Software Kanban vs Scrum: Comparación Detallada

Hoy en día, muchos discuten si Kanban o Scrum es mejor, más flexible y más confiable para la gestión de proyectos. En lugar de luchar contra las ideologías, veamos las diferencias fundamentales que distinguen ambos métodos y cómo estas diferencias definen las herramientas de software que emplean Kanban o Scrum.

Breve Introducción a Kanban y Scrum

Kanban es un método para optimizar y gestionar flujos de trabajo, que te permite visualizar los procesos en un tablero Kanban y procesar continuamente los elementos de trabajo. Los límites de trabajo en curso en cada etapa del flujo de trabajo le permiten a tu equipo usar su capacidad de una manera óptima. En otras palabras, Kanban te ayuda a optimizar tu proceso existente con un conjunto de principios.

Por otro lado, Scrum es un marco muy prescriptivo, en comparación con Kanban. Scrum requiere una planificación detallada y restrictiva, con procesos y roles predefinidos.

En Scrum, el trabajo se divide en un conjunto de tareas más pequeñas que deben completarse en un período de tiempo predefinido (sprint). Además, agregar nuevos elementos de trabajo durante un sprint es altamente desalentado, haciendo que el nuevo trabajo espere un nuevo sprint y, por lo tanto, reduce la capacidad del equipo para reaccionar al cambio.

Ahora que conocemos las diferencias fundamentales entre los dos conceptos, profundicemos un poco más y veamos cuáles son las similitudes y las diferencias entre las soluciones de software Kanban y Scrum.

Visualización: Tablero Scrum vs Tablero Kanban

Fuente: Dennis Hamilton

Igual como el método Kanban, el software Kanban se basa en gran medida en los tableros Kanban, donde su equipo podría mapear todos sus procesos y todos los elementos de trabajo. Esto permite una visibilidad de trabajo sin precedentes y una transparencia total en su progreso.

Cada unidad de trabajo se convierte en una tarjeta en un tablero con columnas que ayudan a comunicar visualmente las etapas de trabajo y los carriles que pueden visualizar la prioridad o el tipo de trabajo dentro de cada carril.

Tablero Scrum

Software Scrum suele enfocarse más en interfaces en gran parte centradas en el texto, convirtiendo las épicas de trabajo en algo como carpetas con elementos dentro. Recientemente, las populares herramientas Scrum comenzaron a integrar tableros similares a los del software Kanban para mostrar visualmente las etapas y los elementos de trabajo.

Sin embargo, en un tablero Scrum, tu equipo tendría que agregar todas las historias (unidades de trabajo) al comienzo de cada sprint y mantener la lista intacta hasta el final del sprint.

Ejemplo de tablero Scrum básico

Solo cuando todos se completan, el sprint se considera exitoso y cualquier trabajo nuevo se puede revisar y comenzar. Después de cada sprint, hay una reunión retrospectiva para que el tablero se reinicie y se preparare para un nuevo sprint. Además, el tablero Scrum generalmente se gestiona por un equipo multifuncional que tiene todas las habilidades necesarias para completar el sprint.

Por último, pero no menos importante, en Scrum, los límites de trabajo en curso están predefinidos para cada sprint. Esto se debe a que el equipo se compromete a realizar una cantidad exacta de tareas durante el sprint. Respectivamente, el número total predefinido de tareas es su límite de trabajo en curso.

Tablero Kanban

Por otro lado, un tablero Kanban no tiene que ser propiedad de un equipo multifuncional específico. Kanban es más centrado en la eficiencia de un flujo de trabajo. Además, en Kanban, los límites de trabajo en curso se establecen para cada etapa del flujo de trabajo. Esto garantiza que los cuellos de botella no aparezcan en el proceso o, si lo hacen, puedes identificarlos fácilmente y tomar medidas.

En una buena herramienta de software Kanban, las columnas en el tablero no solo están etiquetadas para mostrar los estados del flujo de trabajo, sino que también te permiten establecer un límite del trabajo en curso para cada columna que restringe la cantidad máxima de tareas que puede ingresar a cada etapa.

Ejemplo de tablero Kanban básico

Además, en un tablero Kanban no hay restricciones de tiempo (como la longitud del sprint en las herramientas Scrum) y se pueden agregar nuevas tarjetas (elementos de trabajo) en cualquier momento si los límites de trabajo en curso (que representan la capacidad óptima del equipo) lo permiten. Por lo tanto, un tablero Kanban no necesita ser reiniciado periódicamente.

En otras palabras, las herramientas de software de Kanban se basan y apoyan activamente el flujo de trabajo continuo. Los tableros Kanban avanzados también te permiten recopilar datos para cada tarea que aparece en ellos y utilizarlos para localizar cuellos de botella, mejorar los tiempos de ciclo y demás.

Planificación y Trabajo Pendiente

En una herramienta de software Scrum, hay un registro en el que se ubican todas las actividades futuras para el sprint. Para mantener el ritmo del trabajo, las herramientas del software Scrum están equipadas con un diagrama de burndown.

Es un indicador de rendimiento fundamental de un sistema Scrum que ilustra cuánto trabajo queda por completar en el proyecto.

En general, los diagramas de burndown pueden ser buenos para una breve descripción del progreso actual en relación con el plan, pero si existe una brecha en el proceso, es difícil identificarlo a través del cuadro. Después de todo, simplemente muestra un resumen del trabajo para todos los miembros del equipo. En otras palabras, cuando algo sale mal, lo verás como una caída en el trabajo total finalizado.

Sin embargo, deducir el motivo de esa caída depende solo de ti: la mayoría de las herramientas Scrum no ayudarán a descubrir el verdadero obstáculo en el proyecto.

Por otro lado, el software Kanban no tiene un diagrama de burndown, porque no hay un período de tiempo predefinido en el cual se debe terminar un backlog.

En cambio, los tableros Kanban digitales generalmente tienen un Diagrama de Flujo Acumulativo (Cumulative Flow Diagram – CFD), que recopila datos automáticamente para cada tarea que ingresa al flujo de trabajo.

Estos datos se utilizan para analizar el tiempo de ciclo de todas las tareas.

Como resultado, el CFD puede visualizar al mismo tiempo los elementos de trabajo junto con el tiempo que han pasado en etapas de trabajo específicas. Esto le permite al equipo ver inmediatamente cuando una etapa de trabajo específica comienza a bloquear las tarjetas: cuanto más larga sea la permanencia de cada tarjeta en una etapa específica, más amplia será la sección de esta etapa en el diagrama.

Esto significa que puedes localizar fácilmente las partes problemáticas de tu flujo de trabajo y tomar medidas, en lugar de simplemente ser notificado de que las cosas no van de acuerdo con el plan.

Estimación de Trabajo

En las soluciones de software Scrum, la estimación es una parte esencial del proceso y la realiza todo el equipo durante la reunión de planificación del sprint.

Durante la etapa de planificación, el equipo acuerda los niveles de dificultad para cada historia de usuario. Después, las historias de los usuarios deben ser priorizadas.

El propósito principal del proceso de estimación es determinar cuántos elementos de trabajo puede ejecutar el equipo dentro del período predefinido del sprint. El software Scrum te permite asignar puntos de historia a cada historia y hacer un seguimiento.

El proceso de estimación es una actividad que requiere mucho tiempo y, a menudo, tiene un valor cuestionable. Esto se debe al hecho de que los equipos rara vez pueden pronosticar la cantidad exacta de trabajo que se puede terminar para un sprint y la estimación inicial a menudo es incorrecta.

En una solución de software Kanban típica, no hay una estimación predeterminada de las tareas de trabajo, sino solo un campo de tamaño de tarea. El valor que ingresas allí corresponde a la cantidad relativa de esfuerzo necesario para completar una tarea determinada. Sin embargo, depende de tu equipo decidir si estimar el tamaño de sus tareas o no.

En Kanban, se recomienda dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas. La idea es mantener los elementos de trabajo lo más pequeños posible sin disminuir el valor del entregable final. Esto ayuda durante la ejecución de las tareas y admite un flujo más estable que es mucho más confiable que las ráfagas de trabajo.

En lugar de una estimación, las buenas soluciones de software Kanban ofrecen pronósticos de flujo de trabajo. Debido a que utiliza datos históricos de los elementos de trabajo reales, un panel de analisis de Kanban avanzado puede pronosticar qué cantidad de trabajo se puede completar en un período de tiempo predefinido en el futuro.

A diferencia de las herramientas Scrum, el software Kanban te proporciona predicciones basadas en datos históricos y no en las suposiciones poco confiables.

Kanban o Scrum: ¿Quién gana?

Tanto Kanban como Scrum fueron creados para ayudar a los equipos a aumentar su eficiencia y productividad.

Sin embargo, elegir al ganador es individual para cada equipo, ya que ambos tipos de herramientas obviamente soportan a un método o un marco adjunto.

El software Scrum es útil para los equipos que decidieron someterse a una transformación completa de Scrum, con la adopción de roles, prácticas y marcos que esto implica. El problema es que el software Scrum no les ayudará a ser mejores en la estimación de trabajo y solo facilitará la documentación de sus estimaciones.

El software Kanban, igual como el método Kanban, es mucho más fácil de adoptar y comenzar a utilizar. Sin necesidad de procesos ni cambios en la estructura del equipo, el software Kanban te permite comenzar con lo que tienes ahora y construir en la parte superior.

El software Kanban es mucho más flexible, adaptable a diferentes entornos y útil al visualizar y optimizar cualquier flujo de trabajo a pesar del contexto.

En resumen

Tanto Kanban como Scrum tienen sus fans y sus historias de éxito. Las principales diferencias que hacen las comparaciones entre Kanban y Scrum se traducen en software tambien:

• El software Kanban se adapta con flexibilidad a cualquier equipo, mientras que las herramientas Scrum se basan en un marc?.
• Kanban confía en la mejora continua y el software Kanban ayuda a analizar continuamente el flujo de trabajo. A su vez, Scrum se basa en la planificación de los puntos de la historia y las herramientas Scrum solo te ayudan a medir el éxito de la estimación.
• El software Kanban te permite limitar el trabajo en curso para mantener la productividad del equipo al equilibrar el trabajo con la capacidad real. El software Scrum evita que el equipo inicie o cambie la cola de trabajo una vez que el sprint haya comenzado, lo que ayuda a concentrarse en los elementos actuales, pero hace que sea imposible adaptarse a cualquier cambio fuera de los sprints.