O acompanhamento de indicadores-chave de desempenho (ou KPIs) é uma atividade inevitável para um gerente de projeto. Dependendo da indústria e método de execução de tarefas, as KPIs podem variar. No entanto, muitas das ferramentas para sua medição são basicamente as mesmas, embora elas sejam adaptadas para o caso específico .
Tal ferramenta é o gráfico de dispersão. Ele se inseriu na vida de inúmeros gerentes e tem se adaptado para vários propósitos, incluindo a medição e previsão do tempo de ciclo de tarefas.
O que é um gráfico de dispersão de tempo de ciclo?
O gráfico de dispersão de tempo de ciclo é uma versão adaptada do famoso gráfico. É reverenciado no mundo de gestão Lean, porque fornece uma visão detalhada de uma das principais métricas em Lean – tempo de ciclo.
O tempo de ciclo é uma representação do tempo necessário para concluir itens individuais em seu quadro Kanban. O objetivo do gráfico de dispersão de tempo de ciclo é visualizar o tempo de ciclo das tarefas do seu time, dentro de um período de tempo predefinido.
A estrutura deste gráfico é bastante parecida com a do gráfico de dispersão típico. O eixo horizontal do gráfico visualiza um período de tempo selecionado, em dias. E o eixo vertical representa o tempo de ciclo das tarefas que foram completadas durante este período, calculado em dias.
Cada ponto que você vê disperso pelo gráfico é um marcador que representa uma tarefa dentro de um cartão no seu quadro Kanban. As posições dos pontos são determinadas pela data de conclusão e o tempo exigido para o cartão Kanban chegar à coluna de concluídos.
Um líder que pratica a gestão Lean pode usar o gráfico de dispersão de tempo de ciclo para:
- Visualizar Claramente os Tempos de Ciclo de Várias Tarefas de um Tipo
- Comparar o Tempo Necessário para Finalizar Diferentes Tipos de Trabalho ao Colorir os Pontos de Cada Um com Cores Distintas
- Prever o Tempo de Ciclo de Tarefas Futuras
Como Utilizar um Gráfico de Dispersão para Prever o Tempo de Ciclo
Um dos maiores benefícios de usar um gráfico de dispersão de tempo de ciclo para a gestão Lean é que ele dá a habilidade de prever a conclusão de tarefas futuras. Embora à primeira vista ele possa parecer confuso, o gráfico fornece previsão probabilísticas sobre o desempenho futuro.Para que isto ocorra, você precisa desenhar linhas horizontais no gráfico, de acordo com o número de tarefas que você conclua dentro de um prazo específico.
Por exemplo, digamos que você possui 100 tarefas que foram concluídas em 30 dias. Se 25 delas foram finalizadas em 5 dias ou menos e todas as outras levaram mais tempo, você tem 25 por cento de chance de finalizar tarefas futuras dentro deste período de tempo. Desenhe uma linha horizontal na altura do 10º dia no seu gráfico de dispersão de tempo de ciclo.
Digamos que 50 tarefas foram concluídas dentro de 10 dias. A segunda linha horizontal deve marcar 75 por cento e deve estar na altura do 10º dia. Quanto maior a porcentagem, maior a chance de conclusão de uma tarefa dentro desta período de tempo.
Sempre que você estiver a ponto de se comprometer com um prazo, você precisa olhar para as linhas de porcentagem no seu gráfico de dispersão e dizer que você possui uma certa porcentagem de chance de estar pronto em X dias/semanas/meses.
Indubitavelmente útil, um gráfico de dispersão de tempo de ciclo exigiria muito tempo para ser mantido. Felizmente, as plataformas de quadros Kanban digitais implementarem o gráfico em seus softwares. Com a sua ajuda, você pode configurar o período de tempo desejado e obter dados e porcentagens precisos em poucos segundos.
Além disso, você possui vários filtros à sua disposição que podem ajudá-lo a distinguir facilmente entre os diversos critérios de cartão como tipo, prioridade, responsável, etc. Desta maneira, você pode visualizar com uma maior precisão, a data exata que você está buscando.
O gráfico de dispersão de tempo de ciclo pode ser uma adição incrível ao seu arsenal de análises para a gestão Lean. Com a sua ajuda, você pode obter uma visão transparente do tempo de ciclo dos cartões que passam pelo quadro Kanban do seu time. Além disso, você será capaz de prever o tempo necessário para uma tarefa futura ser concluída.
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In Summary
O gráfico de dispersão do tempo de ciclo é uma das análises mais avançadas para a gestão de projetos Lean. O gráfico:
- Apresenta uma visualização clara do tempo de ciclo de várias tarefas similares.
- Compara o desempenho de diferentes tipos de itens de trabalho ao colorir os pontos de cada um com cores distintas.
- Fornece uma maneira fácil de prever o tempo de ciclo de itens de trabalho futuros.
A estrutura deste gráfico é bastante parecida com a do gráfico de dispersão típico. O eixo horizontal do gráfico visualiza um período de tempo selecionado, em dias. E o eixo vertical representa o tempo de ciclo das tarefas que foram completadas durante este período, calculado em dias.
Para que isto ocorra, você precisa desenhar linhas horizontais no gráfico, de acordo com o número de tarefas que você conclua dentro de um prazo específico.
