¿Qué es Hoshin Kanri?

Las palabras "hoshin" y "kanri" significan dirección y administración, respectivamente. Juntas, significan "Cómo administramos nuestra dirección" o "Cómo nos aseguramos de ir por el camino correcto”.

Hoshin Kanri es un método de gestión Lean esencial para garantizar que la estrategia de una empresa sea ejecutada a través de toda la jerarquía.

La Planificación Hoshin Kanri

El método Hoshin Kanri puede resumirse en un proceso de 7 pasos también conocido como Planificación Hoshin:

1. El equipo líder de la empresa desarrolla una fuerte visión que responde a la pregunta "¿Por qué existe la empresa?".

2. El equipo líder define objetivos clave o también una misión. Si estos se logran crearán una ventaja competitiva para la empresa. Estos son objetivos grandes que generalmente requieren el esfuerzo de cada persona en la empresa, no son objetivos mensuales o trimestrales.

3. El equipo líder, junto con la alta gerencia, desglosa los objetivos en metas anuales.

4. Una vez que los objetivos anuales son elaborados, estos deben "desplegarse" en todos los niveles de la organización. Este es el proceso de "establecimiento de objetivos", el cual comienza en la parte superior y es transmitido a cada empleado.

5. La ejecución real comienza en el siguiente paso. Este paso va de la mano con los dos siguientes.

6. Las revisiones mensuales aseguran que el plan se está ejecutando de acuerdo a lo establecido.

7. Al final del año hay una revisión anual, que valida el resultado final que se ha logrado.

Mejora Continua – Parte Integral de Hoshin Kanri

Como se muestra en la imagen de arriba, la planificación Hoshin Kanri no es únicamente un enfoque de arriba hacia abajo. Esta tiene mecanismos de mejora continua integrados que son un elemento clave para que el método sea exitoso. Estas son las herramientas Catchball y PDCA.

Hoshin Kanri Catchball

Un detalle crucial sobre la planificación Hoshin es que esta no se ejecuta estrictamente de arriba hacia abajo. Por el contrario, es un esfuerzo conjunto entre un manager y un subordinado quienes deben acordar mutuamente los objetivos óptimos.

Si la gerencia dirige a las personas a lograr ciertos objetivos sin antes obtener retroalimentación, estas corren el riesgo de desmotivarse y cometer errores costosos, esto ya que se pueden perder algunos detalles.

El beneficio de discutir las metas con las personas que trabajarán activamente en estas yace en que pensarán más profundidad los detalles en comparación con la gerencia. Digamos que esta es la esencia del Hoshin Kanri Catchball. 

Es importante tener metas bien comunicadas, realistas y acordadas mutuamente, ya que esto permite la apropiación y la motivación, crea un valioso bucle de retroalimentación (feedback) y mejora el compromiso con el proceso de ejecución.

Planificar-Hacer-Revisar-Ajustar / Planificar-Hacer-Revisar-Actuar (PDCA)

El ciclo de Deming (PDCA / PDSA por sus siglas en inglés) fue presentado por primera vez por Deming como un modelo de mejora continua de la calidad. Consta de cuatro pasos:

1. PLANIFICAR: planifica un experimento y pronostica cuáles serán los resultados
2. HACER: implementa el plan
3. REVISAR: valida las hipótesis
4. ACTUAR: si es exitoso, estandariza los resultados de los experimentos y reinicia la secuencia.

El modelo PDCA puede considerarse como el enfoque científico para la mejora continua y, como tal, requiere de algunas prácticas adicionales:

• Lograr una mejora continua solo es posible si conviertes el PDCA en un esfuerzo continuo. Es probable que el PDCA genere mejoras si lo practicas varias veces, pero a menos de que iteres o repitas constantemente, este no tendrá mucho valor.
• Es importante ejecutar los experimentos en un ambiente (algo) controlado. Si los resultados del experimento no llevan a conclusiones significativas, el experimento no tiene valor, puesto que los resultados no pueden ser tratados como la línea de base para un futuro ciclo PDCA.
• Cuando ejecutes experimentos PDCA, busca siempre lo óptimo a nivel del sistema y no lo óptimo a nivel local. Lo que es óptimo a nivel local puede ser perjudicial a nivel del sistema porque puede conducir a niveles excesivos de trabajo en proceso (WIP).

¿Por qué Hoshin Kanri?

Nunca ha sido tan fácil iniciar un negocio y alcanzar un ingreso de siete dígitos. Sin embargo, nunca ha sido tan difícil en la historia de la humanidad hacer que a las personas les importen tus productos. Hay una gran competencia en todos los mercados y sobreviven únicamente los más inteligentes y los más dedicados. Es por ello que las empresas deben asegurarse de tener una estrategia bien pensada y poder ejecutarla de manera efectiva. No se trata de la estrategia o de su ejecución. Se trata de ambas!

Además, que todos los miembros estén alineados es uno de los mayores desafíos de las grandes empresas, donde miles de personas hacen miles de trabajos a diario. Esto suele ser un desafío incluso para empresas más pequeñas donde el trabajo es mucho más dinámico y el panorama general puede perderse fácilmente.

Cuando es implementado de manera efectiva, Hoshin Kanri obliga al equipo líder a establecer una visión y una lista de objetivos innovadores, lo cual crea una cascada de objetivos complementarios, garantizando así la alineación y proporcionando las bases necesarias para una ejecución exitosa.

En otras palabras, Hoshin Kanri cierra la brecha entre la estrategia y la ejecución al crear alineación y enfoque.

¿Cómo implementar Hoshin Kanri?

Una vez que estés convencido de los beneficios de la planificación Hoshin, la primera pregunta lógica que debes hacerte es "¿Dónde Comenzar?". Y esta es una muy buena pregunta porque es difícil encontrar consejos prácticos. Si buscas en Google "Herramientas Hoshin Kanri", lo más probable es que encuentres información sobre la "Hoshin Kanri X Matrix", que es algo así:

Crédito de Imagen: LinkedIn

Mapear todo en una hoja de cálculo de este tipo definitivamente te ayudará durante el proceso de planificación. Sin embargo, no hay mucha ayuda en lo que respecta a la ejecución real. Uno de los métodos para la ejecución de Hoshin Kanri, que ha sido probado y validado con éxito, es el Portfolio Kanban. 

Portfolio Kanban es un método holístico que tiene como objetivo mejorar la capacidad de entrega de resultados de tu organización al aplicar los principios de la visualización, limitar el trabajo en proceso y gestionar de flujo a nivel de sistema.

Planificación Hoshin Kanri con Portfolio Kanban

Portfolio Kanban es una herramienta conveniente para la ejecución de los objetivos Hoshin Kanri ya que permite mapearlos en un tablero Kanban y rastrear su progreso de manera visual. El desglose de los objetivos se ve así:

Una vez que el CEO y el equipo líder establecen la visión y los objetivos innovadores, pasan a trabajar con el Nivel de Programa para definir los programas que cumplirán con estos objetivos (practican el Catchball).

En el siguiente nivel, la capa de administración del programa trabaja con la capa del proyecto para definir los proyectos necesarios para cumplir con los objetivos del programa (nuevamente Catchball).

El proceso continúa hasta que todos los niveles de la jerarquía tengan objetivos claramente definidos. Entonces, comienza la ejecución.

Ejecución de la Planificación de Hoshin Kanri con Portfolio Kanban

Con un software Kanban como Kanbanize by Businessmap puedes representar todos los objetivos y los elementos de trabajo asociados a estos utilizando las tarjetas Kanban en los tableros (Portfolio Kanban) de equipo o administración. El beneficio del software es que hace visible cuando se completan elementos de trabajo y objetivos. Esto ahorra cientos de horas en reuniones de avances y estados de proyectos y elimina la posibilidad de errores humanos e informes sesgados.

La automatización de informes de estado hace que las revisiones mensuales sean fáciles y fundamentadas en datos. Cuando un sistema digital recopila todas las métricas automáticamente, el ciclo PDCA se vuelve mucho más fácil de implementar y, además, lo puedes hacer de forma retroactiva. En otras palabras, podrías retroceder en el tiempo y analizar eventos pasados, como si estuvieran sucediendo hoy.

Otra ventaja muy importante de este enfoque es la capacidad de pronosticar a nivel de Portfolio Kanban. Cuando los datos están en su lugar, puedes utilizar simulaciones sofisticadas de Monte Carlo para proyectar cuánto trabajo puedes lograr para una fecha determinada.

Con esta información puedes acelerar las revisiones anuales y, de hecho, hacerlas mensualmente. Esto creará un flujo de información hacia arriba mucho más rápido, lo que permite al equipo líder tomar medidas correctivas en caso de ser necesario.

Desventajas de Hoshin Kanri

La única desventaja de la Planificación Hoshin es el hecho de que nadie puede predecir lo que sucederá en un año. De hecho, el establecimiento de objetivos anuales ha sido ampliamente rechazado por la comunidad y no es de extrañar.

Cada empresa es como el cuerpo humano – los departamentos y los equipos representan los órganos y la información representa la sangre que nutre esos órganos. Si la sangre tarda un año en llegar a los órganos, el cuerpo morirá. La circulación sanguínea debe ser regular y estable para que el cuerpo esté sano. Lo mismo ocurre con la información.

Si bien los grandes objetivos y la visión deben existir para que una organización tenga éxito, debe existir también un sistema que la adapte al dinámico mundo de hoy. Una de las posibles soluciones es Portfolio Kanban.