Dar el salto a Agile se ha vuelto más o menos la norma en estos días. A casi 20 años de la publicación del manifiesto Agile, muchos equipos ya han adoptado sus valores y principios. Sin embargo, esa es solo una cara de la moneda – el equipo. Cuando hablamos del lado más amplio, el organizacional, las cosas son un poco diferentes.
Aplicar Agile a nivel de equipo da resultados, pero estos están a menudo limitados a una mejora de rendimiento en el equipo. Especialmente en las grandes empresas esto podría resultar ineficaz si todas las estructuras organizacionales restantes mantienen su forma tradicional de operar. Después de todo, las empresas son sistemas y no una simple colección de equipos. O usando las palabras del Dr. Russel Ackoff:
“Un sistema nunca es la suma de sus partes. Es el producto de la interacción de sus partes”
Por ello, escalar Agile es el camino para lograr una verdadera eficiencia empresarial y al máximo potencial de su empresa. De hecho, debido al entorno empresarial altamente volátil de hoy en día, las organizaciones están comenzando a ver esto como un paso necesario para su supervivencia a largo plazo.
¿Qué es escalar Agile?
Escalar Agile consiste en llevar la mentalidad Agile, con sus principios y prácticas, más allá del nivel de equipo y aplicarla a toda la organización. Esto involucra un cambio cultural y una transformación global de una empresa hacia un entorno empresarial más enfocado en el valor. El objetivo es crear una simbiosis entre todas las estructuras organizacionales y responder de manera efectiva a los cambios emergentes o riesgos del mercado.
Lograr la agilidad a escala es mucho más fácil de decir que de hacer. Las empresas deben tener un sistema bien “engrasado” para incorporar las prácticas Agile en todos los equipos y a los niveles más altos de portfolio y estrategia. Para hacerlo, muchas de ellas suelen recurrir a un esquema de escalamiento específico y siguen sus reglas.
Si bien no hay nada malo en este enfoque, podría resultar muy engorroso y caro a largo plazo. Por ello queremos introducirte una forma alternativa de escalar Agile a toda la organización – la forma Kanban.
El enfoque humano & basado en datos para escalar Agile
Al aplicar un esquema de escalamiento Agile suele haber un gran enfoque en seguir lineamientos rígidos y revolucionar tus procesos para mejorarlos. Esto a menudo contribuye a la resistencia y al caos con el que lidian muchas organizaciones. Como resultado, vuelven a su forma antigua de operar, abandonando la idea de crear un enfoque agile global.
En contraste, Kanban ofrece un camino evolutivo hacia la agilidad en donde no interrumpes tus procesos y roles actuales. Este aborda la necesidad humana de respeto y se centra en la toma de decisiones basada en datos.
Por eso, para tener un punto de partida estable, mantienes lo que te ha estado funcionando hasta ahora y luego evolucionas gradualmente a partir de ahí a través de la mejora continua. Esto se hace con la ayuda de prácticas Kanban como la visualización, el límite de trabajo en curso, la implementación de bucles de feedback, la formulación de políticas explícitas y la gestión del flujo.
De hecho, cuando comienzan con Kanban, los managers creen que estas prácticas son principalmente aplicables a nivel de equipo para mejorar la eficiencia. La realidad es que pueden implementarse con la misma tasa de éxito, si no mayor, en toda la organización. Con la introducción de múltiples tableros Kanban, por ejemplo, los managers pueden crear flujos de valor conectados y enfocarse en optimizar el todo en lugar de solo los fallos locales separados.
La pregunta es, ¿cómo traer todo esto a la vida? Déjanos mostrarte cómo puedes en la práctica aplicar Kanban para escalar Agile.
Escalar Agile con Kanban en la práctica
Al usar Kanban para escalar Agile, tu foco primario debe ser encontrar cómo generar valor al cliente desde el principio hasta el final. Luego debes conectar y visualizar todo el proceso para mostrar las dependencias cruzadas y el potencial de optimización en tu sistema.
A su vez debes establecer sistemas Kanban en todos los niveles para asegurar la estabilidad del flujo de trabajo y mejorar la previsibilidad. Otro paso crítico es introducir cadencias (reuniones) regulares para planificar y coordinar la entrega de valor dentro de toda la estructura.
Conectando la estrategia a las operaciones con tableros Kanban interconectados
¿Sabías que alrededor del 67% de todas las iniciativas estratégicas bien optimizadas fallan debido a una mala implementación? Algunas razones comunes para una alta tasa de fallos incluyen las grandes brechas entre la estrategia y las operaciones, y la falta de transparencia operacional.
Es por ello que el primer paso para escalar Agile a nivel global es tener una estructura altamente refinada en su lugar, uniendo todos los flujos de valor. En la práctica, esto se logra con la introducción de tableros Kanban interconectados. Puedes utilizarlos para visualizar todos los segmentos de la organización, desde el nivel estratégico más alto hasta el nivel de equipo o viceversa.
Por ejemplo, puedes crear un Tablero Kanban Maestro o un flujo de trabajo dedicado dentro de este que represente los objetivos empresariales de tu empresa. Allí, tu objetivo debería ser visualizar las iniciativas estratégicas de alto nivel de tu organización y revisarlas regularmente para asegurarte de que te estás moviendo en la dirección correcta.
Los managers senior pueden participar en discusiones colaborativas, refinar y dividir dichas iniciativas en proyectos de portfolio separados que respalden la visión de alto nivel. A su vez, estos proyectos pueden dividirse en entregables más pequeños (dependiendo de su tamaño) o ser directamente enlazados a los equipos específicos responsables de su ejecución. Para hacer posible toda esta estructura, puedes utilizar tableros Kanban interconectados con base en su jerarquía (ej. Estrategia-Portfolio/Programa-Proyecto-Equipo).
Elaboración progresiva a nivel de equipo
Una vez tengas los planes generales a nivel de portfolio/proyecto, debes perfeccionarlos progresivamente. En otras palabras, trata de agregar más detalles en el transcurso del proyecto en lugar de tratar de planificar todo desde el inicio. En nuestra plataforma, hacemos esto en tableros Kanban separados a nivel de equipo donde los miembros pueden visualizar los flujos de trabajo específicos.
La idea es dividir el proyecto o sus múltiples entregables en tareas lo más detalladas posible y después dar seguimiento al flujo a lo largo del proceso. Aquí es donde el equipo determina de forma colaborativa qué ejecutar a continuación y arrastra progresivamente más trabajo conforme las nuevas tareas se completan. Como resultado, los líderes de equipo o managers en Kanban dedican su tiempo a encontrar cuellos de botella y optimizar los procesos de manera eficiente en lugar de maximizar el uso de la capacidad.
Utilizar toda esta estructura de tableros Kanban interconectados puede ayudarte a llevar tu visión a la práctica y conectar objetivos de alto nivel con su ejecución diaria. Como resultado, conseguirás transparencia en toda la organización y estarás un paso más cerca de escalar la agilidad.
Escalar Agile con sistemas Kanban en todos los niveles
La transparencia por sí sola aporta muchas mejoras a las operaciones diarias. Sin embargo, no es el punto final al escalar Agile. Esto es porque el principal propósito de escalar Agile es crear sincronicidad entre todos los niveles organizacionales para que todos trabajen en lo correcto en el momento adecuado. Es por eso que además de visualizar todas las actividades de trabajo también debes asegurarte que exista un sistema Kanban – no solo a nivel de equipo, sino que también en toda la empresa.
Limitar WIP a nivel global
Construir un sistema Kanban en todos los niveles organizacionales requiere un enfoque de pensamiento sistémico. Para lograr esto, uno de los primeros pasos es limitar el WIP (trabajo en progreso) a nivel global. Esto significa limitar el número de iniciativas estratégicas y proyectos (podría ser un portfolio de productos) que están en curso en tu sistema organizacional.
Esto permite a los managers senior asegurarse de que lo que proviene de una posición global con prioridad alta sea siempre ejecutado por los equipos y terminado lo antes posible.
También debes gestionar todo el flujo de la organización para transformar tus operaciones en un verdadero sistema de entrega de valor. Además de limitar el WIP, esto implica introducir puntos de compromiso, bloquear trabajo a nivel global (en caso de que aparezcan problemas más grandes), y medir métricas como el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo.
Introducir puntos de compromiso
Aplicar puntos de compromiso en un nivel de proyecto/portfolio es una excelente práctica para gestionar un flujo global. En un Tablero Kanban Maestro, puedes visualizar el proceso de validación de un proyecto y el punto en el sistema en donde está listo para ser ejecutado por los equipos. Esto crea un entendimiento compartido de cómo un proyecto va desde el concepto hasta la realización y te ayuda a organizar su entrega final al cliente.
Seguimiento & medición de métricas
El seguimiento de las métricas es otra parte fundamental en la creación de un sistema Kanban. Medir el tiempo de entrega y de ciclo, y el rendimiento en un nivel estratégico o de proyecto (además de medirlo únicamente en elementos de trabajo separados a nivel de equipo) te da las herramientas para analizar tu sistema como un todo y buscar formas de mejorarlo.
Con la introducción de las simulaciones de Montecarlo, por ejemplo, puedes adoptar un enfoque de planificación probabilística en proyectos o iniciativas estratégicas de alto nivel. En lugar de estimarlas con tu intuición, podrás pronosticar las fechas de entrega con una mayor certeza.
Construir sistemas Kanban conectados te ayudará a crear Flujo en toda la estructura organizacional. Esto resultará en la entrega de mejores productos o servicios al mercado y en flexibilidad para satisfacer las necesidades cambiantes de tus clientes.
Trabajo de coordinación y planificación
Otro punto importante al escalar Agile a toda la organización es el trabajo de coordinación y planificación a nivel global. La forma de hacer esto con Kanban es a través de la realización de cadencias Kanban regulares.
En general, estas cadencias son reuniones para alinear la comunicación empresarial que pueden ayudarte a planificar, revisar y sincronizar regularmente el progreso del trabajo para retener agilidad y adaptarse a los cambios cuando sea necesario. Las cadencias Kanban, al igual que las prácticas Kanban, son aplicables tanto a nivel de equipo como a niveles estratégicos.
Reuniones de proyecto "de pie"
Por ejemplo, la reunión Diaria es muy popular a nivel de equipo, donde los miembros del equipo se paran en frente de un tablero y sincronizan su progreso. Esta cadencia puede escalarse para que cada equipo envíe un delegado a una reunión de proyecto de pie más amplia (que involucra varios equipos) donde se discute el progreso de todo el proyecto. La idea es sincronizar el progreso a un nivel más alto y discutir acerca de las dependencias y visualizarlas en múltiples tableros Kanban.
Revisión de operaciones
Por otro lado, la revisión de operaciones es la cadencia que considera una visión holística del desempeño de todos los equipos dentro de la organización. Este es el momento en que los líderes de equipo y los managers funcionales o de nivel medio se reúnen para buscar mejoras en las operaciones de la organización como un todo y discuten sobre las optimizaciones del flujo de valor en todo el sistema.
Revisión de estrategia
Además de eso, puedes participar en cadencias regulares de revisión de estrategia en el nivel superior de la organización. Aquí, la finalidad es alinear el progreso con el cumplimiento de los objetivos estratégicos, así como planificar otros nuevos. Nuestro personal directivo en Businessmap, por ejemplo, se reúne cada semana alrededor del tablero de Gestión/Estrategia para hablar sobre el avance de las iniciativas estratégicas definidas. Su objetivo es asegurarse que seguimos haciendo las cosas correctas, y si es necesario, adaptarse a los cambios y modificar rápidamente el rumbo de toda la empresa.
Las cadencias Kanban pueden mantenerte alineado con el trabajo más crítico que debes hacer en el momento y los objetivos más generales dentro de tu empresa. Como resultado, mejorarás la colaboración entre todas las capas organizacionales y entregarás valor a tus clientes con mayor frecuencia.
La necesidad de escalar Agile
Si bien la aplicación de prácticas Agile era visto como algo revolucionario algunos años atrás, el entorno empresarial volátil de hoy requiere de un enfoque Agile escalado. Las empresas deben crear transparencia en sus procesos al crear sistemas conectados y optimizarlos para su eficiencia.
De este modo, cerrarán la brecha entre la estrategia y la ejecución, mejorarán la colaboración, cambiarán rápidamente de dirección cuando sea necesario e incrementarán la previsibilidad de la entrega de proyectos. El resultado será la creación de un valor superior para los clientes finales en todo momento.
De lo contrario, las organizaciones corren el riesgo de no poder responder rápidamente a las condiciones del mercado que cambian vertiginosamente, lo cual peligra su supervivencia a largo plazo. Es por esto que escalar Agile debe verse como una necesidad en estos días y no como un lujo.
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