Portfolio-Kanban – Epen und Features handhaben

In einer typischen Portfolio-Kanban-Implementierung befinden sich die Epen in einem Portfolio-Kanban-Board und werden in User-Stories unterteilt, die auf separaten Team-Kanban-Boards liegen.

Zum Beispiel können wir ein Portfolio-Kanban-Board zusammen mit drei Team-Kanban-Boards verwenden: Entwicklungsteam 1, Entwicklungsteam 2 und Entwicklungsteam 3. Eine Beispielstruktur sehen Sie auf dem folgenden Bild:

Dieser Setup hilft sehr bei der Visualisierung und Transparenz, aber ein großes Problem wird oft übersehen. Es tritt etwas später auf und ist eine Form von Verschwendung, die als „Streuung“ bezeichnet wird.

Streuungen werden definiert als Handlungen oder Unterlassungen, die Wissen und Information unwirksam machen, indem sie ihren Flow unterbrechen.

Was bedeutet das in der Praxis? In neun von zehn Unternehmen weiß Team 1 nicht, was Team 2 oder Team 3 tut. Teams arbeiten normalerweise isoliert und wissen selten, was um sie herum passiert.

Das ist kein Problem, wenn die Teams an verschiedenen Epen arbeiten, aber sobald zwei oder mehr Teams am selben Epos arbeiten, ändern sich die Dinge dramatisch – und fast immer zum Negativen.

Stellen Sie sich eine Situation vor, in der vier Teams am Epos arbeiten und jedes Team eine User-Story beitragen muss. Wenn Sie die Zyklusdauer für jede Story messen und mit der Zyklusdauer des Epos vergleichen, werden Sie fast immer folgende Werte bekommen (keine echten Zahlen):

Wären Sie nicht auch überrascht, wenn die Zyklusdauer aller User Stories zusammen auf 28 Tage (ungefähr 1 Monat) kommt, das Epos jedoch 4 Monate benötigt?

Nun, das ist Streuung – Informationen und Wissen sind so über die Teams verstreut, dass der Flow auf der Portfolio-Kanban-Ebene gestört ist.

Dies sind oft Synchronisationsprobleme, Missverständnisse, viele beschleunigte User-Stories und so weiter. Um dieses Problem anzugehen, müssen wir uns eine Kennzahl namens Flow-Effizienz ansehen.

Was ist Flow-Effizienz?

Eine sehr kurze Definition der Flow-Effizienz ist „das Verhältnis von Wertschöpfungszeit zur Gesamtzyklusdauer“. Wertschöpfung findet immer dann statt, wenn keine Blocker vorliegen. Zur Vereinfachung ein Beispiel:

Wenn Sie 8 Stunden benötigen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, aber nur zwei Stunden am Tag arbeiten (Wertschöpfungszeit), dann beträgt die Flow-Effizienz
2/8 * 100 = 25%.

Prozess-Zykluseffizienz [%] = Mehrwert-Zeit / Zykluszeit * 100

Wo wir schon von wartefreier und blockerfreier Zeit sprechen, können wir diese auch gleich definieren.

Wartezeit
Die Zeit, die eine bestimmte Karte auf Ihrem Kanban-Board auf etwas wartet. Warten ist in den meisten Unternehmen eine der am weitesten verbreiteten Arten der Verschwendung.

Blockzeit
Die Zeit, die eine bestimmte Karte auf dem Kanban-Board in einem blockierten Zustand verbleibt. Eine Karte ist blockiert, wenn sie aus irgendeinem Grund nicht den Workflow durchlaufen kann. Typische Szenarieren wären ein Defekt, fehlende Hardware-Ressourcen, fehlende Teamkapazität usw.

Um die Blockzeit in der obigen Formel zu berücksichtigen, sollten wir Folgendes beachten:

Wertschöpfungszeit = Zyklusdauer – Wartezeit – Blockrzeit

Flow-Effizienz auf Portfolio-Kanban-Ebene

Die Formel zur Berechnung der Flow-Effizienz auf Portfolio-Ebene ist dieselbe. Die Definition der Warte- und Blockzeiten ändert sich jedoch.

Das Berechnen von Wartezeiten wird etwas komplexer, weil wir verschiedene Szenarien haben, je nachdem, ob die User-Stories parallel ausgeführt werden können. Lassen Sie uns die verschiedenen Szenarien nacheinander untersuchen.

Szenario 1: Alle User-Stories müssen nacheinander ausgeführt werden.

In diesem Szenario ist jede Verzögerung der fortlaufenden Story Wartezeit. Außerdem beeinflussen Blocker in einer der User-Stories direkt die Zyklusdauer des gesamten Epos, sodass es auch als Blockzeit für das Epos gilt.

Jede Wartezeit auf Ebene der User-Story akkumuliert die Wartezeit für das gesamte Epos und wird daher auch als Wartezeit betrachtet.

Szenario 2: Alle User-Stories können parallel ausgeführt werden.

Idealerweise sollte in diesem Szenario die Zyklusdauer des gesamten Epos der Zyklusdauer der größten User-Story entsprechen. Nicht-Wertschöpfungszeit wäre also die Differenz zwischen der tatsächlichen Zyklusdauer des Epos und der idealen Zyklusdauer der User-Story mit der größten Zyklusdauer.

Szenario 3: Einige User-Stories können nicht vor anderen gestartet werden, einige können jedoch parallel ausgeführt werden.

In der Praxis ist dieser Fall (und Varianten davon) das häufigste Szenario. Die Berechnung der Wartezeiten entspricht dabei den Konzepten des Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM). Folgende Fälle können auftreten:

• Jede Verzögerung beim Starten einer Story, die nicht vor dem Abschluss einer weiteren Story beginnen kann, gilt als Wartezeit.
• Jeder Blocker in einer nicht parallelen Story wird als Blockzeit betrachtet.
• Jeder Blocker in der größten parallelen Story wird als Blockzeit betrachtet.
• Blocker einer parallelen Story, die nicht die größte ist, können als Blockzeit betrachtet werden – je nachdem, ob sie sich hinter der größten Story „verstecken“ können.
• Jede Wartezeit auf der Ebene der User-Story akkumuliert die Wartezeit für das gesamte Epos, solange sie sich auf dem „kritischen Pfad“ befindet.

Warum ist die Flow-Effizienz auf Portfolio-Kanban-Ebene wichtig?

Stellen Sie sich ein Praxisszenario vor, in dem eine Forschungs- und Entwicklungsabteilung an mehr als 50 Epen arbeitet. Diese Epen sind in über 200 User-Stories unterteilt. Diese 200 Stories werden von mehr als 5 Teams bearbeitet. Das ist eine wirklich komplexe Situation und die meiste Zeit weiß niemand, wo die Dinge sind und warum sie so lange brauchen.

Wenn wir die Flow-Effizienz nicht auf Portfolio-Kanban-Ebene handhaben, beginnt ein Team möglicherweise die erste Story eines Epos, ohne zu wissen, dass ein anderes Epos bereits abgeschlossen ist.

Die mangelnde Koordination auf Portfolioebene kann zu gewaltigen Ineffizienzen und Verzögerungen führen. Wenn wir die Flow-Effizienz auf Portfolio-Kanban-Ebene verwalten, können wir leicht eine Verbesserung von 300 % und manchmal sogar mehr erreichen.

In Summary

Überwachung und Steuerung der Flow-Effizienz auf globaler Ebene ist eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche und effiziente Arbeitsprozesse. Durch die Messung der Flow-Effizienz auf Portfolio-Kanban-Ebene können Sie:

• Die Effizienz des Prozesszyklus verbessern
• Daten für verschiedene Workflow-Strukturen genauer unterscheiden und messen
• Blocker erkennen, die den gesamten Arbeitsprozess verlangsamen