Como Gerenciar Épicos de Portfólio em Kanban de Forma Eficiente?

Gerenciar épicos e funcionalidades de portfólio no Kanban pode ser desafiador, especialmente quando se lida com várias equipes trabalhando em tarefas interconectadas. Em uma configuração típica de Kanban de Portfólio, os épicos ficam em um quadro Kanban de portfólio e são divididos em histórias de usuários que são distribuídas por vários quadros de equipe. Essa abordagem oferece excelente visualização e transparência, mas também pode trazer desafios significativos, especialmente quando as equipes precisam sincronizar seu trabalho.

Como Gerenciar Épicos de Portfólio no Kanban?

Como discutido, em uma implementação padrão de Kanban de Portfólio, os épicos são acompanhados em um quadro Kanban de portfólio, enquanto as histórias de usuários correspondentes são tratadas em quadros de equipe separados. Por exemplo, imagine um cenário em que um único quadro Kanban de portfólio apresenta uma iniciativa abrangente, como um "Programa de Desenvolvimento de Produto", com três quadros de equipe separados: um para a equipe de Design, outro para a equipe de Engenharia Mecânica e um terceiro para a equipe de Garantia de Qualidade (QA). Essa estrutura é visualizada no exemplo abaixo:

Essa configuração melhora significativamente a visualização e a transparência em toda a organização. No entanto, há um problema crítico que muitas vezes é ignorado à medida que as equipes avançam em seu trabalho: uma forma de desperdício conhecida como "dispersão."

Entendendo a Dispersão e Seu Impacto

A dispersão se refere a ações ou inações que interrompem o fluxo de conhecimento e informações, tornando-os ineficazes. Na prática, isso significa que, na maioria das empresas, a equipe de Design pode ter pouco ou nenhum conhecimento do que as equipes de Engenharia Mecânica ou QA estão fazendo. As equipes tendem a operar em silos, com pouca consciência das atividades fora de seus próprios quadros.

Essa abordagem em silos pode não ser problemática quando as equipes estão trabalhando em épicos Ágeis diferentes. No entanto, assim que duas ou mais equipes começam a colaborar no mesmo épico, a situação muda drasticamente – e muitas vezes para pior.

Considere um cenário em que quatro equipes estão trabalhando no mesmo épico, e cada equipe é responsável por contribuir com uma história de usuário. Se você medisse os tempos de ciclo de cada história e os comparasse com o tempo de ciclo de todo o épico, poderia encontrar uma discrepância significativa. Por exemplo:

Você pode se perguntar como é possível que a soma dos tempos de ciclo das histórias de usuário seja de apenas 28 dias (aproximadamente um mês), mas o épico tenha levado quatro meses para ser concluído.

Este é um exemplo clássico de dispersão. As informações e o conhecimento se tornam tão fragmentados entre as equipes que o fluxo no nível do kanban de portfólio é gravemente interrompido. Essa interrupção geralmente resulta de problemas de sincronização, falhas de comunicação, histórias aceleradas e outros desafios semelhantes.

Abordando a Dispersão com Eficiência de Fluxo

Para combater efetivamente o problema da dispersão e melhorar o fluxo de trabalho entre as equipes, é crucial focar em uma métrica conhecida como eficiência de fluxo. A eficiência de fluxo é uma medida de quanto tempo gasto em uma tarefa agrega valor em comparação com o tempo total de ciclo. Em termos simples, a eficiência de fluxo é a relação entre o tempo que agrega valor e o tempo total de ciclo.

O tempo que agrega valor inclui qualquer período durante o qual o trabalho ativo está sendo realizado – essencialmente, qualquer tempo que não seja gasto esperando ou bloqueado. Por exemplo, se uma tarefa leva 8 horas para ser concluída, mas você gasta apenas 2 horas trabalhando ativamente nela durante o dia, a eficiência de fluxo seria de 25%, calculada da seguinte forma:

>>Eficiência do Ciclo de Processo[%] = Tempo de Valor Agregado / Tempo de Ciclo*100<<

Para entender e melhorar completamente a eficiência de fluxo, também é importante definir e considerar os componentes que não agregam valor: Tempo de Espera e Tempo de Bloqueio.

• Tempo de Espera: O tempo de espera é o período durante o qual um cartão no seu quadro kanban está aguardando algo. Isso pode ser a espera por aprovação, feedback ou qualquer outra dependência. A espera é uma das fontes mais comuns de desperdício em muitas empresas, pois pode atrasar significativamente o progresso.

• Tempo de Bloqueio: O tempo de bloqueio refere-se ao período em que um cartão está em um estado bloqueado, ou seja, não pode avançar no fluxo de trabalho devido a um problema. Cenários comuns incluem defeitos, falta de recursos necessários ou capacidade insuficiente da equipe. Quando uma tarefa está bloqueada, ela paralisa todo o processo, levando a ineficiências.

Para refinar o cálculo da eficiência de fluxo, levando em consideração esses fatores, ajustamos o tempo que agrega valor da seguinte forma:

>>Tempo de valor agregado = Tempo de Ciclo – Tempo de Espera – Tempo de Bloqueio<<

Otimizando a Eficiência de Fluxo no Nível de Portfólio: 3 Cenários Chave

Ao medir a eficiência de fluxo no nível de portfólio, a fórmula fundamental permanece a mesma. No entanto, as definições de tempo de espera e tempo de bloqueio tornam-se mais complexas devido aos diferentes cenários que podem ocorrer ao lidar com várias histórias de usuário.

Cenário 1: Todas as Histórias de Usuário Devem Ser Executadas Sequencialmente

Nesse cenário, o tempo de espera é qualquer atraso entre a conclusão de uma história de usuário e o início da próxima. Além disso, qualquer bloqueio em uma das histórias de usuário impacta diretamente o tempo de ciclo de todo o épico, tornando-o também tempo de bloqueio para o épico. Consequentemente, qualquer tempo de espera no nível das histórias de usuário se acumula como tempo de espera para todo o épico.

Cenário 2: Todas as Histórias de Usuário Podem Ser Executadas em Paralelo

Quando todas as histórias de usuário podem ser executadas em paralelo, o tempo de ciclo ideal para todo o épico deve corresponder ao tempo de ciclo da história de usuário mais longa. Aqui, o tempo que não agrega valor é calculado como a diferença entre o tempo de ciclo real do épico e o tempo de ciclo da história de usuário mais longa.

Cenário 3: Algumas Histórias de Usuário Devem Ser Executadas Sequencialmente, enquanto Outras Podem Rodar em Paralelo

Este cenário, que é o mais comum na prática, assemelha-se aos princípios do Gerenciamento de Projetos por Corrente Crítica (CCPM). As seguintes considerações se aplicam:

• Qualquer atraso no início de uma história de usuário que não pode começar até que outra seja concluída é considerado tempo de espera.
• Qualquer bloqueio em uma história não paralela é contado como tempo de bloqueio.
• Qualquer bloqueio na história paralela mais longa também conta como tempo de bloqueio.
• Um bloqueio em uma história paralela que não seja a mais longa pode ou não ser considerado tempo de bloqueio, dependendo se ele pode ser "oculto" atrás da história mais longa.
• Qualquer tempo de espera no nível da história de usuário se acumula como tempo de espera para todo o épico, desde que essas histórias estejam no "caminho crítico".

Ao analisar cuidadosamente esses cenários, você pode medir com mais precisão a eficiência de fluxo no nível de portfólio, levando a uma melhor gestão dos épicos e a uma melhor sincronização entre as equipes.

A Importância de Gerenciar a Eficiência de Fluxo em Portfólios Complexos

Considere um cenário do mundo real em que um departamento de P&D está gerenciando mais de 50 épicos, divididos em mais de 200 histórias de usuário, espalhados por mais de 5 equipes. Isso cria um ambiente desafiador, onde é fácil que as coisas se percam no meio do caminho, e os atrasos se tornem a norma. Muitas vezes, ninguém tem uma visão clara do progresso ou das razões por trás da lenta conclusão das tarefas.

Sem o gerenciamento da eficiência de fluxo no nível do Kanban de Portfólio, as ineficiências proliferam. Por exemplo, uma equipe pode começar a trabalhar na primeira história de um novo épico, sem saber que outro épico poderia ter sido concluído mais cedo, se eles soubessem do seu status.

Essa falta de sincronização pode resultar em atrasos significativos e esforços desperdiçados. No entanto, ao focar na eficiência de fluxo no nível do portfólio, as organizações podem melhorar drasticamente seus processos, levando muitas vezes a uma eficiência geral maior.

Um exemplo prático disso pode ser visto no departamento de Engenharia da Aerosud. Buscando maior agilidade, eles implementaram o gerenciamento de fluxo utilizando o software da Businessmap e o Kanban no nível de portfólio. Ao visualizar os fluxos de trabalho em diferentes grupos de serviço e adotar o conceito de "Níveis de Voo", eles enfrentaram um grande problema: a falta de transparência dentro de sua área de serviços de TI. Essa abordagem não apenas melhorou a visibilidade, mas também aumentou significativamente a eficiência no gerenciamento de projetos, demonstrando o impacto poderoso do gerenciamento da eficiência de fluxo em portfólios complexos. (Estudo de Caso Aerosud)

In Summary

Acompanhar e gerenciar o fluxo de épicos de portfólio é crucial para garantir processos de trabalho bem-sucedidos e eficientes. Ao medir a eficiência de fluxo no nível do Kanban de Portfólio, você pode:

• Melhorar a eficiência do ciclo de processo.
• Distinguir e medir com precisão os dados em diferentes estruturas de fluxo de trabalho.
• Identificar e resolver bloqueios que desaceleram todo o processo de trabalho.