Diagrama de Flujo Acumulado: La Clave para Estabilidad Óptima del Proceso

¿A menudo no cumples con tu acuerdo de nivel de servicio? ¿Tienes dudas antes de comprometerse con las fechas tope? ¿Has tenido problemas para entregar valor a intervalos predecibles? Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es sí, entonces definitivamente te beneficiarás de un Diagrama de Flujo Acumulado (DFA o Cumulative Flow Diagram – CFD en ingles).

Adoptar un tablero Kanban y visualizar cada paso de tu proceso es un buen primer paso, pero debes comprender que solamente un tablero y unas tarjetas Kanban están lejos de ser suficientes para lograr un proceso estable.

Afortunadamente, el Diagrama de Flujo Acumulado puede ser la herramienta en tu arsenal de gestión de proyectos que inclina las escalas a tu favor.

¿Qué es un Diagrama de Flujo Acumulado?Diagrama de Flujo Acumulado

El Diagrama de Flujo Acumulado es una de las analíticas más avanzadas para gestión Lean. Proporciona una visualización concisa de las tres métricas más importantes de tu flujo:

• Tiempo de Ciclo
• Rendimiento
• Trabajo en curso (WIP)

Su propósito principal es mostrarte el nivel de estabilidad de tu flujo y ayudarte a comprender dónde necesitas concentrarse para que tu proceso sea más predecible. Te proporciona una visión tanto cuantitativa como cualitativa de los problemas pasados y existentes y puede visualizar grandes cantidades de datos.

¿Cómo Leer un Diagrama de Flujo Acumulado?

El gráfico rastrea el número total de elementos de trabajo que se encuentran en las columnas de la sección En Curso en tu tablero Kanban cada día.

El eje horizontal del DFA representa el período para el cual el gráfico está visualizando datos. El eje vertical muestra el número acumulado de tarjetas que se encuentran en el flujo de trabajo en los distintos puntos en el tiempo.

Las bandas de diferentes colores que dividen las secciones del flujo ascendente son las diferentes etapas de tu flujo de trabajo tal como aparecen en el tablero Kanban. Las bandas siempre van hacia arriba o hacia los lados de acuerdo con la cantidad de tareas que pasa por tu proceso.

La línea superior de cada banda en el Diagrama de Flujo Acumulado representa el punto de entrada de las tareas en la etapa respectiva de tu tablero Kanban, mientras que la inferior muestra la salida. Si una línea se vuelve plana, eso significa que no llega nada a la etapa correspondiente o que nada sale.

Con un DFA puedes obtener una idea de cuánto tiempo dura el ciclo aproximado de tus tareas con una sola mirada.

Esto es posible midiendo la distancia horizontal entre la línea superior de la primera etapa en el diagrama y la línea inferior de la última etapa antes de Hecho.

La cantidad de días / semanas / meses que han pasado es el tiempo de ciclo promedio aproximado de las tareas de tu equipo para el período seleccionado.

La distancia entre las líneas de un DFA te mostrará los problemas de tu flujo de trabajo.

Entender los datos en un DFA

Puedes detectar si tu proceso es estable en una sola mirada al observar cómo están progresando la línea superior e inferior de cada banda en tu Diagrama de Flujo Acumulado.

Hay tres escenarios comunes:

Las bandas están progresando en paralelo

Esto significa que el rendimiento es estable y que nuevas tareas están ingresando a tu flujo de trabajo en paralelo a las que salen. Este es el resultado ideal y muestra que puedes enfocar tus esfuerzos en acortar los tiempos de ciclo de las tareas.

Una banda se está reduciendo rápidamente

Si una banda en tu DFA se está reduciendo continuamente, eso significa que el rendimiento de la etapa que representa es mayor que la tasa de entrada. Esta es una señal de que tienes más capacidad de la que realmente necesitas en esta etapa y debes reubicarla para optimizar el flujo.

Una banda se está ensanchando rápidamente

Cuando esto sucede en un Diagrama de Flujo Acumulado, el número de tarjetas que entran en la etapa correspondiente en el tablero Kanban es mayor que el número de tareas que lo están dejando. Es un problema común que generalmente es causado por la multitarea y otras actividades de desperdicio que no generan valor.

Hay muchas acciones posibles para resolver este problema, pero si esto no es generado por una dependencia de partes interesadas externas, debes reconsiderar los límites de WIP existentes en tu tablero Kanban y concentrarse más en finalizar las tareas que están en curso antes de comenzar otras nuevas.

También deberías tener cuidado con un posible cuarto escenario: las bandas están bajando. Si alguna banda en tu Diagrama de Flujo Acumulado se cae, el diagrama es incorrecto. Una tarea nunca debe desaparecer de tu flujo de trabajo.

En conclusión, el Diagrama de Flujo Acumulado es una herramienta analítica avanzada que te dará una idea precisa de la estabilidad de tu proceso y la eficiencia de tu equipo. Puedes obtener un consejo práctico sobre dónde necesitas enfocar los esfuerzos para mejorar tu proceso de una sola mirada.

En resumen

El Diagrama de Flujo Acumulado es uno de los instrumentos de análisis más avanzados para la gestión de proyectos Lean.

• Proporciona una visualización concisa de las métricas de flujo.
• Te muestra cuán estable es tu flujo y te ayuda a entender dónde concentrarse para hacer que tu proceso sea más predecible.
• Te proporciona una visión cuantitativa y cualitativa de los problemas pasados y existentes.