Gestão Ágil de Portfolio - Trazendo agilidade em nível global

Hoje em dia, ágil é a palavra de ordem de todos. Suas práticas de gerenciamento de projetos foram amplamente exploradas nos últimos 15-20 anos, à medida que mais e mais empresas de todos os setores de negócios percebem sua eficácia.

Essa tendência encorajou os especialistas a buscar maneiras de distribuí-los em diferentes níveis organizacionais - desde a execução do projeto até a estratégia da empresa. Aí vem um dos elementos de conexão entre os dois - o portfólio, onde a agilidade também encontra seu lugar.

Nos parágrafos a seguir, exploraremos o que é o gerenciamento de portfólio ágil, o que o conceito de gerenciamento de um portfólio ágil envolve e como implementá-lo na prática.

Gerenciamento de portfólio tradicional versus ágil

Para começar nossa discussão, vamos rapidamente estabelecer o terreno com alguns termos básicos do mundo do gerenciamento de projetos.

Por definição, um portfólio geralmente representa uma coleção de projetos, produtos, investimentos, programas, etc., em uma única unidade de negócios dentro da organização. Por sua vez, o processo de gerenciamento desse portfólio envolve identificar projetos para execução e priorizá-los para garantir que as coisas certas sejam feitas no momento certo.

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Gestão Tradicional de Portfólio

Tradicionalmente, isso acontece planejando detalhadamente um roteiro de projetos e, em seguida, solicitando orçamentos com base nesses planos. Uma vez aprovado o financiamento necessário, o portfólio é implementado. Aqui, devemos mencionar que muitas organizações são tentadas a iniciar o maior número possível de projetos simultaneamente.

O problema com essa abordagem é que ela exige um planejamento inicial pesado para que os projetos sejam aprovados e, no ambiente de negócios altamente volátil de hoje, é arriscado confiar nisso.

Além disso, quando muitos projetos estão em andamento, as equipes ficam sobrecarregadas ao fazer malabarismos com muitas prioridades simultaneamente, resultando em baixa produtividade. Outra questão é a baixa transparência do processo de gestão, que também pode levar ao desalinhamento entre a estratégia da empresa e sua execução.

Apresentando o gerenciamento ágil de portfólio

Para lidar com tudo isso, o ágil aplica os princípios "teste, aprenda e adapte" e o conceito de controle descentralizado no nível do portfólio.

Por exemplo, por meio de ciclos de feedback rápidos, os gerentes de portfólio revisam regularmente um conjunto específico de projetos e como eles se alinham às iniciativas estratégicas. Eles também frequentemente se envolvem em discussões colaborativas com gerentes de projeto ou diferentes líderes de equipe para identificar pequenos experimentos para avaliar projetos ou melhorar a entrega de um determinado produto/serviço. Isso permite que eles obtenham feedback rápido e tomem decisões baseadas em dados.

Além disso, em vez de preparar roteiros de projeto altamente detalhados para solicitar orçamentos, o gerenciamento de portfólio ágil envolve planejamento em vários níveis e energia em cascata para baixo. Por sua vez, os recursos financeiros são alocados para experimentos e fluxos de valor dentro da organização, em vez de projetos separados.

Essa abordagem promove flexibilidade e permite que os gerentes de portfólio realoquem fundos para prioridades emergentes com base nas mudanças nos requisitos dos clientes ou em novas ideias que podem ser mais valiosas do que as antigas.

Principais Pilares do Gerenciamento Ágil de Portfólio

Para sustentar a agilidade em suas operações, as organizações ágeis:

• foco em manter a transparência,

• experimentar continuamente para determinar se um projeto é valioso,

• e alinhar a estratégia com a execução.

Esses juntos formam os principais pilares do gerenciamento de portfólio ágil. Vamos dividi-los e discutir brevemente cada um deles abaixo.

1. Transparência em escala

Criar transparência no portfólio e nos processos gerais de gerenciamento de projetos é fundamental no ambiente de negócios em rápida mudança de hoje.

Tradicionalmente, há uma grande ênfase em relatórios detalhados de status realizados por gerentes de portfólio ou de projeto. O problema é que isso leva muito tempo valioso e, muitas vezes, o relatório acaba sendo errado porque depende de estimativas incorretas.

O ágil, por sua vez, se concentra em criar um propósito compartilhado para que todos sigam, tanto do ponto de vista estratégico quanto do gerenciamento de projetos. Ao implementar quadros visuais conectados, os gerentes de portfólio podem facilmente capturar ideias para vários projetos e criar uma compreensão compartilhada do que está acontecendo dentro do portfólio. O resultado desejado é estabelecer um ambiente aberto onde todas as partes interessadas possam verificar rapidamente o status de um projeto e, assim, reduzir a necessidade de preparar relatórios extensos.

Além disso, em vez de estimar com base em intuição, o ágil enfatiza planos de projeto de previsão de alto nível que as equipes refinam progressivamente. A ideia é levar em conta os dados reais e manter a flexibilidade de atualizar os planos com base em novas informações.

2. Experimentação Contínua e Priorização de Portfólio Ágil

Às vezes, você pode acabar com muitas ideias de projetos que, à primeira vista, tendem a fornecer valor ao cliente de uma forma ou de outra. No entanto, começar a trabalhar em todos eles pode sobrecarregar as equipes e resultar em altas ineficiências, especialmente se você estiver lidando com capacidade limitada. É por isso que você precisa aprender a escolher apenas os mais valiosos e priorizá-los de acordo.

Aqui vem o conceito de experimentação rápida que é central em um ambiente ágil. Para determinar se vale a pena prosseguir com um determinado projeto, você pode executar pequenos experimentos como parte de seu processo de validação. A ideia é coletar dados rapidamente antes de se apressar para assumir grandes compromissos, apenas para descobrir que o projeto escolhido não trará o valor esperado.

Fora isso, não é incomum acabar com um monte de projetos validados que são todos altamente valiosos. Como você decide qual deles executar primeiro?

Para isso, você pode usar o poderoso conceito de custo de atraso (CoD) para tomar decisões de sequenciamento. É baseado em economia pura e mostra quanto dinheiro você perderia se atrasasse a entrega do projeto.

Assim, como regra geral, quanto maior o custo do atraso, maior a prioridade de um determinado projeto. Caso dois ou mais projetos tenham o mesmo custo de atraso, deve-se começar pelo menor. No entanto, lembre-se de que você deve usar o custo do atraso como uma entrada para outras variáveis(como riscos de mercado e técnicos) em vez de uma solução "tamanho único".

3. Alinhando Estratégia e Execução

Outro pilar central do gerenciamento de portfólio ágil é alcançar o alinhamento entre estratégia e execução.

Como mencionamos no início, o portfólio é a parte de conexão entre os dois. Portanto, o gerenciamento eficaz de portfólio requer que você tenha uma maneira de alinhar os objetivos de negócios mais altos com a execução do projeto.

Para fazer isso na prática, a cultura ágil prega ciclos de feedback frequentes que podem ser aplicados globalmente (em toda a gestão da empresa) e localmente (em todas as equipes). A ideia é criar uma rede desses ciclos curtos de planejamento e aprendizado em vários níveis organizacionais para que você possa revisar a estratégia, o risco do projeto e os recursos de entrega.

Isso permite que você se adapte rapidamente a mudanças de alto nível e mude suas operações para a prioridade mais crítica sempre que necessário.

Como gerenciar um portfólio ágil na prática?

As ideias discutidas acima podem lhe dar a direção para criar um processo de gerenciamento de portfólio ágil. No entanto, eles não têm os detalhes de como aplicá-los na realidade.

Para isso, você precisa de um sistema de gestão completo para visualizar, priorizar e alinhar os projetos do seu portfólio com as iniciativas estratégicas da empresa, incluindo sua execução. É aqui que entra o método de gerenciamento de fluxo de trabalho Kanban para ajudá-lo a colocar a teoria em prática.

Kanban no nível do portfólio

O foco principal do Kanban está na visualização, limitando o trabalho em andamento, gerenciando o fluxo e a melhoria contínua, que pode ser aplicada em vários níveis dentro da empresa, incluindo o portfólio. Isso é feito através do conceito de Portfolio Kanban, que permite acompanhar e otimizar o fluxo de diferentes iniciativas de negócios, projetos únicos ou múltiplos, ou produtos inteiros.

Sem mais delongas, vamos dar uma olhada em como isso pode acontecer na realidade.

Conecte Estratégia, Portfólio e Execução de Projetos

Como mencionado acima, um dos principais temas no gerenciamento de portfólio ágil é criar visibilidade dentro do portfólio para que você possa manter um entendimento compartilhado do status dos projetos e seu progresso em direção à fruição. Em última análise, a ideia é preencher a lacuna entre o planejamento de alto nível e as operações para executar a estratégia que sua organização estabeleceu.

Na prática, isso pode acontecer através da implementação de quadros Kanban interligados. Você pode usá-los para visualizar iniciativas, vários projetos, entregas de projetos ou tarefas individuais.

Vamos dar um exemplo rápido com um departamento de P&D dentro de uma organização. Para visualizar as iniciativas escolhidas ou vários projetos com base em sua estratégia, os gerentes de portfólio podem criar um quadro Portfolio Kanban dedicado. Dependendo da escala desses projetos ou iniciativas, eles podem ser divididos em subprojetos dentro do mesmo conselho ou de outro. Para unir essa estrutura, no Businessmap, por exemplo, usamos relacionamentos de projeto pai-filho.

Progredindo para níveis mais baixos, você pode continuar usando quadros Kanban interconectados para visualizar diferentes partes do departamento ou até mesmo toda a organização. Esses podem ser processos de gerenciamento de programas ou projetos que vão até as tarefas individuais pelas quais os membros da equipe são responsáveis. A ideia é criar um hub central e acompanhar seu portfólio sem perder de vista sua execução em várias equipes.

No Businessmap, por exemplo, combinamos fluxos de trabalho do time e da gestão para visualizar e conectar o planejamento do projeto e as atividades operacionais diárias entre as equipes.

Isso permitirá que você obtenha uma transparência incomparável em vários projetos e veja quem está trabalhando no que a cada momento.

Gerenciando o fluxo do portfólio

Depois de configurar seu quadro Portfolio Kanban, outra parte importante é gerenciar o fluxo de projetos do conceito à fruição.

No Kanban, fazemos isso mapeando o fluxo de valor de todos os nossos processos. Por meio da implementação de diferentes pontos de compromisso, por exemplo, você pode indicar o ponto em seu processo em que um projeto foi confirmado para refinamento, execução ou está pronto para entrega ao cliente.

É essencial observar a parte de refinamento antes da coluna "Pronto para começar" no quadro Kanban. Esse é essencialmente um processo Upstream Kanban em que cada solicitação de projeto representa uma opção que os gerentes de portfólio devem validar antes de confirmar a execução. Aqui você pode realizar experimentos para tomar melhores decisões.

Como resultado, você pode decidir adiar uma opção até o "último momento responsável" e coletar mais detalhes sobre ela. Isso permite que você mantenha a flexibilidade de alterar sua abordagem com base em novos dados e garantir um fluxo contínuo de projetos validados nos quais as equipes podem começar a trabalhar.

Outra prática recomendada para gerenciar o fluxo de portfólio é limitar projetos simultâneos em andamento. Isso permitirá que você alivie suas equipes da sobrecarga e combine a demanda recebida com recursos reais. Como resultado, você garantirá que a atenção da equipe seja direcionada para as iniciativas mais críticas em um determinado momento e, dessa forma, se concentre em melhorar seu rendimento global.

Revise o portfólio regularmente

Revisitar seu portfólio de projetos em uma cadência regular é parte integrante do gerenciamento de portfólio ágil. Para fazer isso, o Kanban prega o uso de loops/cadências de feedback em nível de portfólio.

A ideia é revisar regularmente o status dos projetos, produtos ou serviços em andamento e participar de discussões colaborativas com gerentes de nível médio sobre coisas como dependências ou riscos identificados, capacidade disponível em toda a estrutura e necessidades de recursos compartilhados. Essa entrada deve ser agregada por cadências em níveis mais baixos, abrangendo várias equipes em um departamento ou em toda a organização.

Aplicar uma cadência regular de portfólio nas reuniões de gerenciamento e usar os quadros Portfolio Kanban para visualizar o que é importante permite que os gerentes priorizem novos projetos e iniciativas e sincronizem se estão em conformidade com a estratégia da empresa. A revisão frequente do que está acontecendo dentro do portfólio ágil ajuda os gerentes a se adaptarem às mudanças estratégicas de direção e garante que as coisas certas sejam feitas na hora certa.

Analisar Métricas para Melhoria Contínua

Assim como tudo que se transforma em sucesso, o gerenciamento de portfólio ágil também requer melhoria contínua. É por isso que você precisa ter uma maneira de coletar dados e analisá-los para tomar melhores decisões.

Em um sistema Kanban, você pode fazer isso medindo diferentes métricas enxutas/ágeis, como tempo de ciclo e tempo total, rendimento e WIP (Work in Progress). Em seguida, com a ajuda de vários gráficos, como diagramas de dispersão de tempo de ciclo, você pode monitorar quando os projetos em seu portfólio são concluídos e com que probabilidade de tempo eles provavelmente fluirão pelo sistema em média. Isso ajuda a identificar discrepâncias e tendências emergentes para que você possa tomar as precauções necessárias ou discutir melhorias no processo de gerenciamento.

Além disso, combinar esses dados com uma técnica poderosa, como Simulações de Monte Carlo, permitirá que você faça previsões probabilísticas com base em dados históricos, em vez de estimativas derivadas de um pressentimento.

Como resultado, você terá uma maneira de obter resultados possíveis para a entrega de vários projetos dentro de seu portfólio com base nas capacidades reais de sua equipe para executá-los.

In Summary

O gerenciamento ágil de portfólio é uma maneira mais flexível de gerenciar um portfólio de projetos, programas, iniciativas, etc., concentrando-se no controle descentralizado, transparência, experimentação contínua, priorização e melhor alinhamento entre estratégia e execução. Construir um processo eficaz de gerenciamento de portfólio Agile requer que você tenha um sistema de gerenciamento completo para que você possa:

• Faça a ponte entre a estratégia, o portfólio e a execução do projeto;
• Gerenciar o fluxo do portfólio;
• Envolver-se em cadências/loops de feedback regulares (como Revisões de Portfólio) para se adaptar às mudanças;
• Analise as métricas e melhore continuamente.