Implementando um Roadmap Kanban com o Portfólio Kanban

Roadmaps de projetos e produtos estão entre os artefatos mais importantes que todo gerente de projeto ou produto precisa fornecer para manter as principais partes interessadas informadas. No entanto, a maneira como a maioria dos profissionais constrói roadmaps atualmente está falha.

No momento em que alguém acredita que pode prever o futuro e fornecer uma estimativa detalhada no nível de itens de trabalho individuais, muito prejuízo é causado. Se planejarmos que algo começará em uma data específica e terminará em outra, começamos a enganar a todos, inclusive a nós mesmos.

Se você precisa de previsibilidade, o conceito de Portfólio Kanban pode ser empregado para entregar um roadmap flexível, enxuto e baseado no Kanban que realmente será útil.

O que é um Roadmap Kanban?

Primeiramente, vamos definir o que é um roadmap Kanban.

Um roadmap Kanban é uma ferramenta visual de planejamento e gestão de trabalho utilizada em gerenciamento de projetos e desenvolvimento de produtos para delinear e acompanhar o progresso de iniciativas, recursos ou tarefas. Ele combina os princípios de um roadmap tradicional, que fornece uma visão de alto nível das metas estratégicas, com o método Kanban, que se concentra em visualizar o trabalho, gerenciar o fluxo e melhorar os processos.

Desafios com Implementações Tradicionais de Roadmap

O verdadeiro problema com os roadmaps tradicionais é que eles são determinísticos, muitas vezes comunicando datas e escopo fixos, quando deveriam ser probabilísticos, comunicando que há uma probabilidade de X% de entregar um determinado escopo até uma data específica.

Você já viu um roadmap de produto com marcos definidos para uma data específica? Com que frequência você vê alguma probabilidade associada a essa data? Exatamente, quase nunca. Este é um grande desafio para muitas empresas, pois gerentes de projetos e programas costumam trabalhar com datas fixas.

No entanto, quando falamos sobre o futuro, especialmente no contexto do trabalho do conhecimento, ninguém sabe exatamente quanto tempo as coisas vão levar. Portanto, você nunca deve comunicar datas e marcos fixos, a menos que tenha 100% de certeza de que pode cumpri-los.

Se você for obrigado a comunicar datas fixas, apenas porque ninguém consideraria sua proposta de projeto de outra forma, então faça o que for necessário para vencer. Isso provavelmente exigirá que você se comprometa a entregar uma determinada quantidade de trabalho dentro de um período específico.

Seja bom ou ruim, é assim que o mundo funciona hoje, e isso é normal. No entanto, o fato de você se comprometer com uma data fixa não exige que o projeto seja executado de maneira tradicional, em cascata. Você ainda pode ter um roadmap flexível dentro dos limites estabelecidos.

Qual é a Solução? Portfolio Kanban e um Roadmap Kanban

Antes de mergulharmos nos detalhes da aplicação do Portfolio Kanban para implementações de Roadmap Kanban, vamos abordar brevemente o conceito de Upstream Kanban, também conhecido como Customer Kanban.

Upstream Kanban / Customer Kanban

Como Patrick Steyaert explica no artigo "Customer Kanban – from customer push to customer pull", o Upstream Kanban (Customer Kanban) é:

O Upstream Kanban visualiza a demanda em termos de opções exploradas para definir e selecionar os itens de trabalho que serão comprometidos.

Deixando tudo o resto de lado, pensar em termos de opções é fundamental para compreender melhor como um Roadmap Kanban funciona. Todos os projetos não iniciados são opções visualizadas como cartões Kanban na área "Solicitado" do seu quadro Kanban. Mesmo que um projeto específico esteja comprometido, a menos que tenha sido iniciado, ele ainda é uma opção que você pode escolher executar ou não.

Tratar o trabalho não iniciado como opcional é, de fato, adiar o compromisso até o último momento responsável. Este é um dos princípios do Desenvolvimento de Software Lean que Tom e Mary Poppendieck discutem em um de seus livros populares. Esse princípio é válido não apenas para o desenvolvimento de software, mas para qualquer trabalho baseado em conhecimento.

Se você adiar o compromisso, poderá optar por reduzir o escopo de certas partes do trabalho, caso as circunstâncias exijam. Se você operar com base em um plano mestre predefinido, perde essa flexibilidade. Mesmo que você não precise dessa flexibilidade, ela pode ser útil, pois você aprenderá novas coisas à medida que o projeto avança. Você pode usar esse novo conhecimento para adiar algumas funcionalidades e acelerar outras. Portanto, a capacidade de reorganizar seu plano de maneira rápida e discreta pode gerar grandes benefícios econômicos.

Como Implementar o Roadmap de Portfolio Kanban?

Se você não está familiarizado com o termo Portfolio Kanban, por favor, leia este artigo antes de continuar: O que é Portfolio Kanban?

Para realizar um roadmap Kanban, primeiro, você precisa ter um quadro de Portfolio Kanban. Este quadro geralmente conterá MMFs (Minimal Marketable Feature, ou Funcionalidade Minimamente Comercializável) ou Projetos. As MMFs ou Projetos serão desmembrados em User Stories (Histórias de Usuário) ou, simplesmente, tarefas.

Com o quadro Kanban em funcionamento, você precisa focar na parte mais à esquerda do quadro – a área Solicitada (Requested) (aquela com a linha cinza no topo). A área Solicitada contém itens que ainda não foram iniciados (opções). Com base no escopo e no cronograma do seu projeto, você pode adicionar um número ilimitado de colunas na área Solicitada, que, neste cenário, representa uma linha do tempo invertida.

Dê uma olhada nesta imagem de exemplo:

Como mostrado acima, a coluna mais à direita na área Solicitada é a mais próxima do momento presente ("Este Mês"). Quanto mais você avança para a esquerda, mais você vai em direção ao futuro – "Próximos 3 Meses", "Não Planejado". Naturalmente, os itens que você coloca nessas colunas devem ser planejados para o período correspondente.

Por exemplo, todos os itens na coluna "Este Mês" devem ser concluídos antes do final do mês. Todos os itens de trabalho na coluna "Próximos Três Meses" devem ser esperados para serem concluídos nos próximos três meses, e assim por diante.

Em relação à prioridade, quanto mais alto o item estiver dentro da coluna, maior será sua prioridade. Se você quiser re-priorizar, basta arrastar e soltar o item na sua nova posição.

Os nomes das colunas podem variar conforme sua conveniência, desde que indiquem uma linha do tempo invertida. No exemplo acima, usamos meses, mas no seu caso, pode ser dias, semanas, meses, trimestres ou até anos. As faixas horizontais podem ser usadas para diferentes equipes, produtos ou qualquer outra categorização que faça sentido no seu contexto.

Por mais simples que pareça, este é o visual de um Roadmap de Portfolio Kanban simples.

Os Prós e Contras do Roadmap de Portfolio Kanban

Há algumas vantagens importantes ao implementar um Roadmap Kanban usando um Quadro de Portfolio Kanban. Listamos abaixo os principais benefícios para sua análise.

Quais são os Benefícios de um Roadmap de Portfolio Kanban?

Oferece Clareza Visual – A natureza visual do roadmap Kanban permite que você compreenda muitas informações de forma fácil. O roadmap Kanban é um excelente radiador de informações, pois todos podem vê-lo e responder instantaneamente à pergunta "Quando X será concluído?" sem a necessidade de relatórios de status.

• Fácil de Repriorizar – Como mencionado acima, alterar a prioridade é tão simples quanto arrastar e soltar o cartão em uma nova posição. Isso garante que as equipes trabalhem primeiro nos itens mais importantes.

• Fácil de Alterar Datas de Conclusão – O que fazer se as datas de conclusão mudarem? Bem, em vez de atualizar um plano de três anos, tudo o que você precisa fazer é mover a coluna de alguns dos itens. Claro, essa atividade requer uma análise cuidadosa sobre capacidade e throughput, mas temos algo para ajudá-lo nisso também: Portfolio Kanban – Como Fazer Previsões no Nível do Portfolio.

• Facilmente Expansível e Alterável – Dada a estrutura de um quadro Kanban, podemos sempre adicionar colunas à esquerda e rotulá-las como "Próximos 3 meses", "Próximos 6 meses", "Próximo Ano", etc. Isso nos dá uma ótima representação visual do que está por vir, sem nos aprofundarmos em estimativas e detalhes excessivos.

• Detectando e Resolvendo Bloqueios – Quando as opções fluem pelo quadro de Portfolio Kanban, podemos perceber quando uma determinada opção fica presa por muito tempo em um estado específico. Isso nos dá controle sobre a situação e nos permite desbloqueá-la antes que seja tarde demais.

• Pensando e Trabalhando em Opções – Podemos cancelar uma opção a qualquer momento, desde que não tenha sido iniciada. Vale ressaltar que podemos cancelar uma opção mesmo após iniciada, mas isso geraria desperdício de tempo e recursos, portanto, devemos evitar fazer isso com frequência.

• Suporta o Fluxo no Nível Global – Talvez o ponto mais importante é que seu roadmap Kanban não é uma apresentação estática de PowerPoint que ninguém consulta. Pelo contrário, é uma entidade viva que constantemente transmite informações e facilita o fluxo em toda a organização. Com essa abordagem ao planejamento de roadmap, você não só dirá quando as coisas serão feitas, mas também poderá monitorar ativamente se estão no caminho certo e o que ainda precisa ser concluído. Isso lhe dá a liberdade de escapar dos relatórios tradicionais de vermelho/verde/amarelo e adotar métricas de fluxo, como tempo de ciclo e eficiência de fluxo no nível do portfólio.

Quais são as Desvantagens de um Roadmap de Portfolio Kanban?

A única desvantagem real do roadmap Kanban é a falta de datas fixas. Tecnicamente falando, você poderia rotular uma coluna com uma determinada data e tratá-la como um marco, mas isso, de certa forma, viola a abordagem baseada em fluxo descrita acima.

In Summary

Esse conceito representa um paradigma diferente e exige mudanças de perspectiva para ser adotado e assimilado. No entanto, uma vez que você tenha gerenciado seu primeiro projeto dessa maneira, é improvável que volte aos métodos antigos.