Implementando um Sistema de Puxar com Kanban

No processo de compreensão da gestão Lean, você aprenderá que um sistema estabelecido de puxar trabalho está entre os pré-requisitos mais importantes para atingir uma eficiência ótima de projetos.

Puxar é um conceito poderoso que permitirá que você controle seu fluxo de trabalho e entregue valor para os seus consumidores precisamente quando é necessário. Como nós já analisamos o que é o Sistema de puxar, mostraremos agora como estabelecer e mantê-lo com a ajuda do método Kanban.

Por que o Kanban?

Kanban é o método original de aplicação de um sistema de puxar e de longe o mais popular. Ele faz parte do Sistema Toyota de Produção que deu atenção à maneira lean de gestão de trabalho.

O que faz com que o Kanban seja tão perfeito para o uso de um sistema de puxar é a sua simplicidade. O método é construído sobre um conjunto de princípios e valores que são fáceis de ensinar e não exigem uma mudança colossal desde o começo.

O que muitos times não entendem é que o Kanban é muito mais do que um conjunto de quadros e cartões. Se você quer implementar um sistema de puxar Kanban com sucesso, seu time precisa seguir as seis práticas centrais do método:

1. Visualizar o fluxo de trabalho
2. Eliminar interrupções
3. Gerenciar o fluxo
4. Construir políticas de processos explícitas
5. Organize feedback loops
6. Melhore colaborativamente

Estabelecimento de um Sistema de Puxar com Kanban

Há 3 passos que você precisa seguir quando está se preparando para aplicar um sistema de puxar Kanban ao seu processo. Eles provavelmente determinarão se sua implementação será bem-sucedida ou não.

Mapeie seu fluxo de trabalho

A visualização do seu fluxo de trabalho é a fundação do Kanban e uma parte vital da manutenção de um sistema d puxar eficiente. Você precisa ser o mais preciso possível quando preparer seu quadro Kanban.

O quadro padrão possui 3 seções que representam estágios dos seus produtos (pedido, em progresso, concluído). Você precisa considerar cuidadosamente cada parte do seu processo e determinar os passos de cada etapa.

Tipicamente, você deve dividir o estágio Em progresso no maior número de passos possíveis para obter uma visão ampla do seu fluxo de trabalho e localizar problemas rapidamente.

Estabeleça o sistema de puxar

Depois que seus quadros estiverem configurados e prontos para ação, você deve para de empurrar trabalho para o seu processo e começar a puxá-lo somente quando houver uma demanda para isso.

Isto permitirá que você reduza o tempo de ciclo das suas tarefas ao focar no trabalho que trará valor para os seus consumidores no momento certo (just-in-time). Como resultado, você será capaz de aumentar a eficiência do seu processo e diminuir os custos de estoque.

Limite o trabalho em progresso

Mesmo se você puxar um novo trabalho quando houver uma demanda para isso, seu processo pode ser obstruído e permanecer ineficiente. Para ser lean e fazer com que seu sistema de puxar Kanban valha a pena, você precisa controlar a quantia de trabalho que entra no seu fluxo de trabalho.

Por isso, você precisa definir limites do trabalho em progresso (WIP) e certificar-se de que seu time os está obedecendo. Você pode definir tais limites por coluna ou em uma escala global para todo o quadro.

Seu objetivo é reduzir o tempo de lead dos seus produtos e fazer com que seu fluxo seja o mais suave possível. Para que isto ocorra, você precisa manter seu time focado. Encoraje-os a trabalhar no menor número de tarefas possível simultaneamente para evitar a alteração de contexto.

Gerenciando o sistema

Depois de implementar seu sistema de puxar Kanban, você precisa lidar com outro aspecto importante da gestão Lean – melhoria contínua. Como gerente, você precisa observar seu processo e fazer os ajustes necessários.

Divida o trabalho

O bom funcionamento do seu fluxo exige que você cuide bem do tempo de ciclo de todos os cartões que passam pelos seus quadros Kanban.

Já que seu desejo deve ser reduzir os tempos de ciclo o máximo possível, nós o aconselhamos a dividir seu trabalho em tarefas que não exijam mais do que poucos dias para serem processadas de pedido a concluído.

Isto permitirá que seu time puxe trabalho com mais frequência de um estágio para o outro e, portanto, mantenha todas as partes do seu processo ativas. Como resultado, você não só reduzirá os tempos de ciclo das suas tarefas, mas aumentará a taxa de transferência do seu sistema de puxar.

Aplique sinais de puxar

Sinais de puxar permitirão que seu time entenda quando uma tarefa está pronta para ser movida para o próximo estágio do seu fluxo de trabalho. No Kanban, a maneira mais simples de aplicar tais sinais é dedicar algumas colunas para este propósito.

Exemplos simples disso são as colunas de revisão que você deve criar para cada atividade específica que precisa ser avaliada.

Isto não só permitirá que você sinalize que um produto está pronto para ser movido para o próximo estágio, mas também o ajudará a aumentar a qualidade integrada, já que você será capaz de garantir um processo de produção sem erros.

Por exemplo, no desenvolvimento de software, você pode dividir seu processo de produção em 3 estágios: design técnico, codificação e teste. Colocar uma etapa de revisão depois de cada estágio garantirá uma entrega sem falhas do recurso.

A criação de uma coluna “Pronto para revisão” sinalizará para a pessoa responsável pela avaliação que ela deve entrar em ação.

Gerencie seus gargalos

Gargalos são uma parte inevitável de todo processo, não importa quão avançado seja. Eles são uma razão comum para a falha de estabelecimento de um fluxo de trabalho suave. O problema com os gargalos aparece devida a diferença na capacidade de estágios distintos do seu fluxo de trabalho.

Por exemplo, se você possui 10 desenvolvedores trabalhando no lançamento do seu novo produto e somente uma pessoa é responsável pela etapa de revisão de código, não é de se surpreender que este será provavelmente um estágio com gargalo.

Frequentemente, o problema real com o gerenciamento de gargalos é que eles não são visíveis. No entanto, se você mapeou seu fluxo de trabalho precisamente, em um quadro Kanban, eles devem ser reconhecidos facilmente.

Depois de notar que um estágio está se tornando um gargalo, você não deve perder tempo e deve investigar a raiz do problema.

Então, você deve tomar as medidas adequadas para remover o gargalo completamente ou prevenir que ele obstrua seu processo e bloqueie seu fluxo.