Agiles Portfoliomanagement – Agilität auf Globaler Ebene

Heutzutage ist Agile das Schlagwort schlechthin. In den letzten 15-20 Jahren wurden die Praktiken für das Management von Projekten weitgehend erforscht, da immer mehr Unternehmen aus allen Geschäftsbereichen ihre Wirksamkeit erkennen.

Dieser Trend hat Experten dazu veranlasst, nach Möglichkeiten zu suchen, sie über verschiedene Organisationsebenen hinweg zu verbreiten – von der Projektdurchführung bis hin zur Unternehmensstrategie. Hier kommt eines der verbindenden Elemente ins Spiel – das Portfolio, in dem die Agilität ebenfalls ihren Platz findet.

In den folgenden Abschnitten werden wir uns anschauen, was agiles Portfoliomanagement ist, was das Konzept des Managements eines agilen Portfolios beinhaltet und wie es in der Praxis umgesetzt werden kann.

Traditionelles vs. Agiles Portfoliomanagement

Zu Beginn unserer Diskussion sollten wir uns kurz mit einigen grundlegenden Begriffen aus der Welt des Projektmanagements vertraut machen.

Definitionsgemäß stellt ein Portfolio in der Regel eine Sammlung von Projekten, Produkten, Investitionen, Programmen usw. in einer einzelnen Geschäftseinheit innerhalb des Unternehmens dar. Bei der Verwaltung dieses Portfolios geht es wiederum darum, Projekte für die Ausführung zu identifizieren und nach Prioritäten zu ordnen, um sicherzustellen, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit getan werden.

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Traditionelles Portfoliomanagement

Traditionell erfolgt dies durch die detaillierte Planung eines Projektplans und die Beantragung von Budgets auf der Grundlage dieser Pläne. Sobald die erforderlichen Mittel bewilligt sind, wird das Portfolio umgesetzt. An dieser Stelle sollten wir anmerken, dass viele Unternehmen versucht sein könnten, so viele Projekte wie möglich gleichzeitig zu starten.

Das Problem mit dieser Herangehensweise ist, dass sie eine umfangreiche Planung im Voraus erfordert, damit die Projekte genehmigt werden können, und in der heutigen stark schwankungsanfälligen Wirtschaftslandschaft ist es riskant, sich darauf zu verlassen.

Wenn zu viele Projekte laufen, sind die Teams überlastet, weil sie mit vielen Prioritäten auf einmal jonglieren müssen, was zu einer geringen Produktivität führt. Ein weiteres Problem ist die geringe Transparenz im Managementprozess, was ebenfalls zu einer Diskrepanz zwischen der Strategie des Unternehmens und ihrer Umsetzung führen kann.

Einführung in Agiles Portfoliomanagement

Um all diese Probleme zu bewältigen, wendet Agile die Grundsätze „Testen, Lernen und Anpassen“ sowie das Konzept der dezentralen Kontrolle auf der Portfolioebene an.

Durch schnelle Feedbackschleifen überprüfen Portfoliomanager regelmäßig eine bestimmte Anzahl von Projekten und deren Übereinstimmung mit strategischen Initiativen. Außerdem führen sie häufig gemeinsame Diskussionen mit Projektmanagern oder verschiedenen Teamleitern, um kleine Experimente zur Bewertung von Projekten oder zur Verbesserung eines bestimmten Produkts/Services zu ermitteln. So können sie schnelles Feedback einholen und datengestützte Entscheidungen treffen.

Anstatt sehr detaillierte Projektpläne zu erstellen und Budgets zu beantragen, beinhaltet das agile Portfoliomanagement eine Planung auf mehreren Ebenen und eine Kaskadierung der Macht nach unten. Im Gegenzug werden die finanziellen Ressourcen für Experimente und Wertströme innerhalb des Unternehmens und nicht für einzelne Projekte bereitgestellt.

Dieser Ansatz fördert die Flexibilität und ermöglicht es den Portfoliomanagern, Mittel für neue Prioritäten auf der Grundlage sich ändernder Kundenanforderungen oder neuer Ideen, die wertvoller sein könnten als die alten, neu zuzuweisen.

Hauptpfeiler des Agilen Portfoliomanagements

Um die Agilität in ihren Abläufen aufrechtzuerhalten, müssen agile Unternehmen:

• sich auf die Aufrechterhaltung von Transparenz konzentrieren,
• kontinuierlich experimentieren, um festzustellen, ob ein Projekt wertvoll ist,
• und die Strategie auf die Ausführung abstimmen.

Gemeinsam bilden diese Säulen die Hauptpfeiler des agilen Portfoliomanagements. Im Folgenden werden wir sie aufschlüsseln und kurz besprechen.

1. Skalierte Transparenz

Die Schaffung von Transparenz in den Portfolio- und allgemeinen Projektmanagementprozessen ist in der heutigen, sich schnell verändernden Wirtschaftslandschaft von entscheidender Bedeutung.

Traditionell liegt der Schwerpunkt auf detaillierten Statusberichten, die von Portfolio- bzw. Projektmanagern erstellt werden. Das Problem dabei ist, dass dies viel wertvolle Zeit in Anspruch nimmt und die Berichte sich oft als falsch erweisen, weil sie auf fehlerhaften Schätzungen beruhen.

Agile wiederum konzentriert sich auf die Schaffung eines gemeinsamen Ziels, das alle Beteiligten sowohl aus strategischer Sicht als auch aus Sicht des Projektmanagements verfolgen können. Durch die Einführung von verknüpften, visuellen Boards, können Portfoliomanager Ideen für mehrere Projekte leicht erfassen und ein gemeinsames Verständnis dafür schaffen, was innerhalb des Portfoliomanagements geschieht. Das angestrebte Ergebnis ist die Schaffung eines offenen Umfelds, in der alle Beteiligten den Status eines Projekts schnell einsehen und somit die Notwendigkeit der Erstellung umfangreicher Berichte reduzieren können.

Anstatt Schätzungen auf der Grundlage des Bauchgefühls vorzunehmen, legt Agile den Schwerpunkt auf hochrangige Prognosen von Projektplänen, die von den Teams nach und nach verfeinert werden. Dabei geht es darum, echte Daten zu berücksichtigen und die Flexibilität zu bewahren, die Pläne auf der Grundlage neuer Informationen zu aktualisieren.

2. Kontinuierliches Experimentieren & Agile Portfoliopriorisierung

Manchmal kann es vorkommen, dass Sie eine Vielzahl von Projektideen haben, die auf den ersten Blick auf die eine oder andere Weise einen Mehrwert für den Kunden bieten. Wenn Sie allerdings damit anfangen, an all diesen Ideen auf einmal zu arbeiten, kann dies zu einer Überlastung der Teams und einer hohen Ineffizienz führen, vor allem, wenn Sie mit begrenzten Kapazitäten arbeiten. Deshalb müssen Sie lernen, nur die wertvollsten Ideen auszuwählen und sie entsprechend zu priorisieren.

Hier kommt das Konzept des schnellen Experimentierens ins Spiel, das in einem agilen Umfeld von zentraler Bedeutung ist. Um festzustellen, ob es sich lohnt, ein bestimmtes Projekt zu verfolgen, können Sie im Rahmen des Validierungsprozesses kleine Experimente durchführen. Die Idee ist es, schnell Daten zu sammeln, bevor man übereilt große Verpflichtungen eingeht, nur um dann festzustellen, dass das gewählte Projekt nicht den erwarteten Wert bringt.

Abgesehen davon ist es nicht ungewöhnlich, dass man am Ende eine Reihe von validierten Projekten hat, die alle sehr wertvoll sind. Wie entscheidet man dann, welches davon als erstes auszuführen ist?

Dafür können Sie das leistungsfähige Konzept der Cost of Delay (CoD, Verzögerungskosten) verwenden, um Entscheidungen über die Reihenfolge zu treffen. Es basiert auf rein wirtschaftlichen Überlegungen und zeigt, wie viel Geld man verliert, wenn man die Projektlieferung verzögert.

Als Faustregel gilt also: je höher die Cost of Delay, desto höher die Priorität des jeweiligen Projekts. Wenn zwei oder mehr Projekte die gleichen Costs of Delay haben, sollten Sie mit dem kürzesten Projekt beginnen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie die Cost of Delay als Input für andere Variablen (wie Markt- und technische Risiken) verwenden sollten und nicht als „Einheitslösung“.

3. Strategie & Umsetzung Aufeinander Abstimmen

Ein weiterer Grundpfeiler des agilen Projektmanagements ist die Abstimmung zwischen Strategie und Umsetzung.

Wie wir eingangs erwähnt haben, stellt das Portfolio das Bindeglied zwischen diesen beiden Teilen dar. Ein effektives Portfoliomanagement setzt daher voraus, dass Sie eine Möglichkeit haben, die obersten Unternehmensziele mit der Projektausführung in Einklang zu bringen.

Um dies praktisch umzusetzen, setzt die Agile-Kultur auf häufige Feedbackschleifen, die global (über das gesamte Management des Unternehmens hinweg) und lokal (zwischen den Teams) angewendet werden können. Die Idee ist, ein Netzwerk dieser kurzen Planungs- und Lernzyklen auf mehreren Organisationsebenen zu schaffen, damit Sie Strategie, Projektrisiko und Lieferkapazitäten überprüfen können.

Auf diese Weise können Sie sich schnell an Änderungen auf hoher Ebene anpassen und Ihre Abläufe bei Bedarf auf die wichtigsten Prioritäten ausrichten.

Wie Verwaltet Man ein Agiles Portfolio In Der Praxis?

Die oben erörterten Ideen können Ihnen die Richtung für die Schaffung eines agilen Portfoliomanagementprozesses weisen. Allerdings fehlt es ihnen an Details, wie sie in der Praxis anzuwenden sind.

Dafür benötigen Sie ein komplettes Managementsystem, um die Projekte Ihres Portfolios zu visualisieren, zu priorisieren und mit den strategischen Initiativen des Unternehmens abzustimmen, einschließlich deren Umsetzung. An dieser Stelle kommt die Workflow-Management-Method Kanban ins Spiel und hilft Ihnen dabei, die Theorie in die Praxis umzusetzen.

Kanban auf der Portfolioebene

Das Hauptaugenmerk von Kanban liegt auf der Visualisierung, der Begrenzung der laufenden Arbeiten, der Steuerung des Workflows und der kontinuierlichen Verbesserung, die auf mehreren Ebenen innerhalb des Unternehmens, einschließlich des Portfolios, angewendet werden kann. Dies geschieht durch das Konzept des Portfolio-Kanban, mit dem Sie den Fluss verschiedener Geschäftsinitiativen, einzelner bzw. mehrerer Projekte oder ganzer Produkte verfolgen und optimieren können.

Schauen wir uns einmal an, wie das in der Praxis aussehen kann.

Verbinden Sie Strategie, Portfolio und Projektdurchführung

Wie bereits erwähnt, ist eines der Hauptthemen im agilen Portfoliomanagement die Schaffung von Sichtbarkeit innerhalb des Portfolios, damit Sie ein gemeinsames Verständnis für den Status von Projekten und ihren Fortschritt auf dem Weg zur Verwirklichung erhalten. Letztlich geht es darum, die Lücke zwischen der Planung und der Umsetzung auf hoher Ebene zu schließen, um die von Ihrem Unternehmen festgesetzte Strategie auszuführen.

In der Praxis kann dies durch den Einsatz miteinander verknüpfter Kanban-Boards geschehen. Sie können sie zur Visualisierung von Initiativen, mehreren Projekten und einzelnen Aufgaben verwenden.

Nehmen wir ein kurzes Beispiel aus der F&E-Abteilung innerhalb eines Unternehmens her. Um ausgewählte Initiativen oder mehrere Projekte auf der Grundlage ihrer Strategien zu visualisieren, können die Projektmanager ein spezielles Portfolio-Kanban-Board erstellen. Je nach Umfang dieser Projekte bzw. Initiativen können sie weiter in Unterprojekte innerhalb desselben Boards oder eines anderen Boards unterteilt werden. Um diese Strukturen miteinander zu verknüpfen, verwenden wir bei Kanbanize zum Beispiel über- und untergeordnete Projektbeziehungen.

Auf niedrigeren Ebenen können Sie weiterhin miteinander verknüpfte Kanban-Boards verwenden, um verschiedene Bereiche der Abteilung oder sogar des gesamten Unternehmens zu visualisieren. Dabei kann es sich um Programm- bzw. Projektmanagementprozesse handeln, die bis hinunter zu jenen Aufgaben gehen, für die die Teammitglieder verantwortlich sind. Die Idee ist, einen zentralen Knotenpunkt zu schaffen und den Überblick über Ihr Portfolio zu behalten, ohne dabei die Ausführung durch verschiedene Teams aus den Augen zu verlieren.

Bei Kanbanize verbinden wir zum Beispiel Management- und Team-Arbeitsbereiche, um die Projektplanung und die täglichen Betriebsaktivitäten in den Teams zu visualisieren und zu verbinden.

So erhalten Sie eine ausgezeichnete Transparenz über mehrere Projekte und können jederzeit sehen, wer gerade an was arbeitet.

Verwaltung des Portfolio-Flows

Sobald Sie Ihr Portfolio-Kanban-Board erstellt haben, besteht ein weiterer wichtiger Schritt darin, den Flow der Projekte vom Konzept bis zur Verwirklichung zu verwalten.

Bei Kanban tun wir das, indem wir die Wertströme aller unserer Prozesse abbilden. Durch den Einsatz verschiedener Commitment Points (Zusagepunkte) können Sie beispielsweise den Punkt in Ihrem Prozess kennzeichnen, an dem ein Projekt zur Verfeinerung oder Ausführung freigegeben wurde oder zur Auslieferung an den Kunden bereit ist.

Dabei ist es wichtig den Abschnitt Refinement (Verfeinerung) zu beachten, der vor der Spalte „Ready to Start" (Startbereit) auf dem Kanban-Board steht. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um einen vorgelagerten Kanban-Prozess, bei dem jede Projektanfrage als Option dargestellt wird, die die Portfoliomanager erst validieren müssen, bevor sie zur Ausführung freigegeben wird. Hier können Sie Experimente durchführen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

So können Sie beschließen, eine Option bis zum „Last Responsible Moment“ (letzten verantwortlichen Zeitpunkt) aufzuschieben und mehr Details darüber zu sammeln. Auf diese Weise behalten Sie die Flexibilität, Ihren Ansatz auf der Grundlage neuer Daten zu verändern, und sorgen für einen kontinuierlichen Fluss validierter Projekte, an denen die Teams arbeiten können.

Eine weitere bewährte Praxis für die Verwaltung von Portfolio-Flows ist die Begrenzung gleichzeitig laufender Projekte. Auf diese Weise können Sie Ihre Teams von einer Überlastung befreien und die eingehende Nachfrage mit den tatsächlichen Kapazitäten in Einklang bringen. So stellen Sie sicher, dass die Aufmerksamkeit des Teams zu jeder Zeit auf die wichtigsten Initiativen gerichtet ist, und konzentrieren sich auf diese Weise auf die Verbesserung des globalen Durchsatzes.

Regelmäßige Überprüfung des Portfolios

Das regelmäßige Überprüfen Ihres Projektportfolios ist ein wesentlicher Bestandteil des agilen Portfoliomanagements. Zu diesem Zweck setzt Kanban auf den Einsatz von Feedbackschleifen/-kadenzen auf Portfolioebene.

Die Idee besteht darin, den Status der laufenden Projekte, Produkte oder Services regelmäßig zu überprüfen und mit den mittleren Managern gemeinsame Gespräche zu führen, z.B. über entdeckte Abhängigkeiten oder Risiken, verfügbare Kapazitäten in der gesamten Struktur und den Bedarf an gemeinsamen Ressourcen. Dieser Input sollte durch Kadenzen auf niedrigen Ebenen angesammelt werden, die mehrere Teams in einer Abteilung oder das gesamte Unternehmen umfassen.

Mit der Anwendung einer regelmäßigen Portfolio-Kadenz im Rahmen von Management-Meetings und der Nutzung von Portfolio-Kanban-Boards zur Visualisierung von dem, was wichtig ist, können Manager neue Projekte und Initiativen priorisieren und abgleichen, ob sie mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen. Die häufige Überprüfung der Vorgänge innerhalb des Agile-Portfolios hilft den Managern, sich an strategische Richtungswechsel anzupassen, und stellt sicher, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit getan werden.

Metriken Analysieren zur Kontinuierlichen Verbesserung

Wie alles andere, was zum Erfolg führt, muss auch das agile Portfoliomanagement laufend verbessert werden. Deswegen müssen Sie über eine Möglichkeit verfügen, Daten zu sammeln und zu analysieren, um bessere Entscheidungen treffen zu können.

In einem Kanban-System können Sie dies mithilfe der Messung verschiedener Lean-/Agile-Metriken wie Vorlaufzeit und Zyklusdauer, Durchsatz und WIP (Work-in-Progress) erreichen. Dann können Sie mit verschiedenen Grafiken wie Zyklusdauer-Streudiagrammen überprüfen, wann die Projekte in Ihrem Portfolio abgeschlossen werden und mit welcher zeitlichen Wahrscheinlichkeit sie im Durchschnitt Ihr System durchlaufen. Dies hilft Ihnen dabei, Ausreißer und sich abzeichnende Trends zu erkennen, sodass Sie die notwendigen Vorkehrungen treffen oder Verbesserungen im Managementprozess diskutieren können.

Wenn Sie diese Daten mit einer leistungsstarken Methode wie der Monte-Carlo-Simulation verbinden, können Sie zudem wahrscheinlichkeitsbasierte Prognosen auf der Grundlage historischer Daten erstellen, anstatt Schätzungen aus dem Bauch heraus zu treffen.

Auf diese Weise können Sie mögliche Ergebnisse für die Lieferung mehrere Projekte innerhalb Ihres Portfolios auf der Grundlage der tatsächlichen Fähigkeiten Ihres Teams ableiten.

In Summary

Agiles Portfoliomanagement ist eine flexiblere Art und Weise, ein Portfolio von Projekten, Programmen und Initiativen zu verwalten, indem der Schwerpunkt auf dezentraler Kontrolle, Transparenz, kontinuierlichem Experimentieren, Priorisierung und besserer Abstimmung zwischen Strategie und Umsetzung liegt. Der Aufbau eines effektiven agilen Portfoliomanagementprozesses erfordert ein komplettes Managementsystem, damit Sie:

• die Lücke zwischen Strategie, Portfolio und Umsetzung des Projekts schließen;
• den Portfolio-Flow verwalten;
• Regelmäßige Kadenzen/Feedbackschleifen zur Anpassung an Änderungen einrichten;
• Metriken analysieren und laufend verbessern können.