Construindo um Fluxo de Processo Ágil: Um Guia Abrangente

Existem processos definidos para o gerenciamento de projetos, conclusão do trabalho e entrega de produtos ou serviços a clientes em todos os negócios. Devido ao ambiente operacional dinâmico atual, as empresas precisam estabelecer processos de trabalho estruturados que sejam facilmente monitorados, adaptáveis ​​às mudanças emergentes e abertos à melhoria contínua. 

É por isso que confiamos em uma abordagem Ágil para o nosso fluxo de trabalho, com foco na gestão do fluxo, coletando rapidamente feedback interno/externo e visualizando o trabalho para rastrear facilmente o progresso do projeto.

Continue lendo abaixo para descobrir como você pode estabelecer as bases de seu fluxo de trabalho ágil também. 

Fluxo de trabalho de projeto tradicional vs. ágil 

Para entender melhor o que é um fluxo de trabalho ágil, vamos primeiro ver como ele difere da maneira convencional de gerenciar processos de trabalho. 

Tradicionalmente, o trabalho é gerenciado de forma sequencial e linear que consiste em várias fases diferentes. Nenhuma etapa começa a menos que a anterior seja concluída. Isso é conhecido como a abordagem "cascata" para o gerenciamento de projetos. 

O principal problema aqui surge quando uma mudança de requisitos ou uma nova solicitação surge. Isso é conhecido como "aumento do escopo" no gerenciamento de projetos tradicional e, para atender às solicitações dos clientes, as equipes precisam passar por longos processos de controle de alterações que podem durar uma eternidade. Depois que a mudança é aprovada, a equipe geralmente precisa voltar, desfazer e refazer parte do trabalho. Isso geralmente contribui para enormes atrasos no projeto e altos custos. 

Frequentemente, os projetos em um ambiente de trabalho do conhecimento requerem mudanças frequentes porque o resultado raramente é conhecido desde o início. É por isso que, para evitar que o acima aconteça, a abordagem ágil para gerenciamento de projetos cria um fluxo de trabalho onde o foco está em entregar continuamente pequenas peças de trabalho aos clientes finais e obter seu feedback o mais rápido possível. Dessa forma, sua equipe pode se adaptar às mudanças emergentes que inevitavelmente ocorrem na maioria dos projetos de trabalho do conhecimento hoje em dia.

Além disso, o processo de fluxo de trabalho ágil enfatiza o aumento da visibilidade na forma como o trabalho é gerenciado. Isso permite que você identifique os problemas com antecedência e os resolva em tempo hábil. Combinando isso com a ideia de reduzir os tamanhos dos lotes de trabalho e entregar com mais frequência ao mercado, você será capaz de criar um processo baseado em valor que atende com sucesso às demandas do cliente. 

Para colocar tudo isso em prática, em primeiro lugar, você precisa ter uma maneira de mapear seus processos existentes para que possa abrir o potencial de otimização e buscar melhorias. Para isso, as equipes ágeis utilizam um modelo conhecido como “Value Stream Mapping”. 

Estabelecendo as bases de um fluxo ágil com mapeamento do fluxo de valor 

O mapeamento do processo ágil, mais comumente conhecido como mapeamento do fluxo de valor, é um processo de gerenciamento Lean que permite visualizar o ciclo de desenvolvimento de um produto ou serviço do início ao fim. Ele ajuda você a exibir todas as etapas do seu processo de trabalho e as atribuições da sua equipe. 

Com o objetivo final de fornecer continuamente valor aos clientes, por meio do mapeamento do fluxo de valor, você pode ver as atividades que agregam valor em seu processo de trabalho e aquelas que geram resíduos. 

Tendo essa visão geral, você pode remover aqueles que causam desperdício em seu processo e tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente. Aqui, é essencial observar que nem todas as atividades que não agregam valor são um desperdício. Isso porque eles podem ser importantes para garantir a entrega bem-sucedida de um produto ou serviço (por exemplo, Garantia de Qualidade). 

O mapeamento do fluxo de valor de sua equipe atua como um trampolim para a construção de um fluxo de processo ágil. Ele permite que você analise seu processo de trabalho, visualize prioridades emergentes, identifique problemas e reaja com muito mais rapidez. A ideia é estabelecer a base e, em seguida, introduzir gradualmente ciclos de feedback em seu processo, pontos de compromisso, métricas Lean / Ágil, etc., o que acabará por tornar seu fluxo de trabalho mais ágil. 

Criando um Fluxo de Valor e Construindo um Fluxo de Trabalho Ágil na Prática 

Uma ótima maneira de mapear o fluxo de valor de seu processo de trabalho e criar um fluxo de trabalho mais flexível é por meio de um método de gerenciamento ágil, como Kanban. 

Ao aplicá-lo, você pode trazer mais eficiência e agilidade ao seu fluxo de trabalho por meio de:

• Transparência 
• Adaptabilidade 
• Colaboração de equipe aprimorada 

Vamos explorar cada um deles abaixo com mais detalhes. 

Transparência 

A visibilidade é essencial para o Kanban, portanto um dos principais benefícios do método é um processo de trabalho transparente, visualizado em um quadro Kanban. Aqui você também pode aplicar a técnica de mapeamento do fluxo de valor na prática.

Nesse caso, você deve começar pequeno e manter o processo de mapeamento simples, sem complicar as coisas. No início, você pode dividir seu fluxo de trabalho em três estágios básicos: "Fazer" (trabalho que precisa ser feito), "Em andamento" (trabalho em andamento) e "Concluído" (trabalho concluído).

Com o tempo e dependendo de seus próprios processos de trabalho, você deve começar a adicionar as fases apropriadas (e subfases) que refletem o fluxo de suas tarefas. 

Isso permite que você acompanhe o trabalho conforme ele amadurece, veja onde ele diminui e o que pode estar impedindo que ele se mova rio abaixo. Tendo isso em mente, você pode tomar as medidas necessárias para tornar a entrada e saída de tarefas dentro e fora de seu sistema o mais suave possível. 

Visualizar seu fluxo de trabalho é essencial ao gerenciar projetos de trabalho do conhecimento. Como a saída final geralmente é intangível, ela oferece uma maneira rápida de trazer problemas e defeitos à tona. Por sua vez, isso aumenta a agilidade de seu fluxo de trabalho, pois as equipes se tornam capazes de reorganizar e reorganizar rapidamente seu fluxo de tarefas para maior eficiência sempre que necessário.

Adaptabilidade

Outro dos princípios básicos do Kanban afirma: "Comece com o que você faz agora". Em outras palavras, em vez de buscar mudanças revolucionárias em seu processo de trabalho atual, você deve respeitá-lo e, então, evoluí-lo gradualmente. 

Se você pensar bem, isso traz mais flexibilidade ao seu fluxo de trabalho, porque você não está interrompendo o processo existente logo de cara. Em vez disso, você está aplicando pequenas melhorias, uma de cada vez. Dessa forma, você terá mais liberdade para adaptar seu processo com base nas melhores práticas do Kanban, incluindo sua forma específica de execução de projetos. 

Além disso, Kanban torna sua equipe mais responsiva a um ambiente em mudança. Conforme o trabalho é visualizado, a comunicação com o cliente também se torna mais transparente. Por meio do uso de quadros e backlogs compartilhados e cartões Kanban, por exemplo, os clientes podem ver o que você planeja fazer a seguir. Isso permite que você comunique a definição de feito com eles facilmente e, como resultado, se adapte rapidamente a quaisquer mudanças necessárias de requisitos que possam surgir ao longo do ciclo de desenvolvimento. 

Com a introdução de pontos de compromisso, você também pode responder melhor às expectativas do cliente. Por exemplo, no quadro Kanban, você pode ter estágios de trabalho como "Pronto para começar" e "Pronto para entrega" ("Pronto para implantar" na imagem abaixo) que refletem a prontidão de sua equipe para começar a trabalhar em um tarefa única e entregá-la para exame do cliente. 

Depois que um item de trabalho é confirmado para execução, este é o ponto no processo em que podemos não ter detalhes exatos de quando ele será entregue. No entanto, à medida que o item de trabalho se aproxima do ponto de compromisso de entrega, é mais provável que sua equipe comunique uma data de vencimento específica a seus clientes, em vez de fazer isso desde o início. Como resultado, você terá uma maneira de reduzir o risco de atrasos, definir expectativas mais realistas do cliente e, então, ser capaz de satisfazê-las. 

Melhor Colaboração de Equipe 

Um benefício significativo do Kanban que contribui para um fluxo de processo mais ágil é a melhoria na colaboração da equipe.

Com todas as tarefas e seus status atuais visualizados em um quadro Kanban, os membros da equipe verão no que cada um de seus colegas está trabalhando. Isso contribui para reduzir o caos, mantém todos na mesma página e, eventualmente, acelera o fluxo de tarefas em seu sistema de trabalho.

Além disso, com a ajuda do quadro Kanban, você pode definir claramente seu processo de trabalho (ou seja, torná-lo explícito). Tudo o que você precisa fazer na prática é fornecer uma breve descrição do que deve acontecer em cada fase de trabalho. Dessa forma, os membros da equipe terão um entendimento compartilhado das especificidades de cada etapa do processo.

Em geral, o sistema Kanban permite mais liberdade e dá aos membros da equipe a capacidade de mapear e controlar seu fluxo de trabalho. Ao contrário da abordagem empurrada, típica em gerenciamento de projeto tradicional, em que o "chefe" atribui o trabalho, os membros da equipe executam suas tarefas em Kanban.

Isso inspira um senso de propriedade e incentiva as discussões entre eles sobre como fazer o trabalho. Por meio dessas conversas, eles estarão mais propensos a descobrir problemas de forma colaborativa dentro do fluxo de trabalho, descobrir como lidar com eles e, eventualmente, melhorar todo o processo de trabalho. 

Abraçando a melhoria contínua para um fluxo de processo ágil suave

Tornar seus processos de trabalho cada vez melhores com o tempo permitirá que você alcance a verdadeira agilidade, se adapte às mudanças emergentes com mais rapidez e forneça valor superior para seus clientes. 
A melhor prática para abraçar a melhoria contínua em um ambiente ágil é executar experimentos regulares e implementar ciclos de feedback / aprendizagem frequentes. 

Experimentação Contínua

Ao falar de experimentação contínua, devemos mencionar Demming e seu ciclo PDCA, que envolve quatro etapas: 

• Plan (Planejar) 
• Do (Fazer) 
• Check (Checar) 
• Act (Agir) 

Basicamente, caso haja um problema dentro do seu fluxo de trabalho que possa estar causando atrasos nos projetos, clientes insatisfeitos, etc., você deve: 

• Identifique o problema (Plano), 
• Teste uma solução potencial (Faça) 
• Medir os resultados (verificar) 
• Implemente essa solução se for bem-sucedida (Agir). 

Devemos mencionar aqui que este modelo não é reservado apenas para problemas e questões. A melhor prática do ágil é refletir regularmente sobre o seu processo e procurar identificar oportunidades de melhoria. Depois de fazer isso, você pode executar pequenos experimentos para determinar se vale a pena fazer alguma alteração. 

Para implementar a experimentação contínua e o ciclo PDCA na realidade, você pode usar o quadro Kanban novamente. Vamos pegar um breve exemplo do desenvolvimento deste artigo e como abordamos isso em nossa empresa.

Para completá-lo, temos um fluxo de trabalho dedicado denominado "Produção de Conteúdo". Lá, o desenvolvimento desta peça de conteúdo passa por várias etapas diferentes (colunas) no quadro Kanban antes de atingir seu estado final. No entanto, e se descobríssemos que, recentemente, somos sistematicamente ineficientes na produção de conteúdo? 

Nesse caso, primeiro identificaríamos o problema e, em seguida, começaríamos a testar uma solução potencial como um experimento. Para fazer isso, temos uma coluna dedicada (estágio de trabalho) em nosso quadro Kanban, chamada "Experimento em andamento". É importante observar que este não é um estágio de trabalho separado em nosso processo porque não estamos entregando ativamente valor nele. Em vez disso, nós o definimos como um estágio de "fila" e o usamos para rastrear quaisquer experimentos para melhorar nosso fluxo de trabalho. 

Nossos próximos passos seriam medir os resultados e determinar se o experimento foi bem-sucedido. Isso melhora continuamente nosso fluxo de trabalho, tornando-o mais responsivo aos problemas emergentes e o mantém ágil. 

Implemente ciclos de feedback e analise a eficiência do seu fluxo de trabalho 

Os loops de feedback frequentes são parte integrante do gerenciamento de projetos ágeis. Eles representam reuniões, já que alguns atuam como pontos de reflexão, onde os membros da equipe analisam o processo e discutem possíveis melhorias. 

No Kanban, um ponto de reflexão em nosso processo é a Revisão de Entrega de Serviço. Lá, discutimos tudo o que aconteceu em nosso quadro Kanban desde a última reunião e medimos a eficiência de nossos processos de trabalho com uma variedade de fluxogramas e diagramas ágeis. Na realidade, somos usuários frequentes especificamente do diagrama de fluxo acumulado, que nos ajuda a rastrear como nossos itens de trabalho fluem do conceito à realização.

Como resultado, estamos equipados com as ferramentas para medir a estabilidade do nosso processo de prestação de serviços e tomar rapidamente ações preventivas em vez de corretivas sempre que necessário. Essa abordagem refina continuamente nosso fluxo de trabalho e nos permite fornecer as melhores soluções possíveis aos nossos clientes com frequência. 

In Summary

Construir um fluxo de trabalho ágil permite que você se adapte às mudanças emergentes e garanta uma entrega de projeto bem-sucedida ao mercado. Para criar um fluxo ágil tranquilo, você precisa primeiro mapear seus processos existentes e, em seguida, procurar melhorá-los continuamente. 

Isso pode ser feito com a ajuda de um método de gerenciamento ágil, como Kanban. Implementá-lo permitirá que você traga mais agilidade e eficiência ao seu fluxo de trabalho por meio de: 

• Transparência 
• Adaptabilidade 
• Melhor Colaboração de Equipe