Como Editar e Otimizar Seu Fluxo de Trabalho Kanban

Você já sabe do que se trata o Kanban. Você introduziu seu time ao quadro Kanban e começou a usá-lo. Você mapeia toda a tarefa nele e analisa seu caminho de Pedido a Concluído. Você gosta de como ela funciona, mas sente que há mais para fazer com o Kanban, no entanto, não sabe como começar a usá-lo para o seu caso em particular. Saber como editar seu fluxo de trabalho Kanban irá ajudá-lo a atingir melhores resultados.

Introduzindo Subcolunas

O quadro Kanban mais básico (seja físico ou digital) possui três colunas – Fazer, Em Progresso e Concluído. Antes de entender suas necessidades específicas, os times costumam a utilizar, por algum tempo, somente as três. Quando mais cedo você personalizar seu quadro, mais benefícios você ganhará com o Kanban.

A primeira coisa que você pode em cada quadro é organizar a coluna Fazer/Pedido. É útil dividi-la em duas subcolunas, onde uma contém ideias para o futuro próximo e a segunda, itens que são mais urgentes e estão prontos para começar. Quanto mais colunas você for capaz de identificar, mais preciso será seu fluxo de trabalho Kanban. Você verá exatamente quais etapas do processo estão atrasando-o, onde os cartões estão esperando em filas e se os limites de WIP estão definidos de acordo com a capacidade do time.

Geralmente, a maioria das subcolunas estão na área Em Progresso. Dependendo do seu campo de ocupação e particularidades do seu processo, o layour do seu quadro Kanban pode variar muito. Por exemplo, em P&D, pode haver até dois níveis de subcolunas.

No Kanbanize, o time fez três divisões da área Em Progresso – Design de Tecnologia, Desenvolvimento e Produção. Design de Tecnologia possui 3 subcolunas próprias – Design, Revisão, Pronto para Codificação.

Desenvolvimento é dividido em outras 3 – Codificação, Teste e Revisão do Código. Produção possui outras 2 subcolunas – Testar de Produção, Implantação. Desta maneira, os estágios estão claramente divididos, as colunas de espera asseguram o cálculo adequado de tempo de ciclo e um bom fluxo de trabalho.

Times de marketing podem ter variações diferentes como Conceituação, várias subcolunas de Revisão, ou Espera de terceiros quando uma tarefa depender de um parceiro/mídia/designer. Colunas que dependem de terceiros são chamadas de colunas de buffer. Se você quiser manter seu tempo de ciclo no caminho certo, recomenda-se que você o visualize de maneira que possa diferenciar o tempo real gasto trabalhando em uma tarefa e o tempo que ela passou em espera.

Introduzindo Raias no Seu Fluxo de Trabalho Kanban

No começo, os times não têm certeza se precisam de raias e como podem organizá-las. Geralmente, a superior é Urgente e as tarefas com alta prioridade são colocadas ali, para que possam ser iniciadas o mais rápido possível e processadas adiante. As outras raias podem ser organizadas tematicamente, para que as tarefas não se misturem em diferentes etapas.

Se você está usando um software Kanban, as raias são ainda mais úteis. Por exemplo, no Kanbanize, você pode esconder cada coluna ou raia. Você poderia deixar somente aquelas em que está trabalhando para que você tenha uma visão concisa somente das informações que são relevantes para você. Você pode até mesmo aplicar um limite de WIP por raia para que você tenha certeza de que uma parte do processo não esteja sendo sobrecarregada.

Definindo Tarefas Com Cartões Kanban

No Kanban, não há ênfase no tamanho dos itens de trabalho. A ideia é detalhar o máximo possível os projetos. Assume-se que se feito adequadamente, não deve haver grandes diferenças em termos de tamanho. Cada tarefa é representada no quadro com um cartão contendo todas as informações sobre ele.

Na seção de descrição, você pode colocar um resumo do que deve ser feito, passo-a-passo, mencionar colegas de trabalho e adicionar comentários em uma seção projetada especificamente. No Kanbanize, você é capaz de anexar arquivos e links externos para ter todos os documentos necessários em um lugar.

Também é uma boa ideia definir prioridades para as suas tarefas, para que você saiba como organizá-las. Você pode definir um lembrete para um dia antes de um prazo e minimizar o estresse e a chance de projetos atrasados.

Kanbanize também permite que você crie tipos e modelos personalizados para cartões, contendo especificações de campos predefinidas como o responsável, descrição do conteúdo, cor do cartão, entre outras. Os tipos permitem que você visualize facilmente no quadro qual tipo de trabalho certos cartões representam, sem precisar abri-los e ler toda sua descrição.

Como Melhor Continuamente Seu Fluxo de Trabalho Kanban

A cultura Kaizen de melhoria contínua é um dos elementos centrais do Kanban. Aqui estão algumas das maneiras explícitas de segui-la. Além disso, é importante analisar seu progresso de tempos em tempos e comparar os dados com os períodos anteriores. Existem ferramentas de análise úteis para ajudá-lo a monitorar seu desempenho e crescer sustentavelmente.

1. Limites de WIP Menores

   O Kanban prescreve mudanças incrementais e, portanto, definir limites de WIP drasticamente baixos pode ser estressante para o time. É melhor começar com o número atual de tarefas que estejam Em Progresso e se certificar de que elas não sejam excedidas. Então, com o uso do método, as tarefas se moveriam mais rapidamente em direção à sua conclusão e você será capaz de diminuir seu limite de WIP. Finalmente, o ideal seria um item por membro do time. Você pode começar com duas tarefas por pessoa, por exemplo, se seu time é composto por 5 pessoas, então o número e itens em progresso deve ser 10.

2. Ajuste a Estrutura do Quadro De Acordo com as Mudanças no Seu Processo

   Suas colunas não são inalteráveis. Seu processo está sempre evoluindo. Há novas atividades adicionadas, algumas são excluídas e o quadro deve refletir essas mudanças. Novas colunas e raias, no entanto, não devem afetar os limites de WIP, se não há alterações no tamanho do time. É importante também do ponto de vista analítico que seu quadro reflita exatamente seu fluxo de trabalho Kanban, caso contrário, as análises não apresentarão os dados corretos.

3. Busque por Tempos de Ciclos Menores

   Seu objetivo principal é alcançar um tempo de ciclo menor. Isso significa que um cartão viaja mais rápido da coluna Pedido para a coluna Concluído. A maioria das soluções de software Kanban são esquipadas com módulos de análise avançados que o ajudam a monitorar seu fluxo de trabalho e analisar seus resultados. Algumas das ferramentas mais valiosas são os gráficos de tempo de ciclo, heat map para tempo de ciclo e o diagrama de fluxo cumulativo, que poderia ajudá-lo a melhorar.

Lembre-se, faça experimentos com a edição do seu fluxo de trabalho Kanban até que você encontre a fórmula certa que atenda às necessidades do seu time.

In Summary

Para alcançar um bom fluxo de trabalho no seu quadro Kanban, você precisa mapear precisamente cada passo do seu processo de trabalho. Para melhorar continuadamente, você precisa:

• Otimizar seus limites de WIP
• Ajustar a estrutura do seu quadro Kanban para registrar as mudanças no seu processo
• Buscar por tempos de ciclo menores