Mittlerweile ist die Verwendung von Agile mehr oder weniger zum Normalfall geworden. Es ist fast 20 Jahre her, seit das Agile Manifest veröffentlicht wurde, und viele Teams haben bereits dessen Werte und Prinzipien übernommen. Allerdings ist das nur eine Seite der Medaille – die Team-Seite. Wenn man sich die breitere, betriebsorientierte Seite vornimmt, sehen die Dinge ein wenig anders aus.
Wenn man Agile auf der Team-Ebene verwendet, erhält man durchaus Ergebnisse, doch diese sind häufig auf die Leistungsverbesserung eines einzelnen Teams begrenzt. Vor allem in größeren Unternehmen kann sich dies als ineffektiv herausstellen, wenn alle anderen Betriebsstrukturen an ihren traditionellen Arbeitsweisen festhalten. Schließlich sind Unternehmen Systeme und nicht bloß eine Ansammlung von Teams. Oder um es mit den Worten von Dr. Russel Ackoff auszudrücken:
„Ein System ist nie die Summe seiner Teile. Es ist das Produkt der Interaktion seiner Teile.“
Darum ist die agile Skalierung der Weg, um das volle Potenzial der wahren Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens auszuschöpfen. Und wenn man sich das schwankungsanfällige Wirtschaftsumfeld vor Augen führt, betrachten immer mehr Unternehmen dies als einen notwendigen Schritt für eine langfristige Überlebensfähigkeit.
Was bedeutet agile Skalierung?
Bei der agilen Skalierung handelt es sich um die Anwendung der Agile-Denkweise auf das gesamte Unternehmen mit ihren Prinzipien und Praktiken, die über die Team-Ebene hinausgehen. Dies bringt einen kulturellen Wandel und eine globale Transformation des Unternehmens mit sich in Richtung eines stärker wertorientierten Geschäftsumfelds. Ziel ist es, eine Symbiose zwischen allen Organisationsstrukturen herzustellen und effektiv auf zukünftige Veränderungen oder Risiken am Markt zu reagieren.
Eine agile Skalierung zu erreichen, ist viel leichter gesagt als getan. Unternehmen müssen ein gut laufendes System haben, um Agile-Praktiken über mehrere Teams hinweg und in den höchsten Ebenen von Portfolio und Strategie zu integrieren. Um das in die Praxis umzusetzen, konzentrieren sich viele Unternehmer oft auf ein bestimmtes Skalierungssystem und wenden dessen Regeln an.
An sich ist das kein falscher Ansatz, doch auf lange Sicht könnte er sich als äußerst mühsam und kostspielig herausstellen. Darum möchten wir Ihnen eine Alternative vorschlagen, wie man Agile über das gesamte Unternehmen hinweg skalieren kann – nämlich auf die Kanban-Art.
Der Datengestützte und & Humane Ansatz für Agile Skalierung
Wenn man ein agiles Skalierungssystem einsetzt, liegt der Hauptfokus oft darauf, strenge Richtlinien zu befolgen und die Prozesse des Unternehmens zu revolutionieren, um sie besser zu machen. Dies trifft oft auf Widerstand und verursacht Chaos, und damit können viele Unternehmen möglicherweise nicht umgehen. Das kann wiederum dazu führen, dass sie auf ihre alten Arbeitsweisen zurückfallen und die Idee, Agilität auf globaler Ebene einzuführen, verwerfen.
Im Gegensatz dazu bietet Kanban einen evolutionären Weg zu Agilität, einen Weg, der die aktuellen Prozesse und Rollen nicht stört. Er appelliert an den menschlichen Bedarf nach Respekt und konzentriert sich auf eine datengestützte Entscheidungsfindung.
Aus diesem Grund können Sie so weiterarbeiten wie bisher, um einen stabilen Ausgangspunkt zu haben, und entwickeln Ihre Prozesse nach und nach mit kontinuierlichen Verbesserungen. Dies ist machbar mit dem Einsatz von Kanban-Praktiken wie Visualisierungen, Work-in-Progress-Limits, Feedbackschleifen, genauen Strategien und Flow-Management.
Wenn man anfängt, mit Kanban zu arbeiten, glauben Manager, dass diese Praktiken hauptsächlich auf der Team-Ebene anzuwenden sind, um die Effizienz zu steigern. Doch in Wirklichkeit können sie mit dem gleichen Erfolg, wenn nicht sogar mit mehr Erfolg, über das gesamte Unternehmen hinweg eingesetzt werden. Mit der Einführung von mehreren Kanban-Boards beispielsweise können Manager verbundene Wertströme erzeugen und sich darauf konzentrieren, das ganze System zu optimieren, anstatt sich auf einzelne lokale Fehler zu konzentrieren.
Die Frage ist nur, wie sich das alles in die Tat umsetzen lässt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Kanban einsetzen können, um in der Praxis agil zu skalieren.
Agile Skalierung in der Praxis mit Kanban
Sobald Sie Kanban verwenden, um agil zu skalieren, sollte Ihr Hauptaugenmerk darauf liegen, herauszufinden, wie Sie von Anfang bis Ende Kundennutzen schaffen. Dann sollten Sie diesen gesamten Prozess verbinden und visualisieren, um Abhängigkeiten und Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrem System aufzudecken.
Auch müssen Sie Kanban-Systeme auf allen Ebenen einsetzen, um stabile Workflows und verbesserte Prognosen zu gewährleisten. Ein weiterer wichtiger Schritt ist der Einsatz regelmäßiger Kadenzen, um innerhalb des gesamten Systems Wertveröffentlichungen zu planen und zu koordinieren.
Mit Verknüpften Kanban-Boards Strategie mit Betrieb Verbinden
Wussten Sie, dass schätzungsweise 67% aller gut durchdachter Strategien daran scheitern, dass sie schlecht umgesetzt werden? Einige typische Gründe für diese hohe Misserfolgsrate sind riesige Lücken zwischen Strategie und Betrieb und ein Mangel an Transparenz im Unternehmen.
Darum besteht der erste Schritt, um agile Skalierung auf globaler Ebene zu ermöglichen, darin, ein stark weiterentwickeltes System zu haben, das all Ihre Wertströme bündelt. In der Praxis lässt sich das mit dem Einsatz von vernetzten Kanban-Boards umsetzen. Sie können diese benutzen, um alle Organisationseinheiten zu visualisieren, und zwar von der höchsten strategischen Ebene bis hin zur Team-Ebene und umgekehrt.
Zum Beispiel können Sie ein Master-Kanban-Board erstellen bzw. einen bestimmten Workflow darin, der die Geschäftsziele Ihres Unternehmens darstellt. Dort können Sie sich darauf konzentrieren, hochrangige Strategien Ihres Unternehmens zu visualisieren und diese regelmäßig aufzusuchen, um sicherzugehen, dass Sie sich in die richtige Richtung weiterentwickeln.
So können leitende Manager gemeinsame Diskussionen führen, die Strategien überarbeiten und sie in ein Portfolio mit einzelnen Projekten herunterbrechen, die den hochrangigen Weitblick unterstützen. In Folge können diese Projekte in kleinere Arbeitsergebnisse (je nach ihrer Größe) noch weiter heruntergebrochen werden oder direkt mit bestimmten Teams verknüpft werden, die für ihre Umsetzung verantwortlich sind. Um dieses ganze System möglich zu machen, können Sie zugehörige Kanban-Boards verwenden, die aufgrund ihrer Hierarchie miteinander verknüpft sind (z.B. Strategie-Portfolio/Programm-Projekt-Team).
Progressive Ausarbeitung auf Team-Ebene
Sobald Sie die ersten „groben“ Pläne auf Portfolio-/Projektebene erstellt haben, können Sie diese fortlaufend verfeinern. Anders gesagt, Sie können sich vornehmen, weitere Details im Laufe des Projekts hinzuzufügen, anstatt alles von Anfang an im Voraus zu planen. Auf unserer Plattform machen wir das innerhalb einzelner Kanban-Boards auf Team-Ebene, wo die Team-Mitglieder ihre bestimmten Workflows visualisieren.
Auf diese Weise lässt sich das Projekt oder dessen vielen Arbeitsergebnisse auf die kleinsten Details herunterbrechen – die Arbeitsaufgaben, und diese können dann über den ganzen Prozess hinaus verfolgt werden. Hier legt das Team gemeinsam fest, was es als Nächstes umsetzen möchte, und übernimmt laufend neue Arbeiten, sobald vorherige Aufgaben abgeschlossen werden. Das führt dazu, dass Teamleiter bzw. Manager ihre Zeit damit verbringen können, Engpässe aufzudecken und die Effizienz des Prozesses zu optimieren, anstatt sich auf die Maximierung der Kapazitätsauslastung zu konzentrieren.
Dieses ganze System verknüpfter Kanban-Boards kann Ihnen helfen, Ihre Vision in die Praxis umzusetzen und hochrangige Ziele mit ihrer täglichen Umsetzung in Verbindung zu bringen. So können Sie Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg erzeugen und der agilen Skalierung einen Schritt näher kommen.
Agile Skalierung mit Kanban-Systemen auf Allen Ebenen
Transparenz allein kann den täglichen Betrieb stark verbessern. Allerdings ist sie noch nicht alles, wenn es um agile Skalierung geht. Schließlich besteht der Hauptzweck der agilen Skalierung darin, zwischen allen Organisationsebenen zu synchronisieren, damit alle zur richtigen Zeit an der richtigen Aufgabe arbeiten. Darum ist es wichtig, nicht nur alle Arbeitsaktivitäten zu visualisieren, sondern dafür zu sorgen, dass ein Kanban-System besteht – und zwar nicht nur auf Team-Ebene, sondern auch über das gesamte Unternehmen hinweg.
WIP-Limits auf globaler Ebene
Ein Kanban-System auf allen Organisationsebenen zu erstellen, braucht einen Ansatz des Systemdenkens. Um dies zu bewerkstelligen, ist einer der ersten Schritte der Einsatz eines WIP-Limits (Work in Progress) auf globaler Ebene. Das bedeutet, dass die Anzahl der Strategien und Projekte (z.B. ein Produktportfolio) begrenzt werden, die sich in Ihrem Organisationssystem in Bearbeitung befinden.
Dies ermöglicht es den leitenden Managern, sicherzustellen, dass das, was von der globalen Seite als höchste Priorität ankommt, von den Teams immer so schnell wie möglich bearbeitet und abgeschlossen wird.
Darüber hinaus sollten Sie den Workflow Ihres gesamten Unternehmens verwalten, um Ihren Betrieb in ein vollständiges Wertlieferungssystem zu verwandeln. Von WIP-Limits abgesehen, umfasst dies die Einführung von Commitment Points (Zusagepunkten), Arbeit auf globaler Ebene zu blockieren (falls größere Probleme anfallen) und Metriken wie Vorlaufzeit und Zyklusdauer zu messen.
Einführung von Commitment Points
Commitment Points auf Projekt-/Portfolioebene einzubauen, ist eine hervorragende Methode, um den globalen Flow zu verwalten. Auf dem Master-Kanban-Board können Sie den Validierungsprozess eines Projekts sowie den Punkt im System visualisieren, an dem es bereit ist, von den Teams umgesetzt zu werden. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis dafür, wie sich ein Projekt von dem Zustand eines Konzepts bis hin zur Umsetzung entfaltet, und hilft Ihnen, die endgültige Lieferung an den Kunden zu organisieren.
Tracking- & Messungsmetriken
Die Tracking-Metrik ist ein weiterer fundamentaler Bestandteil für die Erstellung eines Kanban-Systems.
Das Messen von Vorlaufzeit, Zyklusdauer und Durchsatz auf einer strategischen und projektorientierten Ebene (neben einzelnen Arbeitsaufgaben auf der Team-Ebene), bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr System als Ganzes zu analysieren und nach Wegen zu suchen, um es zu verbessern.
Mit der Einführung von Monte-Carlo-Simulationen können Sie beispielsweise einen wahrscheinlichkeitsbasierten Planungsansatz für Projekte bzw. hochrangige Strategien verfolgen. Anstatt sich auf Ihr Bauchgefühl zu verlassen, um sie einzuschätzen, werden Sie in der Lage sein, Ihre Lieferzeiten mit größerer Genauigkeit vorherzusagen.
Die Erstellung vernetzter Kanban-Systeme wird dazu beitragen, die Erzeugung von Flows über Ihr gesamtes Organisationssystem hinweg zu ermöglichen. Dadurch werden Sie den Markt mit höherwertigen Produkten bzw. Diensten beliefern können und die Flexibilität besitzen, um den fluktuierenden Bedürfnissen Ihrer Kunden gerecht zu werden.
Arbeit Koordinieren und Planen
Ein weiterer wichtiger Punkt, wenn es um das unternehmensweite agile Skalieren geht, ist die Koordination und Planung von Arbeit auf globaler Ebene. Mit Kanban können Sie genau dies tun, nämlich mit der Anwendung regelmäßiger Kanban-Kadenzen.
Für gewöhnlich handelt es sich hierbei um Meetings, um die geschäftliche Kommunikation anzugleichen. Damit können Sie regelmäßig die Arbeitsfortschritte planen, begutachten und synchronisieren, um Agilität beizubehalten und je nach den Umständen diese an Änderungen anzupassen. Kanban-Kadenzen, genau wie Kanban-Praktiken, sind sowohl auf der Team-Ebene als auch auf strategischen Ebenen des Unternehmens anwendbar.
Standup-Meetings für Projekte
Das Daily Meeting (tägliche Meeting), zum Beispiel, ist sehr beliebt auf der Team-Ebene, wo Team-Mitglieder sich vor ein Board stellen und ihre Fortschritte synchronisieren. Diese Kadenz kann hinaufskaliert werden, sodass jedes Team einen Beauftragten zu einem breit angelegten Standup-Meeting (mit mehreren Teams) für ein Projekt schicken kann, wo der Gesamtfortschritt des Projekts besprochen wird. Der Grundgedanke dahinter ist, den Fortschritt auf höherer Ebene zu synchronisieren, Abhängigkeiten unter den Teams zu besprechen und diese dann auf den Kanban-Boards mehrerer Teams zu visualisieren.
Operations Review
Die Operations Review (Betriebsbesprechung) wiederum ist jene Kadenz, die eine holistische Sicht auf die Leistung aller interner Teams innerhalb des Unternehmens einnimmt. Sie stellt die Zeit dar, in der Teamleiter, Bereichsleiter bzw. mittlere Führungskräfte zusammenkommen, um nach Verbesserungen im Unternehmensbetrieb als Ganzes zu suchen und Optimierungen im gesamten Wertfluss des Systems zu besprechen.
Strategy-Review-Kadenz
Darüber hinaus können Sie auf höchster Unternehmensebene regelmäßige Kadenzen für Strategy Reviews (Strategiebesprechungen) abhalten. In diesen Besprechungen geht es darum, die Fortschritte in Richtung strategischer Ziele anzugleichen sowie neue Ziele zu planen. Unsere Führungskräfte bei Businessmap, zum Beispiel, treffen sich jede Woche am Kanban-Board für Management/Strategie, um die Fortschritte der definierten Strategien zu besprechen. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass wir noch immer das Richtige tun und, falls nötig, uns an Änderungen anpassen und schnell die Ausrichtung des gesamten Unternehmens wechseln können.
Mithilfe der Kanban-Kadenzen können Sie sich nach den wichtigsten Arbeitsaufgaben ausrichten, die sie sofort erledigen müssen, und das Gesamtbild innerhalb Ihres Unternehmens im Auge behalten. Dadurch werden Sie die Zusammenarbeit zwischen allen Unternehmensschichten verbessern und häufiger Produkte an Ihre Endkunden liefern.
Warum Agiles Skalieren Nötig Ist
Obwohl es noch vor ein paar Jahren als revolutionär galt, agile Praktiken lokal anzuwenden, verlangt das schwankungsanfällige Wirtschaftsumfeld von heute nach einem skalierten Agilitätsansatz. Unternehmen müssen Transparenz in ihren Prozessen schaffen, indem sie vernetzte Systeme bauen und sie nach Effizienz ausgerichtet optimieren.
Auf diese Weise werden sie die Kluft zwischen Strategie und Ausführung überwinden, die Zusammenarbeit verbessern, nach Bedarf schnell die Richtung wechseln können und die Prognosefähigkeit hinsichtlich der Projektlieferung schärfen. Das wird dazu führen, dass jederzeit höherwertige Produkte an den Endkunden geliefert werden können.
Andernfalls gehen Unternehmen das Risiko ein, nicht in der Lage zu sein, auf schnelle Änderungen der Marktumstände rechtzeitig zu reagieren, was wiederum ihre Überlebenschancen auf längere Sicht bedroht. Darum sollte es heutzutage als nötig angesehen werden, agiles Skalieren einzusetzen, anstatt es lediglich als Luxus zu betrachten.
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