Die Metriken im agilen Projektmanagement sind einer der Hauptaspekte, die die Art und Weise verändert haben, wie Wissensarbeitsteams den Fortschritt ihrer Projekte messen.
Agile Metriken sind ergebnisbezogene Leistungsindikatoren, die es den Teams ermöglichen, über ihren Prozess nachzudenken und datengestützte Entscheidungen für zukünftige Handlungen zu treffen.
Um mit unserer Erörterung von agilen Projektmetriken anfangen zu können, sollten wir uns zunächst ansehen, wie sie sich von den traditionellen Metriken unterscheiden.
Traditionelle vs. Agile KPIs
Der Hauptunterschied zwischen traditionellen und agilen Leistungsmetriken besteht darin, dass erstere sich auf die Erträge (Output) konzentrieren, während letztere auf die Ergebnisse (Outcomes) abzielen. Viele traditionelle Projektmanagement-KPIs (Key Performance Indicators, dt. Leistungskennzahlen) können Teams dazu verleiten, auf allen Ebenen des Projektmanagements falsche Maßnahmen zu ergreifen.
Zum Beispiel wird:
- die Qualität an der Anzahl der dokumentierten Anforderungen gemessen, anstatt mit den Kunden zusammenzuarbeiten, um festzustellen, ob sie mit den Ergebnissen zufrieden sind.
- Produktivität und Fortschritt nur durch die Verfolgung der geplanten Stunden vs. der Basislinie gemessen, ohne die tatsächlichen Kapazitäten der Teams zu berücksichtigen.
- die Leistung daran gemessen, wie schnell man liefern kann, auch wenn das Falsche geliefert wird.
Wenn es um die äußerst schwankungsanfällige Welt der Wissensarbeit geht, hilft die traditionelle Messung den Teams nicht, ihre Projekte schneller abzuschließen, sondern kann den Druck nur verstärken.
Aus diesem Grund sind mit der weiten Verbreitung des agilen Projektmanagements neue agile Metriken für die Berichterstattung entstanden. Sie sollen dabei helfen, den Workflow besser zu analysieren und zu verstehen, Fehler zu entdecken und Verbesserungen vorzunehmen, damit das Team sich darauf konzentrieren kann, die Kunden durch die kontinuierliche Lieferung von Wertbeiträgen zufrieden zu stellen.
Wie Kann Man die 6 Agile-Metriken für eine Steigerung der Arbeitsleistung Nutzen?
1. Vorlaufzeit und Zyklusdauer
Vorlaufzeit und Zyklusdauer sind zwei wesentliche Metriken für agile Projekte, die ihren Ursprung in der Welt des Lean Management haben. Beide Metriken zeigen an, wie lange Arbeitsaufgaben in einem bestimmten Prozess verbringen. Es gibt jedoch auch eine klare Unterscheidung zwischen ihnen.
Die Vorlaufzeit zeigt die Gesamtzeit (einschließlich der Wartezeit) an, die eine Arbeitsaufgabe im gesamten Prozess von der Anforderung bis zur Lieferung verbringt.
Schauen wir uns ein kurzes Beispiel für diese agile Metrik an: Nehmen wir an, einer Ihrer Kunden hat einen Service oder ein Feature zur Entwicklung angefordert. Von dem Moment an, in dem Sie sich verpflichten, den Service/das Feature zu liefern, beginnt sich die Vorlaufzeit zu summieren, auch wenn Sie noch nicht mit der Arbeit daran begonnen haben. Man kann sich die Vorlaufzeit auch einfach als „Kundenzeitachse“ vorstellen.
In Agile beginnt die Zyklusdauer sich zu summieren, sobald Sie anfangen, an dem angeforderten Produkt zu arbeiten. Mit anderen Worten können Sie mithilfe der Zyklusdauer messen, wie viele Stunden/Tage jemand aktiv an einer Aufgabe gearbeitet hat, um sie abzuschließen. Auf diese Weise können Sie die Dauer aller Arbeitsaufgaben in einem Projekt verfolgen und diese Daten schließlich als Grundlage für bessere Prognosen zum Projektabschluss nutzen. Im Gegensatz zur Vorlaufzeit können Sie sich die Zyklusdauer als „Team-Zeitachse“ vorstellen.
Die Verfolgung der Vorlaufzeit- und Zyklusdauermetriken lässt sich leicht mithilfe eines Kanban-Boards erledigen. Dort können Sie visualisieren, wann eine Arbeitsaufgabe zur Ausführung freigegeben wird und wann die eigentliche Arbeit beginnt. Dies geschieht in der Regel mit den Spalten „Startbereit“/„Angefordert“ und „In Bearbeitung“/„In Arbeit“ auf Ihrem Kanban-Board, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist.
2. Durchsatz
In Agile misst der Durchsatz die durchschnittliche Anzahl der pro Zeiteinheit bearbeiteten Arbeitsaufgaben.
In einem Kanban-System zum Beispiel, in dem die Arbeit in Karten visualisiert wird, wird der Durchsatz daran gemessen, wie viele Kanban-Karte in einem bestimmten Zeitraum (wöchentlich, monatlich etc.) abgeschlossen wurden.
An dieser Stelle sollten wir kurz erwähnen, dass viele Teams glauben, Durchsatz sei bloß ein anderer Begriff für Produktivität in Agile. Sie sind sich zwar sehr ähnlich, doch der Durchsatz misst, wie viele Arbeitsaufgaben Teams in einem bestimmten Zeitraum abschließen können, während es bei der Produktivität mehr um Effizienz geht.
Im Allgemeinen ist der Durchsatz eine der wichtigsten agilen Leistungsmetriken. Er gibt Ihnen einen detaillierten Einblick in die tatsächlichen Fähigkeiten Ihres Teams, damit Sie besser planen können, wie viel Arbeit in einem bestimmten Zeitraum geliefert werden kann. Die Kombination aus durchschnittlichem Durchsatz und Zyklusdauer kann zur Geheimwaffe für jedes Team werden, das die Vorhersehbarkeit seiner Projekte verbessern will.
Um die Durchsatzmessung Ihres Teams Woche für Woche durchzuführen, können Sie ein Durchsatz-Verlaufsdiagramm verwenden. Dort können Sie sehen, wie viele Arbeitsaufgaben das Team erledigen kann, den durchschnittlichen Durchsatz analysieren und diese Daten für zukünftige Planungsaktivitäten nutzen.
3. Work-In-Progress (WIP)
Work-in-Progress (laufende Arbeit) ist eine weitere der wichtigsten Agile-Metriken. Work-in-Progress zeigt an, wie viele Arbeitsaufgaben Sie derzeit in Ihrem Arbeitsprozess „In Bearbeitung“ haben.
WIP ist ein wichtiger agiler KPI, den man im Auge behalten sollte, da jede nicht abgeschlossene Arbeit verschwendete Kosten bedeutet. Dies führt auch zu Multitasking, was den Durchsatz des Teams behindert.
Aus diesem Grund bemühen sich Agile-Teams um eine Begrenzung des Work-in-Progress, um sicherzustellen, dass angefangene Arbeit so schnell wie möglich abgeschlossen wird, was wiederum den Durchsatz des Teams erhöht. Die Begrenzung von Work-in-Progress wirkt sich auch positiv auf die Zyklusdauer aus, da sie dadurch gesenkt wird.
Das beste Mittel zur Visualisierung des WIP ist das Kanban-Board. Dort können Sie auch entsprechende Limits für Ihre Arbeitsschritte setzen, um sicherzustellen, dass sich in jeder Kanban-Spalte nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben befinden kann.
Auf diese Weise können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Aufgaben lenken und dafür sorgen, dass Sie häufiger einen Mehrwert für den Markt schaffen.
4. Work Item Age
Das Work Item Age (alternder Work-in-Progress) ist die Zeit, die zwischen dem Start einer Arbeitsaufgabe (Work Item) und seinem aktuellen Zeitpunkt verstrichen ist.
Diese agile Projektmetrik ist nur für nicht abgeschlossene Arbeitsaufgaben ein relevanter Frühindikator. Sie ergänzt die Zyklusdauer, die eine geeignete Metrik für abgeschlossene Arbeitsaufgaben darstellt.
Die Metrik des Work Item Age hat hauptsächlich zwei Verwendungszwecke – erstens zeigt sie an, wie Ihre aktuellen Aufgaben voranschreiten, und zweitens bietet sie Ihnen eine klare Vorstellung davon, wie die Leistung in der Vergangenheit in ähnlichen Situationen aussah.
Die Messung des alternden Work-in-Progress ist im Bereich der Wissensarbeit von entscheidender Bedeutung, da Sie sehen können, wie Ihre Aufgaben in Ihrem Workflow vorankommen. Daraus können Sie sehen, in welchen Phasen des Prozesses die Aufgaben am längsten verweilen und wie lange die entstehenden Arbeitsaufgaben im Durchschnitt voraussichtlich altern werden.
Durch die Kombination dieser Informationen mit Daten zur Zyklusdauer können Sie wertvolle datengestützte Entscheidungen treffen, um Ihren Workflow zu optimieren und die Kundenerwartungen besser zu erfüllen.
Um all diese Informationen zu visualisieren, können Sie ein hilfreiches Messinstrument verwenden: das Diagramm zu alterndem Work-in-Progress.
5. Flow-Effizienz
Eine weitere sehr wichtige agile Projektmetrik ist die Flow-Effizienz. Sie zeigt Ihnen, wie effizient Sie die Aufgaben von Anfang bis Ende bearbeiten können.
Um die Flow-Effizienz zu berechnen, müssen Sie die Wertschöpfungszeit durch die Gesamtarbeitszeit teilen, einschließlich der Phasen, in denen nicht aktiv gearbeitet wird.
Diese agile Metrik funktioniert perfekt in einem Kanban-System, in dem Sie sowohl die aktiven als auch die nicht aktiven Phasen in Ihrem Prozess visualisieren können. Bei Businessmap beispielsweise markieren wir die nicht aktiven Phasen als „Warteschlangen“ auf unseren Kanban-Boards, was bedeutet, dass die Arbeit, die dort ruht, von jemandem/etwas abhängig ist.
Mithilfe des Diagramms zur Flow-Effizienz tragen unsere Teams aktive und ruhende Phasen ein, um zu beobachten, wie effizient sie die Arbeit regelmäßig bewältigen können. Dies hilft ihnen, Probleme rechtzeitig zu erkennen und sie so schnell wie möglich zu lösen.
6. Blockierte Zeit
Da in einem agilen Umfeld alles sichtbar ist, sollte auch Arbeit, die aus irgendeinem Grund nicht voranschreiten kann, sichtbar sein. In einem Kanban-System werden solche Elemente zum Beispiel mit einem „Blocker“-Sticker markiert.
Für gewöhnlich bedeutet eine blockierte Karte, dass eine Aufgabe auf ein unvorhergesehenes Ereignis oder eine Abhängigkeit wartet, die den Zuständigen daran hindert, mit der Arbeit fortzufahren.
Eine blockierte Karte auf dem Kanban-Board signalisiert allen Teammitgliedern, dass die betreffende Arbeitsaufgabe sofortige Aufmerksamkeit erfordert, um den Blocker zu beseitigen. Daher ist die Verfolgung der blockierten Zeit eine wertvolle Agile-Metrik.
Um blockierte Zeit zu messen, verwenden wir bei Businessmap das Block-Clustering-Diagramm. Es zeigt die häufigsten Blocker im Prozess auf und wie viel Zeit die Arbeit durch bestimmte Blocker behindert wurde. Die regelmäßige Beobachtung des Diagramms hilft dabei, die Auswirkungen der Prozessblockaden abzuschätzen, sodass man diese schrittweise abbauen und somit den Workflow optimieren kann.
Kumulatives Flussdiagramm (Bonus)
Das kumulative Flussdiagramm (Cumulative Flow Diagram, CFD) ist keine Metrik an sich. Es ist allerdings eines der besten agilen Werkzeuge zur Messung von:
- Vorlaufzeit und Zyklusdauer
- Durchsatz
- Work-in-Progress
Dies sind alles agile Flow-Metriken, die wir bereits oben besprochen haben.
Das CFD ist eine grafische Darstellung Ihres WIP-Flows in einem Kanban-System. Mithilfe dieses Diagramms können Sie den Zustand Ihrer laufenden Arbeiten verstehen und die Stabilität Ihres Workflows analysieren – also die Eintritts- und Austrittsrate Ihrer Arbeitsaufgaben.
Was Sie auf einem CFD sehen können, sind farbige Blöcke, die die Arbeitsphasen auf Ihrem Board darstellen, und die Breite dieser Blöcke entspricht der Anzahl der darin enthaltenen Karten.
Das kumulative Flussdiagramm liefert klare visuelle Signale, wo sich Engpässe im Prozess bilden können. Mit einem solchen Überblick können Sie dann untersuchen, warum sie entstanden sind und wie Sie den Workflow verbessern können.
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In Summary
Agile Metriken helfen Ihnen, Ihren Workflow zu analysieren und zu verstehen, Fehler zu entdecken und Verbesserungen zu machen, damit Ihr Team sich auf Folgendes konzentrieren kann:
- die Kundenzufriedenheit
- die kontinuierliche Lieferung von Wertbeiträgen
- die Beseitigung von verschwenderischen Aktivitäten
