5 Porquês: A Melhor Ferramenta para a Análise de Causa Raiz

Problemas imprevisíveis podem ocorrer em qualquer time ou processo. No entanto, eles são sintomas de problemas ainda maiores. Uma solução rápida pode ser conveniente, mas ela não protege seu processo de trabalho contra erros recorrentes. Desta maneira, seu time precisa focar na descoberta da causa raiz e lidar com ela adequadamente.

A técnica dos 5 Porquês é uma das ferramentas mais efetivas para a análise da causa raiz no arsenal da gestão Lean. Todo time enfrenta obstáculos no seu trabalho diário. No entanto, o uso dos 5 Porquês o ajudará a encontrar a raiz de qualquer problema e protegerá o processo contra erros e falhas recorrentes.

Origem dos 5 Porquês

O método dos 5 Porquês é parte do Sistema Toyota de Produção. Desenvolvido por Sakichi Toyoda, um inventor e industrialista japonês, a técnica se tornou uma parte integral da filosofia Lean.

“A base para a abordagem científica da Toyota é perguntar “por que” cinco vezes sempre que encontramos um problema… Ao repetir “por que cinco” vezes, a natureza do problema, assim como sua solução, se torna clara.“ Taiichi Ohno

Um dos principais fatores para a implementação de sucesso da técnica é tomar uma decisão informada. Isto significa que o processo de tomada de decisão deve ser baseado em um entendimento claro daquilo que ocorre no chão de fábrica.

Em outras palavras, a análise da causa raiz deve incluir pessoas com experiência prática. Logicamente, ela podem fornecer as informações mais valiosas com relação a qualquer problema que aparece em sua área de especialização.

A Análise dos 5 Porquês em Ação

Ao aplicar a técnica dos 5 Porquês, seu objetivo deve ser a obtenção da essência do problema e, então, resolvê-lo. Na verdade, os 5 Porquês podem mostrar que a fonte do problema é algo inesperado.

Frequentemente, os problemas que são considerados como algo técnico, acabam sendo problemas humanos ou de processo.

É por isso que encontrar e eliminar a causa raiz é crucial se você deseja evitar iteração de falhas.

Aqui está um exemplo da aplicação dos 5 Porquês.

Problema – As newsletter sobre as últimas atualizações de software não foram enviadas no prazo correto.

1. Por que as newsletter não foram enviadas a tempo? Porque as atualização não foram implementadas até o prazo final.

2. Por que as atualizações não foram implementada a tempo? Porque os desenvolvedores ainda estavam trabalhando nos novos recursos.

3. Por que os desenvolvedores ainda estavam trabalhando nos novos recursos? Porque um dos novos desenvolvedores não conhecia os procedimentos.

4. Por que o novo desenvolvedor não estava familiarizado com todos os procedimentos? Porque ele não foi treinado adequadamente.

5. Por que ele não foi treinado adequadamente? Porque o CTO acredita que os novos funcionários não precisam de um treinamento extensivo e devem aprender enquanto trabalham.

Você pode notar que a causa raiz do problema inicial acabou sendo algo completamente diferente do esperado.

Além disso, é óbvio que não é algo técnico, mas um problema de processo. Isso é algo típico, porque nós tendemos a focar nas partes do produto relacionadas ao problema e negligenciamos o fator humano.

Portanto, a análise dos 5 Porquês tem o propósito de inspecionar um certo problema a fundo, até que nos mostre a causa real.

Tenha em mente de que “5” é só um número. Pergunte “Por que” quantas vezes forem necessárias para completar o processo e tomar as ações adequadas.

Como Começar a Usar os 5 Porquês

A técnica dos 5 Porquês pode ajudá-lo a atingir melhoria contínua em qualquer nível na sua organização. Aqui estão alguns passos básicos que você precisa seguir.

Forme um time

Tente montar um time de pessoas de departamentos diferentes. Cada representante deve estar familiarizado com o processo que será investigado.

Ao formar um time interfuncional, você receberá pontos de vista únicos.

Isto ajudará a coletar informações suficientes para tomar uma decisão informada. Esteja ciente de que este não é uma tarefa individual e precisa ser executada pelo time.

Defina o problema

Discuta o problema com o time e faça uma afirmação clara do problema. Isto o ajudará a definir o escopo do problema que você terá que investigar.

Isto é importante, porque a investigação de um escopo amplo pode ser um exercício demorado com limites indefinidos. Tente ser o mais focado possível para encontrar uma solução efetiva.

Pergunte Por Que

Incentive uma pessoa a facilitar o processo. Este líder fará as perguntar e tentará manter o time focado. As respostas devem ser baseada nos fatos e dados reais, em vez de opiniões emocionais.

O facilitador deve perguntar “Por Que” quantas vezes for necessário até que o time seja capaz de identificar a causa raiz do problema inicial.

Conselho Nº 1. Não pergunte muitos Porquês. Se você continuar seguindo, pode acabar com toneladas de sugestões e reclamações irrazoáveis, que não é o propósito. Foque na descoberta da causa raiz.

Conselho Nº 2. Às vezes, pode haver mais de uma causa raiz. Nestes casos, a análise dos 5 Porquês parecerá como uma matriz com ramificações diferentes. Isto pode ajudá-lo a detectar e eliminar problemas organizacionais que possuem efeitos negativos permanentes sobre o desempenho geral.

Tome Medidas

Depois que o time detectar a causa raiz, está na hora de tomar algumas atitudes corretivas. Todos os membros devem estar envolvidos em uma discussão para encontrar e aplicar a melhor solução que protegerá seu processo de problemas recorrentes.

Quando a decisão é tomada, um dos membros do time deve ser responsável pela aplicação das decisões corretas e observar todo o processo.

Depois de um certo período de tempo, o time precisa se encontrar novamente e verificar se suas ações, de fato, possuem um impacto positivo. Caso contrário, o processo deve ser repetido.

No final, o caso deve ser documentado e enviado para a organização. O compartilhamento desta informação dará uma visão geral dos diferentes tipos de problemas que um time pode enfrentar e como eles podem ser eliminados.

In Summary

A técnica dos 5 Porquês é uma ferramenta simples e efetiva para a solução de problemas. Seu objetivo principal é encontrar a razão exata que causa um certo problema, ao perguntar uma sequência de perguntas com “Por Que”.

• O método dos 5 Porquês ajuda seu time a focar na descoberta da causa raiz de qualquer problema.
• Ele encoraja cada membro do time a compartilhar ideias para a melhoria contínua, em vez de culpar os outros.
• Ele dá a confiança para o seu time de que qualquer problema pode ser eliminado e previne as falhas recorrentes do processo.