Sie sicher, dass Teams nur an den wichtigsten Dingen arbeiten.
3. Einfache Fälligkeitstermine – Was sollten Sie tun, wenn sich die Fälligkeitstermine ändern? Anstatt einen 3-Jahres-Plan umzuwerfen, müssen Sie nur die Spalte einiger Elemente ändern. Natürlich erfordert diese Aktivität eine sorgfältige Analyse der Kapazität und des Durchsatzes, aber auch hier können wir Ihnen helfen: Portfolio-Kanban – Prognosen auf Portfolioebene.
4. Unterstützt den Flow auf globaler Ebene – Das wahrscheinlich Wichtigste ist, dass Ihre Kanban-Roadmap keine statische PowerPoint-Präsentation ist, die niemanden interessiert. Im Gegenteil – es ist ein lebendes Wesen, das ständig Informationen verbreitet und den Flow im Unternehmen ermöglicht. Mit diesem Ansatz für Roadmapping können Sie nicht nur mitteilen, wann Dinge erledigt sind, sondern auch aktiv überwachen, ob Sie auf Kurs sind und was noch zu tun ist.

Welche Nachteile hat eine Portfolio-Kanban-Roadmap?

Der einzige wirkliche Nachteil des Kanban-Roadmap-Ansatzes ist das Fehlen fester Termine. Technisch gesehen könnten Sie eine Spalte mit einem Datum beschriften und als Meilenstein behandeln, was jedoch mehr oder weniger gegen den oben beschriebenen Flow-basierten Ansatz verstößt.

Dieses Konzept stellt ein anderes Paradigma dar und erfordert einen Perspektivwechsel für den Einstieg. Sobald Sie jedoch Ihr erstes Projekt auf diese Weise verwaltet haben, werden Sie wahrscheinlich nicht mehr an die alten Wege zurückdenken.

In Summary

Die Implementierung einer Kanban-Roadmap mit einem Portfolio-Kanban-Board bietet fünf wesentliche Vorteile:

• Denken und Arbeiten in Optionen – Wir können eine Option jederzeit abbrechen, solange sie noch nicht gestartet wurde. Wir können eine Option auch dann noch abbrechen, wenn sie ausgeführt wird, aber das wäre eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Daher sollten wir das vermeiden.
• Die Zusage wird auf den letzten möglichen Moment verschoben – wir können eine Option ausführen, wenn wir freie Kapazitäten haben (Teams, Leute, Ressourcen usw.). Bis dahin können wir anhand neu verfügbarer Informationen so oft wie nötig Prioritäten setzen.
• Flow-gemäß denken – Wenn unsere Roadmap eine Kanban-Roadmap ist, fließen unsere Optionen durch das Portfolio-Kanban-Board. Dies gibt uns die Freiheit, dem Ampel-Reporting zu entkommen und die Lean-Flusskennzahlen in Kanban wie Zyklusdauer und Flow-Effizienz zu berücksichtigen.
• Blocker erkennen und beseitigen – Wenn Optionen durch das Portfolio-Kanban-Board fließen, können wir erkennen, wenn eine bestimmte Option zu lange in einem bestimmten Status bleibt. So behalten wir die Kontrolle über die Situation und können sie entzerren, bevor es zu spät ist.
• Einfach erweitern und ändern – Angesichts der Struktur eines Kanban-Boards können wir immer Spalten auf der linken Seite hinzufügen und sie mit „Nächste 3 Monate“, „Nächste 6 Monate“, „Nächstes Jahr“ usw. beschriften. Dies gibt uns eine großartige visuelle Darstellung der Zukunft, ohne uns auf Schätzungen und zu viele Details einzulassen.