“¿Cuál es el estado?”, “¿Cuándo se va a hacer?” – Estas son las preguntas más importantes que los gerentes de productos y proyectos escuchan todo el tiempo. Sin embargo, es bastante difícil obtener una respuesta, especialmente con proyectos grandes, que casi nunca llegan “a tiempo”.
Cuando nos presionan, volvemos a las viejas formas de construir planes y obligar a las personas a seguirlos. Nuestros planes fallan día tras día, los actualizamos y luego aplicamos más presión a los equipos. Todos comienzan a aceptar más y más trabajo, tratando de lograr lo imposible.
Cuando es demasiado tarde, nos damos cuenta de que hemos creado un desorden y no tenemos ni idea dónde están las cosas. Generalmente, esto pasa cuando los gerentes reciben una capacitación y comienzan a aprender de Lean, Kanban, Portfolio Kanban, Portfolio Management, etc.
¿Cómo Se Rastrea el Estado en un Sistema de Gestión Portfolio Tradicional?
En el enfoque tradicional de la gestión de proyectos e incluso en algunos de los marcos ágiles, el estado de portfolio de proyectos se rastrea con un conjunto de gráficos e informes, como gráficos de burndown, ?l gráfico de burbujas del portafolio de proyectos, diagramas de Gantt, etc.
Sin embargo, todos se basan en un supuesto fundamentalmente roto. Este es el supuesto de que podemos estimar cuánto tiempo tomarán los elementos de trabajo en el futuro.
Todas las herramientas y prácticas de gestión de portfolio que existen dependen de la estimación. Nos guste o no, la estimación es siempre inexacta, al menos cuando hablamos de trabajo de conocimiento. Cuanto más complejo sea el proyecto, menos precisa será la estimación.
Cuando la estimación no es precisa y prácticamente nunca podría ser precisa, entonces nos encontramos en una situación de callejón sin salida. Entonces, ¿por qué lo estamos haciendo?
La respuesta simple a esta pregunta es que, para estimar el presupuesto de un proyecto, primero intentamos determinar el alcance y el cronograma. Por eso que debemos pasar semanas tratando de estimar cada uno de los requisitos, lo que nos ayudaría a proporcionar la claridad engañosa de “cuándo se van a hacer las cosas”.
Luego, cuando el presupuesto y la carga de trabajo son “conocidos”, podemos preparar el cronograma y agregar el proyecto a nuestro sistema de monitoreo de cartera. Si los elementos de trabajo tardan menos del tiempo que estimamos, todo está bien.
Si toman más (que es el caso común), entonces vamos a amarillo y luego a rojo. Entonces sucede la situación “no estamos a tiempo” y todos trabajan el fin de semana, tratando de lograr lo imposible.
Necesitamos Cambiar Algo
Puedes saltarte todo eso. En lugar de comprometerte con alcance, tiempo y presupuesto fijos, puedes comprometerte a un período de tiempo más corto y ver cuánto trabajo podéis completar. Luego, en función de tus resultados reales, puedes pronosticar cuánto tiempo necesitarás para todo el proyecto. Cuando tienes esta información, también puedes calcular el costo.
Es más fácil decirlo que hacerlo porque requiere la comprensión de ambos, el proveedor y el cliente, pero es la única forma razonable de planificar un proyecto con muchos desconocidos. Y por cierto, este enfoque protege a ambos lados. Veamos cómo sucede eso.
Supongamos que tienes un gran proyecto que se estima aproximadamente en alrededor de 25 meses. Le ofreces al cliente que trabajes en el proyecto durante cinco meses y consumes una quinta parte del presupuesto (esto puede variar). Después de que hayan pasado cinco meses, puedes revisar lo siguiente:
- ¿Has terminado una quinta parte del trabajo o algo parecido a eso (es normal que sea más lento al principio)?
- ¿Has consumido realmente una quinta parte del presupuesto?
- ¿Hay nuevos riesgos de los que no fuiste consciente al principio?
- ¿Este proyecto sigue siendo interesante para el cliente? ¿Tal vez el mercado cambió?
Si todo fue tan bien estimando al principio, estarías en el buen camino. Dado que este no será el caso, junto con el cliente tenéis opciones para discutir. Por ejemplo, puedes decirle al cliente que la estimación inicial fue completamente errónea y para poder entregar el proyecto, necesitas doblar el presupuesto.
El cliente acepta (y obtiene un producto funcionando al final), o rechaza (y ahorra 4/5 del presupuesto, que de otra manera se habría perdido), o propone cambios en el alcance. Este enfoque protege a ambos lados, ¿no? Bueno, se puede perder 1/5 del presupuesto, pero es mejor desperdiciar 1/5 en lugar de todo.
¿Pero cómo sabes cuánto tiempo necesitas? Proyectar de forma lineal te causará problemas, por lo que es mejor tener un mecanismo más sofisticado. Ahí es donde entra en juego el software que usas.
Software de Portfolio Kanban y Pronósticos Monte Carlo
Una gran ventaja de adoptar el software Portfolio Kanban es que puedes utilizar el análisis estadístico, como las simulaciones de Monte Carlo, para pronosticar cuánto trabajo puedes completar en un período de tiempo determinado.
Este análisis se basa en tus datos históricos y, sorprendentemente, no necesita mucha carga para comenzar. Por supuesto, cuantos más datos tengas, mejor será el pronóstico, pero incluso 20-30 elementos completados son más que suficientes para comenzar.
Sin embargo, una adición importante es que solo se puede pronosticar con cierta probabilidad. Solo tenemos que aceptar que no vivimos en un mundo determinista y es hora de que desarrollemos una visión probabilística de cómo administramos nuestros proyectos. Esto significa que cada vez que decimos una fecha, debemos adjuntar una probabilidad a esta fecha.
Por ejemplo, no debemos afirmar que nuestro proyecto se terminará el 20 de noviembre. En cambio, deberíamos decir: “Hay un 85% de probabilidad de que completemos este proyecto antes del 20 de noviembre”. Es una declaración diferente.
Estamos llegando a la parte más importante. ¿Cuál es la mecánica del proceso de pronóstico? ¿Como funciona? Bueno, es un poco embarazoso revelar lo sencillo que es, pero aún así:
- Abre tu tablero Kanban y cuenta cuántos elementos de trabajo tienes en el Backlog.
- Vete al módulo de análisis e ingresa este número en la simulación de Monte Carlo.
- La simulación revela la fecha proyectada con una probabilidad dada (se prefiere 85% o 95%).
Es difícil creer que puede funcionar, pero en realidad lo hace. Si deseas verlo en acción, inicia una prueba en Kanbanize by Businessmap y velo ti mismo.
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En resumen
Pronosticar a nivel de portfolio es posible cuando:
- negocias proyectos más cortos o iteraciones
- implementas un enfoque basado en el flujo (como Kanban) al nivel de equipo y de portfolio
- tienes datos históricos para basar tu pronóstico en ellos.
