Priorizar las tareas con Kanban

El uso del método Kanban para la administración del flujo de trabajo puede ayudarle considerablemente a priorizar las tareas con precisión. Le guiará para organizar tareas en función de su importancia y para resolver lo más rápido posible los problemas que son urgentes. Todo lo que necesita hacer es establecer algunas reglas básicas en su tarjeta Kanban y asegurarse de que su equipo las siga estrictamente.

¿Cómo priorizar el trabajo con columnas Kanban?

Siempre hay una columna solicitada (o la cartera de pedidos) en su tablero Kanban que sirve como bandeja de entrada de elementos de trabajo para su flujo de trabajo. Todas las tareas futuras se colocan allí en función de su prioridad.

Sin embargo, puede haber diferentes tipos de columnas Kanban en espera, dentro del flujo de trabajo, en su tablero dependiendo de las funcionalidades de su equipo.

Para cada uno de ellos, su equipo debe seguir la regla de arrastrar primero las tarjetas de la parte superior. De esta forma, las tareas de mayor importancia se realizarán lo más rápido posible.

Algunos ejemplos de columnas Kanban en espera pueden ser:

• En espera de aprobación – este tipo de columna de cola de Kanban es apropiada para las tareas que requieran aprobación para su procesamiento (por ejemplo, pagos, ventas promocionales, etc.)
• En espera de revisión – esta cola de Kanban es una etapa relevante del flujo de trabajo donde los elementos de trabajo están esperando su evaluación. Es como un filtro antes de que las tareas reciban retroalimentación y avancen hacia la etapa de finalización o regresen para realizar mejoras. Desempeña un papel crucial en la calidad del producto / servicio (por ejemplo, desarrollo de productos, redacción de contenido, diseño, etc.)
• En espera de actividad externa – este tipo de columna de Kanban es aplicable para las tareas que requieran acciones por parte de terceros para completarse. Esto sucede a menudo en los casos en los que un equipo se comunica con otras unidades fuera de la empresa (por ejemplo, asociaciones, programas de afiliados, etc.)

En general, al utilizar Kanban, se crea un sistema pull donde los miembros del equipo obtienen su siguiente tarea después de terminar con la que está en proceso. Sin embargo, antes de arrastrar el siguiente elemento de trabajo, es necesario saber una regla básica:

Cuando coloque tareas futuras en una columna Kanban en espera, debe asegurarse de que las que estén en la parte superior del tablero tengan la mayor importancia.

Entonces, cada vez que uno de los miembros de su equipo decida arrastrar una nueva tarjeta Kanban, será la de prioridad más alta. Esto no significa que las tareas de alta prioridad superarán constantemente las tareas de baja prioridad. Debe agilizar solo los elementos de trabajo urgentes.

Priorizar las tareas con filas Kanban

Además de fomentar la transparencia, las filas también pueden servir como una herramienta para priorizar las tareas de trabajo en su tablero Kanban. A diferencia de las columnas que pueden dividir su flujo de trabajo en diferentes etapas (como desarrollo, revisión, listo para la entrega, etc.), las filas se pueden usar de varias maneras, como:

1. Agrupación de tareas según el tipo de trabajo, por ejemplo: desarrollo web, características técnicas, contenido, etc.
2. Agrupación de tareas que se basa en el desarrollo del producto: trabajando sobre el producto X, el producto Y o el producto Z.
3. Agrupación de tareas según su prioridad: prioridad baja, prioridad media, prioridad alta.

En los primeros dos casos, puede aplicar con facilidad la priorización del trabajo. Solo necesita agregar una fila de “agilizar” en la parte superior de su tablero Kanban. Después de esto, cada vez que haya un problema urgente, simplemente tiene que moverlo hasta la fila superior. Además, asegúrese de que el miembro del equipo relacionado justo con este problema esté trabajando sólo sobre él. Hasta su finalización.

Al utilizar las filas de Kanban para priorizar tareas, puede estar seguro de que los elementos de trabajo con valor se completarán antes que los demás. Además, la visualización de todo el proceso le ayudará a detectar los puntos débiles en su flujo de trabajo e ir mejorándolo continuamente..

Priorizar tareas con indicadores de color

El uso de indicadores de color es una de las formas más comunes de priorizar el trabajo. Las soluciones de software Kanban contemporáneas normalmente le permiten usar colores personalizados para marcar el nivel de prioridad.

Por ejemplo, una tarjeta roja puede significar que tiene prioridad crítica, mientras que una verde tiene una prioridad normal. Como las señales visuales, las marcas de color pueden ser fácilmente identificadas por cualquier miembro del equipo.

En resumen

Puede utilizar diferentes herramientas en su tablero Kanban para priorizar el trabajo de una manera óptima:

• Utilice columnas para asegurarse de que las tareas de mayor prioridad serán realizadas primero.
• Utilice las filas para acelerar la resolución de los problemas urgentes.
• Utilice indicadores de color para mejorar la visibilidad.