O que é Kanban? Um Guia Simples para Melhorar a Eficiência.

Kanban é um dos métodos de gerenciamento de fluxo de trabalho Lean mais populares, usado para definir, gerenciar e melhorar serviços que envolvem trabalho do conhecimento. Ele ajuda a visualizar o trabalho, maximizar a eficiência e promover a melhoria contínua. O trabalho é representado em quadros Kanban, permitindo otimizar a entrega de trabalho em várias equipes e lidar com projetos complexos em um único ambiente.

Originado na manufatura, o Kanban posteriormente foi adotado por equipes de desenvolvimento Ágil de software. Recentemente, começou a ser reconhecido por unidades de negócios em diversos setores.

À medida que mais pessoas ouvem falar do Kanban, surgem várias perguntas:

• O que exatamente é Kanban?
• Quais são os princípios e práticas do Kanban?
• Quais são os benefícios de adotar o Kanban?

Aqui estão as coisas mais importantes que você precisa saber sobre o método e sua aplicação prática.

Uma Breve Introdução à História do Kanban

Definição de Kanban

A palavra japonesa "kanban", que significa "quadro visual" ou "sinal", tem sido utilizada como uma definição de processo desde a década de 1950. Foi desenvolvida e aplicada inicialmente pela Toyota como um sistema de agendamento para manufatura "just-in-time" (produção sob demanda). Por outro lado, o termo capitalizado "Kanban" é conhecido e associado ao surgimento do "Método Kanban", que foi definido pela primeira vez em 2007.

O Nascimento do Kanban

Inicialmente, surgiu como um sistema de agendamento para a manufatura enxuta, originado do Sistema de Produção da Toyota (TPS). No final da década de 1940, a Toyota introduziu a manufatura "just in time" em sua produção. Essa abordagem representa um sistema de puxar a produção. Isso significa que a produção é baseada na demanda do cliente, em vez da prática comum de empurrar produtos para o mercado.

Seu sistema de produção único lançou as bases da manufatura enxuta, ou simplesmente Lean. O propósito central é minimizar atividades que geram desperdício sem sacrificar a produtividade. O objetivo principal é criar mais valor para o cliente sem gerar mais custos.

O original sistema Kanban, Fonte: TOYOTA Global Website

O Método Kanban

No início do século XXI, os principais atores da indústria de software rapidamente perceberam como o Kanban poderia mudar positivamente a maneira como produtos e serviços eram entregues.

Com um foco maior na eficiência e aproveitando os avanços na tecnologia da computação, o Kanban deixou o domínio da indústria automotiva e foi aplicado com sucesso a outros setores comerciais complexos, como TI, desenvolvimento de software, P&D, entre outros.

De fato, o que agora reconhecemos como o Método Kanban surgiu no início de 2007. Ele é o resultado de anos de testes, experiências e esforços conjuntos de figuras importantes na comunidade Lean e Ágil, incluindo David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber, entre outros.

Você pode começar a construir seu sistema Kanban configurando o quadro Kanban mais simples, com três colunas básicas – "Solicitado", "Em Progresso" e "Concluído". Quando construído, gerenciado e funcionando corretamente, ele serve como um repositório de informações em tempo real, destacando gargalos dentro do sistema e qualquer outra coisa que possa interromper as práticas de trabalho suaves.

Vamos descobrir mais sobre os princípios e práticas fundamentais do Kanban.

Os 6 Princípios Fundamentais do Kanban

O método Kanban é baseado em seis princípios essenciais de gestão de mudanças e entrega de serviços.

1. Comece com o que você faz agora: Kanban trata de melhoria contínua, mas começa com a compreensão dos processos e fluxos de trabalho atuais.
2. Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas: Em vez de tentar uma transformação em grande escala de uma só vez, o Kanban defende pequenas mudanças incrementais que se acumulam ao longo do tempo.
3. Incentive atos de liderança em todos os níveis: O Kanban não é apenas para gerentes ou líderes de equipe, mas para todos os envolvidos no trabalho. Qualquer pessoa pode assumir a liderança e sugerir melhorias com base em suas observações.
4. Foco nas necessidades e expectativas dos clientes: Kanban promove a compreensão das necessidades e expectativas dos clientes para elevar a qualidade dos serviços prestados e o valor que cria.
5. Gerencie o trabalho, não os trabalhadores: Kanban respeita os papéis e responsabilidades existentes dos membros da equipe e capacita as pessoas a se auto-organizarem em torno do trabalho.
6. Reveja regularmente a rede de serviços: Kanban incentiva a colaboração e promove que os membros da equipe compartilhem suas observações, ideias e feedbacks para melhorar o trabalho por meio de revisões regulares de toda a rede de serviços.

Quais são as Práticas do Kanban?

Para uma implementação bem-sucedida do Kanban, o método se baseia em seis práticas essenciais:

1. Visualizar o fluxo de trabalho: Criar uma representação visual do fluxo de trabalho ajuda a identificar gargalos, visualizar o fluxo de trabalho e tornar o trabalho mais transparente.
2. Limitar o trabalho em progresso: Limitar a quantidade de trabalho em andamento ajuda a evitar multitarefas e a melhorar o foco em concluir uma tarefa de cada vez, melhorando assim a eficiência e reduzindo o tempo de entrega.
3. Gerenciar o fluxo: O Kanban visa otimizar o fluxo, o que pode ser alcançado monitorando métricas de fluxo, identificando e resolvendo gargalos e melhorando continuamente o fluxo de trabalho.
4. Tornar as políticas de processo explícitas: Definir e comunicar claramente as políticas de processo ajuda a garantir que todos entendam como o trabalho deve ser feito, o que reduz mal-entendidos e promove a consistência.
5. Implementar ciclos de feedback: O Kanban enfatiza a importância de obter feedback de clientes, stakeholders e membros da equipe como forma de identificar áreas para melhoria.
6. Melhorar colaborativamente: O Kanban é um processo de melhoria contínua que incentiva a colaboração e a experimentação para identificar e resolver problemas, melhorar continuamente e evoluir seus processos para melhor atender às necessidades dos clientes.

Os 6 Principais Benefícios do Kanban

De acordo com o 1º Relatório do Estado do Kanban, os principais motivos para a adoção do método Kanban são a necessidade de maior visibilidade do trabalho e melhoria contínua. Vamos revelar mais alguns benefícios de usar o Kanban atualmente.

Crédito da imagem: State of Kanban

• Aumento da visibilidade do fluxo
• Velocidade de entrega aprimorada
• Alinhamento entre metas e execução
• Maior previsibilidade
• Melhor gestão de dependências
• Aumento da satisfação do cliente

Aumento da Visibilidade do Fluxo

No cerne do Kanban está a visualização de cada item de trabalho. Dessa forma, o quadro Kanban se torna um centro de informações, onde todos estão na mesma página. Todas as tarefas são visíveis e nunca se perdem, o que traz transparência a todo o processo de trabalho. Cada membro da equipe pode obter rapidamente uma atualização sobre o status de cada projeto ou tarefa.

Velocidade de Entrega Aprimorada

O Kanban oferece várias maneiras para os gerentes de projeto monitorarem de perto e fazerem análises informadas sobre a distribuição do trabalho. Com uma visão clara sobre os itens de trabalho concluídos em um determinado período, as etapas em que as tarefas passam mais tempo e os gargalos são facilmente identificáveis. As equipes conseguem enfrentar esses desafios para melhorar seu fluxo de trabalho e, consequentemente, sua taxa de entrega.

Alinhamento entre Metas de Negócios e Execução

Ao promover transparência, incentivar feedback e realizar reuniões de revisão regulares, as práticas Kanban alinham as metas estratégicas da empresa com o trabalho diário das equipes. Esse alinhamento entre a direção do negócio e a execução aumenta a agilidade da organização, permitindo que as equipes se adaptem a mudanças de prioridades e reorganizações devido às mudanças no mercado ou nas exigências dos clientes.

Melhor Previsibilidade

Depois de criar um quadro Kanban e começar a acumular itens de trabalho nele, você poderá entender melhor seu processo com métricas de fluxo e melhorar seu planejamento. Analisar o tempo que as tarefas passam no seu fluxo de trabalho (tempo de ciclo) permitirá melhorar suas previsões sobre quanto trabalho você pode entregar no futuro. Compreender a consistência da sua taxa de entrega (throughput) tornará suas previsões mais precisas e suas decisões baseadas em dados históricos, o que é fundamental para o planejamento com Kanban.

Melhor Capacidade de Gerenciar Escala e Dependências

A prática intrínseca do Kanban de visualização também se aplica quando se trata de mapear e gerenciar dependências. Começar com o que você faz agora significa visualizar as dependências atuais e gerenciar o fluxo entre elas. Gerenciar dependências fornece tanto insights sobre o estado atual de um fluxo de trabalho quanto ideias para melhorias. Por outro lado, também possibilita total transparência para a gestão estratégica sobre o fluxo de trabalho e os vínculos existentes entre as equipes.

Aumento da Satisfação do Cliente

A origem do método Kanban – o sistema pull no qual ele se baseia – implica que o trabalho é feito quando há demanda. Em outras palavras, o Kanban orienta a redução de desperdícios, trabalhando exclusivamente nas tarefas necessárias no momento. Além disso, aplicando técnicas de visualização e introduzindo limites de trabalho em progresso no processo, você garantirá que o resultado final esteja ajustado às expectativas do seu cliente.

Scrum vs. Kanban

A diferença mais importante entre Kanban e Scrum é que o primeiro é um método, enquanto o segundo é um framework. Como uma metodologia Ágil, o Kanban constrói um modelo de entrega contínua, onde as equipes liberam valor assim que estão prontas, enquanto o Scrum organiza o trabalho em Sprints. A aplicação de um ou outro depende da natureza do seu processo, no entanto, pode-se dizer que o Kanban oferece uma abordagem mais personalizada, enquanto o Scrum se baseia em regras pré-determinadas. Outra característica distintiva é a mentalidade e os sistemas de crenças fundamentais do Scrum e do Kanban.

Aplicando o Kanban em Toda a Organização para Agilidade Empresarial

Por natureza, o Kanban é uma metodologia adaptativa, o que significa que é aplicável a todos os níveis organizacionais. Você pode usar quadros Kanban conectados para mapear a gestão de seus portfólios e conectar a estratégia à execução. Com a ajuda do conceito de Portfolio Kanban, as organizações podem colher os benefícios dos princípios e práticas do Kanban em vários níveis de gestão.

A abordagem Portfolio Kanban pode ser usada de quatro formas diferentes:

• Portfolio Kanban no nível da equipe
• Portfolio Kanban no nível de projeto/produto
• Portfolio Kanban no nível do programa
• Portfolio Kanban no nível estratégico

Programa de Portfólio Kanban

Como Construir Seu Fluxo de Trabalho Kanban em 6 Etapas?

Existem muitos métodos e técnicas para mapeamento de processos, e a maioria deles pode ser muito útil para essa tarefa. Nos parágrafos a seguir, vamos guiá-lo por um processo simples para ajudá-lo a construir e gerenciar seu fluxo de trabalho Kanban de maneira eficaz.

1. Defina seu primeiro e último passo

Para dar forma ao processo, começamos definindo o primeiro e o último passo do fluxo de trabalho. O primeiro passo é representado pelo estado "solicitado" e o último pelo estado "concluído". É importante evitar a armadilha do "quase pronto".

2. Contorne os passos intermediários

Faça uma lista de todas as etapas pelas quais você passa depois de começar a trabalhar em um item até concluí-lo. Lembre-se de que essa não é a versão final do seu quadro, e você o editará muitas vezes à medida que sua experiência e processo evoluírem.

3. Determine o nível de detalhes

É importante definir até que ponto o processo deve ir nos detalhes. Fluxos muito complexos podem prejudicar sua produtividade e causar confusão na equipe. Uma regra geral é adicionar uma etapa apenas se ela se repetir com frequência. Se uma determinada etapa ocorrer 1 vez em 100 casos, não é uma boa ideia incluí-la.

4. Deixe uma coluna(s) de buffer

Essa funcionalidade é crucial para qualquer quadro. As colunas de buffer são usadas quando uma tarefa depende de algo ou de outra pessoa. Por exemplo, se você está esperando uma aprovação da alta gestão e não pode acelerar o processo, pode colocar essas tarefas em uma coluna de buffer para acompanhar o tempo de espera.

Use uma coluna de buffer ao fazer a transição entre áreas funcionais ou subprocessos. No Businessmap (anteriormente Kanbanize), utilizamos uma coluna de buffer quando a equipe de Marketing envia um pedido de compra para o Financeiro. Embora as colunas de buffer não sejam ideais, elas são úteis para gerenciar os desafios descritos.

5. Determine a forma do seu processo

Seu processo é linear ou vertical? As colunas do quadro Kanban representam o processo horizontal (linear) do seu fluxo. As "swimlanes" (faixas horizontais), por outro lado, representam seus aspectos verticais. O caso mais comum de verticais é quando temos várias equipes que fazem parte do mesmo departamento. Todas as verticais no quadro devem ter processos semelhantes ou, no melhor dos casos, o mesmo processo aplicado.

6. Melhoria contínua

O Kanban é uma jornada contínua sem um ponto final. Em seu cerne está a cultura do kaizen, uma filosofia de melhoria constante. Todo processo pode sempre ser aprimorado, sem exceções. Portanto, lembre-se de melhorar seu processo de trabalho regularmente, sempre que necessário.

Melhores Práticas para Melhorar Continuamente Seu Fluxo de Trabalho

Aqui estão algumas maneiras explícitas de buscar a melhoria contínua por meio das práticas de Kanban.

Reduzir os Limites de WIP (Trabalho em Progresso)

O Kanban promove mudanças incrementais, e portanto, definir limites de WIP (trabalho em progresso) drasticamente baixos pode ser estressante para a equipe. É melhor começar escolhendo o número atual de tarefas na área "Em Progresso" e garantir que não sejam excedidas. Assim, as tarefas avançarão mais rapidamente para a conclusão, e você poderá reduzir os limites de WIP.

Em última instância, o objetivo é ter um item por membro da equipe. Você pode começar com duas tarefas por pessoa. Por exemplo, se sua equipe tiver cinco pessoas, o limite de WIP deve ser de dez tarefas.

Ajustar a Estrutura do Quadro às Mudanças no Seu Processo

Suas colunas não são fixas. Seu processo está evoluindo. Novas atividades surgem, algumas se tornam obsoletas, e o quadro deve refletir essas mudanças. No entanto, novas colunas e swimlanes não devem afetar os limites de WIP, a menos que haja mudanças no tamanho da equipe. Também é importante, do ponto de vista analítico, que seu quadro reflita exatamente o fluxo de trabalho Kanban; caso contrário, as análises não apresentarão dados corretos.

Buscar Ciclos de Tempo Mais Curtos

Seu objetivo é alcançar ciclos de tempo mais curtos. Isso significa que um cartão percorre mais rapidamente da coluna "Em Progresso" para a coluna "Concluído". A maioria das soluções modernas de gestão de fluxo de trabalho está equipada com módulos avançados de análise para ajudar você a monitorar seu fluxo de trabalho e analisar seus resultados. Algumas das ferramentas mais valiosas são o gráfico de tempo de ciclo, o mapa de calor para tempo de ciclo e o diagrama de fluxo cumulativo, que podem ajudá-lo a melhorar.

Lembre-se de experimentar ajustes no seu fluxo de trabalho Kanban até encontrar a fórmula que melhor se adapta às necessidades da sua equipe. Também é importante analisar seu progresso ao longo do tempo e compará-lo com períodos anteriores. Use ferramentas analíticas para monitorar seu desempenho e alcançar um crescimento sustentável.

Principais Termos do Kanban que Você Deve Conhecer

No seu cerne, o Kanban é um método de trabalho que ajuda a otimizar o fluxo de valor através de suas correntes de valor, desde a concepção até o cliente. Embora pareça uma maneira simples de melhorar seus processos de trabalho, o Kanban é mais do que apenas visualizar o seu trabalho. É necessário prestar atenção aos detalhes e se familiarizar com os termos e artefatos fundamentais do Kanban, se você deseja se beneficiar ao aplicar o método.

Aqui está um pequeno glossário do Kanban para ajudar você a começar. 

• Quadro Kanban: Um dos principais componentes do método Kanban, onde você visualiza todos os itens de trabalho.

• Cartão Kanban: Representa os diferentes itens de trabalho que se movem pelo quadro Kanban.

• Colunas: Dividem o quadro Kanban verticalmente, representando diferentes estágios do fluxo de trabalho.

• Swimlanes: Faixas horizontais que dividem o quadro em seções.

• Tempo de Ciclo: O tempo desde que uma nova tarefa entra na fase "em andamento" até sua conclusão.

• Tempo de Lead: O tempo desde o momento em que uma nova tarefa é solicitada até sua conclusão.

• Throughput: A quantidade de itens de trabalho concluídos em um período determinado.

• WIP (Trabalho em Progresso): O número de tarefas que você está trabalhando no momento.

• Limites de WIP: Limitar o número de tarefas que sua equipe pode trabalhar simultaneamente para evitar sobrecarga.

• Classes de Serviço: Conjunto de políticas que ajudam equipes ágeis a priorizar itens de trabalho.

• Cadências Kanban: Reuniões cíclicas que impulsionam mudanças evolutivas e entrega de serviços "fit for purpose".

• Software Kanban: Um sistema digital que permite a aplicação prática das práticas e princípios do Kanban.

Kanban em Resumo

Um sistema Kanban é mais do que notas adesivas na parede. A maneira mais fácil de entender o Kanban é abraçar sua filosofia e aplicá-la ao seu trabalho diário. Se você ler, entender e se identificar com seus princípios fundamentais, a transição prática parecerá lógica e até inevitável.

Visualizar o fluxo de trabalho, definir limites de WIP (Trabalho em Progresso), gerenciar o fluxo, garantir políticas explícitas e melhorar continuamente levará seu processo muito além do que você poderia imaginar. Lembre-se de organizar ciclos de feedback regulares, e todos esses elementos juntos revelarão o verdadeiro poder do Kanban.

In Summary

Tentar aprender o que é Kanban pode ser difícil no começo, mas agora que você sabe o que é, pode aproveitar ao máximo os principais benefícios do Kanban:

• Quadros Kanban físicos e digitais ajudam a visualizar seu trabalho.
• Kanban é fácil de adotar – basta começar com o que você tem.
• Limites de WIP permitem que você se torne mais eficiente.
• Os princípios e práticas do Kanban oferecem um caminho evolutivo para a agilidade sem interromper os processos atuais.