O que é Hoshin Kanri?

Quais são seus objetivos para este mês? Quais são as metas para o trimestre? E para este ano? Você possui metas combinadas com o seu gerente, não é? Ou se você é o CEO, você deve ter um conjunto de objetivos para os seus VPs, certo? Se o seu trabalho é guiado por metas bem definidas e comunicadas, você pode ter sido exposto à ferramente da Gestão Lean chamada Hoshin Kanri, sem mesmo perceber.

As palavras “hoshin” e “kanri” significam direção e administração, respectivamente. Usada em conjunto, elas trazem o significado de “Como nós gerenciamos nossa direção” ou “Como nos certificamos de que estamos no caminho certo”.

Hoshin Kanri é um método essencial da gestão Lean para garantir que a estratégia de uma empresa é executada em toda a hierarquia.

O Planejamento Hoshin Kanri

O método Hoshin Kanri pode ser resumido com um processo de 7 passos também conhecido como Planejamento Hoshin:

1. A liderança da empresa desenvolve uma forte visão que responde a pergunta: “Por que a empresa existe?”.

2. O time de liderança define objetivos-chave ou uma missão. Se atingidos, eles criam uma vantagem competitiva para a empresa. Esses objetivos principais geralmente exigem esforços de cada uma das pessoas na empresa, não objetivos mensais ou trimestrais.

3. O time de liderança, junto com a gerência sênior, detalha os objetivos em metas anuais.

4. Após criar as metas, eles precisam “lançá-las” em todos os níveis da organização. Este é o processo de  “definição de metas”, que começa no topo e é propagado para cada funcionário.

5. Com o próximo passo, a execução real começa. Este passo segue lado a lado com os próximos dois.

6. As revisões mensais garantem que o plano está sendo executado de acordo com o plano.

7. No final do ano, há uma revisão anual, que valida o resultado final que foi atingido.

Melhoria Contínua – Uma Parte Integral do Hoshin Kanri

Como mostrado na imagem acima, o planejamento Hoshin Kanri não é um só uma abordagem top-down. Ele possui mecanismos integrados da melhoria contínua, que são um elemento-chave para o sucesso do método. Estes são as ferramentas Catchball e PDCA.

Catchball Hoshin Kanri

Um detalhe crucial sobre o Planejamento Hoshin é que ele não é executado estritamente top-down. Pelo contrário, é um esforço em conjunto entre um gerente e um subordinado, que concordam mutualmente em um conjunto de metas.

Se a gerência direciona as pessoas a atingiram certos objetivos, sem primeiro receber seu feedback, eles arriscam a desmotivação e erros caros, caso alguns detalhes sejam esquecidos. O benefício de discutir as metas com as pessoas que estarão trabalhando ativamente nelas é que elas pensarão mais cuidadosamente nos detalhes, se comparado à gerência. Em termos práticos, esta é a essência do Catchball Hoshin Kanri.

Ter objetivos bem comunicados, realista e em acordo, é importante, porque permite a responsabilidade e motivação, cria um feedback loop valioso e melhora o comprometimento à execução do processo.

Plan-Do-Check-Adjust / Plan-Do-Check-Act (PDCA)

O Ciclo de Deming (PDCA / PDSA) foi primeiro introduzido por Deming como um modelo de melhoria contínua da qualidade. Ele consiste em quatro passos:

1. PLAN: planejar um experimento e prever seus resultados
2. DO: implementar o plano
3. CHECK: validar a hipótese
4. ACT: caso seja bem-sucedida, padronizar os resultados do experimento e reiniciar a sequência.

O modelo PDC pode ser considerado como a abordagem científica à melhoria contínua e como tal, ele exige algumas práticas adicionais:

• Alcançar a melhoria contínua só é possível se você faz do PDCA um esforço contínuo. Se você o utiliza algumas vezes, o PDCA provavelmente gerará melhorias, mas, a menos que o use constantemente, ele terá um valor menor.
• É importante executar os experimentos em um ambiente (um tanto) controlado. Se os resultados do experimento não levarem a resultados significativos, o teste não possui valor, já que os resultados não podem ser usados como base para um futuro ciclo PDCA.
• Ao executar experimentos PDCA, sempre busque um sistema ótimo e não um local ótimo. O local ótimo pode ser perigoso no nível de sistema, porque pode levar a níveis excessivos de trabalho em progresso (WIP).

Por Que Hoshin Kanri?

Nunca foi tão fácil começar um negócio e atingir as receitas de sete dígitos. No entanto, nunca foi tão difícil, na história da humanidade, fazer as pessoas se importarem sobre seus produtos. Há uma competição severa em todos os mercados e somente os mais inteligentes e mais dedicados sobrevivem. É por isso que as empresas precisam se certificar de que possuem uma estratégia bem pensada e podem executá-la implacavelmente. Não se trata de ter uma estratégia ou executá-la. Trata-se dos dois!

Adicionalmente, o alinhamento está entre os maiores desafios das grandes empresas, onde milhares de pessoas trabalham diariamente. É frequentemente um desafio para as menores empresas, onde o trabalho é muito mais dinâmico e a visão geral pode ser perdida.

Quando o Hoshin Kanri é implementado eficientemente, ele força o time de liderança a criar uma visão e uma lista de metas inovadores, cria uma cascata de objetivos complementares, o que garante o alinhamento e fornece a alavancagem necessário para a execução bem-sucedida.

Em outras palavras, Hoshin Kanri cria uma ponte entra a estratégia e a execução ao criar alinhamento e foco.

Como Implementar o Hoshin Kanri?

A primeira questão lógica a ser feita, após ser convencido sobre os benefícios do Hoshin Kanrin, é “Onde começar?”. E esta é a uma ótima pergunta, porque não há muitos conselhos práticos. Se você pesquisar “ferramentas Hoshin Kanri”, você provavelmente encontrará informações sobre a “Matriz X do Hoshin Kanri”, que se parece com isso:

Crédito da Imagem: LinkedIn

Mapear tudo em tal planilha definitivamente irá ajudá-lo durante seu processo de planejamento. No entanto, não há muita ajuda sobre como se dá a execução. Um dos métodos para a execução do Hoshin Kanri, que foram testados com sucesso e validados, é o Portfólio Kanban.

O Portfólio Kanban é um método holístico que busca melhorar a habilidade de entrega da sua organização ao aplicar os princípios da visualização, limitação do trabalho em progresso e gerência de fluxo no nível de sistema.

Planejamento Hoshin Kanri com o Portfólio Kanban

O Portfólio Kanban é uma ferramenta conveniente para a execução real dos objetivos do Hoshin Kanri, porque permite mapeá-los em um quadro Kanban e acompanhar seu progresso visualmente. Na realidade, a divisão dos objetivos se parece com isso: 

Quando o CEO e o time de liderança criam a visão e as metas inovadores, eles trabalho no Nível de Programa para definir quais programas entregarão esses objetivos (eles jogam Catchball).

No próximo nível, a gerência do programa trabalha com o nível do projeto para definir os projetos necessário para entregar as metas do programa (novamente Catchball).

O processo continua até que todos os níveis da hierarquia possuam objetivos claramente definidos. E então, a execução começa.

Executando o Planejamento Hoshin Kanri com o Portfólio Kanban

Com um software como o Kanbanize, você pode representar todos os objetivos e relacionar os itens de trabalho com os cartões Kanban nos quadros do time ou da gerência (Portfólio Kanban). O benefício do software é que torna visível quando um item de trabalho ou objetivo é completado. Isto economiza centenas de horas de reuniões de status e elimina a possibilidade de erro humano e viés do relatório.

A maneira automatizada de reportar o status facilita as revisões mensais e é focada em dados. Quando um sistema digital coleta todas as métricas automaticamente, o ciclo PDCA é muito mais fácil de ser implementado e, além disso, você pode fazê-lo retroativamente. Em outras palavras, você pode voltar no tempo e analisar os eventos passados, como se estivessem acontecendo hoje.

Uma adição ainda melhor a esta abordagem é a habilidade de prever no nível do Portfólio Kanban. Quando os dados são coletados, você pode usar as sofisticadas simulações Monte Carlo, que projetam quanto trabalho você pode completar até uma certa data. Com esta informação, você pode acelerar as revisões anuais e, de fato, fazê-las mensalmente. Isto criará um fluxo de informações muito mais rápido, permitindo que a liderança tome ações corretivas, caso necessário.

Desvantagens do Hoshin Kanri

A única desvantagem do Hoshin Kanri é o fato de que ninguém pode prever o que acontecerá em um ano. De fato, esta definição de objetivos anuais tem sido amplamente rejeitada pela comunidade ágil e não é de se admirar.

Cada empresa é como o corpo humano – os departamentos e times representam os diferentes órgãos e as informações representam o sangue que nutre esses órgãos. Se demora um ano para o sangue alcançar os órgãos, então o corpo morrerá. A circulação do sangue precisa ser regular e estável para que o corpo permaneça saudável. O mesmo acontece com a informação.

Enquanto os grandes objetivos e a visão existirem, para uma organização ser bem-sucedida, há a necessidade de um sistema que se adapta ao mundo dinâmico de hoje. Uma das possíveis soluções é o Portfólio Kanban.

In Summary

• Hoshin Kanri é um método essencial da gestão Lean para garantir que a estratégia de uma empresa seja executada em toda a hierarquia.
• Uma parte integral do Hoshin Kanri é a busca pela melhoria contínua, através de ferramentas como PDCA e Catchball.
• Quando o Hoshin Kanri é implementado efetivamente, ele força o time de liderança a criar uma visão e uma lista de metas inovadores, cria uma cascata de objetivos complementares, que garante o alinhamento e fornece a alavancagem necessária para a execução de sucesso.
• O Portfólio Kanban pode ajudá-lo com a implementação do planejamento Hoshin Kanri e a execução dos objetivos.
• O Hoshin Kanri deve ser adaptado ao mundo dinâmico de hoje ao encurtar os ciclos de comunicação e criar uma maneira mais fluída de compartilhar informações.