Gemba Walk: Onde o Trabalho Realmente Acontece

Insanidade é repetir a mesma coisa várias vezes e esperar por resultados diferentes. De tal perspectiva, a maioria dos gerentes atuais parecem ser insanos.

Por quê? Porque você não pode esperar resultados diferentes do seu time ao sentar no seu escritório e somente atender às reuniões de KPIs. Em vez disso, você precisa ver onde o trabalho real acontece. Você precisa fazer um Gemba walk.

O Gemba walk é uma parte essencial da filosofia de gestão Lean. Seu propósito inicial é permitir que os gerentes e líderes observem o processo de trabalho real, entrem em contato com os funcionários, obtenham conhecimento sobre o processo de trabalho e explorem oportunidades para melhoria contínua.

Vamos explorar o Gemba walk em detalhes.

O que é um Gemba Walk?

O termo “gemba” vem do japonês e significa “o lugar real”. Na gestão Lean, “gemba” é o local mais importante para um time, já que é onde o trabalho realmente acontece.

É um tanto simples, para as bandas de rock, o “gemba” é o estúdio de gravação. Para os times de Fórmula 1, o “gemba” é onde quer que o carro esteja. Para os produtores, é o chão de fábrica, e assim por diante. Em outras palavras, é onde o trabalho acontece, então você pode observar e analisá-lo.

O Gemba walk é um conceito desenvolvido por Taiichi Ohno, que é considerado o pai da produção Just-in-time.

Ao desenvolver tal conceito, Ohno ofereceu uma oportunidade real para executivos deixarem suas rotinas diárias, ver onde o trabalho realmente acontece e construir relações com os funcionários baseadas na confiança mútua.

Há 3 elementos importantes desta ferramenta de produção lean:

1. Vá e veja. A principal ideia do Gemba walk é a de que gerentes e líderes de cada nível devem caminhar regularmente pelo chão de fabrico e se envolver na descoberta de atividades de desperdício.

2. Pergunte por que. O principal objetivo de um Gemba walk é explorar a cadeia de valor em detalhes e localizar suas partes problemáticas através da comunicação ativa. O bom líder está sempre ansioso para ouvir, em vez de falar. Veja aqui as razões para usar técnicas diferentes como os 5 porquês para identificar partes problemáticas do processo.

3. Respeite as pessoas. Lembre-se de que um Gemba walk não é uma “inspeção do chefe”. Apontar dedos e culpar as pessoas é exatamente o que não deve ser feito. Você não está ali para julgar e rever resultados. Você está ali para colaborar com o time e encontrar problemas juntos. Tente se focar na descoberta de pontos fracos do processo, não das pessoas.

7 Passos para Seguir ao Fazer um Gemba

Antes de caminhar pelo chão de fábrica, você precisa fazer um plano e seguir os passos. O plano deve depender dos seus objetivos.

Algumas vezes, ele pode ser desestruturado, por exemplo, se você é novo na organização, e em outros casos, seu plano será muito mais preciso, porque você estará mais familiarizado com os detalhes. Em qualquer caso, esteja preparado para um Gemba walk. Caso contrário, ele será ineficiente.

Agora, vamos definir alguns passos básicos.

1. Escolha um tema

Quando você faz um Gemba, é necessário escolher um tema. Isto o ajudará a focar todos os seus esforços e ser efetivo. Há diversos temas que você pode explorar, como: produtividade, eficiência de custo, segurança, etc. Para ser o mais preciso possível, você deve preparar uma lista de perguntas que irá fazer.

2. Prepare seu time

O time que será observado deve estar preparado para o que vai acontecer. Todos os membros precisam ter um entendimento claro de que um Gemba walk é um processo comum onde o destino final é a melhoria contínua. Desta maneira, os funcionários se sentirão mais confortáveis e dispostos a colaborar.

3. Foque no processo, não nas pessoas

Você precisa se lembrar de que um Gemba walk não é o momento correto para avaliar o desempenho do seu time. O principal propósito é observar, entender e melhorar o processo. Se você foca nas habilidades pessoais dos indivíduos, você somente encontrará resistência.

4. Esteja onde a cadeia de valor está

Seguir a cadeia de valor oferecerá as melhorar oportunidades para identificar áreas com alto potencial de atividades de desperdício. A eliminação dessas atividades o ajudará a melhorar o desempenho geral.

5. Registre suas observações. Não faça sugestões durante a caminhada

Anote tudo que chamar a sua atenção ou até mesmo grave com seu celular. Em alguns casos, você provavelmente será tentado a oferecer uma solução imediatamente, mas isto será errado. Deixe as análises para depois. Você será muito mais preciso depois que tiver todos os fatos disponíveis. Além disso, a visão geral pode oferecer oportunidades de usar ferramentas para solucionar problemas, como o ciclo PDCA. Muito melhor que uma rápida intuição.

6. Um par extra de olhos

Pode ser uma boa ideia convidar um colega de outro departamento. Alguém com tarefas diárias totalmente diferentes. Pessoas que não estão familiarizadas com o processo geralmente possuem um ponto de vista novo e fazer perguntas diferentes que você nunca teria perguntado.

7. Acompanhamento

Mesmo se você não encontrou nada significante no seu Gemba walk, você precisa compartilhar com o time o que você aprendeu ou viu. Caso contrário, o time somente sentirá que estão sendo observados. Se você tomará ações depois da caminhada, informe seu time sobre as próximas mudanças e por que elas são necessárias.

Checklist do Gemba Walk

Toda vez que você desempenha um Gemba walk, você precisa preparar uma checklist antecipadamente. Esta lista o ajudará a focar seus esforços.

A lista deve incluir questões que o ajudarão a entender o processo que estará observando de uma maneira melhor. Suas questões podem varias dependendo do tema do seu Gemba walk.

Aqui estão algumas perguntas básicas para o seu Gemba walk:

Essas perguntas serão diferentes dependendo da área que você está explorando: solução de problemas, inovação, recursos, ferramentas, etc. Então, antes de fazer um Gemba, prepare sus checklist cuidadosamente, com base nas áreas que você deseja investigar.

Após o Gemba Walk

Antes de tomar quaisquer ações sobre as suas observações do Gemba walk, você precisa organizar seus pensamentos e anotações.

Feedback é importante, mas o feedback antecipado pode ser devastador. É por isso que você deve se sentar com o time de liderança e analisar cuidadosamente a situação.

Você pode convidar alguns dos funcionários que você observou. Por exemplo, aqueles que deram as informações mais significativas.

Use todos os dados que você coletou como parte do seu processo de melhoria contínua, também conhecido como um círculo Kaizen de Gemba.

É uma reunião realizada após cada Gemba walk que pode incluir alguns participantes de diferentes departamentos.

O principal objetivo é ter o maior número possível de pontos de vista para tomar a melhor decisão. Uma decisão que trará, de fato, uma melhoria.

É importante passar pelo chão de fábrica e coletar informações sobre o que precisa ser melhorado. No entanto, o mais importante é voltar ao começo.

Uma caminhada após o Gemba encerra o ciclo e mostra respeito às pessoas que foram observadas. Isto fará com que seja muito mais fácil liderar um Gemba walk no futuro.

In Summary

A realização de Gemba walks periódicos pode ofereces vantagens significativas como:

• A construção de relações estáveis com aqueles que, na realidade, fazem o trabalho e criam valor.
• A identificação de problemas e tomada de medidas para atingir a melhoria contínua com mais rapidez.
• A clara comunicação de objetivos, levando a um aumento do envolvimento dos funcionários.