Physische Kanban-Boards sind in modernen Unternehmen an vielen Stellen unpraktisch. Das digitale Kanban-Board ist die moderne Lösung, die den größten Wert für Ihren Prozess liefert.
Ist es an der Zeit, Ihre Tafel auf ein digitales Kanban-Board aufzurüsten? Vielleicht nutzt Ihr Team schon seit einiger Zeit physische Kanban-Boards und ist damit zufrieden. Schnell hat das Whiteboard mit Haftnotizen jedoch seinen Glanz verloren. Sollten Sie zu einem digitalen Board wechseln? Welche Vorteile bietet das digitale Kanban-Board gegenüber einem physischen? Wir haben Antworten.
Darum sollten Sie auf ein digitales Kanban-Board wechseln
Physische Kanban-Boards sind eine großartige Lösung für kleine Teams, die im selben Büro arbeiten. Sie können jedoch auch Probleme verursachen.
1.Physische Boards sind unordentlich und schwer zu pflegen
Zuerst werden Sie vermutlich feststellen, dass sich das Board immer schwerer pflegen lässt, je mehr Karten hinzukommen. Wenn die Spalte „Erledigt“ geleert werden muss, werden die Karten einfach weggeworfen und es besteht keine Möglichkeit für eine Rückverfolgung. Dies wäre bei größeren Projekten mit vielen verknüpften Karten problematisch, die monatelang bearbeitet werden.
2. Online-Kanban-Boards sind überall über das Internet zugänglich
Ein weiterer Nachteil entsteht, wenn Remote-Mitarbeiter, Freiberufler oder Berater in den Prozess involviert sind. Da sie nicht auf das Board zugreifen können, kann es vorkommen, dass zwei Personen an derselben Aufgabe arbeiten, ohne es zu wissen. Die Zeit, die zur externen Kommunikation benötigt wird und die Tatsache, dass keine WIP-Limits festgelegt werden können, würden den gesamten Kanban-Prozess beeinträchtigen. Auf der anderen Seite können Sie mit einem Online-Kanban-Board WIP-Limits pro Spalte, Swimlane und sogar pro Benutzer festlegen.
3. Physische Boards können keine historischen Leistungsdaten bereitstellen
Die Analyse von Workflow-Indikatoren auf einem physischen Board ist eine schwierige Aufgabe. Zyklusdauern können nicht einfach mit früheren Perioden verglichen werden, was der Idee der kontinuierlichen Verbesserung widerspricht. Wenn Sie die Ergebnisse nicht konsistent aufzeichnen, ist es unmöglich, die individuelle Zyklusdauer der einzelnen Mitarbeiter.
Daher eerkennen viele Teams früher oder später die Notwendigkeit eines digitalen Kanban-Boards. Einige verwenden eine Excel-Datei, um die Daten einfacher zu verwalten. Obwohl diese Lösung schon bequemer ist als ein phsysisches Board, gibt es einen noch besseren Weg.
Vorteile des digitalen Kanban-Boards gegenüber dem physischen
Wenn man erkennt, dass es mehr als ein physisches Board braucht, hat man gerade einmal den ersten Schritt im Bereich der Kanban Software getan. Die Software kann Ihnen helfen, die Methode auf eine ganz neue Art anzuwenden und sogar weiterzuentwickeln. Kanban blüht in der digitalen Welt auf.
1. Alle Informationen werden zentralen gespeichert
Der größte Vorteil eines Online-Kanban-Boards besteht darin, dass alle Informationen auf demselben Board gespeichert sind. Dies lässt sich unmöglich mit einem physischen Board erreichen. Jede Beschreibung einer Karte oder angehängter Dateien wird gespeichert und kann jederzeit abgerufen werden, ohne das Board unübersichtlich zu machen.
2. Alle sehen unmittelbar Änderungen
Wenn eine Karte erstellt, verschoben oder erledigt wird, erfolgt jede Aktion live auf allen Boards ohne Verzögerungen und niemand muss etwas synchronisieren. Alle Informationen zu den jeweiligen Aufgaben sind nur einen Klick entfernt und Sie brauchen keine Statusberichte, wodurch Sie sich eine Menge unnötiger Meetings sparen können.
3. Einfacher Zugriff für Remote-Teammitglieder
Auf Online-Kanban-Boards kann von jedem Gerät aus mit individuellen Zugangsdaten zugegriffen werden. Dies ermöglicht die Verfolgung dringender Situationen und die Synchronisierung des Teams auch außerhalb des Büros.
4. Sicherheit
Auf physischen Boards können Karten verloren gehen. Wenn ein Team an einem Projekt mit vertrauliche Daten oder Informationen arbeitet, kann ein physisches Board nicht das angemessene Maß an Geheimhaltung bieten. Online-Kanban-Boards können dagegen eine Option für rollenbasierten Zugriff bieten, wodurch jeder Benutzer bestimmte Rechte und Einschränkungen für ein Board erhält. Es gibt auch zusätzliche Einmalanmeldung und Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Sicherheit nach Enterprise-Standard zu gewährleisten.
5. Flow-Analyse
Digitale Kanban-Boards ermöglichen eine differenzierte Analyse des Arbeitsprozesses. Es müssen wichtige Kennzahlen verfolgt werden, die auf einem physischen Board unsichtbar sind. Eines der nützlichsten Tools ist das kumulative Flussdiagramm, mit dem Sie die Stabilität Ihres Prozesses verfolgen können. Ein Zyklusdauer-Streudiagramm und Histogramme helfen Ihnen, die Zyklusdauer effektiv zu messen. Wenn Sie tiefer in Analysen eintauchen möchten, können mit der Monte-Carlo-Simulation sogar prognostizieren, wann oder wie viele Arbeitsaufgaben Ihr Team liefern kann.
6. Integrationen mit anderen Tools
Ein weiterer wertvoller Vorteil von Online-Kanban-Plattformen besteht darin, dass sie leicht in andere vorhandene Systeme integriert werden können. Sie können in E-Mails integriert werden, sodass Aufgaben direkt auf dem Board angelegt werden, anstatt sie manuell zu erstellen. Die Zusammenführung mit CRMs und anderen Software-Tools kann ebenfalls viel Zeit sparen.
7. Automatisierung mit Geschäftsregeln
Die Möglichkeit der Prozessautomatisierung lohnt sich auf jeden Fall. Eine Richtlinie, die als Wenn-Dann-Abhängigkeit konfiguriert ist, verschafft Ihnen die Freiheit, die für Sie nützlichsten Kombinationen auszuwählen. Sie können Erinnerungen auslösen, Karten in andere Spalten verschieben, wenn eine Frist näher rückt oder eine Karte blockieren, wenn eine Unteraufgabe nicht abgeschlossen ist. Sie können Automatisierungskombinationen in Kanbanize ausprobieren und sich überlegen, welche für Ihren Prozess nützlich wären.
Wenn Ihr Team einige Probleme mit einem physischen Kanban-Board festgestellt hat und Sie nach Alternativen suchen, können Sie das digitale Kanban-Board in Kanbanize ausprobieren. Versuchen Sie es einfach. Sie werden es sicher nicht bereuen.
Das Online-Kanban-Board ist ein Tool zur Abbildung und Visualisierung Ihres Workflows und eine Schlüsselkomponente der Kanban-Methode. Online-Kanban-Boards helfen Ihnen:
Remote-Teams leichter zu verwalten
Den Workflow Ihres Teams zu verfolgen und auszuwerten
Für mehr Zugänglichkeit zu sorgen, Integrationen mit anderen Tools einzurichten und regelmäßige Aufgaben zu automatisieren.
