Gestión Ágil de Proyectos: una Guía Completa

¿Qué significa Agile en la gestión de proyectos?

Desarrollar un nuevo producto, servicio o cualquier otra cosa, y sacarlo al mercado con éxito no es un trabajo fácil. Tradicionalmente, necesitas preparar la concepción, hacer un planning, llevar a cabo la ejecución y seguimiento y, solo entonces, llegarás a la fase de cierre.

A primera vista, lo tienes todo bajo control así que esperas que tu proyecto vaya sobre ruedas. Aun así, en este vertiginoso mundo de negocios, eso no siempre ocurre así, ¿verdad? Especialmente en el entorno de trabajo del conocimiento, donde van surgiendo cambios a los que necesitas ser capaz de responder de forma que tu proyecto siga adelante.

A menos que tu equipo o la organización entera sea flexible y tenga una forma de responder a estos cambios, corres el riesgo de retrasarte en la entrega de tus proyectos e incluso de dejar de ser competitivo en el mercado.

Para prevenir esto, aquí tienes el concepto de gestión Ágil de proyectos.

Representa lo siguiente:

• Un enfoque iterativo para gestionar proyectos
• Donde la atención se centra en trabajar en lotes pequeños
• Visualizando procesos para crear transparencia
• Trabajo colaborativo con el cliente, y
• Obteniendo feedback lo más rápido posible.

Todo esto te permitirá adaptarte a los requisitos cambiantes de la manera adecuada y te permitirá producir productos y servicios de mayor calidad para poder satisfacer mejor las necesidades de tus clientes.

Además, la gestión Ágil de proyectos ayuda a los equipos a encontrar y resolver los problemas más rápido y libera capacidad de los recursos, lo que permite una implementación rápida de la solución.

Llegados a este punto, deberíamos mencionar un error de concepto común sobre Agile y es que no se trata de una metodología. De hecho, es más una forma de pensar para la resolución de problemas colaborativa y una mentalidad que la gente aplica a la gestión de proyectos de hoy en día. Su utilidad real radica en brindar a las personas una base común para adoptar un enfoque específico para desarrollar productos y servicios en un entorno de trabajo del conocimiento.

Breve historia de Agile

Con sus raíces originalmente en la industria del desarrollo de software, vamos a explorar rápidamente como la idea de gestión Ágil de proyectos se puso en primer lugar.

Todo empezó con la llamada “crisis del desarrollo de aplicaciones” a principios de los 90. En aquel entonces, había un enorme retraso de unos 3 años entre una necesidad de aplicación de negocio y la actual entrega de software.

A menudo, para cuando el producto final veía la luz, la tecnología había cambiado ya o los requisitos del cliente habían cambiado drásticamente. Esto resultó en muchos proyectos fracasados y costes irrecuperables.

Aquellos tiempos de entrega extremadamente largos llevaron a la frustración de los líderes de la industria del desarrollo de software. Ellos mismos empezaron a organizar reuniones informales entre ellos con la idea de buscar una forma de desarrollar soluciones de software de forma más fácil y efectiva. Así es cómo surgió la ahora famosa reunión de los 17 líderes de desarrollo de software en la estación de esquí de Snowbird en las montañas Wasatch de Utah entre el 11 y el 13 de febrero de 2001. El grupo se reunió para hablar de esquí, tomar algo, comer y relajarse. Sin embargo, lo que de allí salió fue el “Manifiesto Ágil” que cambió la forma de gestionar proyectos de hoy.

Expliquemos qué es la gestión Ágil de proyectos

En el corazón de la gestión Ágil de proyectos se encuentra la palabra "agilidad", que literalmente significa "movilidad, rapidez”, del latín agere: “mantenerse en movimiento”. Esto significa la habilidad para mover algo hacia delante de forma rápida y que permita cambios de dirección fáciles.

Entonces, en términos de gestión de proyectos, la “agilidad” tiene cinco importantes atributos que conforman los cinco bloques de construcción del proceso Ágil. Son éstos:

• Transparencia
• Enfoque en el cliente
• Adaptabilidad
• Sentimiento de pertenencia (Liderazgo efectivo)
• Mejora continua

Combinados, son los que hacen que un proyecto sea Ágil.

Analicemos a continuación cada uno de ellos con más detalle.

Transparencia

Uno de los temas centrales en la gestión Ágil de proyectos, es la visión compartida del proceso, incluida la definición de lo hecho entre todas las partes implicadas. Esto requiere una mayor transparencia en la forma en la que los equipos trabajan y se comunican.

En un entorno Ágil, las personas comparten sus progresos a través de la integración de radiadores de información como los tableros Kanban. Esto permite que todo el mundo entienda que es lo que sus compañeros están haciendo y cómo lo están haciendo, lo que a cambio, facilita conversaciones sobre cómo hacerlo mejor. Más aún, se anima a los miembros del equipo a que compartan sus ideas libremente y sin el desafío de sentirse preocupados por que esto pueda comprometerles en su estatus en el proyecto. Como resultado el enfoque Ágil de la gestión de proyectos tiene como objetivo crear un ambiente de unidad donde los equipos sean dueños de sus errores y trabajen colectivamente hacia su resolución.

Enfoque en el cliente

Dave Mcclure el emprendedor en serie tiene una famosa frase que dice “A los clientes no les importa tu solución. Les preocupan sus problemas”. En otras palabras, aunque tú tengas la mejor solución del mundo, si los clientes no ven cómo tu solución les puede ayudar a resolver sus problemas, no la van a querer usar.

Es por esto por lo que el enfoque Ágil a la gestión de proyectos pone especial foco en asegurarse que los requisitos de cliente se comprendan bien a través de una constante colaboración. El objetivo es ofrecer al cliente no sólo lo que él quiere sino no lo que realmente necesita. Este es un desafío común en un entorno de trabajo del conocimiento, ya que cuando el trabajo es prácticamente invisible, las especificaciones pueden malinterpretarse fácilmente.

Por lo tanto, en el ciclo de vida de la entrega de proyectos Ágiles, hay bucles de feedback frecuentes que sirven como puntos de control donde el cliente puede ver cómo se ve en la práctica “lo que pensaban que querían”. Esto también contribuye al desarrollo de nuevos conocimientos y la exploración de posibles soluciones innovadoras.

Además, a través de la frecuente colaboración del cliente, Agile tiene como objetivo mejorar la eficiencia de los proyectos. Esto ocurre con la reducción de retrabajos que es lo que crea un enorme desperdicio tanto de tiempo como de recursos. Como resultado, los proyectos Ágiles disfrutan de niveles de producción y retraso más bajos lo que hace que el producto o servicio final sea más barato para el cliente final.

Adaptabilidad

La otra idea principal detrás de la gestión Ágil de proyectos es hacer que los equipos sean más capaces de responder a los cambios como resultado de los puntos de control que hemos mencionado anteriormente.

Esto también requiere una entrega de valor más frecuente al cliente final y así los equipos pueden recopilar información rápida directamente del mercado. Es por esto por lo que Agile se centra en un enfoque iterativo donde los equipos desglosan sus proyectos y van entregando pequeñas partes de ellos en lugar de producir una gran parte del trabajo. De esta forma, retienen la flexibilidad para el trabajo restante.

El objetivo es asegurarse de que lo que se está trabajando está sincronizado con el usuario final junto con el ciclo de vida del desarrollo Ágil. Como resultado, serás capaz de captar cualquier cambio en los requerimientos del cliente en una fase temprana del proceso, adaptarte rápidamente a la nueva situación y evitar así cualquier retraso significativo en la entrega final del proyecto.

Para ilustrar mejor este ciclo de continua adaptación, echemos un rápido vistazo a las fases de Agile.

Fases de gestión Ágil de proyectos

En general, la forma en la que funciona la entrega de un proyecto Ágil se puede resumir en las siguientes fases:

• Visualizar – crea una visión a alto nivel del producto/servicio para el cliente y determina quién va a participar en el proyecto
• Especular – Esta es una extensión de la fase de Visualización en la que los equipos recopilan los requisitos generales iniciales para un producto/servicio y desarrollan de iteración basado en la visión.
• Explorar – trabajar en los entregables con el foco en el flujo, con el objetivo de obtener feedback del cliente lo antes posible
• Adaptarse – revisar los resultados entregados y adaptarse según sea necesario a las condiciones actuales
• Cierre – saca las conclusiones del proyecto, trasmite los resultados clave

Aquí, a diferencia de las fases de la gestión de proyectos tradicional, hay una diferencia clave que ocurre dentro de la fase de “Adaptación” que define la naturaleza iterativa de la gestión Ágil de proyectos.

Una vez hayas creado la visualización del producto y preparado un plan de iteración, pasas a la fase de exploración. Aquí, el objetivo es sacar al mercado pequeños entregables continuamente en lugar de esperar a que estén todos completados.

Después, en la fase de “Adaptación”, los equipos realizan revisiones breves del proyecto con los clientes y éstos devuelven su feedback. La idea es adaptar sus acciones futuras en base a ese feedback y, si es necesario, aplicar pequeñas modificaciones a lo que se ha entregado en lugar de hacer un retrabajo extenso.

Sentimiento de pertenencia

Otro atributo con el que la “agilidad” aporta a la gestión de proyectos es la inculcación del sentimiento de pertenencia al equipo; lo que contribuye a un liderazgo más efectivo.

Por ejemplo, en la gestión de proyectos tradicional, toda la información pasa por un gestor de proyecto dedicado que va asignando tareas a los diferentes miembros del equipo. Esto puede resultar ineficaz por la alta probabilidad de que se pierda parte de la información.

Por contra, los proyectos Ágiles dejan una gran parte del proceso de toma de decisiones en manos de los miembros del equipo.

En realidad, ellos son los que más cerca están de los detalles técnicos del trabajo a realizar, por eso cobra sentido el incluirlos activamente en el proceso de planificación y permitirles decidir cómo ejecutar sus propias tareas.

Con el tiempo, se anima a los miembros del equipo a colaborar entre sí y encontrar la mejor solución a los problemas basándose en su propio conocimiento en lugar de tener que esperar a que el “jefe” diga lo que hay que hacer.

Esto crea un ambiente de sentimiento de pertenencia que motiva y empodera a los equipos para ser más eficientes en su trabajo. Como resultado, contribuirán de la mejor manera posible a finalizar el proyecto con éxito.

A su vez, el liderazgo se vuelve más efectivo porque se pone el foco en gestionar el trabajo (no los trabajadores) que es lo que realmente genera beneficios para el negocio. Además, los líderes con éxito en proyectos Agile fijan objetivos compartidos con el equipo, ayudan a eliminar impedimentos optimizando el flujo de trabajo, les dota de los recursos necesarios y les empodera a al aprendizaje colaborativo.

Mejora continua

Uno de los atributos más importantes de la gestión Ágil de proyectos es que crea un entorno para la mejora continua. A lo largo del desarrollo los proyectos los equipos participan en continuos ciclos de aprendizaje al contrario que las grandes sesiones de “lecciones aprendidas” a su finalización.

Esto nos asegura que se produzcan mejoras importantes en el proceso mientras el proyecto Ágil está aún en curso, lo que contribuye positivamente a la entrega con éxito del producto final a nuestros clientes. Por supuesto no hay nada malo en el otro enfoque que todavía está presente en el proceso de gestión Ágil de proyectos. Sin embargo, en un entorno donde el trabajo es invisible y los cambios ocurren a menudo, depender sólo de esto resulta ineficiente para entregar el proyecto Ágil con éxito.

Más aún, como el trabajo se divide en pequeños entregables, éstos se van entregando constantemente al cliente para su revisión y feedback; lo que permite un continuo perfeccionamiento del producto o servicio con el objeto de que encaje perfectamente en el cliente final.

Principios y Valores Ágiles

Convertirse en ágil pasa por cambiar su forma de pensar y seguir valores y principios específicos a la hora de llevar a cabo el trabajo.

Los 4 valores clave de Agilidad son los siguientes:

1. Las personas y la interacción por encima de los procesos y las herramientas.
2. Software que funciona por encima de documentación extensa.
3. Colaboración con cliente por encima de la negociación del contrato.
4. Responder a los cambios por encima de seguir un plan.

Es importante mencionar que estos valores se definieron con el siguiente formato: “Mientras nosotros valoramos las cosas de la derecha, valoramos más las de la izquierda”. Esto quiere decir que los procesos y las herramientas, documentación, contratos y plannings son todavía muy importantes. Sólo tenemos que utilizarlos sabiamente.

Además de los valores, tenemos también los 12 principios del desarrollo de software Ágil:

• La principal prioridad es satisfacer al cliente a través de entregas tempranas y continuas de software de valor.
• Los cambios de requisitos tienen que ser bienvenidos, incluso avanzado el proceso de desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan los cambios para proporcionar ventaja competitiva al cliente.
• Entregar con frecuencia software que funcione, desde un par de semanas a un par de meses con preferencia en la escala de tiempo más corta posible.
• Ejecutivos y desarrolladores de software tienen que trabajar conjuntamente a lo largo del proyecto.
• Construir proyectos con personas motivadas facilitándoles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiando en ellos para hacer el trabajo.
• El método más eficiente y efectivo para transmitir información al equipo de desarrollo y entre sus miembros, es una conversación cara a cara.
• El software funcionando es la principal medida de progreso.
• Los procesos Ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios debemos ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida.
• La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la Agilidad.
• La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.
• Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos autoorganizados.
• A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia

Aunque la gestión Ágil de proyectos proviene de la industria del desarrollo de software, se está aplicando con éxito a muchas otras áreas como puede ser el desarrollo de producto, arquitectura, marketing, servicios financieros, etc.

Métodos de gestión Ágil de proyectos

Hasta ahora hemos analizado qué es la gestión Ágil de proyectos, incluidas sus principales características. Ahora, veamos más detalladamente el proceso y tratemos los estilos y métodos más populares de la gestión Ágil.

A medida que Agile se convirtió en un tema candente a principios del siglo XXI, la creciente publicidad se aprovechó en muchos contextos y rápidamente se hicieron famosos (Scrum, SAFe, etc.). Sin embargo, muchas compañías que buscaban una verdadera agilidad en sus negocios se dieron cuenta de que los marcos altamente prescriptivos y la agilidad son aspectos opuestos. Es por esto por lo que en la actualidad muchas organizaciones están buscando metodologías Ágiles que creen y apoyen un flujo de trabajo estable y adaptar los procesos a sus propias necesidades, en vez de adoptar marcos altamente prescriptivos.

Hoy en día, los métodos Ágiles o marcos para la gestión de proyectos más populares son Kanban, Scrum y Scrumban.

Empecemos con Kanban.

Kanban

Kanban es un método que se formuló hace una década. Se focaliza en el cambio evolutivo y continuas mejoras de procesos.

El método consta de 6 prácticas básicas:

• Visualizar el trabajo
• Limitar el trabajo en curso
• Gestionar el flujo
• Hacer las políticas de procesos explícitas
• Implementar los bucles de feedback
• Mejorar colaborativamente

Los equipos visualizan su trabajo en un tablero Kanban que sirve como un centro de información donde se colocan todas las tareas. Esto permite a los miembros del equipo intercambiar información mucho más rápido y colaborar más efectivamente mientras trabajan en diferentes proyectos.

Un tablero Kanban se divide en columnas que representan diferentes etapas del flujo de trabajo. Esto ayuda a los gestores de proyectos y equipos organizarse y gestionar el trabajo mucho mejor, hacer seguimiento de varios proyectos y adquirir una mejor visión global de todo el proceso.

Una de las prácticas más importantes de Kanban es limitar el trabajo en curso. El WIP (work-in-progress) o trabajo en curso limita la cantidad de trabajo permitida en cada una de las columnas del tablero. Esta es una de las herramientas más efectivas que puede utilizar para poner el foco en su equipo. Le ayudará a su equipo a centrarse en terminar el trabajo y mejorar la eficiencia en general.

Por otro lado, todos sabemos que los proyectos, equipos, y personas son únicos. Cada equipo tiene diferentes habilidades, nivel de experiencia, conocimiento. Cada proyecto puede tener diferente alcance, presupuesto, y demás.

Es por esto por lo que Kanban sugiere empezar por donde se esté y evolucionar gradualmente. Sin cambios drásticos, sin revoluciones. Es precisamente esto lo que hace que Kanban sea el método de gestión Ágil de proyectos más adaptativo.

De hecho, cualquier departamento de su organización puede utilizar Kanban, desde sistemas a marketing. El principal motivo es que Kanban:

• Respeta el proceso y los roles actuales
• No requiere cambios revolucionarios, pero sí evolucionarios
• Sugiere que debe buscar cambios progresivos, evolutivos y tratar de mejorar continuamente

Si quiere usar Kanban, simplemente póngalo en la parte superior de su lista de tareas y comience a mejorar paso a paso.

Scrum

Muchos creen que Scrum es un método Ágil, pero realmente, es un marco prescriptivo. Por naturaleza, es un acercamiento iterativo que utiliza intervalos de tiempo y divide los proyectos en periodos fijos llamados Sprint. El principal objetivo es ayudar a los equipos a entregar de manera productiva y creativa productos con el mayor valor posible.

Hay 3 roles inmutables:

• El propietario del producto
• El Scrum Master
• El equipo

El propietario del producto representa al cliente y otros interesados. El/ella organiza y gestiona lo relativo al producto, lo que será una lista de tareas priorizadas de todos los ítems que se necesitarán para un producto. Por otro lado, el Scrum Master es un líder que da servicio al equipo y ayuda a todos a comprender y aplicar las reglas correctamente.

El Sprint Backlog o lista de pendientes se debería rellenar con tareas seleccionadas del Producto Backlog hasta completar la capacidad del Sprint. El trabajo en sí se realiza por un equipo autogestionado mientras dura el Sprint, que debería ser considerado como proyectos con una determinada duración de no más de un mes.

Hay 4 eventos Scrum principales:

• Planificación del Sprint
• Reunión diaria (Daily)
• Revisión del Sprint
• Retrospección del Sprint

Un hecho interesante es que en el documento original que formula el marco de referencia y la guía de Scrum, los autores nunca mencionan el uso de un tablero de tareas.

Sin embargo, hoy día, se puede observar que todos los equipos u organizaciones usan un tablero de tareas mientras practican Scrum, que es una práctica que se ha tomado prestada de Kanban.

Después de todo, el tablero aumenta la transparencia y respalda los valores de gestión Ágil de proyectos.

Scrumban

Como Kanban era cada vez más popular, algunos miembros de la comunidad Ágil vieron la oportunidad de desarrollar un método que facilitaría a los equipos Scrum avanzar y poner el foco en la mejora continua y el cambio evolutivo. Y así es cómo nació Scrumban.

Un hecho interesante es que el 81% de los Scrum Masters utilizan Kanban junto con Scrum. Scrumban recoge la filosofía y prácticas de Kanban, las coloca por encima de Scrum y elimina algunas reglas.

Veamos qué recoge Scrumban de Kanban.

Visualizar el trabajo: esto es lo primero que Scrumban prescribe como obligatorio. Es esencial porque Scrum no obliga a tener un tablero, mientras que Kanban, el tablero es un debe.

Limitar el trabajo en curso (WIP): si conoce algo de Kanban, entiende que limitar el WIP es lo que hace que cambie el juego. Scrumban toma esta práctica y la aplica con éxito ya que hace posible que los equipos se centren en terminar el trabajo. Limitar el WIP es un buen prerrequisito para crear un sistema pull donde las tareas entran con naturalidad en el flujo en vez de tener que empujar para que salgan.

Extender el tablero: en otras palabras, añadir más columnas al tablero. Esto es típico de Kanban, y es genial para visualizar los diferentes pasos del flujo de trabajo en el tablero. De esta forma, su equipo puede tener una mejor perspectiva del proceso, y le ayudará a descubrir dónde aparecen exactamente los cuellos de botella.

Priorizar: Scrumban aplica otra técnica de Kanban: Priorizar. Es muy simple. Se ordenan las tarjetas en la columna En Cola (para hacer), y esta es la regla directa: la que está arriba del todo es la más importante. Recuerde esta regla, el equipo ira tirando de las tarjetas una a una.

(Dejar de) Estimar: aquí es probablemente donde Scrumban copia de Scrum. ¿Por qué? Scrumban dice que no es necesario hacer estimaciones. Éste es el asunto. Según Lean, toda actividad que no aporte valor al resultado es considerada desperdicio. En este sentido, estimar es una actividad que se puede considerar como desperdicio. He aquí por qué en Scrumban las sesiones de planificación son relativamente cortas y están centradas en priorizar en vez de en planificar.

Planificar bajo demanda: esta es una de las principales diferencias entre Scrum y Scrumban. Scrumban elimina la planificación del Sprint en su forma inicial. En cambio, el equipo planifica si es necesario. En otras palabras, el equipo tira de las tareas desde el backlog hasta que queda vacío, lo que conlleva tener que planificar más tareas.

Como puede observar, Scrumban lleva a Scrum al siguiente nivel aplicando los principios y las prácticas de Kanban. Esto permite a los equipos incrementar la producción y disminuir los desperdicios mientras que aumenta la productividad. También permite a los equipos aplicar la planificación ágil en todo su potencial.

Otras menciones honoríficas

Existen otros métodos de gestión Ágil de proyectos que tuvieron un impacto positivo en el desarrollo de la comunidad Ágil, pero a lo largo de los años, se fueron dejando de lado. Por eso los mencionamos brevemente sin dedicarles un párrafo:

• XP (Extreme Programming)
• Crystal methods
• FDD (Feature-driven Development)
• DAD (Disciplined Agile Delivery)

Al principio, Scrum tuvo buena aceptación (y aún la tiene), y se convirtió en la corriente principal en el desarrollo de software. Sin embargo, con el paso de los años, Kanban, Scrumban y el uso de modelos híbridos, creció en popularidad y ayudo a que Agile se expandiera en otros sectores como el desarrollo de producto, arquitectura, marketing, servicios financieros, sanidad, seguros, educación y otros.

En resumen

La gestión Ágil de proyectos es un enfoque iterativo que se centra en la entrega de valor frecuente y en obtener feedback rápido del mercado para poder adaptarse mejor a los cambios. Un proyecto es considerado Ágil cuando tienen lugar los siguientes atributos:

• Transparencia
• Enfoque en el cliente
• Adaptabilidad
• Sentimiento de pertenencia (Liderazgo efectivo)
• Mejora continua